文件檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：文件檔案管理論文范文

我國(guó)經(jīng)過(guò)幾十年來(lái)特別是改革開(kāi)放以來(lái)的快速持續(xù)建設(shè),我國(guó)在隧道及地下工程領(lǐng)域已得到了很大的發(fā)展,至今已建成各類(lèi)隧道超過(guò)7000座,隧道總長(zhǎng)度超過(guò)4000km,隧道數(shù)量和總延長(zhǎng)位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。

21世紀(jì)是我國(guó)隧道及地下工程大發(fā)展的世紀(jì),據(jù)有關(guān)專(zhuān)家預(yù)測(cè),到2020年,我國(guó)將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國(guó)內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進(jìn)機(jī)、盾構(gòu)機(jī)約180臺(tái)(不包括微型機(jī)),年均需求量約為30臺(tái)。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺(tái)次。

集.1城市地鐵快速發(fā)展,對(duì)盾構(gòu)需求最多。我國(guó)城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長(zhǎng)度已超過(guò)3000km。目前已建成和在建的數(shù)量?jī)H占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來(lái)城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。

1.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對(duì)大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長(zhǎng)。至今有10個(gè)城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計(jì)劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。

1.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對(duì)盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專(zhuān)家預(yù)測(cè),我國(guó)城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長(zhǎng)度將超過(guò)1000km,其對(duì)小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進(jìn)機(jī)的需求量也相當(dāng)大。

1.4長(zhǎng)大、特長(zhǎng)鐵路公路及水工隧道增加,對(duì)掘進(jìn)機(jī)需求增加。

2盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問(wèn)題,亟待解決

一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個(gè)。

二是采用的規(guī)范不準(zhǔn)確。我國(guó)各城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來(lái)實(shí)施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。

三是新參與的施工、監(jiān)理隊(duì)伍多,對(duì)我國(guó)城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點(diǎn)不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過(guò)40家,分布于多個(gè)地區(qū)、多個(gè)行業(yè),并且還在增加。

四是更新型的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量大、類(lèi)型全、技術(shù)含量更高,至今我國(guó)使用的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量已超過(guò)200臺(tái)次。包括了土壓、泥水、復(fù)合式,雙圓等類(lèi)型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。

五是檔案意識(shí)淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開(kāi)工,終于工程竣工,卻未能及時(shí)列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項(xiàng)目中,平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級(jí)檢查,就搞突擊,臨時(shí)補(bǔ)資料,甚至對(duì)檔案管理人員反映的問(wèn)題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。對(duì)于工程項(xiàng)目部來(lái)講,一般都未配專(zhuān)職人員,而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識(shí)的人員兼職,更沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。

檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫(xiě)的不完整、不及時(shí)、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達(dá)到工程竣工檔案向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。

3盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑

盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項(xiàng)目實(shí)施中階段形成的有保存價(jià)值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目確保工程質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分,更是城建檔案的一個(gè)重要組成部分。同時(shí),盾構(gòu)施工是高度機(jī)械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。

針對(duì)盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問(wèn)題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。

一是明確規(guī)范,嚴(yán)格實(shí)施。

2008年3月1日,中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實(shí)施。因此,盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴(yán)格按此《規(guī)范》實(shí)施。其次,要主動(dòng)參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評(píng)定項(xiàng)目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點(diǎn),制定每一項(xiàng)目的《工序質(zhì)量評(píng)定表》。

二是用準(zhǔn)規(guī)范,嚴(yán)格管理。

按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗(yàn)收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定”的要求,針對(duì)盾構(gòu)法隧道施工一般只實(shí)施隧道主線的特殊情況,對(duì)非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號(hào)文件的規(guī)定要求進(jìn)行管理。同時(shí),建議中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實(shí)施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。

三是提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

第一是要充分認(rèn)識(shí)盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強(qiáng)化設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備,充分開(kāi)發(fā)、利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源,可以為促進(jìn)社會(huì)的技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)造巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學(xué)收集、分級(jí)管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺(tái)工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進(jìn)行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn),采取定期考核制度,形成職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明的檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制,加強(qiáng)檔案職能部門(mén)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

四是科學(xué)收集,嚴(yán)格要求。

其一,科學(xué)收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗(yàn)對(duì)同類(lèi)工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會(huì)發(fā)生一些沒(méi)有預(yù)計(jì)的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強(qiáng)施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo),明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開(kāi)工前,議定項(xiàng)目施工文件與檔案管理工作的具體詳細(xì)的實(shí)施方案。針對(duì)盾構(gòu)法施工中的特點(diǎn),對(duì)工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實(shí)時(shí)記錄。如,對(duì)文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲(chǔ)及查詢(xún)。對(duì)于盾構(gòu)機(jī)安裝、盾構(gòu)進(jìn)出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來(lái)記錄,并將拍攝內(nèi)容、時(shí)間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。

其二,檔案工作與工程同步進(jìn)行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng),需要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專(zhuān)職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)或工程例會(huì),參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗(yàn)收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫(xiě)、審批、簽章手續(xù)要完備,無(wú)擅自修改、偽造和后補(bǔ)現(xiàn)象,達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài),及時(shí)收集、整理原始檔案資料。

