電子檔案管理方式精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理方式范文

關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)前，廣泛運(yùn)用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當(dāng)前的檔案管理工作向自動(dòng)化、有序化和科學(xué)化、簡(jiǎn)單化方向發(fā)展，這無(wú)疑提升了檔案的管理水平。同時(shí)，電子檔案自身的存儲(chǔ)特點(diǎn)以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，以全新的工作方法來(lái)適應(yīng)這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認(rèn)識(shí)

首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒(méi)有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫(kù)中增添、改動(dòng)、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。

其次，計(jì)算機(jī)病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對(duì)接收的每塊磁盤都要查驗(yàn)病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來(lái)，黑客的攻擊已超過(guò)計(jì)算機(jī)病毒的種類，總數(shù)已達(dá)到上千種。據(jù)悉，我國(guó) 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過(guò)境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級(jí)起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機(jī)。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問(wèn)題。

最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時(shí)增、刪、改而不留痕跡，人們無(wú)法判斷其原始性和真?zhèn)涡?。為了確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計(jì)算機(jī)操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個(gè)人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實(shí)性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識(shí)，還要有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。因此，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢(shì)在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對(duì)接收進(jìn)館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測(cè)，采取嚴(yán)格的措施，制定嚴(yán)密的管理分段負(fù)責(zé)制度，進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，所以計(jì)算機(jī)是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動(dòng)化模塊，將收集工作延伸到存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔原則、格式和規(guī)范進(jìn)行，一般是以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時(shí)集中完成，同時(shí)對(duì)歸檔的電子文件編寫簡(jiǎn)要說(shuō)明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯(cuò)，職責(zé)難以區(qū)分，所以對(duì)電子文件要指定專門機(jī)構(gòu)和專人負(fù)責(zé)，這一點(diǎn)尤為重要。否則，一盤散沙，就達(dá)不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進(jìn)行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性，才有利于整個(gè)歸檔過(guò)程的管理，確保歸檔工作順利進(jìn)行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項(xiàng)工作正常進(jìn)行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護(hù)方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用的狀態(tài)，就需要認(rèn)真做好如下幾項(xiàng)工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個(gè)適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫(kù)房及框架等都應(yīng)達(dá)到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體中，所以在以后利用時(shí)，還必須依賴于電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺(tái)將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個(gè)很復(fù)雜的過(guò)程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時(shí)所采用的技術(shù)與方法有差異的特點(diǎn)。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，必須對(duì)其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對(duì)電子檔案載體經(jīng)常進(jìn)行有效檢驗(yàn)與維護(hù)。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長(zhǎng)期利用。

第2篇：電子檔案管理方式范文

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理規(guī)范化；

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01

一、探究檔案管理的現(xiàn)狀

（一）方式較為傳統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢(shì)，其不注重信息之間的交流與共享，各個(gè)部門之間對(duì)于檔案管理方式以及經(jīng)驗(yàn)較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對(duì)信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。

（二）技術(shù)落后，各個(gè)部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術(shù)先進(jìn)，可憑借此優(yōu)勢(shì)直接與社會(huì)企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機(jī)制，及時(shí)完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術(shù)支持的少數(shù)企業(yè)卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)此種局面，由此可見(jiàn)，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進(jìn)的技術(shù)支持與資金投入，加強(qiáng)企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經(jīng)驗(yàn)等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個(gè)企業(yè)的電子檔案管理水平。

（三）分離管理，違背社會(huì)需求目標(biāo)：據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及員工出國(guó)進(jìn)行深造、評(píng)職稱、被舉薦等，各個(gè)方面，都需要其所在企業(yè)出具相應(yīng)的檔案資料進(jìn)證明，保證其所說(shuō)完全屬實(shí)。但企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，信息資源的浪費(fèi)，管理較為分散，各個(gè)部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時(shí)填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會(huì)需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實(shí)以及對(duì)其價(jià)值進(jìn)行合理估量，這種方式已經(jīng)得到普遍應(yīng)用。

二、利用信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平

（一）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，推動(dòng)電子檔案管理的迅速發(fā)展：如何實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個(gè)企業(yè)之間的檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)，逐步達(dá)到檔案管理的社會(huì)化，為眾多員工以及領(lǐng)導(dǎo)今后的發(fā)展提供及時(shí)、有效的檔案支持。對(duì)此，需要相關(guān)部門的大力支持，憑借其權(quán)力親自指定某一機(jī)構(gòu)為檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的檔案管理政策、及時(shí)調(diào)配信息資源、調(diào)控各個(gè)企業(yè)之間的關(guān)系等，當(dāng)然，這需要各個(gè)企業(yè)的主動(dòng)參與，由其組建檔案調(diào)控管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。企業(yè)中有檔案管理專業(yè)的可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)會(huì)議的召開(kāi)工作，從而逐步調(diào)動(dòng)其他企業(yè)對(duì)此的重視，主動(dòng)參與檔案調(diào)控機(jī)構(gòu)的組建活動(dòng)，為實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合管理做好準(zhǔn)備工作。

