檔案儲存管理精選(九篇)
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第1篇：檔案儲存管理范文
隨著農(nóng)村經(jīng)濟的發(fā)展和鄉(xiāng)村社會的不斷進步，新農(nóng)村檔案工作在新農(nóng)村建設(shè)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這也對新農(nóng)村檔案工作提出了更高的要求，在新農(nóng)村建設(shè)中做好檔案工作責任重大、意義深遠。筆者就區(qū)縣村級檔案管理工作中存在的突出問題和應(yīng)采取的措施進行調(diào)研。希望能起到拋磚引玉的作用，能夠引起大家的重視。
一、區(qū)縣村級檔案管理基本情況
以延慶縣為例，據(jù)統(tǒng)計：全縣376個村的檔案工作的資金來源主要靠鄉(xiāng)政府和村委會，每年平均用于檔案工作經(jīng)費約74元，主要用于購買檔案裝具。全縣村級檔案室保存檔案數(shù)量約26300卷冊，平均每年增長約875卷，增長最多的約853卷、最少的約223卷。全縣有45個村檔案室有獨立的檔案庫房，有55個村將檔案、辦公、閱覽、庫房合一，有276多個村與其他部門合用辦公空間，有213個村使用鐵皮柜存放檔案，74個村使用木質(zhì)檔案柜存放檔案，70多個村使用塑料盒存放檔案。有300個村沒有安裝防盜門窗，344個沒有安裝空調(diào)，325個沒有滅火器。全縣有14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案工作設(shè)在行政辦公室，1個鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)在黨建辦公室，全縣15個鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員均為兼職，平均兼職3項，一般包括：婦聯(lián)、共青團、信息公開、保密、公文收發(fā)、傳閱等。
總的來說，通過落實《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評辦法》和區(qū)縣檔案局、農(nóng)委、民政局聯(lián)合下發(fā)的《區(qū)縣新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評標準》，區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案意識明顯增強，村級檔案工作呈現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)重視、制度健全、措施具體、注重實效的良好局面。鄉(xiāng)村檔案工作各有特色，檔案的歸檔率和完整率有所上升，有效地促進了全縣鄉(xiāng)村檔案工作的規(guī)范化建設(shè)，村級檔案的歸檔范圍進一步豐富，鄉(xiāng)村重大活動、重點工程檔案及反應(yīng)本地區(qū)特色檔案的收集得到了加強，村級檔案的主動收集意識逐步提高，村級檔案的集中統(tǒng)一管理逐步實現(xiàn)，鄉(xiāng)村檔案的安全意識不斷增強，促進了全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作整體水平的進一步提高和發(fā)展。
二、區(qū)縣村級檔案管理工作存在的突出問題
村級檔案在不斷規(guī)范的同時，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，各個方面、各個領(lǐng)域工作對檔案工作的要求越來越高，而現(xiàn)狀與不斷增長的需要之間的差距越來越引起社會各界的高度關(guān)注。因此，筆者認為村級檔案管理工作存在的問題，主要有以下幾個方面：
（一）村級檔案意識薄弱區(qū)縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村之間的經(jīng)濟發(fā)展不平衡，所以，村級檔案工作的發(fā)展也產(chǎn)生了不平衡。經(jīng)濟條件較好的和檔案意識比較好的村，村級檔案工作做的就好一些。而經(jīng)濟條件差的村，村級檔案工作的難度就大。還有的村干部缺乏檔案意識和法規(guī)知識，檔案工作在農(nóng)村工作中的位置擺的不正，檔案的作用發(fā)揮的不好。有的村沒有專項經(jīng)費或工資，總認為村級檔案工作上級不給經(jīng)費，費時費力，產(chǎn)生不了經(jīng)濟效益。所以，有的村干部積極性就不高。村級檔案管理人員有的為村會計、婦女主任等兼任。他們文化不高，有的年齡大，檔案業(yè)務(wù)不熟練，操作電腦有點差，總的來說，不能適應(yīng)村級檔案工作開展的需要。但大多數(shù)村是村官幫助整理、管理檔案，他們在村時間短，最多兩年就考走了，造成檔案管理的斷檔，新來的村官還得從頭學起，造成了村級檔案整理的不銜接。
（二）村級檔案管理隱患較多
有的村檔案室沒有專設(shè)，檔案也沒設(shè)專柜，檔案存放沒有次序。首先是集中保管沒有實現(xiàn)，有的村檔案存放在村干部手里，各管各的，村級檔案丟失現(xiàn)象有可能發(fā)生。其次是村級檔案保管設(shè)施較差，有些村不按規(guī)范整理只是存放于大木櫥中，長時間下來，損壞現(xiàn)象嚴重。但也有些村建立有專門的檔案室，村級檔案整理比較規(guī)范，管理也符合要求。但普遍是村檔案室與村辦公室一起用，有的村檔案庫沒有鎖并和雜物庫房在一起，條件太差，個別村的檔案還保存在村干部的家里。檔案借閱沒有登記。個別村借用檔案，不及時歸還。這樣，就產(chǎn)生了一些重要的村級檔案嚴重不全，給村級各項工作造成了較大影響。
（三）村級檔案收集的不齊全完整
從保管的村級檔案數(shù)量看，有的村是上百卷；有的村是十幾卷；有的村檔案寥寥無幾。主要是沒有歸檔意識，使村級黨支部和村委會的會議記錄、干部名冊、村級的土地流轉(zhuǎn)、承包合同、林業(yè)和水務(wù)普查等重要文件、檔案材料不及時歸檔。產(chǎn)生了矛盾與糾紛時說不清，沒有檔案可以查詢考證，使村集體和村民利益受到損害。另外，有的村檔案不齊全完整，有的只歸會計檔案、不歸文書檔案，致使村級檔案資料收集不齊全，主要體現(xiàn)在：一是案卷中大多數(shù)材料是鄉(xiāng)鎮(zhèn)來文，而一些村里自身形成的涉及農(nóng)民個人利益的經(jīng)濟合同、土地流轉(zhuǎn)、林權(quán)改革、醫(yī)療養(yǎng)老保險、勞動就業(yè)、糧食直補、黨員補助等方面檔案沒歸檔；有的村反映農(nóng)村實際工作等各個方面的會議記錄大多數(shù)在村干部手里沒有全部收集歸檔。二是村級重點工作和重點工程的檔案材料收集的少，如：對農(nóng)村農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)和新農(nóng)村改造重點建設(shè)項目、創(chuàng)先爭優(yōu)、農(nóng)民增收、結(jié)對幫扶、農(nóng)村危舊房改造、陽光浴室、街道路燈、衛(wèi)生改造及宜居工程等形成的檔案，收整工作較差。三是其他載體的村級檔案收集更少。
（四）村級檔案整理不規(guī)范
主要表現(xiàn)在：一是一些檔案材料的保管期限劃分不準確，少數(shù)村的檔案甚至未劃分保管期限，只是組成卷，裝訂成冊。二是檔案書寫材料不符合要求，有的用紙容易褪色，不宜長期保存。三是檔案裝具材料差，檔案卷皮質(zhì)量不符合相關(guān)標準，什么樣的盒都有，案卷封面書寫不規(guī)范，標題不準確。四是檔案排列混亂，有的村缺少檔案目錄。
三、規(guī)范村級檔案工作建議
加強區(qū)縣村級檔案工作，改變村級檔案工作滯后現(xiàn)狀，達到《北京市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作測評辦法》和《區(qū)縣村級檔案管理辦法》的有關(guān)要求，推動新農(nóng)村檔案工作上臺階、上水平，筆者認為應(yīng)進一步做好以下幾個方面的工作：
（一）爭支持建機制是關(guān)鍵
爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是做好村級檔案工作的關(guān)鍵。改變領(lǐng)導(dǎo)不重視的觀念，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，切實解決檔案工作中的人、財、物等實際問題，舍得投入，使村級檔案工作有保障。北京市和各區(qū)縣檔案局與農(nóng)委、民政局等單位配合，發(fā)出了《北京市新農(nóng)村檔案工作測評》的通知，同時各區(qū)縣也制發(fā)了相應(yīng)的測評辦法和細則，并與各區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)商，爭取支持，從而使行政村的檔案檢查工作得以順利展開。有的區(qū)縣委、政府始終把檔案管理工作納入到對鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的年終考核，將考核結(jié)果作為評先的依據(jù)。區(qū)縣檔案局負責村級檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要把檔案管理內(nèi)容列入村級工作目標考核，加強對村級檔案的指導(dǎo)，并適當加大對村級檔案工作的投入，沒有條件的村可以采取村檔鄉(xiāng)鎮(zhèn)管的方法，健全有效的長效機制。各村應(yīng)將村級檔案工作列入議事日程，明確分管人員、建立規(guī)章制度，使村級檔案工作做到規(guī)范有序、科學發(fā)展。
（二）加強培訓(xùn)是管理的手段
區(qū)縣檔案局應(yīng)加強村級檔案人員的培訓(xùn)和培養(yǎng)，提高村級檔案員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平。一是開展集中培訓(xùn)。利用春季農(nóng)閑時節(jié)，到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村級檔案員開展集中現(xiàn)場培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容要深入淺出既有理論，更要重視實踐。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)村級檔案管理人員每年要進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是開展個別培訓(xùn)。對檔案業(yè)務(wù)知識相對較薄弱的行政村，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)有針對性地開展個別、專項檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。并對有條件的村級檔案員，進行村級檔案編研、計算機應(yīng)用、村史和歷史沿革等編寫的專題培訓(xùn)，提高村級檔案員現(xiàn)代化管理水平，為新農(nóng)村檔案工作開展服好務(wù)。
（三）明確歸檔范圍是整治的具體措施
為了更好地做好村級檔案工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)村檔案工作人員要明確村級檔案的歸檔范圍，努力做到應(yīng)收盡收；齊全完整的把應(yīng)歸的村級檔案材料收集到村檔案室。考慮到村級檔案管理人員的知識水平，區(qū)縣檔案局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要根據(jù)各區(qū)縣村級檔案工作情況，結(jié)合各村的實際，制定好各村的檔案分類大綱、歸檔范圍、保管期限表，統(tǒng)一印發(fā)給各村供參考，使其知道哪些檔案應(yīng)歸，哪些檔案不應(yīng)歸，以及村級檔案的分類和保管期限。為了保證村級檔案的歸檔質(zhì)量和檔案整理的規(guī)范化，應(yīng)著重抓好以下兩項工作。一是嚴格實行年度歸檔制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員要積極督促、指導(dǎo)村級檔案管理員對上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷歸檔，不能有積存文件。二是嚴格檔案立卷歸檔質(zhì)量，不同類別檔案要符合相應(yīng)檔案標準和質(zhì)量要求。
