檔案分類與管理精選(九篇)

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第1篇：檔案分類與管理范文

[關(guān)鍵詞] 檔案信息資料分類；檔案實(shí)體分類；比較；原因

【中圖分類號(hào)】 G272.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1007-4244（2013）11-241-1

分類是人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)和管理的一種基本方法，也是在進(jìn)行檔案管理時(shí)的基本方法。檔案的分類和其他文獻(xiàn)的分類相比，具有獨(dú)特的“二元主義現(xiàn)象”。在對(duì)一般的文獻(xiàn)進(jìn)行分類時(shí)，僅使用一種分類標(biāo)準(zhǔn)，形成一種分類體系，同時(shí)滿足文獻(xiàn)的實(shí)體有序化和信息有序化的雙重需要。而在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)行兩次分類，這兩次分類在分類對(duì)象、思路和目的等方面有著明顯的差異，形成了檔案信息分類和檔案實(shí)體分類這兩種分類體系。這兩種分類體系在檔案管理中同時(shí)存在，在不同的管理需要中發(fā)揮著各自不同的作用。

一、檔案信息分類與檔案實(shí)體分類的比較

（一）檔案信息與檔案實(shí)體。檔案信息分類和檔案實(shí)體分類的主要區(qū)別就是兩者的分類對(duì)象不同。檔案信息是利用變化載體的方法從原始檔案文件中提取出來(lái)的，自身屬于抽象的事物，需要附屬在一個(gè)新的載體來(lái)存在，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案實(shí)體是檔案的原始文件，主要是對(duì)檔案進(jìn)行原始記錄。檔案實(shí)體只是一種管理方式，主要根據(jù)檔案在來(lái)源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，檔案信息分類則是采用形式邏輯的方式。檔案管理的使用價(jià)值就是滿足人們對(duì)檔案的各種使用需求，人們?cè)谑褂脵n案時(shí)，主要是利用檔案信息資料。所以要基于檔案實(shí)體對(duì)相關(guān)檔案信息推行信息管理，分類相關(guān)信息能夠使信息有序化，更加方便我們迅速查詢和使用檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的使用價(jià)值。

（二）歷史主義和邏輯主義。從檔案信息分類和檔案實(shí)體分類的思路上來(lái)看，主要分為邏輯主義和歷史主義兩種派別。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案實(shí)體分類主要是通過(guò)歷史主義的原則，按照檔案實(shí)際情況和內(nèi)容界限直接認(rèn)定，按照檔案在其來(lái)源上的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，檔案館中的所有檔案被劃分成若干個(gè)全宗，每個(gè)全宗又按照日期和形成檔案的機(jī)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微的分類，形成一個(gè)完整的實(shí)體分類體系。檔案信息分類主要采用形式邏輯主義的原則，突破檔案來(lái)源上的歷史聯(lián)系，按照社會(huì)組織的職能分工并結(jié)合檔案信息內(nèi)容的屬性對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，人們可以按照職能活動(dòng)或事物的屬性來(lái)查找檔案。

（三）信息分類號(hào)與實(shí)體分類號(hào)。從信息分類和實(shí)體分類的目的及結(jié)果來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體分類的目的是顯示檔案來(lái)源的歷史聯(lián)系，比較完整的展現(xiàn)出一個(gè)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的發(fā)展過(guò)程。新標(biāo)準(zhǔn)中檔號(hào)的組成包括全宗號(hào)、時(shí)間、保管時(shí)限和件號(hào)。而信息分類的目的體現(xiàn)在檔案內(nèi)容的邏輯聯(lián)系，使分散保存的不同宗卷中內(nèi)容屬于同一專業(yè)或職能活動(dòng)的檔案劃分到同一類目下，給所有檔案進(jìn)行分類號(hào)，展現(xiàn)每個(gè)信息在整體信息分類體系中所在的具置，編號(hào)是由漢語(yǔ)拼音和數(shù)字混合在一起構(gòu)成，使人們能夠利用檔案的特點(diǎn)進(jìn)行查找。

（四）試題管理與信息開發(fā)。檔案的管理工作，在理論上可以劃分為檔案內(nèi)容信息開發(fā)和檔案實(shí)體管理。檔案的實(shí)體分類是保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，在檔案實(shí)體管理工作中進(jìn)行。檔案信息分類屬于一種檢索語(yǔ)言，實(shí)體管理完畢后，在信息的開發(fā)工作中進(jìn)行。

二、檔案信息分類與檔案實(shí)體分類并存原因

形成檔案信息分類和檔案實(shí)體分類在檔案管理中并存的原因：檔案和其他資料都是同屬于文獻(xiàn)的范疇，是內(nèi)容較為完整、歷史價(jià)值較高的信息記錄，目的都是幫助人們通過(guò)信息形成某種認(rèn)識(shí)，所以文獻(xiàn)的分類需要適應(yīng)人們對(duì)文獻(xiàn)的需求特點(diǎn)。一般情況下，人們是根據(jù)信息內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行文獻(xiàn)的查找和使用。檔案信息分類，就是按照文獻(xiàn)的內(nèi)容和特征進(jìn)行邏輯分類而形成的體系。檔案信息分類是人們查找需求的基本途徑，也是檔案的必然要求。在檔案管理機(jī)構(gòu)中，長(zhǎng)期利用檔案信息分類，雖然為人們提供了很多便捷的條件，但是使同一出處的檔案全部打亂，檔案所記錄的全部機(jī)關(guān)的歷史活動(dòng)內(nèi)容被損壞、分解和混合，是檔案失去了原有的實(shí)際價(jià)值，變成繁雜的資料。這種信息分類不能展現(xiàn)出檔案所具有的實(shí)際價(jià)值和獨(dú)特屬性，不利于檔案實(shí)體的實(shí)際管理，所以還需要編輯一些工具類書籍來(lái)輔助檔案的實(shí)體管理。另一方面，分類需要尊重和維護(hù)事物的本性。檔案是歷史社會(huì)活動(dòng)的記錄，能夠反映出縱向上時(shí)間的連續(xù)性和歷史性。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息分類是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行橫向分類，不能顯示人類社會(huì)或者歷史的縱向演變、發(fā)展過(guò)程。所以對(duì)檔案進(jìn)行分類管理時(shí)，除了要進(jìn)行檔案信息分類之外，還需要實(shí)體分類對(duì)檔案進(jìn)行歷史性記錄。從檔案來(lái)源的歷史聯(lián)系出發(fā)，有效地維護(hù)某一組織或者個(gè)人職能活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，反映人類社會(huì)的歷史。

三、結(jié)束語(yǔ)

由于檔案的根本屬性不同于其它文獻(xiàn)，使檔案的分類也和其它文獻(xiàn)有很大的不同。檔案信息分類和檔案實(shí)體分類二者之間，雖然不統(tǒng)一，卻在檔案管理中同時(shí)存在，各盡其職，互補(bǔ)互依。其產(chǎn)生的原因是檔案的歷史記錄性，在檔案管理實(shí)踐中不斷地證明，也會(huì)在日后的檔案管理中，以其獨(dú)特性對(duì)檔案管理工作起到更加重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2000.

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第2篇：檔案分類與管理范文

[關(guān)鍵詞]全宗內(nèi)檔案 分類原則 分類標(biāo)準(zhǔn) 檔案 分類

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）09-0047-01

一、分類原則與分類標(biāo)準(zhǔn)

（一）全宗內(nèi)檔案分類原則

全宗內(nèi)檔案分類總的原則是要科學(xué)、客觀、符合邏輯，能反映檔案在其管理過(guò)程中所形成的特點(diǎn)和規(guī)律。通過(guò)實(shí)踐證明，在檔案管理過(guò)程中具體的分類原則可表現(xiàn)出以下幾點(diǎn)：

1.根據(jù)檔案管理過(guò)程中全宗的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，可以選擇適當(dāng)?shù)姆诸愒瓌t和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。能夠恰如其分地提示檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，使整個(gè)分類系統(tǒng)具有客觀性，組成一個(gè)有機(jī)的整體，系統(tǒng)反映出立檔單位的活動(dòng)面貌。

2.根據(jù)檔案管理中分類體系的構(gòu)成和應(yīng)用的邏輯性分析，遵守邏輯劃分的相關(guān)規(guī)則。一次檔案分類只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，子類外延之和正好等于母語(yǔ)外延，子類之間必須界線清晰，不能互相交叉，類目概念應(yīng)明確。

3.分類層次簡(jiǎn)明，類目不宜過(guò)細(xì)、過(guò)多。一般來(lái)說(shuō)，類目劃分到二級(jí)至三級(jí)，使之能包容一定數(shù)量的案卷。另外，劃分類別時(shí)應(yīng)留有伸縮余地，以便隨實(shí)際需要增加或減少類別。