第3篇：電子檔案管理方式范文

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來(lái)說(shuō)，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，對(duì)電子檔案管理來(lái)說(shuō)，同樣需要保障信息的可靠與真實(shí)，此時(shí)，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實(shí)性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性，同時(shí)，如果想要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過(guò)電子檔案的記錄將其調(diào)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，也就是說(shuō)檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)檔案號(hào)，這個(gè)檔案號(hào)具有唯一性，并且對(duì)檔案類型采用相應(yīng)的主題進(jìn)行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，在管理過(guò)程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個(gè)位置進(jìn)行儲(chǔ)存。

2.保管方式不同

電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計(jì)算機(jī)的更新過(guò)程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會(huì)面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展

電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹(shù)木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護(hù)。同時(shí)，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書(shū)釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)

如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

2.企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理

由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。

4.雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高

國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)束語(yǔ)

第4篇：電子檔案管理方式范文

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

中圖分類號(hào)：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、紙質(zhì)檔案管理概況

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：

1. 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國(guó)內(nèi)、國(guó)際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級(jí)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢(shì)下出臺(tái)，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國(guó)際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開(kāi)發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問(wèn)題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬(wàn)檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來(lái)，輸入證號(hào)快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬(wàn)份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過(guò)一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對(duì)。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫(kù)房為止。

檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對(duì)檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長(zhǎng)久。紙質(zhì)檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國(guó)是造紙術(shù)的發(fā)明國(guó)，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會(huì)發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國(guó)保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲(chǔ)存載體，是社會(huì)科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無(wú)法替代的特點(diǎn)：

1.電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽(tīng)化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1.針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。

2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對(duì)于檔案資料的需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國(guó)檔案出版社，2007-8-1.

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[3]高穎，吳荔妍.對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考[J].福建檔案，2002（01）.

第5篇：電子檔案管理方式范文

教育是興國(guó)之要和強(qiáng)國(guó)之本。改革開(kāi)放后，我國(guó)的教育得到了較快發(fā)展。但由于我國(guó)人口眾多，隨著教育水平的提高出現(xiàn)了畢業(yè)生供過(guò)于求、不容樂(lè)觀的就業(yè)前景，同時(shí)，大量畢業(yè)生檔案的管理也存在著諸多需要改進(jìn)的地方。

1.當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)分析

我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，曾有專家統(tǒng)計(jì)過(guò)，每年我國(guó)各大高校的畢業(yè)生高達(dá)700多萬(wàn)；博士、碩士畢業(yè)生也有50多萬(wàn)，并且這一數(shù)據(jù)還將逐步增長(zhǎng)；而每年國(guó)家提供的就業(yè)崗位只有300多萬(wàn)個(gè)。由此可見(jiàn)，我國(guó)的畢業(yè)生就業(yè)情況不容樂(lè)觀，并且還大量存在著供大于求的過(guò)剩情況。在這樣的社會(huì)條件下，如何讓廣大畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)就業(yè)，降低他們的就業(yè)壓力呢？有人曾說(shuō)過(guò)，是金子就總會(huì)發(fā)光。當(dāng)今社會(huì)更加需要高素質(zhì)多方面發(fā)展的創(chuàng)新型人才，因此首先就需要讓學(xué)生們樹(shù)立好努力學(xué)習(xí)的終生學(xué)習(xí)觀念，加強(qiáng)科學(xué)文化的學(xué)習(xí)，提高自身科學(xué)文化素質(zhì)，提高自身的??際本領(lǐng)和能力，從而實(shí)現(xiàn)更好的就業(yè)。