（四）積極提供利用是管檔的目的
管好建好利用好村級檔案資源，是做好村級檔案工作的最終目的。區(qū)縣檔案局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案部門和檔案人員應(yīng)努力做好村級檔案利用工作，方便農(nóng)民。并通過檔案查詢、電話預(yù)約、政府信息公開、檔案展覽、檔案編研及檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)和檔案館日活動、檔案超市、趕檔案大集等宣傳活動，方便農(nóng)民群眾利用檔案信息資源，使農(nóng)民不出村就能查詢利用檔案信息資源。要充分發(fā)揮檔案作用，讓農(nóng)民認識到村級建檔的好處。
（五）依法治檔是規(guī)范管理的保障
區(qū)縣和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級部門要做好《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的宣傳，多種形式地擴大檔案工作影響，進一步提高檔案意識，充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證和依據(jù)作用，不斷提升村級檔案工作理念，創(chuàng)新村級檔案工作模式。并深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村，對檔案工作開展專項執(zhí)法檢查。對執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的問題給予及時反饋，并提出整改要求。對在檔案管理工作中的違法違規(guī)行為，要按照《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施中華人民共和國檔案法辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，給予行政處分或罰款。構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責任。通過檔案執(zhí)法，優(yōu)化環(huán)境，促進村級檔案工作依法開展，更好地為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
第2篇：檔案儲存管理范文
關(guān)鍵詞：檔案管理 存在問題
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
工程檔案管理存在的問題
1 檔案意識淡薄
目前存在施工企業(yè)，對工程檔案管理的重要性認識不到位，重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責任意識。工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業(yè)技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負擔和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知業(yè)主或上級要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動局面。
2.人員設(shè)備不足
這是一個較為普遍存在的問題?，F(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，管理軟件落后，運轉(zhuǎn)速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經(jīng)理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上?。
3.歸檔時間滯后
對一個工程項目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）業(yè)主移交，移交內(nèi)容按歸檔范圍進行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團公司檔案管理部門。按規(guī)定時限，一般工程在工程竣工驗收后3個月內(nèi)、綜合性大型工程在6個月內(nèi)，必須按規(guī)定向有關(guān)檔案管理機構(gòu)移交。現(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對較好，而向集團公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進技術(shù)進步和提高競爭能力，不利于維護企業(yè)的合法權(quán)益。
4.檔案質(zhì)量欠佳
按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應(yīng)達到完整、準確、系統(tǒng)符合歸檔要求?？赡壳暗膶嶋H情況是，離規(guī)定尚有相當大的差距。有的項目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時;對竣工資料不按規(guī)定進行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件;個別項目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。
二、處理措施
1.提高認識，加強對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認識工程檔案的作用，尤其是要強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識，使他們認識到工程檔案是國家基本建設(shè)項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗的積累和寶貴的技術(shù)儲備，是國家和地方進行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進行維修、改建、擴建和進行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進施工企業(yè)的技術(shù)進步和經(jīng)濟效益，維護企業(yè)的合法權(quán)益。
2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備;庫房內(nèi)應(yīng)當保持適當?shù)臏囟群蜐穸?，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案人員不能臨時指派、隨意調(diào)動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出
的是，相當一部份工程項目無專職檔案管理人員，不能及時收集、整理檔案資料，應(yīng)該盡快改變這種狀況。
大中型項目由于工程量大，資料數(shù)量多，施工時間相對較長，擬配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態(tài)，及時收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。
3.采取措施，提高檔案人員素質(zhì)
檔案人員的工作是一項集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識，如應(yīng)熟悉國家和相關(guān)省、市檔案工
作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標準等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法;熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當，進行嚴格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時，還要加強對檔案人員責任心、事業(yè)心的教育，組織業(yè)務(wù)學習。通過培訓(xùn)、交流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學習等方法提高業(yè)務(wù)水平，提高檔案人員素質(zhì)。
4.規(guī)范管理，進一步建立和健全相關(guān)制度
近十年來，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業(yè)內(nèi)部來講，雖對檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細，例如，有的企業(yè)對內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內(nèi)容、時間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科學收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行。
5.嚴格要求，加強對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督
工程檔案管理工作的專業(yè)性很強，在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，上級檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對下級檔案管理部門，尤其是對工程項目部的檔案工作進行檢查與指導(dǎo)。在工程
第3篇：檔案儲存管理范文
【關(guān)鍵詞】 檔案管理 對策 創(chuàng)新 可持續(xù)
一、當前檔案管理中存在的問題
目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下
（一）管理意識不強，檔案利用率低
檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
(二）檔案管理制度不健全
檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。
（三）檔案檢索效率不高。
檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
（四）檔案硬件投入及經(jīng)費不足
近年來，隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。
（五）檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
目前檔案管理專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。
二、提高檔案管理效率的對策
改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有：
（一）提高檔案管理的認識
要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責任和義務(wù)。
（二）規(guī)范檔案管理機制,強化工作責任
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
（三）實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、cad/cam系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。
(四)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)及充分調(diào)動檔案管理人員工作積極性
提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。
三、對檔案管理工作創(chuàng)新的認識