4.類目名稱應(yīng)含義明確，具有系統(tǒng)性，有合理的排列順序。必要時(shí)，對(duì)類目所指范圍和歸類方法應(yīng)有說(shuō)明，以保證分類的一致性。

（二）全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)主要有文件的時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式四種，每一標(biāo)準(zhǔn)下又有不同的分類方法。

1.按文件產(chǎn)生的時(shí)間分類。一是年度分類法：根據(jù)形成和處理檔案所屬年度分類。二是時(shí)期分類法：按立檔單位在發(fā)展過(guò)程中形成的不同時(shí)期（或不同階段）分類。如前、后、時(shí)期等。三是工作階段分類法：如工程檔案按設(shè)計(jì)、施工、竣工等不同階段進(jìn)行分類。

2.按文件的來(lái)源分類。一是組織機(jī)構(gòu)分類法：按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類。二是作者分類法：按文件的作者分類。三是通信者分類法：按與立檔單位有較穩(wěn)定的來(lái)往通信關(guān)系的機(jī)關(guān)或個(gè)人分類。

3.按文件的內(nèi)容分類。一是問(wèn)題分類法：按文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題（事由）分類。二是實(shí)物分類法：按文件內(nèi)容所涉及有實(shí)物分類，如石油、糧食、煤炭、棉等。三是地域分類法：按文件內(nèi)容所涉及的地理區(qū)域分類，如湖北、湖南等。四是專業(yè)分類法：按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

二、檔案管理過(guò)程中組織全宗內(nèi)檔案的分類研究

根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀及過(guò)程研究來(lái)看，組織全宗內(nèi)檔案管理常用的分類方法可以有三種情況：即檔案管理年度分類法、檔案管理組織機(jī)構(gòu)分類法和檔案管理問(wèn)題分類法。

（一）年度分類法

所謂年度分類法是指在檔案管理中運(yùn)用的最廣泛的檔案實(shí)體分類法進(jìn)行管理，這是因?yàn)橐粋€(gè)立檔單位在一個(gè)年度內(nèi)所形成的檔案與其他情況不同，表現(xiàn)出存在著最緊密的聯(lián)系。立檔單位的工作如果以年度為單位進(jìn)行制訂計(jì)劃和進(jìn)行總結(jié)的研究，對(duì)其檔案可以按年度進(jìn)行分類，所以能夠看出這個(gè)單位逐年發(fā)展的具體情況，可以較好地維護(hù)和再現(xiàn)立檔單位活動(dòng)和檔案形成的歷史過(guò)程。另外，這種分類方法同現(xiàn)行的文書處理工作制度吻合，文書部門按年度進(jìn)行立卷和移交案卷，自然而然地把檔案分成不同類別。

1.文件上沒有標(biāo)注具體時(shí)間的，要想辦法考證分析出時(shí)間?？甲C方法有很多，可以根據(jù)文件的內(nèi)容、文件的制成材料、格式和文件上的各種標(biāo)記來(lái)判定檔案的準(zhǔn)確日期或大致日期。

2.專業(yè)部門的工作除了使用通用年度以外，還使用專門年度，如學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度等。這些專業(yè)部門的檔案應(yīng)分別按通用年度和專門年度分類，其主要業(yè)務(wù)工作的檔案分類按專門年度進(jìn)行，而其他工作形成的檔案仍按通用年度進(jìn)行分類。同時(shí)，采取交叉設(shè)類的方法，如2007年度與2007-2008學(xué)年，2008年度與2008-200年，依次類推進(jìn)行交叉設(shè)類，類內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行整理。

（二）組織機(jī)構(gòu)分類法

一個(gè)單位的檔案是由各個(gè)組織機(jī)構(gòu)在其業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)都承擔(dān)著一定的職能和任務(wù)，所形成的檔案一般都具有同類性質(zhì)和關(guān)聯(lián)性。按組織機(jī)構(gòu)分類一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機(jī)構(gòu)作為一級(jí)類目，必要時(shí)可分到第二層機(jī)構(gòu)，作為二級(jí)類目。機(jī)構(gòu)名稱即類名，各類的順序按規(guī)定的順序或習(xí)慣排列。涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案，在一個(gè)立檔單位內(nèi)應(yīng)有統(tǒng)一規(guī)定，將之合理地分入相應(yīng)類別。

第3篇：檔案分類與管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案分類；困惑；對(duì)策

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。檔案鑒定是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。檔案價(jià)值是客觀存在著的，而人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)知卻是主觀的。檔案鑒定由于缺少較為符合當(dāng)前需要和客觀具體的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，這項(xiàng)工作便存在著許多的主觀性和很大程度的S意性。檔案鑒定越發(fā)加重對(duì)經(jīng)驗(yàn)的依賴。而用一些狹隘的片面的甚至是過(guò)時(shí)的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)廣泛的、日漸深人的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案鑒定實(shí)踐，必然產(chǎn)生許多的不適應(yīng)性，甚至對(duì)實(shí)踐產(chǎn)生誤導(dǎo)，引出消極的結(jié)果。

一、困惑的提出

（一）檔案分類工作以“雜亂”形容是基本上恰當(dāng)?shù)?。若干種檔案分類方式中，有以年代、類別、文種、地域、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限單一分類的；也有以年代結(jié)合機(jī)構(gòu)、年代結(jié)合問(wèn)題、年代結(jié)合期限、類別結(jié)合機(jī)構(gòu)分類的；最為常見的是年代結(jié)合機(jī)構(gòu)參考問(wèn)題分類，或年代結(jié)合問(wèn)題參考機(jī)構(gòu)分類這兩種方式。檔案工作隨意性造成的問(wèn)題等等狀況，更加劇了檔案分類工作的紛亂。

（二）以單份文件為最終歸檔單位的分類方式是一種積極的、創(chuàng)新意義的改革，但是這種分類方式存在著三個(gè)方面的缺陷。一是這種全新的文件分類方式，失去了案卷分類的基礎(chǔ)，或使得案卷類的特征不復(fù)存在，或使傳統(tǒng)的案卷概念發(fā)生嬗變，與過(guò)去的分類方式無(wú)法吻合而割斷了歷史的延續(xù)。二是這種文件級(jí)分類方式僅僅實(shí)現(xiàn)了文書檔案分類的改革，其它門類檔案由于繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的分類方式，便使得原本有機(jī)聯(lián)系著的檔案板塊發(fā)生了異步變化，必將引發(fā)檔案管理基礎(chǔ)上的紊亂。三是實(shí)行這種文件級(jí)分類，對(duì)于手工檢索存在由于取消了案卷分類號(hào)、案卷標(biāo)題等案卷級(jí)檢索標(biāo)志和檢索途徑，無(wú)法實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)檢索，而按歸檔文件目錄查找文件則變得繁瑣起來(lái)。

（三）檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)和分類方法沒有得到認(rèn)真總結(jié)和及時(shí)推廣。檔案分類理論研究一直沒有在實(shí)踐中找到合適的切入點(diǎn)，一直沒有以基層的檔案分類實(shí)踐為依托，建立在為指導(dǎo)檔案分類實(shí)踐服務(wù)的基礎(chǔ)之上。

二、走出困惑

首先檔案分類是檔案管理工作重要的一環(huán)，應(yīng)當(dāng)遵循“維護(hù)歷史真實(shí)面貌、利用原有管理基礎(chǔ)、便于管理利用”的原則，全面、慎重地加以考慮。尊重整體性原則有利于維護(hù)檔案真實(shí)面貌，而不能由于分類規(guī)則的不一致將檔案面貌搞得支離破碎；還要考慮到如何與原管理基礎(chǔ)加以協(xié)調(diào)，搞好新舊兩種分類方法的過(guò)渡，這是實(shí)現(xiàn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的必要措施；最后要考慮到這種分類是否便于檔案管理利用；尤其是是否便于手工檢索。

其次，檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，即使僅僅改變某一門類檔案的分類方式，也是牽一發(fā)動(dòng)全身，易引起全局性的不協(xié)調(diào)問(wèn)題。單一門類的檔案分類方式改革，往往受到其它門類檔案原有分類方式的制約而使其積極作用黯然失色。檔案分類規(guī)則改革，應(yīng)當(dāng)是全局性的、同步的、相互兼顧并考慮到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的這么一種模式，才是積極有效的、科學(xué)系統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，才可以具備普遍實(shí)行的意義。