在畢業(yè)生的就業(yè)形勢(shì)中，也存在著大量專業(yè)不對(duì)口和用人單位對(duì)畢業(yè)生要求過(guò)高的就業(yè)情況。許多學(xué)生在大學(xué)里學(xué)了四年的專業(yè)知識(shí)，在就業(yè)時(shí)卻常常不能將其發(fā)揮到實(shí)處，而從事了另一與所學(xué)專業(yè)無(wú)關(guān)的職業(yè)。要想大學(xué)生畢業(yè)后實(shí)現(xiàn)專業(yè)對(duì)口的就業(yè)，首先就需要大學(xué)生們?cè)趯W(xué)校時(shí)努力學(xué)好自己的專業(yè)知識(shí)，提高自身的專業(yè)技能，為以后從事所學(xué)專業(yè)方面的工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，畢業(yè)生也要積極地樹(shù)立自主創(chuàng)業(yè)的理念，不把自己的就業(yè)路線局限于所學(xué)專業(yè)，從而開(kāi)闊自己的就業(yè)前景，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)后更好的就業(yè)。再者，在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，學(xué)生們還不能單一將側(cè)重點(diǎn)放在知識(shí)文化水平的提高上，而應(yīng)努力做到多方位、全方面的發(fā)展。在學(xué)習(xí)過(guò)程中多參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，積累社會(huì)經(jīng)驗(yàn)；在與人交往的過(guò)程中提高自身的本領(lǐng)，提高與人溝通的能力；同時(shí)還可以提前準(zhǔn)備好自己的簡(jiǎn)歷，對(duì)自己所存在的不足之處進(jìn)行改進(jìn)，逐步完善自己的檔案，使自己能在畢業(yè)后的就業(yè)中脫穎而出，找到合適的工作。

2.畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化策略

每年大量學(xué)生畢業(yè)走入社會(huì)，不僅使就業(yè)形勢(shì)更加嚴(yán)峻，同時(shí)也給畢業(yè)生的檔案管理帶來(lái)了困難。隨著互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步帶動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、文檔一體化的擴(kuò)展和深化。在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代潮流下，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著新挑戰(zhàn)。電子檔案方便快捷的使用，逐漸成了畢業(yè)生檔案管理的首選。就目前來(lái)看，電子檔案與傳統(tǒng)文件在載體、使用方法和保存方式上有著極大的不同之處，電子檔案具有傳遞速度快、易于復(fù)制等特點(diǎn)，極有可能成為未來(lái)檔案的主體。在新時(shí)展的形勢(shì)下，如何對(duì)大量畢業(yè)生的檔案進(jìn)行更加優(yōu)化地管理呢？

2.1轉(zhuǎn)變管理方式

與原有的紙質(zhì)文書(shū)檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲(chǔ)方式、操作方式和訪問(wèn)方式。因此在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)里，要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，就需要管理者們及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)積極地利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以電子檔案的方式來(lái)對(duì)大學(xué)生的檔案進(jìn)行管理。運(yùn)用電子檔案的方式來(lái)進(jìn)行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關(guān)人員的查找，有效節(jié)省工作時(shí)間，降低工作人員的壓力。其次，在實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的過(guò)程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，讓畢業(yè)生的檔案得到更高效的管理，從而實(shí)行檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)。

2.2做好電子文件的保存及保護(hù)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，目前畢業(yè)生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學(xué)生們?cè)诋厴I(yè)后面臨就業(yè)的過(guò)程中，幾乎都離不開(kāi)他們的人事檔案。要想實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化，首先就需要做好、解決好大學(xué)生電子檔案的保存問(wèn)題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，這些材料具有強(qiáng)大的產(chǎn)生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導(dǎo)致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等不良情況，從而降低數(shù)據(jù)的有效保存時(shí)間。同時(shí)，在信息化發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子文件還容易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數(shù)據(jù)的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來(lái)了隱患。因此，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過(guò)程中，要努力解決好電子文件的保存問(wèn)題，要建立專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案；積極與需求相適應(yīng)，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和安全性能較高的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代辦公設(shè)備；要避免存儲(chǔ)介質(zhì)受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素的影響以及防范機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等，對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)造成影響。其次，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過(guò)程中，還要努力做好殺毒掃毒工作，要及時(shí)將對(duì)檔案產(chǎn)生安全隱患的因素排除在外，以確保檔案保存的完整性。

2.3做好電子檔案數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)工作

電子文件是一種利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行資料存儲(chǔ)的設(shè)備，自身的特性決定了其存在不穩(wěn)定性和易于損害的風(fēng)險(xiǎn)。為避免重要數(shù)據(jù)的遺失或丟失，進(jìn)行檔案的有效管理還需要對(duì)大學(xué)生檔案的電子文件進(jìn)行備份，以避免在數(shù)據(jù)遭受損害時(shí)能夠得到及時(shí)的恢復(fù)。在備份檔案的過(guò)程中，可以實(shí)行雙備份制度，一份封存好，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理和保存；另一份則用來(lái)提供借閱，讓有需要的人能夠及時(shí)獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還需要建立數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以確保畢業(yè)生的檔案內(nèi)容能在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時(shí)恢復(fù)。