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第2篇：文件檔案管理論文范文

1.1建立基建檔案意識(shí)不健全

由于過(guò)度聚焦于經(jīng)濟(jì)利益，或受工期限制，工程建設(shè)人員往往太關(guān)注工程項(xiàng)目，而忽視建立全面的工程檔案，導(dǎo)致基建檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)了一系列問(wèn)題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會(huì)在參建單位撤出時(shí)被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問(wèn)題都導(dǎo)致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設(shè)的進(jìn)度。加之電力企業(yè)各部門(mén)對(duì)基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設(shè)工作的順利開(kāi)展，制約了電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)及檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

現(xiàn)如今，大部分電力基建單位的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊(duì)伍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)差、操作不熟練、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺、缺乏責(zé)任心等問(wèn)題，管理人員內(nèi)部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務(wù)面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問(wèn)題的方法不多，導(dǎo)致基建檔案的收集和歸檔不規(guī)范、不及時(shí)、不健全；加之施工隊(duì)伍的流動(dòng)性較大，人員很不穩(wěn)定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門(mén)檔案管理工作無(wú)法真正落實(shí)。

1.3基建工程檔案管理模式相對(duì)陳舊

許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒(méi)有健全相關(guān)管理制度，不能采取合規(guī)的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對(duì)現(xiàn)代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)期得不到統(tǒng)一，使得基建檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作不能及時(shí)實(shí)施，造成基建檔案質(zhì)量參差不齊無(wú)法正常歸檔，或者格式和內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)，阻礙檔案管理工作的正常開(kāi)展。

1.4基建檔案管理體制不夠完善

考慮到人員過(guò)多及經(jīng)費(fèi)支付等因素，許多電力企業(yè)內(nèi)部對(duì)專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)和管理人員設(shè)置不夠完善，往往在檔案工作場(chǎng)所設(shè)置上不夠健全。基建檔案管理不健全的網(wǎng)絡(luò)將會(huì)導(dǎo)致基建檔案質(zhì)量、資料安全均無(wú)法保障的問(wèn)題。甚至還有些基建部門(mén)由于不健全的檔案管理設(shè)施設(shè)備而無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達(dá)不到“八防”要求，沒(méi)有相應(yīng)的保管庫(kù)房等。某些基建檔案管理部門(mén)的現(xiàn)代化程度極度滯后，基建管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當(dāng)今工程建設(shè)快速發(fā)展的需要相適應(yīng)。

2加強(qiáng)基建工程檔案管理的建議

2.1提高認(rèn)識(shí)，完善制度，健全機(jī)制

基于基建檔案邁向社會(huì)化、市場(chǎng)化的大方向，檔案人員需要樹(shù)立可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實(shí)檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項(xiàng)目要求和檔案管理工作要求方面來(lái)加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，增加專(zhuān)職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的體系化建設(shè)。此外，還要建立起一整套科學(xué)合理、適用性強(qiáng)的基建檔案管理制度，包括組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職權(quán)范圍、獎(jiǎng)懲措施等都要條條細(xì)化，事事分明。對(duì)檔案材料的收集、歸檔、分類(lèi)、整理以及竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等工作均做出具體要求，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。

2.2抓好基建工程檔案的管理工作

各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)工作、基建建設(shè)進(jìn)度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗(yàn)收工作同步進(jìn)行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)全程貫穿到基建工程規(guī)章制度當(dāng)中，將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同等對(duì)待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責(zé)任制，嚴(yán)格執(zhí)行基建檔案管理工作的內(nèi)容。實(shí)施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項(xiàng)目籌劃、開(kāi)工時(shí)就進(jìn)行檔案管理的導(dǎo)入工作，并持續(xù)到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。

2.3加強(qiáng)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，是改善基建工程檔案管理現(xiàn)狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內(nèi)容，提高其業(yè)務(wù)能力；同時(shí)還要通過(guò)培訓(xùn)，對(duì)有關(guān)程序和專(zhuān)業(yè)知識(shí)充分掌握和了解，通過(guò)不斷完善知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。此外，還要隨著時(shí)代的發(fā)展完善培訓(xùn)課程，做到與時(shí)代同步，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)管理的先進(jìn)理論和方法以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需要的檔案管理人才。

3結(jié)語(yǔ)

第3篇：文件檔案管理論文范文

社會(huì)生活包括方方面面，不同領(lǐng)域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數(shù)量是極為龐大的，種類(lèi)也十分復(fù)雜。按不同方法可以分成不同種類(lèi)。

1.從來(lái)源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案

(1)民間個(gè)人形成的檔案。這類(lèi)檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類(lèi)證書(shū)、聘書(shū)，家庭賬目單，個(gè)人專(zhuān)著、手稿等等。最典型的莫屬于個(gè)人家庭檔案，一個(gè)家庭生活的歷史記錄，反映著每個(gè)家庭的經(jīng)濟(jì)往來(lái)、文化娛樂(lè)、學(xué)習(xí)工作等重要情況，折射著社會(huì)的發(fā)展變化，記錄著歷史前進(jìn)的步伐。家庭檔案可謂是社會(huì)的縮影，是社會(huì)公共檔案資源的重要補(bǔ)充。

(2)流失在民間的原官方檔案。這類(lèi)檔案原屬于國(guó)家或社會(huì)機(jī)構(gòu)，理應(yīng)保存于國(guó)家相關(guān)部門(mén)，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭(zhēng)、制度不善、人為破壞等都對(duì)檔案的保管帶來(lái)了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過(guò)于轟動(dòng)檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷(xiāo)毀者不計(jì)其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。