再者要實(shí)現(xiàn)檔案分類方法改革，除了遵循檔案管理三原則，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、整體推進(jìn)之外，還需要理論上的整合與實(shí)踐上的踏步。在這個(gè)基本理論觀念指導(dǎo)下，檔案分類實(shí)踐應(yīng)當(dāng)是有目的的、整體推進(jìn)和分階段實(shí)施的這么一種實(shí)踐活動(dòng)。因而大多數(shù)企業(yè)的檔案分類實(shí)踐不再是盲目的、自發(fā)的或不自覺的狀態(tài)，而是按照統(tǒng)一部署、先進(jìn)行某一方面的實(shí)踐，再進(jìn)行另一方面的實(shí)踐，分步實(shí)施，相互協(xié)調(diào)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出方案。這就是檔案分類實(shí)踐的踏步。理論整合與實(shí)踐踏步的最終目的，是建立一個(gè)完整的、系統(tǒng)的、可以適應(yīng)全國(guó)檔案分類需要并適應(yīng)于計(jì)算機(jī)檔案管理的一個(gè)分類規(guī)則。

最后，制訂出一個(gè)檔案分類規(guī)則，體現(xiàn)出檔案分類的原則性、統(tǒng)一性、權(quán)威性，把大的管住管好，又允許檔案分類保留一定的差異性。貫徹這個(gè)分類規(guī)則，應(yīng)當(dāng)分步實(shí)施，分階段完成，允許企業(yè)根據(jù)自己的情況逐步實(shí)現(xiàn)分類工作標(biāo)準(zhǔn)化?？傊?，沒有這樣一個(gè)分類規(guī)則，全國(guó)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化就無(wú)從談起；沒有這樣一個(gè)分類規(guī)則，國(guó)家檔案部門對(duì)全國(guó)檔案工作有效的宏觀管理就無(wú)法實(shí)現(xiàn)；沒有這么一個(gè)分類規(guī)則，全國(guó)的檔案信息科學(xué)分類體系及高效率網(wǎng)絡(luò)化管理亦無(wú)從規(guī)劃。

三、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理工作中，由于不同單位、部門的性質(zhì)及檔案不一樣，每個(gè)人的工作方法和經(jīng)驗(yàn)都不一樣，在現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的今天，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理可以大大增加檢索的難度，因此手工管理的辦法遲早都要朝著信息技術(shù)的方向發(fā)展。因此本文提出的一些方法僅供借鑒，希望可以給其他檔案管理者帶來(lái)啟發(fā)和幫助。

【參考文獻(xiàn)】

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第4篇：檔案分類與管理范文

關(guān)鍵詞：地理信息系統(tǒng)；城建檔案；應(yīng)用；

Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.

Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;

中圖分類號(hào)：TU74文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)

地理信息系統(tǒng)從50年代開始提出概念到現(xiàn)在，不斷得到發(fā)展和完善，并廣泛得到應(yīng)用。日益發(fā)展起來(lái)的城市信息系統(tǒng)作為地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要部分，已被視為現(xiàn)代城市建設(shè)管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)。80年代，城市地理信息系統(tǒng)開始在我國(guó)“登陸”，其影響和作用不斷擴(kuò)大?，F(xiàn)在，我國(guó)有十幾個(gè)城市已建立具有一定規(guī)模的城市地理信息系統(tǒng)。各個(gè)城市建立起來(lái)的城市地理信息系統(tǒng)在規(guī)模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，以服務(wù)于建設(shè)各行各業(yè)為目的而進(jìn)行開發(fā)建立的。

(圖一) 一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)

一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)包含的功能內(nèi)容大致可以用(圖一)進(jìn)行說(shuō)明。

城建檔案館作為城市建設(shè)檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要的數(shù)據(jù)源。城市地理信息系統(tǒng)可以在城建檔案管理中充分得到運(yùn)用發(fā)展，并可以把城建檔案管理帶入全新領(lǐng)域。雖然目前國(guó)內(nèi)充分利用城市地理信息系統(tǒng)來(lái)管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統(tǒng)在城建檔案管理中的廣泛應(yīng)用已是一種勢(shì)不可擋的潮流，是大勢(shì)所趨。而且，與現(xiàn)在大多采用的檔案管理系統(tǒng)相比，具有極大優(yōu)越性，在許多方面是一般檔案管理系統(tǒng)不可能做到的。

城建檔案館現(xiàn)在對(duì)城建檔案的管理是按檔案三級(jí)分類進(jìn)行的，微機(jī)自動(dòng)化檔案查詢檢索管理系統(tǒng)也是基于檔案分類分級(jí)管理方法而開發(fā)設(shè)計(jì)的。城建檔案的分類分級(jí)管理方法，確實(shí)使城建檔案進(jìn)入了科學(xué)有序的管理階段，應(yīng)該說(shuō)是一個(gè)較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點(diǎn)，筆者在長(zhǎng)期的檔案管理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案的分類分級(jí)管理及微機(jī)自動(dòng)化檢索查詢?cè)诠芾怼⒉僮魃嫌幸欢y度。地理信息系統(tǒng)應(yīng)用于城建檔案管理不僅對(duì)傳統(tǒng)管理方法是一個(gè)有益補(bǔ)充，而且可以把城建檔案事業(yè)建設(shè)引向一個(gè)全新領(lǐng)域。

城建檔案按門類劃分為十八個(gè)大類，一百多個(gè)屬類。但是，如果對(duì)城建檔案按性質(zhì)劃分，大體可以分為三方面：

①城市基礎(chǔ)信息的檔案資料(如規(guī)劃、地形勘測(cè)、道路管線等)；

②城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理檔案資料；

③工程性質(zhì)檔案資料(含聲像)。

對(duì)于城市基礎(chǔ)信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統(tǒng)具有強(qiáng)大的圖形功能，不僅能建立圖形數(shù)據(jù)庫(kù)，而且能建立圖形要素的拓?fù)潢P(guān)系，具有較強(qiáng)的多層次空間疊置分析統(tǒng)計(jì)功能，既可以保持對(duì)城市歷史基礎(chǔ)信息資料的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，又可以保持城市基礎(chǔ)信息資料的現(xiàn)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)城市信息資料的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

對(duì)于城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設(shè)的各個(gè)部門，有一定的時(shí)間順序，條目清楚，只需建立一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)(最好在地理信息系統(tǒng)的支持下)，就可以方便地對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行管理查詢。

城建檔案材料中量最多、最復(fù)雜的就是工程檔案?，F(xiàn)在城建檔案館對(duì)工程檔案按門類進(jìn)行劃分，利用微機(jī)，基本上能夠完成檔案的科學(xué)有序、自動(dòng)化迅速檢索的管理過(guò)程。就這一點(diǎn)而言，由于地理信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)側(cè)重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊?？墒?，現(xiàn)在檔案目錄分類分級(jí)的管理方法及微機(jī)自動(dòng)化檢索管理方法在操作上有時(shí)不好把握，而利用地理信息系統(tǒng)恰恰可以彌補(bǔ)這一方面的不足。

城建檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方法在管理操作過(guò)程中不好把握之處，體現(xiàn)在以下幾方面：

一、城建檔案按大類、屬類、小類進(jìn)行劃分，有時(shí)在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。

二、城建檔案按門類進(jìn)行管理，庫(kù)房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預(yù)留空間，既浪費(fèi)庫(kù)房、空調(diào)，同時(shí)還不可避免地要經(jīng)常發(fā)生倒柜現(xiàn)象，增大工作量。

三、更為嚴(yán)重的是，微機(jī)自動(dòng)化檢索問(wèn)題。微機(jī)自動(dòng)化管理檢索就是要達(dá)到方便、快速、準(zhǔn)確、可靠的效果，必須注意避免微機(jī)檢索出現(xiàn)陰差陽(yáng)錯(cuò)、張冠李戴.及“死”檔現(xiàn)象。然而，基于使用分類分級(jí)管理方法而開發(fā)的管理數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，往往不可避免地出現(xiàn)這種現(xiàn)象。

常規(guī)工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號(hào)檢索法、時(shí)間檢索法、地點(diǎn)檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號(hào)檢索法，要求分類正確而不含糊；時(shí)間檢索法，要求能提供確切的時(shí)間，然而隨著時(shí)間的推移，經(jīng)辦人員的調(diào)離，不可能知道得很確切；地點(diǎn)檢索法，由于地點(diǎn)范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準(zhǔn)確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。

工程從報(bào)建到竣工以及管理過(guò)程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統(tǒng)、不規(guī)范等原因，就給檔案管理、微機(jī)自動(dòng)化檢索造成困難和麻煩。其表現(xiàn)在：·

①工程名稱更改問(wèn)題

工程從報(bào)建到竣工及其管理過(guò)程中，歷經(jīng)時(shí)間長(zhǎng)，由于一些客觀需要，名稱說(shuō)法會(huì)有所變化，若建設(shè)管理單位沒有及時(shí)作出有關(guān)說(shuō)明，勢(shì)必給檔案管理造成混亂。尤其是小區(qū)建設(shè)中，一期商品房的幢號(hào)到二期建設(shè)，常有隨便更改現(xiàn)象。

②工程名稱的含糊、籠統(tǒng)、重復(fù)問(wèn)題

例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學(xué)校的教學(xué)樓、綜合樓，甚至出現(xiàn)xx房地產(chǎn)開發(fā)公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、混亂現(xiàn)象。