(一)創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。在我國進入全面建設(shè)小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求。
（二）創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,意味著其社會功能的改善和提高，與經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時，重點把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會建立起相互促進、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。
四、實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑
（一）思想觀念的創(chuàng)新。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。
（二）管理方式的創(chuàng)新。檔案館（室）雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械金^藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。
（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，同時檔案服務(wù)形式也較過去有了極大的改善。如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們在實踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國際接軌。
參 考 文 獻
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[m].南京大學出版社,2002.
[2]許曉明 丁修茂.檔案工作文集[m].中國文聯(lián)出版社,2004.
[3]張尚瀛.檔案工作理論與實踐[m].華藝出版社,2006.
第4篇：檔案儲存管理范文
關(guān)鍵詞：新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險 財務(wù) 檔案管理 困境
一、引言
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案是對農(nóng)民參保過程真實有效的記錄，是在農(nóng)民參保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的專業(yè)性的文件、紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖像等，這其中與財務(wù)內(nèi)容有關(guān)的信息記錄材料總稱為財務(wù)檔案。新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案主要包括與養(yǎng)老保險繳納明細，支取明細、申領(lǐng)明細、記賬憑證等有關(guān)的信息資料。財務(wù)檔案是對財務(wù)收入、財務(wù)支出等財務(wù)信息的有效記錄。財務(wù)檔案管理對于財務(wù)的統(tǒng)計、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險參保人數(shù)多，涉及范圍廣，養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理還存在一系列的問題，需要我們不斷地去分析與探討，找出我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理發(fā)展的新路子。
二、我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理面臨的困境
（一）新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理存在意識缺失
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案是對養(yǎng)老保險繳納、申領(lǐng)等信息的有效記錄，是解決財務(wù)糾紛的重要憑證，同時還是打擊經(jīng)濟違法犯罪，對養(yǎng)老保險金進行監(jiān)督管理的重要依據(jù)。盡管隨著我國農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)規(guī)模的擴大，新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理有所進步，但是目前我國有關(guān)單位卻依然沒有對財務(wù)檔案管理給予充分的重視，也沒有加大對財務(wù)檔案管理的投入力度，沒有能夠真正意義上意識到財務(wù)檔案管理的重要性，部分人員思想比較保守，認為財務(wù)信息是保密的，所以對于一些財務(wù)票據(jù)等資料進行了封存，并沒有建立財務(wù)檔案。
（二）新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理存在制度缺陷
完善的財務(wù)檔案管理制度是做好新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的重要保障。然而目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理制度卻有所缺陷。一方面，雖然我國相關(guān)法律法規(guī)對財務(wù)檔案管理做出了明確規(guī)定，但是有關(guān)單位卻并沒有嚴格按照法律法規(guī)的內(nèi)容建立財務(wù)檔案管理體系，農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理標準不一，管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，沒有明確的賬目分類規(guī)則，財務(wù)信息記錄標準等，這使得財務(wù)檔案的記錄顯得雜亂無章；另一方面，財務(wù)檔案管理規(guī)章制度不完善，管理人員職責不明確，多數(shù)單位缺少專門的財務(wù)檔案管理部門，缺少檔案室，檔案管理制度，財務(wù)檔案管理人員缺口也較大，并且財務(wù)管理人員管理技能與水平有待提升。
（三）新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平較低
隨著社會的發(fā)展以及信息技術(shù)的進步，當前社會已經(jīng)進入到了信息化時代，財務(wù)檔案管理也進入到已信息化為主的階段，但是目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平卻相對較低，財務(wù)檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案相對較少，這極容易造成財務(wù)檔案的損壞與丟失，并且財務(wù)紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案內(nèi)容不同步，無法便捷的通過電子檔案查找所需信息，造成時間上的浪費。此外，財務(wù)檔案信息化管理人員存在不小的缺口，并且有關(guān)單位對財務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)力度不夠，財務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)能力與水平不高，綜合素質(zhì)相對較低。
三、我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的對策與出路
（一）強化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理意識
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理意識是做好財務(wù)檔案管理的思想保障，所以有必要對此進行強化。一方面，有關(guān)部門要加大對新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的宣傳力度，強調(diào)財務(wù)檔案管理的重要性，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員在思想上對此重視起來，充分認識到財務(wù)檔案的重要價值；另一方面，要加大對新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理的投入力度，使相關(guān)人員在思想上重視起來，并積極引進優(yōu)秀的檔案管理人才充實財務(wù)管理隊伍，著力提升財務(wù)檔案管理質(zhì)量，使相關(guān)人員時刻保持高度的責任感與檔案管理意識。
（二）完善新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理制度
完善新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理制度可以從以下兩個方面著手：一是要嚴格按照有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標準與規(guī)范，包括財務(wù)信息的記錄標準、養(yǎng)老金的繳納記錄規(guī)范、養(yǎng)老金的支取記賬憑證、財務(wù)信息的立卷和歸檔等都要進行嚴格的分類規(guī)范等；二是要建立財務(wù)檔案管理室、檔案管理部門，優(yōu)化財務(wù)檔案管理人員結(jié)構(gòu)，重新規(guī)劃財務(wù)檔案管理部門職責，將責任落實到人，保障財務(wù)檔案管理工作的有序開展。
（三）提高新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平
財務(wù)檔案管理信息化是新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有力保障。提高新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理信息化水平，一是要將先進的信息技術(shù)，包括計算機信息存儲、數(shù)據(jù)維護等引入到財務(wù)檔案管理當中來，以此來提高財務(wù)檔案管理的信息化、數(shù)字化技術(shù)水平；二是要加大對財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，包括計算機硬件、計算機軟件的投入等，為財務(wù)管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障；三是要加強對財務(wù)管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)力度，提高他們的信息技術(shù)水平與能力，為提高財務(wù)檔案管理信息化水平做好人才保障。
四、結(jié)語
新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理是保證我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)有序發(fā)展的重要保障。但是目前我國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理還存在意識缺失、制度缺陷、信息化水平低等問題，仍需要我們不斷探索，不斷強化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)檔案管理意識，完善財務(wù)檔案管理制度，提高信息化水平等，保障我國強化新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險事業(yè)健康有序發(fā)展。
參考文獻：
[1]馮舒儷.農(nóng)村社會養(yǎng)老保險財務(wù)管理的困境與突圍對策研究[J].財經(jīng)界：學術(shù)版，2015，（33）.