2.從內(nèi)容來(lái)看，可分為經(jīng)濟(jì)類(lèi)、政治類(lèi)和文化類(lèi)

(1)經(jīng)濟(jì)類(lèi)。此類(lèi)檔案包括各類(lèi)契約、票證，家庭記賬本，各種典當(dāng)記錄等等，貼近民眾，是人們?nèi)粘Ｉ钪刑幚砑m紛的憑證。此類(lèi)檔案還能反映一個(gè)家庭乃至一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)變化情況。例如“世界記憶文化遺產(chǎn)”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟(jì)史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國(guó)檔案資源的重要組成部分，是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類(lèi)十分復(fù)雜，開(kāi)展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段，更是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)，因此，開(kāi)展民間檔案征集工作的意義重大。關(guān)鍵詞：民間檔案；文化遺產(chǎn)；征集

(2)政治類(lèi)。政治類(lèi)的檔案更多的為學(xué)者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個(gè)層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會(huì)大眾對(duì)重大歷史事件的看法，沒(méi)有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實(shí)感受。

(3)文化類(lèi)。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說(shuō)、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類(lèi)檔案，這些檔案為人們尋根問(wèn)源提供了大量的線索，是歷史學(xué)家們進(jìn)行研究不可多得的重要資料。

3.按載體分，有紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案等

(1)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書(shū)證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質(zhì)形式的。如臺(tái)州首個(gè)家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質(zhì)檔案29237件，構(gòu)成了家庭檔案的主要部分。

(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的應(yīng)用，照片的數(shù)量批量增長(zhǎng)，人們也更加愿意利用這些生動(dòng)形象的照片來(lái)記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國(guó)友人西奧多•瓊斯贈(zèng)送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風(fēng)貌，記錄了當(dāng)時(shí)的福州城墻、民居、風(fēng)景名勝、農(nóng)舍、茶園、寺廟、教堂以及外國(guó)人在福州設(shè)立的領(lǐng)事機(jī)構(gòu)、建筑物等，為我們今天認(rèn)識(shí)老福州提供了形象的材料。

(3)聲像檔案。聲像檔案可以說(shuō)是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過(guò)程，而且通過(guò)聲音、圖像的形式，生動(dòng)的保存了活動(dòng)過(guò)程，留下了歷史的記憶。各檔案館開(kāi)展的口述歷史檔案征集活動(dòng)中所形成的便是此類(lèi)檔案，通過(guò)錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景。如安徽省檔案館為中國(guó)遠(yuǎn)征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。

(4)實(shí)物檔案。實(shí)物檔案以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠直觀的反映一個(gè)事件、活動(dòng)的真實(shí)面貌，真實(shí)的記載了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，具有一定的保存價(jià)值。例如各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)、印章等等。

二、開(kāi)展民間檔案征集工作的意義

數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富的民間檔案彌補(bǔ)了官方檔案的不足，具有極大的收藏價(jià)值，檔案館加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集開(kāi)發(fā)不僅可以豐富館藏，同時(shí)也是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段和平臺(tái)，有利于檔案館知名度的提高。加強(qiáng)對(duì)民間檔案的征集、管理具有重要的意義。

1.民間檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分

檔案館是保存國(guó)家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭(zhēng)、動(dòng)亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能和悠久的中華民族文化相適應(yīng)，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實(shí)記錄，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動(dòng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的歌謠、反映民族歷史的史詩(shī)、民間沿襲的風(fēng)俗習(xí)慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類(lèi)之多、內(nèi)容之豐富，是我們無(wú)法想象的。我國(guó)檔案資源體系中應(yīng)包括這部分，它是普通民眾對(duì)一些重大歷史事件和歷史人物的真實(shí)看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個(gè)視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類(lèi)的重要文化財(cái)富。我國(guó)著名學(xué)者鐘敬文先生曾說(shuō)過(guò)：“偉大的人民，他們是人類(lèi)社會(huì)、歷史的創(chuàng)造者，同時(shí)又是人類(lèi)社會(huì)最忠實(shí)的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認(rèn)識(shí)歷史、社會(huì)的最豐富、最可信賴(lài)的一宗檔案?！北辉u(píng)為“中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)”的83件國(guó)寶級(jí)檔案中，就有許多是從民間征集而來(lái)的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書(shū)檔案文獻(xiàn)、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開(kāi)元年間檔案等。

2.民間檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要材料

民間檔案是人民生活的真實(shí)記錄，是沒(méi)有經(jīng)過(guò)粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學(xué)、人類(lèi)學(xué)、社會(huì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、政治學(xué)等學(xué)科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實(shí)和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動(dòng)和豐滿(mǎn)。大量散存的民間契約對(duì)研究地方經(jīng)濟(jì)史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類(lèi)學(xué)、社會(huì)學(xué)研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書(shū)”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國(guó)近代經(jīng)濟(jì)史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門(mén)新的學(xué)科，像徽州文書(shū)的發(fā)現(xiàn)以及“徽學(xué)”的興起，“僑批檔案”申遺掀開(kāi)了新的華僑史研究的熱潮。