③單位名稱問(wèn)題

單位名稱也是五花八門，全稱與簡(jiǎn)稱、機(jī)構(gòu)的調(diào)整增減、歸口隸屬關(guān)系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來(lái)困難。單位名稱編碼，雖可靠準(zhǔn)確，但不直接。

④名稱寫法輸入的規(guī)范性問(wèn)題

一個(gè)單位全稱榆入與簡(jiǎn)稱輸入，一個(gè)工程全稱輸入與簡(jiǎn)稱輸入，按人的判斷邏輯，是完全可以認(rèn)可的，但是微機(jī)卻不可能作出同樣的判斷。因此，檔案就有可能變成“死”檔案。

第5篇：檔案分類與管理范文

知識(shí)管理對(duì)于我們而言，是一個(gè)比較艱巨的挑戰(zhàn)，需要我們具備較為專業(yè)的知識(shí)背景和知識(shí)辨識(shí)能力。知識(shí)相對(duì)于資訊（信息）來(lái)講，其哲學(xué)高度和理論深度都有所增加。知識(shí)不再是一個(gè)一個(gè)的個(gè)案，而是具有普遍正確性的概念集合，它依賴資訊而產(chǎn)生，它代表每一個(gè)具體的資訊個(gè)體，同時(shí)又不是每個(gè)資訊個(gè)體的具象。它是一系列同類個(gè)體的規(guī)律性總結(jié)和推斷，并經(jīng)檢驗(yàn)為正確的結(jié)論。有學(xué)者基于企業(yè)知識(shí)疆域，提出知識(shí)辨識(shí)的五項(xiàng)原則：系統(tǒng)性原則、協(xié)同性原則、核心性原則、有效性原則、可得性原則。這些原則在很大程度上契合后保管時(shí)代文件鑒定的基本原理，可以作為我們從檔案材料和檔案信息中提煉知識(shí)原則的參考。但這些原則只適合針對(duì)某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案材料的知識(shí)提取。從檔案工作知識(shí)管理的視角出發(fā)，某一機(jī)構(gòu)知識(shí)疆域在某種程度上需要突破，需要橫向或縱向的綜合視野，提煉更宏觀層面的知識(shí)理論。檔案部門對(duì)知識(shí)的管理，可以比較明顯地表現(xiàn)出顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的分類特征。顯性知識(shí)較為直觀，直接存在資料或者資訊中，對(duì)此我們所需要進(jìn)行的工作有兩個(gè)方面：第一，知識(shí)的辨識(shí)工作。對(duì)于知識(shí)和其他資訊共存的情況下，我們應(yīng)當(dāng)辨識(shí)出哪些屬于知識(shí)層面，哪些只是資訊；第二，知識(shí)的提純工作。在知識(shí)和資訊共生的情況下，我們應(yīng)當(dāng)可以將知識(shí)較為單純的提煉出來(lái)，盡量減少其他噪音影響。較為復(fù)雜的是隱形知識(shí)的管理。顧名思義，隱性知識(shí)是隱藏于資訊甚至資料背后，位于難以直觀感知的深層次位置。對(duì)于隱性知識(shí)，我們更加需要?dú)w納和推理的能力。隱性知識(shí)的復(fù)雜性在于，我們所面對(duì)的是難以探知其規(guī)律性的“現(xiàn)象”個(gè)體，有的知識(shí)可以從單份文件或者資訊中提取，有的則需要兩件甚至更多的系列資料才能總結(jié)其中的知識(shí)和規(guī)律。從這個(gè)角度說(shuō)，檔案管理部門不再單純是信息的集散地，而是知識(shí)的加工廠。

二、知識(shí)管理模式：知識(shí)庫(kù)的建立與知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)

我們?cè)?jīng)建立了檔案庫(kù)、信息庫(kù)，以滿足人們對(duì)檔案材料和檔案信息的需求。知識(shí)庫(kù)所儲(chǔ)存的不是一個(gè)個(gè)的實(shí)體和信息，而是一個(gè)個(gè)的知識(shí)單元和知識(shí)群落。知識(shí)庫(kù)和信息庫(kù)、實(shí)體庫(kù)；知識(shí)管理和信息管理、實(shí)體管理是并行的幾種數(shù)據(jù)庫(kù)和管理模式，知識(shí)的管理和信息的管理一樣，不是事實(shí)上的實(shí)體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實(shí)體到信息再到知識(shí)在對(duì)象上逐漸趨向高端，但并不是對(duì)原有管理模式的取代。至少在目前來(lái)看，三種管理模式都是必須保留而且應(yīng)當(dāng)高度重視的。

1.知識(shí)庫(kù)的層級(jí)

知識(shí)庫(kù)作為來(lái)自檔案的知識(shí)保管地，與檔案庫(kù)一樣，應(yīng)對(duì)知識(shí)分類分級(jí)管理。筆者以為，對(duì)于知識(shí)的分類，完全不同于檔案的分類，同時(shí)，由于知識(shí)管理的邏輯管理性質(zhì)，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會(huì)公眾的知識(shí)獲取渠道，有利于知識(shí)服務(wù)和知識(shí)共享。知識(shí)的分類方式，主要有以下幾種：

（1）按領(lǐng)域劃分：可以分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)。

（2）按用途劃分：可以分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)、文化知識(shí)。

（3）美國(guó)俄亥俄州立大學(xué)教授Towers等將知識(shí)作如下分類：描述性知識(shí)、規(guī)范性知識(shí)、實(shí)踐性知識(shí)、形式性知識(shí)。

（4）世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織把知識(shí)分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應(yīng)各級(jí)各類檔案館的實(shí)際館藏情況，可以根據(jù)自身特點(diǎn)選擇合適的分類方式進(jìn)行知識(shí)庫(kù)的建構(gòu)。當(dāng)然，分類也不能止步于此，各類下還可根據(jù)實(shí)際情況增加屬類，對(duì)知識(shí)進(jìn)行細(xì)化分類，從而建構(gòu)層級(jí)分明、屬類完全的知識(shí)庫(kù)體系。比如在一級(jí)分類采取按領(lǐng)域分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)，那么在其下還可以按照學(xué)科進(jìn)行進(jìn)一步的二級(jí)分類；如果一級(jí)分類按用途分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和文化知識(shí)，其下還可以按行業(yè)進(jìn)行下一步的分類。通常來(lái)講，一級(jí)分類、二級(jí)分類以及其下的屬類應(yīng)該具有合邏輯的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)

建構(gòu)知識(shí)管理平臺(tái)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下管理功能：

（1）知識(shí)管理、知識(shí)檢索與知識(shí)服務(wù)的兼容。知識(shí)管理平臺(tái)作為知識(shí)管理操作的基本工具，它至少必須具有知識(shí)的管理、檢索和服務(wù)等功能。知識(shí)管理功能是知識(shí)管理平臺(tái)的基本功能，通常來(lái)講，它應(yīng)該建立在知識(shí)庫(kù)建構(gòu)的知識(shí)分類體系之上，與知識(shí)分類層級(jí)相對(duì)應(yīng)，建構(gòu)知識(shí)管理功能程序。同時(shí)，對(duì)于采取多種分類方式的知識(shí)庫(kù)，應(yīng)同樣具備多種分類管理體系。知識(shí)檢索功能與信息、檔案材料的檢索功能有所不同，除了與信息、檔案材料相同的標(biāo)識(shí)或者關(guān)鍵詞的機(jī)械匹配之外，知識(shí)檢索還要具有語(yǔ)義、內(nèi)涵、概念等方面的拓展。知識(shí)與信息相比，從利用者的角度講，其差異知識(shí)更多的在于理解而非表述，同時(shí)，知識(shí)群落、知識(shí)單元所蘊(yùn)含的信息量更大、更深層。因此，必須對(duì)檢索工具的功能進(jìn)行前述拓展才能提高檢索工具的精準(zhǔn)度，提高查全率和查準(zhǔn)率。知識(shí)服務(wù)即是在此平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)利用者對(duì)知識(shí)的直接或間接利用和獲取。知識(shí)服務(wù)是此前一系列工作的最終目的，也是前期工作效果的檢驗(yàn)。所以，在知識(shí)管理的最后環(huán)節(jié)，我們一方面要注意知識(shí)服務(wù)的提供質(zhì)量，另一方面也要注意收集利用者的信息反饋。