2.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，由于畢業(yè)生檔案的數(shù)量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網(wǎng)絡(luò)存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會(huì)對(duì)畢業(yè)生的檔案進(jìn)行破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，給檔案的管理帶來(lái)不便和諸多安全隱患。要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，還需要有關(guān)部門強(qiáng)化安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，對(duì)惡意侵害數(shù)據(jù)庫(kù)的黑客進(jìn)行嚴(yán)懲；推廣文明用網(wǎng)的理念，讓網(wǎng)民能提高自身素質(zhì)，不故意對(duì)他人的東西進(jìn)行毀壞。在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理的過(guò)程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過(guò)程中積極地運(yùn)用目前比較成熟的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、防御病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，以及密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)地對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的目標(biāo)。

2.5制定相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)管理的規(guī)范化

畢業(yè)生的檔案以電子文檔的方式進(jìn)行管理，可以更加方便工作人員的管理。相比傳統(tǒng)的管理方式，能夠更加節(jié)省人力物力。為實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，防止在電子檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，確保電子文件管理的高效性和科學(xué)性，還需要制定與電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來(lái)支持，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。例如，在管理的過(guò)程中，可以對(duì)檔案查閱的人員進(jìn)行限定，提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)行全程監(jiān)控利用電子檔案的人員并自動(dòng)記錄，以防止畢業(yè)生檔案被篡改而造成重大損失。

2.6加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

畢業(yè)生的檔案對(duì)于畢業(yè)生未來(lái)的生活、就業(yè)以及進(jìn)一步的發(fā)展都是必不可少的。檔案的命運(yùn)在很大程度上取決于檔案工作者的水平與責(zé)任心。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性的工作。因此在畢業(yè)生檔案優(yōu)化管理的過(guò)程中，需要加強(qiáng)專業(yè)檔案工作人員的培養(yǎng)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的調(diào)整和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊下，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案盒和全新的管理方式、管理手段，在這樣的情況下，就對(duì)專職檔案管理人員提出了更高的要求。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，能夠讓檔案人員適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于開(kāi)闊思路，提出新辦法、解決新問(wèn)題；敢于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理上的創(chuàng)新和突破，使檔案管理更具有靈活性，更加適應(yīng)新時(shí)展下人們的需要。加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)功底，還能夠讓從事檔案工作的專職人員既有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任心和責(zé)任感，從而促進(jìn)?n案工作人員熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各種檔案載體的管理方式，推動(dòng)檔案管理工作的有效快速運(yùn)行。

第6篇：電子檔案管理方式范文

一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)含

檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個(gè)方面:狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。這兩個(gè)方面的目標(biāo)相互聯(lián)系，相互促進(jìn)，因?yàn)?，檔案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會(huì)發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。

二、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。

1.拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門。

近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。

2.提高檔案信息管理水平

隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。

選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。

3.加強(qiáng)工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。

工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。

第7篇：電子檔案管理方式范文

摘 要 隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，檔案管理領(lǐng)域取得了一定經(jīng)驗(yàn)，但社會(huì)的進(jìn)步需要檔案管理模式共同進(jìn)步，同時(shí)檔案客戶對(duì)檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎(chǔ)上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進(jìn)行了深入的研究和探討。

關(guān)鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實(shí)和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國(guó)國(guó)情的檔案管理體制[1]?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎(chǔ)上研究檔案管理體制對(duì)社會(huì)發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員共同對(duì)此方法進(jìn)行研究，進(jìn)而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國(guó)檔案管理體制到達(dá)新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。

一、基于公共管理視閾的檔案管理方法

所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個(gè)管理模式可以為公眾提供高效的服務(wù)。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準(zhǔn)和方向，使檔案管理方式更為專業(yè)，進(jìn)而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理應(yīng)該注重服務(wù)好檔案用戶，以檔案用戶為主體，關(guān)注用戶的體驗(yàn)和感受，進(jìn)而使得檔案管理能夠不斷進(jìn)步[2]。

二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念

（一）承擔(dān)社會(huì)責(zé)任

檔案管理需要對(duì)社會(huì)以及公眾負(fù)責(zé)，社會(huì)責(zé)任是推動(dòng)檔案管理的動(dòng)力和基礎(chǔ)，要想實(shí)現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔(dān)社會(huì)責(zé)任。陳舊的檔案管理主要責(zé)任是為政治工作人員負(fù)責(zé)，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔(dān)的是社會(huì)責(zé)任，不僅對(duì)社會(huì)發(fā)展負(fù)責(zé)，而且對(duì)廣大群眾負(fù)責(zé)。