3.開(kāi)展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑

檔案館通過(guò)各種渠道向社會(huì)廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識(shí)，增強(qiáng)了民眾的檔案意識(shí)，而且在大肆宣傳的過(guò)程中也提高了檔案館的知名度。通過(guò)電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等向社會(huì)發(fā)征集通告、征集信，并進(jìn)行各種形式的綜合報(bào)道，可以引起社會(huì)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持，形成“牽動(dòng)效應(yīng)”。同時(shí)，通過(guò)對(duì)征集進(jìn)館的珍貴罕見(jiàn)民間檔案的開(kāi)發(fā)利用，往往又能引起民眾的關(guān)注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時(shí)期的“休書(shū)”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書(shū)和民國(guó)以來(lái)各階段的婚書(shū)、記錄“二十一條”的“國(guó)恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機(jī)與活力。同時(shí)還使檔案館成為媒體關(guān)注的一個(gè)熱點(diǎn)，《中國(guó)檔案報(bào)》《廣州日?qǐng)?bào)》《羊城晚報(bào)》《南方都市報(bào)》《新快報(bào)》等相繼對(duì)檔案館進(jìn)行報(bào)道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語(yǔ)有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會(huì)吸引不同層次的民眾前來(lái)利用、觀賞，檔案館的知名度和社會(huì)地位也就會(huì)隨之提高。因此，開(kāi)展民間檔案征集工作是極為重要的一項(xiàng)工作。

4.開(kāi)展民間檔案征集工作是檔案館對(duì)外交往的一個(gè)手段

在開(kāi)展民間檔案征集工作過(guò)程中，檔案館與圖書(shū)館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，圖書(shū)館、博物館等部門(mén)也相繼收藏保管著相當(dāng)一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設(shè)的需要，各部門(mén)之間可進(jìn)行館藏資源互換或者相互交換復(fù)制件，以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的充分利用。同時(shí)，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過(guò)程中，也促進(jìn)了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對(duì)外開(kāi)展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會(huì)功能，使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)有更為廣泛的主體。

5.開(kāi)展民間檔案征集工作是對(duì)散存民間檔案的保護(hù)

第4篇：文件檔案管理論文范文

（一）城建檔案認(rèn)識(shí)觀念創(chuàng)新由于歷史的原因，過(guò)去一提到檔案，就不自覺(jué)地突出了其政治性、神秘性，然而隨著社會(huì)的進(jìn)步，觀念的轉(zhuǎn)變，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不應(yīng)僅局限于時(shí)間活動(dòng)的歷史記錄，還應(yīng)認(rèn)識(shí)到它的文化功能，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的認(rèn)識(shí)不能僅視為重要保密單位，更應(yīng)看作是與人們生活密切相關(guān)的文化事業(yè)單位，因此我們要更新觀念、突破思維瓶頸，把城建檔案當(dāng)作一種文化來(lái)經(jīng)營(yíng)，即城建檔案不應(yīng)是一堆冰冷的圖紙，更應(yīng)是一種建筑文化、歷史文化、人文文化的折射。伴隨著城市的發(fā)展，城市建設(shè)、管理的活動(dòng)日益增加、復(fù)雜，為了便于城市管理，有關(guān)部門(mén)對(duì)城市建設(shè)和管理中重要的活動(dòng)進(jìn)行了記載，便形成了最初的城建檔案，城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等技術(shù)資料是人們規(guī)劃城市、建設(shè)城市、管理城市的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。一個(gè)地方的城建檔案就是一個(gè)地方城市發(fā)展歷史的見(jiàn)證和縮影，從中我們可以了解歷史的變遷，社會(huì)、科技的進(jìn)步。

（二）城建檔案管理觀念創(chuàng)新近年來(lái)，中國(guó)城市化的發(fā)展令世界為之驚異，看到這個(gè)成就的同時(shí)，是令人遺憾的城市文化遺產(chǎn)的破壞和城市生態(tài)環(huán)境的惡化。城建檔案工作起步相對(duì)較晚，各地城建檔案館大都是上世紀(jì)80年代初建立的，以前的城建檔案大多由于各種原因缺乏完整連貫性，還有一些類(lèi)別的城建檔案未能進(jìn)館，影響了檔案的利用，各類(lèi)市政管線分專(zhuān)業(yè)、分塊管理，不同專(zhuān)業(yè)的管線檔案分別由權(quán)屬部門(mén)保存，由于不同專(zhuān)業(yè)的管線檔案分別由不同部門(mén)管理，而這些部門(mén)又存在著利益沖突，一些專(zhuān)業(yè)檔案管理部門(mén)不愿意將檔案移交給城建檔案館，造成市政管線檔案入庫(kù)率低。隨著城市建設(shè)步伐的加快，城建檔案的種類(lèi)和數(shù)量在不斷增加，城建檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，管理的內(nèi)容和方式也要不斷更新，伴隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的城建檔案管理受到了嚴(yán)重的沖擊。比如包頭市普遍采用CAD繪圖，但由于缺乏相關(guān)的技術(shù)人員及設(shè)備，電子檔案的法律憑證性問(wèn)題尚未解決，只能依靠建設(shè)單位以誠(chéng)信的態(tài)度提供資料，電子檔案和聲像檔案的甄別工作無(wú)法保證。