第6篇：檔案分類與管理范文

    區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案,作為區(qū)級(jí)環(huán)境站所開展的環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)的準(zhǔn)確記載,它的構(gòu)成有:環(huán)境的監(jiān)測(cè)、環(huán)境的觀察等基本的原始記錄兩部分。由于區(qū)級(jí)環(huán)境站檔案監(jiān)測(cè)的科學(xué)性與重要性,要求在進(jìn)行監(jiān)測(cè)檔案建立的時(shí)候,第一要加大篩選的力度,其次要進(jìn)行科學(xué)的分類。吧那些具有利用和儲(chǔ)存價(jià)值的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類保存,并進(jìn)行檔案的著錄、文件編號(hào)、目錄等內(nèi)容的編輯,以提升檔案的檢索效率,保證檔案系統(tǒng)化和有序化的保管,提高讀者使用的效果。區(qū)級(jí)環(huán)境站的監(jiān)測(cè)檔案作為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的基本構(gòu)成單位,其憑證和依據(jù)功能,是上一級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)單位進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和利用的基礎(chǔ)。所以,區(qū)級(jí)環(huán)境站的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案要求準(zhǔn)確、科學(xué)、真實(shí),在反映環(huán)境保護(hù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)材料上,要實(shí)現(xiàn)同事實(shí)的一致性,以此來(lái)提升區(qū)級(jí)環(huán)境站監(jiān)測(cè)檔案管理的質(zhì)量與檔案的利用價(jià)值。

    2區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的收集與整理

    收集工作作為監(jiān)測(cè)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),在實(shí)施資料收集工作前,第一要做好歸檔范圍的確定,區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案作為對(duì)所在區(qū)域內(nèi)的水、空氣質(zhì)量、土壤、生物物種等內(nèi)容的監(jiān)測(cè),以及對(duì)所在區(qū)域污染源、污染程度等所構(gòu)建的環(huán)境保護(hù)檔案,區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站歸檔的范圍主要是:環(huán)境監(jiān)測(cè)的計(jì)劃、環(huán)境監(jiān)測(cè)月報(bào)、環(huán)境監(jiān)測(cè)年報(bào)、環(huán)境監(jiān)測(cè)所使用的技術(shù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)結(jié)果的總結(jié)等等。區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案收集的過(guò)程中,需要各個(gè)工作人員與檔案人員的有效配合,以此來(lái)提升區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)的檔案管理效果。

    3提升區(qū)級(jí)環(huán)境站監(jiān)測(cè)檔案管理與利用效果的策略

    3.1做好區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的有效分析

    區(qū)級(jí)環(huán)境站檔案的分類,指的是按照環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的內(nèi)容或者形式的差異,根據(jù)一定的分類方法,使用環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn),對(duì)區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)的檔案做出詳細(xì)、系統(tǒng)的分類。對(duì)區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的分類,及時(shí)提升檔案認(rèn)識(shí)的一種方法,也是提升環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理有效性的手段,并且檔案分類是區(qū)級(jí)環(huán)境站檔案管理的有效工具。所以,在進(jìn)行檔案分類的時(shí)候,需要嚴(yán)格按照檔案價(jià)值、檔案類型進(jìn)行規(guī)定和實(shí)施。

    3.2做好區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站檔案的組卷

    區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站作為環(huán)境監(jiān)測(cè)的組織管理部門,其所收集和整理的檔案文件,是通過(guò)集合體的形式,即我們所講的組卷,常用的組卷方法有:按照結(jié)構(gòu)組卷、按照子項(xiàng)組卷、按照工序或者監(jiān)測(cè)的階段組卷等等。當(dāng)前區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案常用的方法是按時(shí)間和問(wèn)題組卷。例如:在同一年里面的進(jìn)行的噪聲監(jiān)測(cè)記錄,監(jiān)測(cè)報(bào)表等構(gòu)成一個(gè)檔案保管的單位。對(duì)于相同的環(huán)境監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)可以作為一個(gè)單位進(jìn)行保管。

第7篇：檔案分類與管理范文

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案管理工作內(nèi)容

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

城建工程檔案功在當(dāng)今,利在千秋,其管理工作更是艱巨而又龐雜,它從工程立項(xiàng)開始,到形成全套完整的檔案為止,涉及多個(gè)部門、多個(gè)人員。只有人人負(fù)責(zé),嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān),才可能使城建檔案開辟出自身的天地,在城市建設(shè)的大舞臺(tái)上發(fā)揮更大的作用。

1城市建設(shè)工程檔案工作的意義及其內(nèi)容

1.1城市建設(shè)工程檔案工作的意義

城市現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快,使得許多地面和空中設(shè)施、管線,逐步轉(zhuǎn)入地下,使地下的建設(shè)物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來(lái)越多,地下管線縱橫交錯(cuò),密如蛛網(wǎng),管線與管線之間,寸土必爭(zhēng),而這些現(xiàn)代化城市設(shè)施的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建,都離不開城建檔案。如能合理利用城建檔案,就可以對(duì)城市進(jìn)行合理開發(fā),保證工程建設(shè)的合理設(shè)計(jì)、施工,充分發(fā)揮投資效益,為國(guó)家節(jié)約人力、物力和財(cái)力,促進(jìn)城市建設(shè)的發(fā)展。如果忽視城建檔案的作用,就會(huì)給工程建設(shè)留下隱患,造成重大損失。特別是一些隱蔽工程,如地下管線,沒有檔案,出了事故,維修無(wú)從下手。必然形成“地上亂搬家,地下亂打架”現(xiàn)象,挖斷電纜、停電、停水的現(xiàn)象就難以避免,從而影響整個(gè)城市正常生活和城市建設(shè)。所以,必須重視城市建設(shè)檔案工作,特別是地下綜合管網(wǎng)檔案的收集、整理和保管,必須要自始至終把城市規(guī)劃建設(shè)檔案的形成與積累工作,納入城市規(guī)劃建設(shè)管理的程序,建立健全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案,為城市建設(shè)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供科學(xué)的依據(jù),為城市現(xiàn)代化建設(shè)和管理服務(wù)。

1.2城市建設(shè)工程檔案的內(nèi)容

城市建設(shè)工程,是城市發(fā)展的脈絡(luò)。城市建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它真實(shí)地記錄、再現(xiàn)城市建設(shè)的全過(guò)程,是城市建設(shè)和發(fā)展不可缺的信息資源。其內(nèi)容包括工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。

(1)工程準(zhǔn)備階段文件

工程開工以前,在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。

(2)施工文件

施工單位在工程施工過(guò)程中形成的文件。

(3)竣工圖

竣工圖一般指就是施工圖紙。

(4)竣工驗(yàn)收文件

建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。

2城建工程檔案的管理

(1)強(qiáng)化檔案意識(shí),把好檔案資料質(zhì)量關(guān)。

搞好城建檔案工作,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好城建檔案工作的重要保障,是搞好城建工程檔案工作的根本保證。把好檔案資料質(zhì)量關(guān),關(guān)鍵是建立健全質(zhì)量控制機(jī)制。一是建立崗前培訓(xùn)制度,將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)作為施工單位人員上崗的必修課,提高工程技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),工程技術(shù)人員一定要在提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與技術(shù)水平的同時(shí),掌握有關(guān)檔案專業(yè)方面的知識(shí)。二是把檔案管理納入相關(guān)人員的崗位職責(zé),建立考核獎(jiǎng)懲制度;三是同步檢查,實(shí)施檔案資料質(zhì)量的全過(guò)程跟蹤管理,保證檔案材料完整、準(zhǔn)確,使其真正成為城市建設(shè)的真實(shí)記錄。

(2)城建工程檔案的收集。

工程施工檔案資料是城市建設(shè)歷史和建設(shè)成果的真實(shí)記錄,具有不可再生性,所以收集工作是做好檔案工作的重要環(huán)節(jié),也是最難的環(huán)節(jié)。由于參建施工單位多,人員不穩(wěn)定,周期長(zhǎng),對(duì)檔案收集工作帶來(lái)了種種困難。所以從工程前期的準(zhǔn)備、勘察到設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段,形成的有查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等檔案材料,都要收集整理。同時(shí)城建工程檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn),要側(cè)重于從專業(yè)的角度對(duì)檔案的形成、積累進(jìn)行收集。

(3)城建工程檔案的分類。

城建工程檔案綜合性、整體性、專業(yè)性強(qiáng),就一個(gè)城市來(lái)說(shuō)城市建設(shè)工程檔案涉及城市規(guī)劃建設(shè)管理的眾多方面。要使城市建設(shè)工程檔案類別清楚,層次分明,必須通過(guò)科學(xué)的分類,以利于對(duì)檔案的保管、利用和科學(xué)管理。城建設(shè)工程檔案分類的原則是,要按照城市建設(shè)工程檔案自然形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持城市建設(shè)工程檔案內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性,便于保管和利用。城市建設(shè)系統(tǒng)是一個(gè)包含一定從屬和平行關(guān)系的不同層次的大系統(tǒng)。因此,反映城市建設(shè)的城市建設(shè)工程檔案分類,也應(yīng)相應(yīng)地劃分為具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的類別。城建工程檔案的分類方法有多種,應(yīng)按照建設(shè)部《城市建設(shè)檔案分類辦法》結(jié)合本地城建工程檔案形成的實(shí)際情況,進(jìn)行城建工程檔案的分類。城建工程檔案的主要分類方法可歸納為以下幾種。