第5篇：檔案儲存管理范文
營養(yǎng)餐工程是國家的一項惠民工程，更是一項有利于國家長遠發(fā)展的民族振興工程。為了響應(yīng)政策，增加我校學生營養(yǎng)，增強學生身體素質(zhì)，促進學生健康成長。根據(jù)上級指示和文件精神，結(jié)合我校實際，特制定營養(yǎng)餐工作計劃：
一、營養(yǎng)餐工程實施領(lǐng)導(dǎo)小組：
組長：xxx
副組長：xx
成員：各班班主任
二：供餐方式：
每天早上七點五十至八點半由班主任負責，營養(yǎng)餐管理小組成員監(jiān)督按班級到餐廳憑營養(yǎng)餐證領(lǐng)取。
1、質(zhì)量檢驗驗收組：
組長：xx
組員：xxxx
職責和要求：（1）對所有入庫物品進行質(zhì)量抽查，填寫抽查表，
（2）走訪學生，了解學生對營養(yǎng)餐的意見或建議。
（3）確保質(zhì)量，核對數(shù)量。
2、營養(yǎng)餐管理組：
組長：xx
組員：各班班主任
職責和要求：（1）監(jiān)督按時足額提供各班新鮮的營養(yǎng)餐。
（2）指導(dǎo)學生按時有序就餐，不能浪費或亂扔。
（3）了解學生變動情況，及時將情況匯報學校。
3、統(tǒng)計和檔案管理組：
組長：xx
組員：各班班主任
職責和要求：（1）每周按時做好分發(fā)統(tǒng)計工作。
（2）整理好每天每班的用餐情況，裝訂成冊，歸檔管理。
4、營養(yǎng)餐采購組：
組長：xx
組員：xxxxxxxxxxx
保管員：xxx
會計：xxx
出納：xxx
5、營養(yǎng)餐食譜：
雞蛋、稀飯豆花紫菜湯醪糟湯銀耳湯豆?jié){西紅柿雞蛋湯炸雞腿炸小黃魚烤腸包子油餅油條菜夾饃荷葉餅
三、工作實施具體步驟：
（1）每天由分管小組牽頭，負責驗收，做好登記保管，統(tǒng)計、發(fā)放工作。
（2）管理學生每天早上按班人數(shù)憑證就餐。
（3）督促學生就餐后將垃圾自覺放入垃圾箱，不得亂扔。
四、實施范圍和標準：
我校按照上級要求，學生在校期間每人每天免費提供營養(yǎng)餐，必須保證每生每天足額享受國家3元補助。
xx初中
2014年3月28日
（一）學生“營養(yǎng)餐工程”責任追究制度
1、必須把“營養(yǎng)餐工程”實施情況作為學校政務(wù)公開的一項主要內(nèi)容，并要及時公布，廣泛接受學生、家長和社會的監(jiān)督；
2、學校要與供貨商簽訂責任書，對向?qū)W校配送不符合衛(wèi)生標準食品而引發(fā)中毒事件或其它食源性疾病的供貨商要依法嚴肅查處；
3、學校不得私自購買非定點企業(yè)的食品，對進校食品質(zhì)量把關(guān)不嚴，運送不規(guī)范，保管不善，加工不規(guī)范等造成群體性衛(wèi)生事件的，要依法追究有關(guān)人員和具體工作人員的責任；
4、對于擠占、挪用、截留、克扣蛋奶工程資金的要視其情節(jié)予以追究，情節(jié)嚴重的要移交司法機關(guān)查處；
5、學校要分工負責，明確責任，逐級簽訂責任書。否則造成食品衛(wèi)生事故的，要追究學校領(lǐng)導(dǎo)責任，嚴重的要追究刑事責任。
（二）學生營養(yǎng)餐工程衛(wèi)生管理制度
1、必須以正常渠道進貨，供應(yīng)商必須持有有效的衛(wèi)生許可證。
2、供應(yīng)商需提供有效的衛(wèi)生許可證、檢驗或檢疫合格或化驗單的復(fù)印件，方可簽署購銷合同。
3、每月定期檢查供應(yīng)商提供的證件是否有效，如發(fā)現(xiàn)即將過期，學校應(yīng)及時向供應(yīng)商索取已年檢或新的有效證件。
4、如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)（一個月）未能提供有效證件，則暫停與其合作關(guān)系，直至證件齊全方可考慮繼續(xù)購入其貨物。
5、不采購腐敗變質(zhì)、霉變及其他不符合衛(wèi)生標準要求的食品。
6、運輸車輛和容器應(yīng)專用，嚴禁與其他非食品混裝、混運。
7、建立倉庫進出庫專人驗收登記制度，做到勤進勤出，先進先出，定期清倉檢查，防止食品過期、變質(zhì)、霉變，及時清理不符合衛(wèi)生要求的食品。
8、搞好倉庫內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生，與采購部無關(guān)人員，一律不準進入。
9、其它原因出現(xiàn)腐敗變質(zhì)、酸敗、霉變的食品、一律不交到下工序加工。
10、蛋奶儲藏室不得儲存蛋奶外的其它物品。
（三）學生營養(yǎng)餐工程食品驗收、儲存制度
為確保蛋奶儲存管理規(guī)范，責任明確，特制定以下制度：
1、學校設(shè)置專用的蛋奶儲藏室，配備好蛋奶儲存設(shè)備，確保食品儲藏安全衛(wèi)生。
2、管理員應(yīng)切實履行崗位職責，積極認真的完成好蛋奶儲存管理工作。
3、入庫食品必須認真檢查，不能有破蛋入庫，更不能有過期、變質(zhì)、污染牛奶入庫。入庫的蛋奶應(yīng)認真登記，必須做到出廠時間和檢驗信息真實。
4、實行索證登記制度，每批食品入庫必須由供貨商提品檢疫、檢驗合格證及進貨發(fā)票，建好臺賬。
5、每批食品入庫后必須及時留樣，留樣時間為三天。
6、出庫食品必須有領(lǐng)取人員簽名，并準確登記數(shù)量和時間。
7、加強對儲藏室的管理與監(jiān)督，任何人未經(jīng)許可不得進入儲藏室。室內(nèi)不準吸煙，不準在室內(nèi)干與蛋奶工作無關(guān)的事。
8、冷藏設(shè)備不準存放蛋奶以外的食品和物品。
9、做好對儲藏保管人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，搞好室內(nèi)衛(wèi)生，確保室內(nèi)整潔。管理員必須每天打掃庫內(nèi)衛(wèi)生，定時對儲藏室進行消毒。
10、加強值班，防止不法分子投毒而造成中毒事件的發(fā)生。
（四）學生營養(yǎng)餐工程發(fā)放與用餐制度
1、班主任教師要具體負責學生每天蛋奶工程的發(fā)放工作，并認真做好蛋奶發(fā)放的登記、留觀和用餐后學生的反響、動態(tài)。一旦有特殊情況，要立即向?qū)W校報告。
2、班主任教師要經(jīng)常性的對學生進行生活指導(dǎo)、健康教育等工作，負責用餐期間的秩序、監(jiān)管用餐的全過程，統(tǒng)一實行集體用餐和監(jiān)督用餐，防止學生留餐、棄餐等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要嚴肅懲處。
3、學校要將蛋奶及時發(fā)到學生手中，不得克扣、截留或轉(zhuǎn)移早餐為他人飲用等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要追究責任，嚴肅懲處。
4、學校負責蛋奶工程教師要經(jīng)常對學生進行調(diào)查，逐一摸底，造冊登記，如果食用蛋奶工程有過敏者要立即向?qū)W校報告，并做好工作，予以調(diào)整。
（五）學生營養(yǎng)餐工程檔案管理制度
1、學校營養(yǎng)餐工作建立檔案，由分管此項工作老師專人管理。
2、上級主管部門關(guān)于營養(yǎng)餐工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學校制定的營養(yǎng)餐工作各種管理制度，突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學校接收、發(fā)放蛋奶情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。
5、對于突發(fā)事故，應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學校營養(yǎng)餐工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。
7、管理人員隨時搞好營養(yǎng)餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。
8、管理人員隨時注意收集整理營養(yǎng)餐工程材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養(yǎng)餐工程落實情況提供詳實的資料依據(jù)。
10、借閱檔案須經(jīng)學校領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人要愛護檔案原件，用后及時歸還。
第6篇：檔案儲存管理范文
為切實加強全市糧食庫存管理，確保我市糧食庫存帳實相符，儲存安全，市局決定九月份在全市范圍內(nèi)組織開展全市糧食庫存檢查工作，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、檢查范圍