二、城建檔案管理創(chuàng)新

（一）城建檔案收集工作創(chuàng)新檔案作為人類(lèi)勞動(dòng)創(chuàng)造的一種特殊知識(shí)產(chǎn)品，是人類(lèi)社會(huì)精神文化與物質(zhì)文化進(jìn)步與發(fā)展的一種重要的智力資源。城建檔案館在每年按規(guī)定正常收檔案之外，應(yīng)主動(dòng)收集或征集一批富有特色和文化底蘊(yùn)的檔案，比如去年包頭市城建檔案館借規(guī)劃會(huì)議東風(fēng)，利用改善、優(yōu)化居住環(huán)境的有力時(shí)機(jī)，擴(kuò)大對(duì)原始風(fēng)貌檔案征集和收集，收集存檔中突出文化特征和地域特色，加強(qiáng)對(duì)名人故居、名勝古跡、風(fēng)土人情，以及具有社會(huì)普遍利用價(jià)值的檔案資料的收藏力度，增強(qiáng)城建檔案文化積累的層面和層次，以滿(mǎn)足知識(shí)時(shí)代社會(huì)對(duì)城建檔案文化信息方面的需求，在館藏檔案的基礎(chǔ)上有的放失、拾遺補(bǔ)漏，收集并建立完整的檔案資料，既豐富了館藏，又可以為政府，社會(huì)民眾做好歷史建筑保護(hù)工作提供良好服務(wù)。通過(guò)整理、挖掘、綜合開(kāi)發(fā)，傳播館藏檔案文化信息，以各種途徑參與城市文化建設(shè)，積極探索城建檔案文化建設(shè)的形式和途徑，不斷擴(kuò)大文化輻射力，提高文化影響力，努力把城建檔案館建設(shè)成為獨(dú)具特色的先進(jìn)文化建設(shè)基地傳播基地。

（二）城建檔案服務(wù)功能創(chuàng)新城建檔案具有一定的文化功能，開(kāi)拓城建檔案文化價(jià)值，是城建檔案開(kāi)發(fā)利用后被日益擴(kuò)大的功能之一，這一功能在20世紀(jì)50年代就被許多國(guó)家所認(rèn)可，并且已經(jīng)作為發(fā)揮檔案文化屬性和實(shí)現(xiàn)檔案文化價(jià)值的重要手段。其二是充分發(fā)揮城建檔案的歷史信息作用。城建檔案信息是一種歷史信息，也是一種固定的信息，它是連接歷史與現(xiàn)實(shí)的紐帶。因而，檔案館應(yīng)該通過(guò)各種有效的手段，為歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)等研究提供歷史信息，以充分發(fā)揮檔案延續(xù)社會(huì)記憶的功能。城建檔案編研在實(shí)現(xiàn)以上兩個(gè)方面有許多工作可以進(jìn)行，一方面對(duì)館藏檔案做到心中有數(shù)，順應(yīng)社會(huì)各方面的工作需要，根據(jù)新形勢(shì)新要求，用創(chuàng)新思路對(duì)館藏檔案進(jìn)行重新分類(lèi)的排擋，更大程度地提供人性化服務(wù)，提高檔案的利用率，對(duì)館藏檔案的重新排列組合可以大大提高利用空間，同時(shí)，可以摸清家底，分清檔案的保存價(jià)值，把城建檔案保管工作做大做活。另一方面挖掘館藏檔案的文化底蘊(yùn)的內(nèi)涵，比如，從縱向上，通過(guò)研究過(guò)去老建筑的圖紙資料，了解建筑師的設(shè)計(jì)理念，做到古為今用，洋為中用，把死檔案變成活檔案。從模式上，通過(guò)多種形式創(chuàng)造條件，加強(qiáng)檔案館間的溝通和交流，去年包頭城建檔案館照片征集活動(dòng)就進(jìn)行了很好的嘗試，包頭作為近100多年歷史的西部城市，不少有價(jià)值反映城市建設(shè)的檔案流失嚴(yán)重，老包頭那些歷經(jīng)了漫長(zhǎng)歲月的古街老巷、深宅大院大多已被拆掉或改建，每每想到這些不免讓人惋惜，通過(guò)廣泛征集，收集了不少老照片，效果很好。

（三）城建檔案形式創(chuàng)新隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高新技術(shù)的廣泛運(yùn)用，對(duì)檔案信息資源的收集和開(kāi)發(fā)，除了保持原有的工作模式，還應(yīng)融入技術(shù)的含量，生動(dòng)、形象地表現(xiàn)其文化內(nèi)涵，增強(qiáng)其文化性，觀賞性和休閑性，聲像檔案就是拓寬檔案文化工作的一個(gè)重要方面，在過(guò)去幾年里，包頭市城建檔案館在這方面已經(jīng)做了大量富有成效的工作，組織了建館以來(lái)的《影像見(jiàn)證60年——包頭市規(guī)劃》攝影展，拍攝了“鹿城奇葩”紀(jì)錄片，檔案與文化唇齒相依，不可分割，在檔案文化建設(shè)中，聲像部門(mén)要不斷挖掘潛力，運(yùn)用各種方式和手段，拍攝一些具有歷史教育意義的專(zhuān)題片、照片錄像，舉辦各種圖片征集展覽，出版館藏編研成果等等，通過(guò)開(kāi)發(fā)館藏檔案，形成城建檔案文化的內(nèi)涵。同時(shí)加強(qiáng)與社會(huì)各方面的聯(lián)系，通過(guò)參加城市的經(jīng)濟(jì)文化和人文活動(dòng)，提高城建檔案文化生命力，取得雙贏效果。