按專業(yè)分類:城建工程檔案的分類主要是按專業(yè)設(shè)置,這是城市專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)決定的,屬類、小類也是可以按專業(yè)設(shè)置,如公用設(shè)施和地下管線工程類下設(shè)的屬類就是按專業(yè)設(shè)置的。

按地區(qū)分類:把內(nèi)容涉及同一地理區(qū)域或行政區(qū)域的檔案劃分為同一類別。

按用途分類:按照建筑物、構(gòu)筑物的使用性質(zhì)分類。如民用建筑大類、工業(yè)建筑大類。

按工程項(xiàng)目分類:以每一個(gè)相應(yīng)獨(dú)立的建設(shè)工程項(xiàng)目所形成的全部檔案為單位來(lái)劃分類別。如:工程竣工檔案大類下面的小類可以按工程項(xiàng)目分類,把同一項(xiàng)目的工程檔案集中在一起有利于檔案的管理和利用。

按權(quán)屬分類:按照檔案所闡述的對(duì)象分類。如以國(guó)營(yíng)企業(yè)、集體企業(yè)、個(gè)體企業(yè)、政府機(jī)關(guān)、私人等單位劃分屬類或小類。

按時(shí)間分類:按照檔案的形成時(shí)間進(jìn)行分類。

按載體分類:按照檔案形成的載體來(lái)劃分類別。

聲像類檔案:按照照片、微縮片、錄像帶、光盤、磁盤等不同載體劃分屬類。

可見,城建工程檔案的分類方法較多,在具體采用分類方法時(shí),可以根據(jù)檔案的具體情況而采取以上一種或幾種方法。

3結(jié)束語(yǔ)

城市建設(shè)工程檔案真實(shí)地記錄了城市建設(shè)發(fā)展中各個(gè)階段形成的有保存價(jià)值的真實(shí)歷史資料,是城市建設(shè)和維護(hù)的依據(jù)。在進(jìn)行城市建設(shè)時(shí),如果沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案資料,可以說(shuō)城市建設(shè)就是盲目的。不管是在城市規(guī)劃、舊城改造、新區(qū)開發(fā),還是城市的管理和科學(xué)技術(shù)的研究方面,都離不開城建檔案的科學(xué)依據(jù)作用。

第8篇：檔案分類與管理范文

1 建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義和作用

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

1.1.1 建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力 的證 據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引 進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益 等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

1.1.2 建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備 在運(yùn) 轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，由于熱力、化學(xué)原素的作用，一些零部件會(huì)磨損、腐蝕和松動(dòng)，將會(huì)影響 設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，要維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是必備的條 件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

1.1.3 利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出〔2〕。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案的作用：

1.2.1 發(fā)揮設(shè)備檔案依據(jù)憑證作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，避免造成損失 。

1.2.2 為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)，保證設(shè)備儀器完好率，延長(zhǎng) 設(shè)備壽命。

1.2.3 提高設(shè)備儀器利用效率，降低管理成本，獲得經(jīng)濟(jì)效益。

1.2.4 發(fā)揮知識(shí)儲(chǔ)備作用為提高整體現(xiàn)代化管理水平打下基礎(chǔ)。

1.2.5 為效益分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

1.2.6 便于信息交流。

1.2.7 為科技創(chuàng)新提供基礎(chǔ)信息〔3〕。

2 貴重醫(yī)療設(shè)備檔案的形成及歸檔的范圍

確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍：我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。由兩個(gè)部分組成：設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的管理性文件和技術(shù) 性文件材料的收集、積累過(guò)程結(jié)束后移交檔案部門。

2.1 設(shè)備儀器文件材料的形成

2.1.1 購(gòu)置階段。形成的文件材料主要包括：購(gòu)置、引進(jìn)與投資計(jì)劃和報(bào) 批文 件；市場(chǎng)調(diào)查、設(shè)備選型及購(gòu)進(jìn)途徑方面的文件材料；設(shè)備、儀器購(gòu)貨或引進(jìn)申請(qǐng)書、協(xié)議 書，以及醫(yī)院內(nèi)部的可行性論證報(bào)告。

2.1.2 驗(yàn)收與調(diào)試階段。形成的文件材料主要包括：隨機(jī)文件材料；驗(yàn)收 、安裝及調(diào)試文件材料；有關(guān)索賠及“三包”服務(wù)材料。

2.1.3 使用與維修階段。形成的文件材料主要包括：有關(guān)的規(guī)章制度、使 用記錄、維修記錄。

2.1.4 更新改造階段。形成的文件材料主要包括：設(shè)備改造計(jì)劃、申請(qǐng)書 、改 造驗(yàn)收單、更新記錄及有關(guān)圖紙；舊設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)書、封存報(bào)告單、遷移安裝報(bào)告、設(shè)備調(diào) 撥單、移交清單、設(shè)備處理報(bào)告等。

以上4部分設(shè)備檔案的建立和有效利用是檔案管理工作的開展，是醫(yī)院檔案工作的重要組成 部分。設(shè)備檔案管理人員要以認(rèn)真、到位、周到的工作來(lái)保證檔案資料的有效完整性，充分 發(fā)揮設(shè)備檔案重要作用，各醫(yī)院的級(jí)別規(guī)模各有不同，管理方式也有差異，購(gòu)置儀器的方式 、渠道也不盡相同，檔案的內(nèi)容也會(huì)有必然的差異?，F(xiàn)列舉我院的歸檔文件，以供大家參考

2.2 大連市中心醫(yī)院設(shè)備檔案文件目錄

2.2.1 購(gòu)置階段

2.2.1.1 科室購(gòu)置申請(qǐng)報(bào)告

2.2.1.2 報(bào)市衛(wèi)生局或市采購(gòu)中心的申請(qǐng)購(gòu)置報(bào)告及批復(fù)

2.2.1.3 購(gòu)置設(shè)備論證報(bào)告及有關(guān)專家意見

2.2.1.4 生產(chǎn)廠家或經(jīng)銷商的資質(zhì)證明，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生 產(chǎn)或銷售許可證，如是進(jìn)口設(shè)備還需要海關(guān)提供的報(bào)關(guān)單或免稅證明及商檢報(bào)告

2.2.1.5 購(gòu)置設(shè)備發(fā)票復(fù)印件(原件送財(cái)務(wù)科入庫(kù)報(bào)賬)

2.2.1.6 購(gòu)貨合同

2.2.1.7 保修合同

2.2.2 驗(yàn)收與調(diào)試階段

2.2.2.1 設(shè)備安裝調(diào)試和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

2.2.2.2 設(shè)備的有關(guān)說(shuō)明材料，如使用說(shuō)明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作 規(guī)程、合格證等；

2.2.3 使用與維修階段

2.2.3.1 儀器使用登記本

2.2.3.2 設(shè)備維修申請(qǐng)報(bào)告

2.2.3.3 設(shè)備外修申請(qǐng)表

2.2.3.4 外修費(fèi)用與維修項(xiàng)目清單

2.2.3.5 定期維護(hù)項(xiàng)目清單

2.2.4 報(bào)廢，更新改造階段

2.2.4.1 設(shè)備升級(jí)改造情況說(shuō)明(如有大出入可另設(shè)檔案管理)，

2.2.4.2 設(shè)備轉(zhuǎn)移情況說(shuō)明(包括院級(jí)和科室級(jí)別)

2.2.4.3 設(shè)備報(bào)廢鑒定表

3 貴重醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔與檔案的建立

3.1 設(shè)備儀器文件材料歸檔要求 歸檔工作由形成設(shè)備儀器文件材料的相 關(guān)部 門或業(yè)務(wù)人員承擔(dān)，任務(wù)結(jié)束或告一段落后，應(yīng)當(dāng)將需要?dú)w檔的設(shè)備儀器文件材料收集齊全 ，校對(duì)準(zhǔn)確，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案室移交，歸檔的科技文件材料，要做到線條、字跡清 楚，聲音、圖像清晰，載體質(zhì)地優(yōu)良，簽署完備，不能用鉛筆(有特殊要求的除外)、圓珠筆 或復(fù)寫紙書寫。所形成專業(yè)文件材料的用紙規(guī)格應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。歸檔的科技文件材料， 必須進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，并編制歸檔目錄一式兩份。

3.2 歸檔工作職責(zé)分工 檔案館和檔案室：監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。協(xié)助設(shè)備 儀器 管理人員做好相關(guān)文件材料的歸檔工作。歸檔工作承擔(dān)部門和人員：設(shè)備(技術(shù))管理部門、 設(shè)備使用部門、設(shè)備操作人員、設(shè)備維修人員，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等審查后，及時(shí)歸檔。