檢查范圍為國有和國有控股糧食經(jīng)營企業(yè)以及仍承擔政策性糧食業(yè)務(wù)的其他所有制企業(yè)儲存的地方儲備糧和商品糧。
二、檢查內(nèi)容
（一）糧食庫存實物檢查。主要檢查庫存糧食的數(shù)量、品種、性質(zhì)情況；地方儲備糧（市、縣級）實際承儲庫點分布和承儲數(shù)量情況。
（二）糧食庫存賬務(wù)檢查。一是企業(yè)糧食庫存賬實相符、賬賬相符情況；二是企業(yè)糧食庫存賬務(wù)處理情況；三是不同性質(zhì)和品種的糧食按規(guī)定進行分賬管理和分倉儲存情況；四是儲備糧輪換情況，重點檢查20*年度地方儲備糧輪換情況。
（三）庫存糧食質(zhì)量狀況和衛(wèi)生安全狀況的檢查。一是糧食質(zhì)量管理制度執(zhí)行情況，重點檢查索證及執(zhí)行出入庫檢驗制度、建立質(zhì)量檔案等情況；二是質(zhì)量安全情況，根據(jù)轄區(qū)內(nèi)糧食可能受到有毒有害物質(zhì)污染、真菌毒素感染情況，安排相關(guān)衛(wèi)生指標的檢驗；三是質(zhì)量狀況，重點檢查水分、雜質(zhì)等質(zhì)量指標和儲存品質(zhì)指標；四是重點檢查企業(yè)庫存糧食中有無儲糧安全隱患；檢查各項管理工作是否規(guī)范。
（四）最低收購價糧食檢查。檢查最低收購價糧食的銷售出庫情況；
（五）涉及糧食庫存管理的其他情況。一是檢查消防設(shè)施是否配套齊全，性能是否完好，存放是否合理；二是糧倉機械存放是否合理有序，保養(yǎng)是否及時；三是中心藥庫、分庫是否安全；四是電源線路是否老化，是否暢通。
三、檢查時間
糧食庫存檢查以20*年8月末的糧食庫存統(tǒng)計月報結(jié)報日為檢查時點。檢查工作分自查和復(fù)查2個階段。9月20日之前，各縣（市）區(qū)糧食局和市屬企業(yè)負責組織自查，9月底之前，在自查的基礎(chǔ)上，市糧食局成立聯(lián)合檢查組進行復(fù)查。
四、檢查結(jié)果的匯總與報送
9月20日之前，各縣（市）區(qū)糧食局及市局有關(guān)直屬各企業(yè)要將加蓋單位公章的檢查報告報送市糧食局調(diào)控監(jiān)督處，報送的材料包括正式的文字報告和相應(yīng)的電子文本。
五、工作要求。
（一）此次糧食庫存檢查按照范圍要求有倉必到，有糧必查，特別對上次糧食庫存檢查中發(fā)現(xiàn)的問題必須徹底糾正。有關(guān)檢查的內(nèi)容、方法、組織形式、數(shù)據(jù)匯總等方面的具體方法和要求，請嚴格按照《糧食庫存檢查暫行辦法》。
（二）糧食庫存檢查的自查統(tǒng)計范圍應(yīng)嚴格與8月末國有糧食企業(yè)糧食庫存統(tǒng)計月報口徑保持一致，各縣（市）區(qū)糧食局在復(fù)查和數(shù)據(jù)匯總過程中要層層把關(guān)，落實責任，認真核對檢查結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)報送單位不一致、檢查匯總的統(tǒng)計賬面數(shù)與以前報送的同期統(tǒng)計月報數(shù)量不符等問題，應(yīng)認真查明原因，并進行書面說明。縣（市）區(qū)糧食行政管理部門對檢查結(jié)果和上報數(shù)據(jù)要負責任。
（三）復(fù)查階段，對地方儲備糧質(zhì)量檢查的覆蓋面不低于庫存總量和承儲庫點數(shù)量的25%；同時，對執(zhí)行糧食質(zhì)量管理制度的情況和20*年4月檢查發(fā)現(xiàn)質(zhì)量和原糧衛(wèi)生問題的整改情況也要一并檢查。
第7篇：檔案儲存管理范文
關(guān)鍵詞：施工項目；物資管理；現(xiàn)代化管理模式
中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A 文章編號：
前言
變是永恒的不變，任何已有的和常規(guī)的管理模式都將被創(chuàng)新的管理模式所取代。目前建筑企業(yè)的施工項目物資管理應(yīng)該在不斷的發(fā)展中完善，改進管理模式，不能固守陳規(guī)，應(yīng)緊緊關(guān)注當前物資管理發(fā)展的動態(tài)與趨勢，修正管理模式。只有科學的、先進的管理模式才能提升施工項目的物資管理水平、提高工作效率，增加企業(yè)利潤。因此，本文將針對這個問題提出施工項目物資現(xiàn)代化管理模式，并對其具體的方法和措施進行詳細的闡述和論證，說明各大中型建筑企業(yè)應(yīng)如何運用物資現(xiàn)代化管理模式進行施工項目的物資管理，提高工作效率，提升企業(yè)盈利能力。
一、研究施工項目物資現(xiàn)代化管理的必要性
對于一個施工項目來說，物資消耗成本約占工程總造價的70%左右，施工項目物資管理的好壞直接影響到整個施工項目的盈虧程度。隨著我國建筑業(yè)的發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，建筑企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模越來越大，分工也越來越細，生產(chǎn)上臺階，管理上等級，勢必對物資管理提出了新的更高的要求。只有迅速提高物資管理水平，推行現(xiàn)代化管理，大力推行、完善物資管理信息化才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展。通過采用現(xiàn)代化管理手段，運用現(xiàn)代科學管理的方法和技術(shù)，從而實現(xiàn)工作效率和企業(yè)效益的提高，這是物資現(xiàn)代化管理模式的目標所在。
二、施工項目物資現(xiàn)代化管理模式概念的提出
所謂物資現(xiàn)代化管理模式，就是運用現(xiàn)代科學管理的方法和技術(shù)，合理有效地組織、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督生產(chǎn)資料流通中的各項經(jīng)濟活動，以最少的勞動消耗，最低的物資損耗，取得最大的經(jīng)濟效益。對建筑企業(yè)的施工項目而言，物資現(xiàn)代化管理是指建筑企業(yè)為適應(yīng)現(xiàn)代化項目施工發(fā)展的客觀要求，運用現(xiàn)代科學技術(shù)和建筑企業(yè)內(nèi)部管理現(xiàn)代化成果以及先進的管理方法和現(xiàn)代化的管理手段，對建筑企業(yè)物資流通和使用過程中的一切經(jīng)濟活動進行有效的管理，達到提高工作效率，降低企業(yè)成本的目的。
三、施工項目物資管理的現(xiàn)狀
（一）施工項目物資信息化管理雖已開始使用，但并不成熟
物資的信息化管理是建筑企業(yè)提升物資管理水平、理順物資管理流程、增加盈利和降低成本的有效手段。目前雖然很多建筑企業(yè)開始認識到物資信息化管理的重要性并且開始建立物資信息化管理系統(tǒng)，但是并不成熟，很多問題需要完善和補充。
（二）施工項目物資的現(xiàn)場使用和管理并沒有形成一個成熟的管理模式
施工項目物資的現(xiàn)場使用和管理是控制物資損耗、提高物資使用效率的重要環(huán)節(jié)，這是一個動態(tài)過程，應(yīng)該形成一套成熟的動態(tài)管理模式，但就目前大多數(shù)施工項目而言這種管理模式并不具備。
（三）庫存管理不被重視，存在盲區(qū)，也沒有科學的庫存管理方法
庫存管理是施工項目物資管理的組成部分，但是大多數(shù)施工項目只重視物資的計劃管理、采購管理和使用管理，卻忽視了庫存管理的重要性，自然也不具備科學的庫存管理方法。
四、施工項目物資現(xiàn)代化管理模式的具體方法和措施
（一）建立物資管理信息平臺，加強信息資源的快速利用
第一，建立物資采購信息平臺。通過物資遠程結(jié)算系統(tǒng)，采集分布在企業(yè)各個片區(qū)的項目物資采購信息：如大宗材、特種材價格信息、數(shù)量信息等，通過企業(yè)物資管理部門信息管理員的整理加工，形成物資供應(yīng)商信息庫和物資采購信息庫，每月或每季度在物資管理網(wǎng)絡(luò)平臺進行信息，為企業(yè)快速投標詢價、報價提供可靠數(shù)據(jù)，并且可以增加施工項目物資采購行為的透明度，作為企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的共享資源。
第二，建立周轉(zhuǎn)物資調(diào)撥平臺。通過物資管理網(wǎng)絡(luò)平臺，建筑企業(yè)下屬各施工項目把需要調(diào)撥和待調(diào)撥的物資列出清單，及時在物資管理網(wǎng)絡(luò)平臺上；或以手機、實地考察等輔助形式及時進行信息反饋。使企業(yè)物資管理部門能夠成為企業(yè)的物資調(diào)撥中心，及時在各項目間尋找到物資的調(diào)出方和物資的調(diào)入方，實現(xiàn)物資內(nèi)部調(diào)撥活動。降低各項目工程消耗成本服務(wù)，減少分公司的資金占用，提高庫存物資的利用率，提升企業(yè)的市場競爭力。