第5篇：文件檔案管理論文范文

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

第6篇：文件檔案管理論文范文

大學(xué)生是一個(gè)特殊的社會(huì)群體。大學(xué)生年紀(jì)輕輕，卻被家庭和社會(huì)寄予厚望，這種厚望也許能成為學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也許讓其不堪重負(fù)。此外，一些大學(xué)生還面臨貧困、就業(yè)、情感等問(wèn)題困擾，心理問(wèn)題較為嚴(yán)重。不健康的心理必然會(huì)導(dǎo)致不健康的行為。有的學(xué)生沉迷于網(wǎng)絡(luò)，有的學(xué)生與老師、學(xué)校甚至社會(huì)對(duì)抗。甚至于，有的學(xué)生產(chǎn)生罪惡的念頭，最后走向犯罪的深淵。因此，對(duì)大學(xué)生進(jìn)行心理疏導(dǎo)實(shí)屬必要。如果能夠加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生心理檔案的管理，就容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題。目前很多高校都設(shè)有心理咨詢(xún)室，但大多是學(xué)生有了問(wèn)題自己去找老師。大多數(shù)高校僅在新生人校時(shí)對(duì)學(xué)生進(jìn)行心理測(cè)評(píng)，之后就將心理檔案束之高閣，不再對(duì)資料進(jìn)行更新，測(cè)評(píng)結(jié)果缺乏系統(tǒng)性。這種管理具有粗放性和隨意性，使得發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題滯后，很難針對(duì)問(wèn)題采取一些預(yù)防措施，做到防患于未然。很多高校也建設(shè)了大學(xué)生心理檔案，但這些高校建立心理檔案的主要目的就是排查出有心理問(wèn)題的學(xué)生，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。大學(xué)生心理檔案應(yīng)該是普適的，如果過(guò)于重視大學(xué)生心理檔案的診斷功能，就可能忽視大學(xué)生心理檔案的預(yù)測(cè)價(jià)值，忽視正常大學(xué)生的心理發(fā)展，忽視對(duì)大學(xué)生心理檔案全面的、有價(jià)值的、有效率的研究和開(kāi)發(fā)。

二、完善大學(xué)生心理健康檔案的可行性

(一)高素質(zhì)師資隊(duì)伍為心理檔案的建立提供專(zhuān)業(yè)知識(shí)保障2005年教社政1號(hào)文件及時(shí)提出了對(duì)大學(xué)生進(jìn)行心理健康教育的意見(jiàn)和建議。文件要求各高校要建設(shè)一支高素質(zhì)的大學(xué)生心理教育和心理咨詢(xún)工作隊(duì)伍。這種要求反映了高校擴(kuò)招的實(shí)際和高校自身建設(shè)和發(fā)展的需要。如果不及時(shí)解決大學(xué)生心理健康問(wèn)題，高校的質(zhì)量和聲譽(yù)將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學(xué)生心理咨詢(xún)室，有專(zhuān)業(yè)的心理咨詢(xún)老師，高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化師資隊(duì)伍已初具規(guī)模，這為大學(xué)生心理檔案管理的完善和發(fā)展提供了可靠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)保障。

(二)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為心理檔案提供技術(shù)支持隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)、多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，并不斷發(fā)展壯大，這為進(jìn)一步完善心理健康檔案的管理系統(tǒng)，提高其使用效率提供了技術(shù)支持。檔案管理的現(xiàn)代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開(kāi)發(fā)應(yīng)用。目前出現(xiàn)的心理檔案管理軟件一般分為單機(jī)型和網(wǎng)絡(luò)型兩種：?jiǎn)螜C(jī)型仍然依賴(lài)紙筆測(cè)試，將所得的團(tuán)體數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，然后通過(guò)軟件進(jìn)行分析，并將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中；網(wǎng)絡(luò)型是通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)個(gè)人及團(tuán)體的心理測(cè)驗(yàn)、分析統(tǒng)計(jì)與評(píng)估工作。

三、完善大學(xué)生心理健康檔案的建議

(一)加強(qiáng)相關(guān)師資隊(duì)伍建設(shè)

1．?dāng)U大師資規(guī)模一定的專(zhuān)職師資規(guī)模是加強(qiáng)心理健康管理的保障。在發(fā)達(dá)國(guó)家，學(xué)校心理服務(wù)人員一般都占一個(gè)較高的比例。為了解決學(xué)生心理問(wèn)題，加強(qiáng)學(xué)生心理研究，日本國(guó)立大學(xué)專(zhuān)職心理咨詢(xún)老師與大學(xué)生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學(xué)則為1：30O0～1：50O0。我國(guó)高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學(xué)生的比例約為1：15000，但是高校為數(shù)不少的思想政治輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)成為心理健康管理隊(duì)伍的強(qiáng)大后備軍，根據(jù)《教育部關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)的意見(jiàn)》中“專(zhuān)職輔導(dǎo)員總體上按1：200的比例配置”的要求，經(jīng)過(guò)近l0年的發(fā)展，高校輔導(dǎo)員隊(duì)伍已形成規(guī)模，而且他們直接面對(duì)學(xué)生，容易與學(xué)生建立友誼和加強(qiáng)溝通，更有利于了解學(xué)生的心理問(wèn)題。