3.3 歸檔手續(xù)是檔案歸檔過(guò)程需要履行的交接程序 參與人員：交接雙方 及相 關(guān)人員。清點(diǎn)核對(duì)：根據(jù)設(shè)備儀器檔案歸檔目錄對(duì)交接的設(shè)備儀器檔案逐卷清點(diǎn)核對(duì)，確定 賬物相符。質(zhì)量檢查：分別對(duì)不同形式或載體類型的檔案實(shí)體按照歸檔質(zhì)量要求進(jìn)行檢查， 不符規(guī)定者重整。交接雙方簽字蓋章：由交接雙方分別在歸檔目錄備考表上簽字蓋章。交接 過(guò)程需要說(shuō)明的問(wèn)題，應(yīng)在歸檔目錄備考表中說(shuō)明，并由說(shuō)明人簽字蓋章。

3.4 設(shè)備儀器檔案的整理

3.4.1 分類(選擇分類方法、制定分類方案)編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的設(shè) 備儀器檔案分類方案。1)分類方案是進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù)性文件，在編制設(shè)備儀器檔案分類 方案時(shí)，要了解和掌握本單位設(shè)備儀器檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和 分類方法，設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，形成完整的設(shè)備儀器檔案分類方案。2)分類要求： 遵循同一規(guī)則。在一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，同一臺(tái)(套)設(shè)備儀器檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)要一 致。遵循效用規(guī)則。要適應(yīng)設(shè)備儀器檔案管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。有行業(yè)特點(diǎn) 。遵循排它規(guī)則。即同一級(jí)類目必須互相排斥而不能重合。

3.4.1.1 按儀器類別分類 根據(jù)設(shè)備儀器檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)： 把設(shè)備儀器檔案劃分成不同的類別層次，形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的設(shè) 備儀器檔案庫(kù)藏體系。見圖1。

3.4.1.2 根據(jù)科室分類情況分類。把各科室所屬設(shè)備各自單獨(dú)分類，見 圖2。

3.5 設(shè)備儀器檔案編目 1)案卷基本編目：以案卷為對(duì)象，通過(guò)一定的形 式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)設(shè)備儀器文件內(nèi)容與成分的工作。2)內(nèi)容包括：編頁(yè) 號(hào)、填制文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面、脊背標(biāo)簽。

3.5.1 編號(hào) 為案卷制順序號(hào)，以便固定案卷內(nèi)設(shè)備儀器文件的順序，便 于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。

3.5.2 編制卷內(nèi)目錄。設(shè)備儀器成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí) 就有 圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。文件形成時(shí)沒有編制目錄，或原有目錄 不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件材料首頁(yè)。1)內(nèi)容包括：序號(hào) 、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)(次、數(shù))、備注等七項(xiàng)。2)卷內(nèi)目錄樣本 ，見圖3。

3.5.3 填寫備考表。備考表是用來(lái)記載說(shuō)明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文 件基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)于案卷的保管和使用，鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用 。備考表項(xiàng)目：互見號(hào)、說(shuō)明、立卷人及日期、檢查人及日期等?；ヒ娞?hào)：反映同一內(nèi)容但 形式不同并另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式并用括號(hào)括起。

備考表排列在案卷內(nèi)所有科技文件的尾頁(yè)之后。備考表樣本，見圖4。

3.5.4 填寫案卷封面 案卷封面項(xiàng)目：案卷題名、立卷單位、起止日期 、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、檔案館號(hào)等。

4 貴重醫(yī)療設(shè)備檔案的日常管理與使用等。(保密、借閱、注銷)

使用建立嚴(yán)格的貴重設(shè)備檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，借閱人按制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。在 使用過(guò)程中，保證案卷完整、安全，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)；精密儀器 原版說(shuō)明書和線路圖等重要資料一般不外借，確因工作需要可借復(fù)印件；儀器使用科室如需 要可保存復(fù)印資料，如說(shuō)明書、操作手冊(cè)等；設(shè)備轉(zhuǎn)入其他單位后資料轉(zhuǎn)入使用單位，并留 復(fù)印件以備查詢；儀器設(shè)備在報(bào)廢3年后，檔案予以撤銷。

4.1 注意事項(xiàng)：

4.1.1 設(shè)備儀器文件材料歸檔時(shí)間 歸檔時(shí)間的確定：可根據(jù)每種文件材 料的特點(diǎn)，本著便于集中統(tǒng)一管理、便于工作利用的精神，具體規(guī)定本單位每種設(shè)備儀器文 件材料的歸檔時(shí)間。

4.1.2 先歸檔后借閱。

4.1.3 隨時(shí)歸檔：設(shè)備計(jì)劃、采購(gòu)供應(yīng)部門的兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將形成的 設(shè)備儀器管理文件

4.1.4 材料整理組卷。

4.1.5 定期歸檔：購(gòu)置設(shè)備驗(yàn)收完成、進(jìn)口設(shè)備索賠期滿、自制設(shè)備檢驗(yàn) 后。

4.1.6 堅(jiān)持“三納入”、“四同步”，做好檔案收集整理工作。

4.1.7 實(shí)行“三納入”、“四同步”的歸檔措施。

4.1.7.1 三納入：1)將設(shè)備儀器文件材料形成、積累、立卷、歸檔工作 納入 本單位歸檔程序。2)將文件歸檔工作納入本單位工作計(jì)劃。3)將文件歸檔工作納入相關(guān)部門 和有關(guān)人員的職責(zé)。

4.1.7.2 四同步：1)下達(dá)工作任務(wù)與提出設(shè)備儀器文件材料的形成與歸 檔要 求同步。2)檢查工作進(jìn)度與檢查設(shè)備儀器文件材料的形成、積累、整理、歸檔情況同步。3) 驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科技文件材料同步。4)上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果、全 優(yōu)工程、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與檔案部門出具證明材料同步〔3〕。

4.1.8 設(shè)備儀器正常服役期的內(nèi)容：包括設(shè)備儀器日常運(yùn)轉(zhuǎn)情況記錄，技 術(shù)性 能參數(shù)和精度定期測(cè)試記錄，設(shè)備儀器各類修理及更換零件的竣工驗(yàn)收記錄，設(shè)備儀器維修 費(fèi)用及主要能耗與材耗記錄、設(shè)備儀器結(jié)構(gòu)或零件更改、改造、增減記錄，設(shè)備儀器事故報(bào) 告記錄和設(shè)備儀器運(yùn)行趨向分析，設(shè)備儀器利用、停用、封存與啟封記錄，設(shè)備儀器報(bào)廢記 錄等。

4 小結(jié)

檔案的有效利用是檔案管理工作發(fā)展和提高質(zhì)量的基礎(chǔ)，對(duì)醫(yī)院管理具有深遠(yuǎn)意義。設(shè)備檔 案的建立和有效利用是檔案管理工作的開展，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分。設(shè)備檔案管 理人員要以認(rèn)真、到位、周到的工作來(lái)保證檔案資料的有效完整性，充分發(fā)揮設(shè)備檔案重要 作用醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和關(guān)心各級(jí)部門設(shè)備檔案工作規(guī)章制度的建立，并要求認(rèn)真執(zhí)行。 定期檢查和研究檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。檔案管理人員要收集有關(guān)醫(yī)療設(shè)備發(fā)展現(xiàn)狀、 產(chǎn)品動(dòng)態(tài)等信息。當(dāng)今醫(yī)療設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展，高精尖且價(jià)格昂貴的新型儀器日益增多，設(shè) 備的更新周期日益縮短，要求設(shè)備管理人員必須了解有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀， 收集有益雜志、技術(shù)資料、展銷會(huì)資料等，進(jìn)行分類整理，存入固定檔案，為計(jì)劃引進(jìn)設(shè)備 提供依據(jù)。應(yīng)以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來(lái)保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用 ，以此來(lái)促進(jìn)有關(guān)工作的進(jìn)行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好 的效益回報(bào)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)的發(fā)展

5 參考文獻(xiàn)

〔1〕陳娟.如何搞好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理〔J〕.浙江檔案，2006，(9)：35.