第三，建立物資供應(yīng)商信息平臺。以物資遠程結(jié)算系統(tǒng)為工具，或各項目每季度向企業(yè)物資管理部門報送物資供應(yīng)商電子版花名冊的形式，采集分布在各個片區(qū)的項目的物資供應(yīng)商信息檔案、通過信息管理員的動態(tài)管理，及時更新補錄，以便精準快捷的尋求到有實力、有信譽，愿意與企業(yè)達成長期物資采購合作伙伴的供應(yīng)商，為企業(yè)和施工項目的物資采購活動提供便捷的渠道。
建立物資管理信息系統(tǒng)，加強物資信息化管理
管理信息系統(tǒng)的精髓在于以現(xiàn)代管理理念規(guī)范管理流程，達到“規(guī)范”和“提高”的目的。物資管理信息系統(tǒng)在體系框架上，按照管理的職能分析，應(yīng)分為物資計劃管理、采購管理、庫存管理、存貨核算管理等四個部分。管理以計劃為龍頭，通過計劃管理準確 編制物資計劃，保證項目施工正常進行，又減少庫存積壓。在計劃管理引導(dǎo)下，實施采購管理以及時獲得項目施工所需的物資；通過庫存管理，實現(xiàn)物資在庫的全面控制和管理；通過存貨核算管理，控制存貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管過程，監(jiān)督存貨的資金占用情況，完成與物資相關(guān)的經(jīng)濟核算，促進企業(yè)提高資金的使用效果。 運用物資管理信息系統(tǒng)進行物資的信息化管理可以大幅度的提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公理念；運用信息系統(tǒng)的查詢功能可以隨時隨地的查看施工項目各種物資的采購、使用和庫存情況；可以很明了的反映出施工項目各個節(jié)點的物資成本，便于建筑企業(yè)物資主管部門對下屬個項目的物資進行集中管理。
（三）在施工現(xiàn)場的物資使用和管理上采用動態(tài)管理模式
動態(tài)管理模式（這里簡稱為PDCC管理模式）分為以下幾個步驟：計劃（plan）、實施（do）、對比（contrast）、糾偏（correct）。物資動態(tài)管理的核心是，在工程實施的過程中定期地進行目標的計劃值和實際值的比較，當發(fā)現(xiàn)目標偏離時采取糾偏措施。為避免目標偏離的發(fā)生，應(yīng)該重視事前的控制，即事前分析可能導(dǎo)致目標偏離的各種因素，并針對這些影響因素采取有效的預(yù)防措施。物資動態(tài)管理模式的流程圖如下：
1.計劃：計劃即施工項目所需要各種物資的計劃量。按基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不同可以分為最高限額計劃量和目標限額計劃量、按時間段不同可以分為物資總計劃、月計劃和周計劃。計劃量是動態(tài)控制過程的基礎(chǔ)，是控制物資量耗和反應(yīng)物資盈虧的標尺。計劃量可以有多種，以材料的投標量提出的計劃量作為材料消耗量的最高限額，成為最高限額計劃量。提計劃量的專業(yè)人員根據(jù)自己的施工經(jīng)驗和施工圖紙計算出來的預(yù)算量作為材料消耗量的目標限額，稱為目標限額計劃量。正常情況下前者要大于后者。對于在施項目來說，最高限額計劃量往往已經(jīng)確定，那么目標限額計劃量的精確程度就極為重要。目標限額計劃量將作為以后對比、糾偏的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
2.實施：實施即根據(jù)已經(jīng)確定的目標限額計劃量按物資總計劃、月計劃、周計劃開始備料，根據(jù)計劃進場時間安排相關(guān)物資有序進場，并做好物資的保管工作。在備料和材料進場的過程中要充分考慮到施工現(xiàn)場物資的實際使用進度和計劃進場進度的偏差，要以實際情況為準，避免現(xiàn)場物資的庫存量積壓，造成不必要的資金占用和物資損耗。
3.對比：對比是物資動態(tài)管理模式中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這個階段物資已經(jīng)進場并且開始使用，對比的兩個數(shù)據(jù)分別是目標限額計劃量和物資的實際使用量。對比需要定期進行，比如以物資周計劃為基準，每周對比一次；或者以月計劃為基準每月對比一次。當施工項目結(jié)束時可以根據(jù)物資總計劃與實際使用量進行對比分析。在對比過程中一旦發(fā)現(xiàn)物資的實際用量偏離目標限額計劃量時，要立即提出來，并且做好數(shù)據(jù)的比對分析，然后組織項目上的相關(guān)人員進行全方位的具體分析。對比過程中應(yīng)用的表格如下：
4.糾偏：糾偏是物資動態(tài)管理中的核心環(huán)節(jié)，是在相應(yīng)的目標計劃值和實際使用量比對出現(xiàn)偏差時，對出現(xiàn)的偏差進行分析論證，查找原因，并且找到解決問題的方法，或者預(yù)防再次出現(xiàn)這種偏差的防范措施。
（四）運用運籌學理論進行施工項目物資的庫存管理
庫存論是運籌學的一個分支，研究倉庫儲存的理論。任何施工項目為了保證正常的施工或供應(yīng)．都需要儲存一定數(shù)量的物資。但存貨過多，會積壓資金增加倉儲費用；存貨過少，可導(dǎo)致供不應(yīng)求影響正常施工。庫存論就是研究在什么時間、用什么辦法保證物資最優(yōu)存儲量的理論和方法。它既要保證項目施工的正常進行，又要使流動資金占用額和進貨倉儲費用降到最低。
施工項目的物資儲備主要是鋼筋、模板、木方等大宗材料和架子管、扣件等周轉(zhuǎn)材料的儲備。通過對運籌學中庫存論的理解我們可以從以下幾點來進行施工項目上物資的庫存管理：
對施工項目的物資進行分類管理，可分為長線物資、產(chǎn)銷平衡物資和緊俏物資。對于供應(yīng)充足、可即時購買的長線物資原則上不儲存，對產(chǎn)銷平衡物資通過合理安排進貨時間實現(xiàn)不儲存，而對于進貨相對困難的緊俏物資則要備有一定的儲存量。
對物資儲備量實施實時監(jiān)控，及時掌握物資儲存情況，預(yù)防物資供應(yīng)不足和超儲現(xiàn)象的發(fā)生。
如果出現(xiàn)物資超儲和積壓的現(xiàn)象，建筑企業(yè)內(nèi)部能夠在各個施工項目之間進行調(diào)撥使用的物資實行調(diào)撥使用，無法調(diào)撥使用的物資可與供應(yīng)商進行協(xié)商退貨，或按需求與其他企業(yè)進行物資交換，盡可能的降低企業(yè)因超儲和積壓而造成的損失。
提倡“零庫存”概念。不以庫存形式存在就可以免去倉庫存貨的一系列問題，如倉庫建設(shè)、管理費用，存貨維護、保管、裝卸、搬運等費用，存貨占用流動資金及庫存物的老化、損失、變質(zhì)等問題。 零庫存，是指物資在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一個或幾個經(jīng)營環(huán)節(jié)中，不以倉庫存儲的形式存在，而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。也就是說零庫存的關(guān)鍵不在于適當不適當，這和有否擁有庫存沒有關(guān)系，問題的關(guān)鍵在于是產(chǎn)品的存儲還是周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。 它并不是指以倉庫儲存形式的某種物資的儲存數(shù)量真正為零，而是通過實施特定的庫存控制策略，實現(xiàn)庫存量的最小化。日本首先提出了“零庫存”管理的概念，并成功運用至今，現(xiàn)在這種物資儲備模式已經(jīng)在世界范圍內(nèi)推廣開來。近年來，我國企業(yè)的零庫存管理取得了重大進展，國內(nèi)知名企業(yè)海爾集團就是零庫存管理的主要受益者之一?！傲銕齑妗笔瞧髽I(yè)物資儲備管理的最優(yōu)狀態(tài)，可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟利益，我國建筑企業(yè)也應(yīng)該在這方面加大研究力度，提高它在企業(yè)中的普及率。
第8篇：檔案儲存管理范文
[關(guān)鍵詞] 裝備機關(guān)； 檔案數(shù)字化； 信息系統(tǒng)
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062
[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02
1 檔案數(shù)字化及其發(fā)展現(xiàn)狀
檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。