2．強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)大學(xué)生心理健康管理人員需要具備專(zhuān)業(yè)的心理學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)知識(shí)，掌握心理咨詢(xún)、統(tǒng)計(jì)歸檔、跟蹤服務(wù)的技巧和方法，因此強(qiáng)化心理健康檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，才能保證心理健康檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性。在美國(guó)，心理輔導(dǎo)人員必須符合美國(guó)人事指導(dǎo)協(xié)會(huì)制定的標(biāo)準(zhǔn)，一般要求學(xué)校心理輔導(dǎo)人員具有碩士或者博士學(xué)位，要在心理學(xué)和教育學(xué)兩方面都受過(guò)專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練。

(二)加快大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

1993年北京理工大學(xué)開(kāi)發(fā)出單機(jī)版學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)，2000年王建中開(kāi)發(fā)了心理測(cè)驗(yàn)與統(tǒng)計(jì)軟件系統(tǒng)，目前應(yīng)用比較廣泛的是2004年開(kāi)發(fā)出的金海大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，這些都是單機(jī)版的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，便于檔案的統(tǒng)計(jì)與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發(fā)行“心海學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)”和北京安人測(cè)評(píng)技術(shù)有限責(zé)任公司2003年發(fā)行的“京湘學(xué)生心理檔案系統(tǒng)(安人軟件)”都是網(wǎng)絡(luò)版，但這些系統(tǒng)重點(diǎn)在心理測(cè)試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時(shí)段測(cè)試人數(shù)過(guò)多時(shí)，容易出現(xiàn)癱瘓。2008年南昌大學(xué)碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機(jī)制，以XML作為數(shù)據(jù)的傳輸格式，開(kāi)發(fā)了一套網(wǎng)頁(yè)版的大學(xué)生心理健康檔案管理系統(tǒng)，但這套系統(tǒng)還沒(méi)有得到充分的實(shí)踐檢驗(yàn)和推廣。大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)仍是一件任重而道遠(yuǎn)的工作。

(三)深入挖掘大學(xué)生心理檔案的應(yīng)用價(jià)值

建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數(shù)高校對(duì)心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學(xué)生層面，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。心理學(xué)家認(rèn)為，心理疾病的形成大致經(jīng)歷心理危機(jī)、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個(gè)階段。心理危機(jī)是心理疾病的肇始，詳盡、準(zhǔn)確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時(shí)了解大學(xué)生身邊發(fā)生的危機(jī)事件，有助于及早開(kāi)展心理危機(jī)干預(yù)，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價(jià)值。如法國(guó)，學(xué)校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實(shí)踐的重心放在三個(gè)方面：定向、預(yù)防、綜合。心理健康專(zhuān)家通過(guò)建立學(xué)生心理檔案了解和分析學(xué)生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來(lái)的教學(xué)方向，給家庭提出建議，幫助學(xué)生ca我評(píng)價(jià)。德國(guó)學(xué)校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學(xué)業(yè)指導(dǎo)外，還在學(xué)生的職業(yè)指導(dǎo)和定向工作中發(fā)揮巨大作用。這些國(guó)家的學(xué)校心理健康檔案管理經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價(jià)值的參考。

(四)建立成長(zhǎng)性心理健康檔案

第7篇：文件檔案管理論文范文

1.1適應(yīng)社會(huì)需求

在日新月異的社會(huì)之中，想要不被社會(huì)淘汰就要做到能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，而人事檔案的信息化建設(shè)便是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，這是一個(gè)信息化社會(huì)，掌握重要的信息是成功的關(guān)鍵，隨著信息化進(jìn)程的加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿(mǎn)足人們的需求，而達(dá)到為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的最終目的，人事檔案信息化建設(shè)的提出在一定程度上促進(jìn)了人事檔案的改革，并且使檔案的發(fā)展適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，是一項(xiàng)偉大的舉措。

1.2信息的共享性

共享性是信息本身固有的特性，對(duì)于人事檔案來(lái)說(shuō)，能夠?yàn)槭侨鐣?huì)的人們提供全面有效的人事化信息，從而在很大程度上提高率社會(huì)工作運(yùn)行的效率，通過(guò)人事檔案的信息化建設(shè)我們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速而準(zhǔn)確的找到我們想要掌握的人事信息，還可以查詢(xún)?nèi)耸碌钠渌矫嫘畔?，從而達(dá)到全面了解我們想要了解的人，相比較于以前從紙質(zhì)媒體等獲取信息的方式，大大提高了工作效率，節(jié)省了一定勞動(dòng)力，在一定程度上優(yōu)化了社會(huì)工作，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展。

2人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1把數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)作為重點(diǎn)

數(shù)據(jù)庫(kù)作為信息的源頭，具有重要的地位，想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)就必須做好人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)和文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，要做到保證所有信息來(lái)源的完整性和可靠性，不能一味的把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重點(diǎn)放到硬件設(shè)備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現(xiàn)數(shù)據(jù)老化、不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象。注重已有信息的整合和對(duì)未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優(yōu)質(zhì)更加有意義的數(shù)據(jù)，使人事檔案的信息化建設(shè)達(dá)到最優(yōu)狀態(tài)，當(dāng)然，主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證其硬件設(shè)施的先進(jìn)性也是必要的，比如說(shuō)，通過(guò)優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施做到更長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)信息的保存，在數(shù)據(jù)采集的時(shí)候能夠提供畫(huà)面更加清晰聲音更加優(yōu)質(zhì)的多媒體信息，有助于以后信息查詢(xún)時(shí)信息的識(shí)別，人事檔案包括的不僅僅是一點(diǎn)個(gè)人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應(yīng)該注意人事檔案信息化建設(shè)時(shí)它內(nèi)容的豐富性，我們只有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能更進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2規(guī)范檔案建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)