〔2〕史維新.醫(yī)院設(shè)備檔案的管理〔J〕.蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào)，2000，(6)：340

第9篇：檔案分類與管理范文

關(guān)鍵詞：檔案檢索語(yǔ)言；標(biāo)準(zhǔn)化；應(yīng)用

檔案檢索語(yǔ)言也叫標(biāo)引語(yǔ)言，它是根據(jù)檔案的檢索而特殊編制的專門語(yǔ)言。

檔案檢索語(yǔ)言的基本特點(diǎn)是單義性和專業(yè)性。所謂單義就是檔案檢索語(yǔ)言和自然語(yǔ)言的最大區(qū)別，自然語(yǔ)言根據(jù)其應(yīng)用的環(huán)境不同和語(yǔ)境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語(yǔ)言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業(yè)性是指的檔案檢索語(yǔ)言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點(diǎn)，便于檔案標(biāo)引和查找時(shí)使用。本文針對(duì)檔案檢索語(yǔ)言的特點(diǎn)，討論了其在電子檔案檢索中的應(yīng)用。

1 檔案檢索語(yǔ)言在電子檔案檢索中的作用

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了各種類型的自動(dòng)化檢索技術(shù)。這些自動(dòng)化檢索檢索技術(shù)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)使得遠(yuǎn)程的信息共享也成為可能。自動(dòng)化檢索技術(shù)的發(fā)展也催生了一種專門應(yīng)用于電子檔案檢索的技術(shù)——檔案檢索語(yǔ)言。檔案檢索語(yǔ)言是一種標(biāo)引語(yǔ)言根據(jù)檔案，它可以根據(jù)檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語(yǔ)言的實(shí)質(zhì)是表達(dá)檔案內(nèi)容的和相互關(guān)系的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。檔案檢索語(yǔ)言設(shè)計(jì)的好壞直接影響著當(dāng)那檢索的效率，下面我們來(lái)分析一下檔案檢索語(yǔ)言在電子檔案檢索中的作用。

（1）檔案檢索語(yǔ)言可以對(duì)檔案的內(nèi)容和特征進(jìn)行標(biāo)引。

（2）檔案檢索語(yǔ)言可以對(duì)內(nèi)容相同或者相關(guān)的檔案進(jìn)行集中處理。

（3）檔案檢索語(yǔ)言能對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的組織和歸類。

（4）檔案檢索語(yǔ)言能將檔案專用的標(biāo)引用于和普通的檢索用戶進(jìn)行對(duì)比應(yīng)用。

2 檔案檢索語(yǔ)言的發(fā)展途徑

在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行檢索，不可缺少要檔案工作者的參與。而電子檔案的檢索語(yǔ)言主要是由用戶自主檢索檔案的模式，而檔案工作者在這其中的作用卻應(yīng)該淡化，但是現(xiàn)在的檔案檢索語(yǔ)言面臨著不可預(yù)測(cè)的查全率和誤差率。由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)電子檔案的檢索語(yǔ)言提出了新的挑戰(zhàn)，為了在信息技術(shù)環(huán)境下較好的發(fā)展檔案檢索語(yǔ)言，需要做好如下幾個(gè)方面的工作。

2.1 要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)于檔案檢索語(yǔ)言的發(fā)展是至關(guān)重要的，要使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案檢索語(yǔ)言發(fā)展的重要性。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并積極與情報(bào)業(yè)和圖書界進(jìn)行合作，求得檢索語(yǔ)言的共同發(fā)展。

2.2 要積極開發(fā)新的檔案檢索語(yǔ)言和技術(shù)

檔案管理部門不能滿足于現(xiàn)狀，要積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)高效的檔案檢索語(yǔ)言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發(fā)展的速度。

2.3 要做好電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

要更好的發(fā)展檔案檢索語(yǔ)言，電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是非常關(guān)鍵的。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是進(jìn)行電子檔案檢索的基礎(chǔ)，如果沒有一個(gè)良好的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，再好的檔案檢索語(yǔ)言也不能發(fā)揮電子檔案檢索的作用。

3 檔案檢索語(yǔ)言在電子檔案管理中的應(yīng)用方向

檔案檢索語(yǔ)言的應(yīng)用對(duì)于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對(duì)檔案檢索語(yǔ)言的應(yīng)用方向進(jìn)行了分析。主要的應(yīng)用方向是分類主題一體化應(yīng)用、計(jì)算機(jī)化應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用。

3.1 分類主題一體化

分類主題一體化主要是將兩種檔案檢索的方法進(jìn)行融合：從而能最大限度的發(fā)揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標(biāo)引人員可以通過(guò)一次性查表，標(biāo)引分類和主題兩項(xiàng)工作，從而節(jié)省標(biāo)引人員的工作量。進(jìn)行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種。

（1）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的成功經(jīng)驗(yàn)，是將分類組配原理同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。

（2）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向?qū)φ账饕蹦Ｊ?。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的中國(guó)分類主題此表的成功經(jīng)驗(yàn)，是將體系分類法和敘詞法都同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。

這兩種模式發(fā)展檔案檢索語(yǔ)言的分類主題一體化雖然能起到一樣的效果，但是功能上差別較大。第一種模式是典型的一體化模式，但是建表較為復(fù)雜，使用難度較大；第二種模式是以一種部分一體化的模式，它的分類號(hào)和敘詞之間可能有部分無(wú)法對(duì)應(yīng)，但是它的建表難度相對(duì)第一種模式要小，是一種折衷的分類主題一體化模式。

3.2 計(jì)算機(jī)化

檔案檢索語(yǔ)言必然會(huì)發(fā)展成計(jì)算機(jī)化的形式，主要的應(yīng)用途徑有如下兩條。

（1）第一種計(jì)算機(jī)化的模式是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)分類表和敘詞表進(jìn)行計(jì)算機(jī)編制。計(jì)算機(jī)編制可以克服手工編制的缺點(diǎn)，提高效率和差錯(cuò)控制率。計(jì)算機(jī)輔助管理在圖書排版和出版領(lǐng)域已經(jīng)取得了一定的成就，所以將其應(yīng)用與檔案檢索語(yǔ)言的編制也是一個(gè)必然的發(fā)展方向。

（2）第二種計(jì)算機(jī)化的模式是研制分類表和敘詞表的電子版。電子版的分類表和敘詞表可以提高電子檔案的檢索效率。關(guān)于電子分類表和敘詞表的研究在我國(guó)大約開始與上個(gè)世紀(jì)九十年代中期?，F(xiàn)在關(guān)于電子分類表和敘詞表的研究已經(jīng)在圖書出版界進(jìn)行圖書的全文檢索、分類檢索、統(tǒng)計(jì)分析和分頁(yè)顯示等。

檔案檢索語(yǔ)言的計(jì)算機(jī)化已經(jīng)在圖書出版界取得了很多的成績(jī)，這些經(jīng)驗(yàn)可以被電子檔案檢索來(lái)借鑒。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化

檔案檢索語(yǔ)言雖然已經(jīng)發(fā)展了一段時(shí)間，但是其標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題始終沒有徹底解決，檔案檢索語(yǔ)言的標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展主要有如下三個(gè)方面。

（1）分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。關(guān)于分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)制定，現(xiàn)在在國(guó)際上已經(jīng)存在了多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。例如：《多語(yǔ)種分類表的版面設(shè)計(jì)》、《分類表編制指南：方法示例》、《單語(yǔ)種敘詞表編制與修訂準(zhǔn)則》等。我國(guó)在分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)化方面也有很多的標(biāo)準(zhǔn)，例如：《文獻(xiàn)多語(yǔ)種敘詞表編制規(guī)則》、《漢語(yǔ)敘詞表編制規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法專業(yè)表編制規(guī)范》等。這些標(biāo)準(zhǔn)從不同的角度對(duì)分類表和敘詞表的內(nèi)容、原則和格式等作出了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定。

（2）分類表和敘詞表的統(tǒng)一和兼容問(wèn)題。分類表和敘詞表需要有一個(gè)統(tǒng)一的和兼容的標(biāo)準(zhǔn)體系，我國(guó)制定的關(guān)于分類表和敘詞表的綜合性的《中檔法》實(shí)際上就是一個(gè)統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，其他的一些關(guān)于檔案類的標(biāo)準(zhǔn)是和《中檔法》完全兼容的。也就是說(shuō)今后的檔案檢索語(yǔ)言的標(biāo)準(zhǔn)化的制定都必須和《中檔法》兼容。

（3）標(biāo)引規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題。檔案檢索語(yǔ)言中的最為復(fù)雜的問(wèn)題就是檔案標(biāo)引，標(biāo)引的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系著檔案檢索語(yǔ)言的效率高低。所以，標(biāo)引規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的研究方向。我國(guó)最早的標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)是1983年出版的《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》。后來(lái)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》經(jīng)過(guò)數(shù)次修訂。其后我國(guó)又陸續(xù)孩子定了一系列的標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)。但是這些標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)病未涉及明清和民國(guó)的檔案資料。所以，我國(guó)在標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)方面在今后還需要繼續(xù)的建設(shè)。

4 小結(jié)

本文主要討論了檔案檢索語(yǔ)言在電子檔案檢索中的作用和發(fā)展途徑，并進(jìn)一步分析了檔案檢索語(yǔ)言在今后的應(yīng)用方向。檔案檢索語(yǔ)言在分類主體一體化、計(jì)算機(jī)化和標(biāo)準(zhǔn)化方面同時(shí)進(jìn)行研究才能發(fā)展處能更好的提高電子檔案檢索效率的檔案檢索語(yǔ)言。

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