近年來，隨著我國基層檔案工作規(guī)范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數(shù)字檔案室已成為城鎮(zhèn)、社區(qū)和機關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關(guān)單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎(chǔ)上，2011年初制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求“在試點基礎(chǔ)上推動機關(guān)電子文件管理工作，加強對在辦公區(qū)域相對集中機關(guān)事業(yè)單位建立‘文件（檔案）管理中心’的指導(dǎo)”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關(guān)數(shù)字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣、制度規(guī)范等方面取得了一定成績，為機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)積累了寶貴經(jīng)驗。
要實現(xiàn)機關(guān)數(shù)字檔案室的順利運行，對傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化并對數(shù)字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)將開發(fā)先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規(guī)范、高效地管理檔案工作。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督指導(dǎo)等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監(jiān)督和指導(dǎo)的需求，使檔案管理現(xiàn)代化邁上新的臺階。
2 軍隊裝備機關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵
軍隊裝備機關(guān)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關(guān)，改變以紙質(zhì)資料形式存儲保管業(yè)務(wù)檔案資料的傳統(tǒng)方式，采用先進的信息技術(shù)，借鑒和運用檔案數(shù)字化管理理論及先進方法，開發(fā)建設(shè)裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，將部隊各級裝備機關(guān)日常業(yè)務(wù)工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規(guī)章制度、法規(guī)標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現(xiàn)裝備機關(guān)各種業(yè)務(wù)檔案資料數(shù)字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務(wù)。通過數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，可解決裝備保障業(yè)務(wù)工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。
3 裝備機關(guān)業(yè)務(wù)資料管理現(xiàn)狀及問題
軍隊各級裝備機關(guān)負責本級部隊軍事裝備建設(shè)與發(fā)展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復(fù)雜、數(shù)量龐大的工作資料。從內(nèi)容上講，包括年度業(yè)務(wù)工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發(fā)展，是裝備保障業(yè)務(wù)工作的成果積累，對裝備保障的建設(shè)發(fā)展具有重要作用，應(yīng)給予安全存儲和有效利用。
目前，裝備機關(guān)文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統(tǒng)的以實物形式保存，手工立卷加紙質(zhì)目錄的檔案管理方式在裝備保障系統(tǒng)普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經(jīng)不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中分別生成和保存。部分業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成的電子化文檔分散存儲于不同業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。
應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。
4 裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標
裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標，是采用先進的計算機技術(shù)建設(shè)基于數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將裝備保障系統(tǒng)工作檔案資料進行集中管理，實現(xiàn)電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性和安全性，適應(yīng)海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務(wù)，以利于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)用，與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密耦合，使得業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能自動歸檔到系統(tǒng)中，提高工作效率。
5 裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能規(guī)劃
裝備機關(guān)數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)包含兩大部分：檔案資料數(shù)據(jù)庫和檔案資料檢索維護系統(tǒng)。
5.1 檔案資料數(shù)據(jù)庫
裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫是以特定方式組織起來的文檔資料數(shù)據(jù)集合。裝備保障檔案資料數(shù)據(jù)庫由目錄數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫、文檔資料數(shù)據(jù)庫、多媒體資料數(shù)據(jù)庫組成。
（1） 目錄數(shù)據(jù)庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數(shù)據(jù)集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。
（2） 業(yè)務(wù)資料數(shù)據(jù)庫：是裝備保障業(yè)務(wù)數(shù)字資源的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將以紙質(zhì)等載體形式存在的、需要存檔的重要業(yè)務(wù)文件轉(zhuǎn)化為可用計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應(yīng)文檔資料、訓(xùn)練工作文檔資料、科研學術(shù)項目情況及文檔資料、經(jīng)費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。
（3） 文檔資料數(shù)據(jù)庫：具體包括已經(jīng)頒布實施的裝備保障系統(tǒng)相關(guān)行政法規(guī)、規(guī)章制度、標準規(guī)范等的數(shù)字化文檔。
（4） 多媒體資料數(shù)據(jù)庫：業(yè)務(wù)工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數(shù)據(jù)集合。