檔案作為數(shù)據(jù)信息，是很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的，所以我們要對(duì)檔案建設(shè)的所有步驟都進(jìn)行有效的規(guī)范，提出科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，優(yōu)化以前檔案建設(shè)的步驟，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的目標(biāo)，打破傳統(tǒng)的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優(yōu)，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對(duì)人們真正有用的信息檔案。

3人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)化設(shè)施配備不完善

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案的信息化建設(shè)，不僅僅需要人們擁有足夠的信息資源，還有很重要的是優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)設(shè)施，只有這樣才能保證檔案的信息化，可是目前很多地方都存在技術(shù)設(shè)施不夠或者老化、功能不齊全的問(wèn)題，很大程度上阻礙了人事檔案的信息化建設(shè)。

3.2檔案管理人員素質(zhì)有待提高

所有工作進(jìn)行的主題都是人，我們的思考能力決定了我們的領(lǐng)導(dǎo)地位，社會(huì)發(fā)展的速度和質(zhì)量最終都是由我們的意識(shí)和努力決定的，同樣的，在人事檔案的信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，實(shí)施的情況，很大程度也取決于工作人員的工作態(tài)度和能力水平，從目前來(lái)看，我國(guó)的檔案管理人員大多都是學(xué)問(wèn)不高而且沒(méi)有經(jīng)過(guò)很好培訓(xùn)的，甚至有的根本不了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，不能適應(yīng)推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，這樣便導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的工作售到影響，整體工作散漫效率不能提高。

3.3信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不明確

有了目標(biāo)才有動(dòng)力，才知道努力的方向，對(duì)于人事檔案的信息化建設(shè)也有異曲同工之處，只有有了明確而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員才能知道具體要怎么做，現(xiàn)階段的檔案管理中卻沒(méi)有統(tǒng)一明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致工作人員的工作沒(méi)有目標(biāo)和方向，出現(xiàn)效率低下，工作態(tài)度散漫等情況，極其不利于工作的進(jìn)一步開(kāi)展和優(yōu)化，人們從自身的利益出發(fā)，違背了檔案服務(wù)于社會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)，阻塞了信息的共享。

4人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

4.1加大對(duì)信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施的投資

我們已經(jīng)分析了落后不完善的基礎(chǔ)設(shè)施對(duì)我們工作帶來(lái)的極大障礙，我們就應(yīng)該意識(shí)到想要推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，加大對(duì)信息化基礎(chǔ)設(shè)施投資的重要性。這些基礎(chǔ)設(shè)施作為開(kāi)發(fā)和利用各種信息的基本條件和數(shù)據(jù)文檔傳輸?shù)幕痉绞?，占有重要的地位，我們只有加大投資購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)，保證工作效率，提高我們信息化進(jìn)程的速度，做到實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的目標(biāo)。

4.2提高工作人員整體素質(zhì)

面對(duì)我國(guó)目前，檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高的情況，我們必須做出有效對(duì)策改變這一現(xiàn)象，首先我們要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高質(zhì)量的職業(yè)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，讓他們掌握信息化進(jìn)程中所必須的技能，并且端正工作態(tài)度，可以適當(dāng)提高檔案管理人員的薪資比例，吸引部分高學(xué)歷高質(zhì)量工作人員進(jìn)行檔案管理工作。

4.3統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

第8篇：文件檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制

0引言

宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)到開(kāi)工建設(shè)，形成了大量的有價(jià)值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對(duì)工程建設(shè)過(guò)程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時(shí)，我們也看到，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時(shí)，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬(wàn)噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個(gè)項(xiàng)目組，由廠長(zhǎng)、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車(chē)間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個(gè)人原來(lái)所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時(shí)規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對(duì)項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對(duì)焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專(zhuān)職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開(kāi)始時(shí)，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個(gè)重點(diǎn)工程均有專(zhuān)人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計(jì)審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個(gè)專(zhuān)、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來(lái)隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開(kāi)工之前，將有關(guān)計(jì)劃通知各部門(mén)的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開(kāi)箱與有關(guān)工程會(huì)議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來(lái)龍去脈，以便及時(shí)完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉(cāng)”，對(duì)基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門(mén)、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對(duì)中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計(jì)院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計(jì)圖紙、資料、設(shè)計(jì)變更等材料，經(jīng)過(guò)檔案室收進(jìn)來(lái)、登記、審核、建臺(tái)賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時(shí)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時(shí)將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對(duì)檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們?cè)谄綍r(shí)工作中有意識(shí)地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3強(qiáng)化檔案全過(guò)程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過(guò)程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個(gè)檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來(lái)，形成齊抓共管的整體全力，即全過(guò)程管理。在全過(guò)程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來(lái)提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時(shí)，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時(shí)在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各個(gè)階段及各部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

4注重實(shí)效，健全完善的保證措施

重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計(jì)到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，一旦工程出了問(wèn)題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開(kāi)展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個(gè)問(wèn)題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)車(chē)間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時(shí)性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個(gè)重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。

5開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

第9篇：文件檔案管理論文范文

[論文摘要]本文首先對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進(jìn)行了初步的分析，然后針對(duì)檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，探討了檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)采取的具體措施。

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門(mén)大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類(lèi)單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶(hù)才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1、社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

1、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1、加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。