5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統(tǒng)
（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數(shù)字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。
（2） 數(shù)字檔案錄入功能。系統(tǒng)能對文檔、圖片、音頻和視頻等內(nèi)容進行錄入、上傳。在錄入時可設(shè)立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設(shè)定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。
（3） 數(shù)字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄和關(guān)鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯(lián)網(wǎng)遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協(xié)同查看，工作人員需要訪問調(diào)閱某些文件時，只需登錄系統(tǒng)即可查看，再也不用重復(fù)傳輸及復(fù)印，節(jié)約了成本。
（4） 統(tǒng)計功能。主要根據(jù)發(fā)文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統(tǒng)計。
（5） 用戶級權(quán)限管理功能。系統(tǒng)應(yīng)能夠創(chuàng)建用戶，并根據(jù)用戶的不同等級，實現(xiàn)對訪問各類檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)和管理，并確保用戶不能越權(quán)訪問數(shù)據(jù)。
（6） 系統(tǒng)管理功能。主要功能包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份、查詢用戶登錄系統(tǒng)情況等。系統(tǒng)管理功能的使用者是系統(tǒng)管理人員。
（7） 系統(tǒng)幫助功能。一是系統(tǒng)操作使用的電子教程，二是系統(tǒng)版本說明。
6 系統(tǒng)建設(shè)中的難點與關(guān)鍵問題
6.1 檔案文件的系統(tǒng)分類
工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業(yè)務(wù)資料，也有首長重要批示和講話、上級機關(guān)下發(fā)的各類文件及法規(guī)標準、行政規(guī)范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料?？傮w數(shù)量龐大，種類復(fù)雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構(gòu)建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎(chǔ)。
6.2 檔案存儲與檢索技術(shù)
一是要科學設(shè)計各類檔案資料的存儲方式和存儲結(jié)構(gòu)，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉(zhuǎn)換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內(nèi)容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內(nèi)容進行描述，比如采用關(guān)鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據(jù)用戶輸入的查詢關(guān)鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結(jié)果進行排序，保證系統(tǒng)的檢索速度等都是建設(shè)系統(tǒng)時需要研究的內(nèi)容。
6.3 檔案資料數(shù)字化過程控制
將大量的檔案數(shù)字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好收藏文件情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數(shù)字化的科學規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一項費時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：一是數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。二是數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時間段的延長。三是數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。
第9篇：檔案儲存管理范文
關(guān)鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術(shù);保密
一、傳統(tǒng)涉密類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關(guān)人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育?！稒n案法》中嚴格規(guī)定，機關(guān)、團體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)，加強職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進行。
3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對涉密類檔案進行分級管理。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規(guī)定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化要求。近一個階段，我國出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好涉密類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。
二、利用電子信息技術(shù)進行涉密檔案管理的優(yōu)勢和不足
1.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力。
2.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點，涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內(nèi)彌補。
三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作
筆者認為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應(yīng)注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點都是為經(jīng)濟社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進行涉密性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務(wù)。因此說，服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。
(1)要根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證涉密電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應(yīng)備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。
3.進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。
當然，利用電子信息技術(shù)進行涉密檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