（三）統(tǒng)一管理理念

檔案管理想要向公共管理方向前進(jìn)，就要做到對(duì)待公共人群實(shí)行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對(duì)于社會(huì)各個(gè)階層的公眾都要一視同仁，嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展工作，可以面向社會(huì)開(kāi)放的檔案要向廣大公眾開(kāi)放并提供統(tǒng)一服務(wù)，在服務(wù)過(guò)程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得為特殊職位人員“開(kāi)后門”，使其享有特殊化服務(wù)，工作人員對(duì)檔案用戶的要求和相應(yīng)的工作流程應(yīng)該是統(tǒng)一一致的。

三、基于公共管理視閾的檔案管理方式

（一）采集群眾意見(jiàn)的方式

檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見(jiàn)是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶是廣大的社會(huì)公眾，檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，群眾就可以對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)，管理人員吸取公眾的意見(jiàn)，對(duì)未來(lái)向更多的用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實(shí)有裨益。檔案管理部門采集群眾的意見(jiàn)加以改進(jìn)，這樣不但可以幫助檔案管理工作進(jìn)步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。

（二）檔案資源信息化

隨著電子化信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進(jìn)了社會(huì)的不斷發(fā)展，同時(shí)也需要檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者重視起信息資源的開(kāi)發(fā)，這對(duì)檔案管理未來(lái)的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時(shí)也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進(jìn)檔案管理的進(jìn)程。檔案管理的基本流程詳見(jiàn)圖一

圖一 檔案管理流程圖示

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對(duì)我國(guó)當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有關(guān)鍵作用，因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該對(duì)這一發(fā)展方向深入探究并促進(jìn)其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會(huì)公眾，承擔(dān)的主要責(zé)任為社會(huì)責(zé)任。與此同時(shí)，檔案管理部門需要定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時(shí)管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實(shí)現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曹玉.公共管理視閾下檔案管理的實(shí)踐范式研究[J].檔案與建設(shè)，2012（7）：15-17，63.

第8篇：電子檔案管理方式范文

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；電子文書(shū)檔案；管理；系統(tǒng)；架構(gòu)

電力企業(yè)是我國(guó)重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行可以保證當(dāng)?shù)鼐用竦恼Ｓ秒?。文?shū)檔案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，為了提高電子文書(shū)檔案的管理水平，一定要合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視文書(shū)檔案收集、整理、保管這項(xiàng)工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務(wù)水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時(shí)，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書(shū)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關(guān)系

電子文書(shū)檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書(shū)檔案應(yīng)用的時(shí)間不長(zhǎng)，相關(guān)制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應(yīng)用這一管理措施時(shí)，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書(shū)檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書(shū)檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關(guān)系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書(shū)檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書(shū)檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的全文儲(chǔ)存以及檢索

電子文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的全文儲(chǔ)存，可以實(shí)現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對(duì)全文進(jìn)行存儲(chǔ)后，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離檔案信息傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書(shū)檔案的種類越來(lái)越豐富，規(guī)范化管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)多樣化信息的集中管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對(duì)文字圖像進(jìn)行歸類管理，還可以對(duì)動(dòng)態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進(jìn)行集中管理。

2.4可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理

檔案業(yè)務(wù)的種類越來(lái)越繁多，檔案管理可分為多項(xiàng)環(huán)節(jié)，在進(jìn)入信息時(shí)代后，利用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理以及存儲(chǔ)，規(guī)范化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理，可以及時(shí)掌握檔案信息的動(dòng)態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預(yù)測(cè)能力，可以促進(jìn)電力企業(yè)電子文書(shū)檔案管理工作效率不斷的提高。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以了解文書(shū)檔案的借閱情況，可以掌握檔案機(jī)構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動(dòng)態(tài)變化情況，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書(shū)檔案管理的水平。

總之，加強(qiáng)電力企業(yè)電子文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動(dòng)強(qiáng)度，降低檔案管理的成本，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動(dòng)化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時(shí)隨地的對(duì)檔案進(jìn)行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。

3.電力企業(yè)電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的原則

（1）開(kāi)放性?；跇I(yè)界開(kāi)放式標(biāo)準(zhǔn)，并為未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團(tuán)公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴(kuò)展性。方便擴(kuò)展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴(yán)格的安全可靠性管理措施。

（5）先進(jìn)性和前瞻性。采用先進(jìn)成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進(jìn)性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

4.1安全性

因?yàn)槭蔷W(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)、認(rèn)證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫(kù)里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過(guò)用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過(guò)授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請(qǐng)，由檔案管理員審批后，在指定地點(diǎn)和時(shí)間由機(jī)要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時(shí)間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運(yùn)行；減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實(shí)時(shí)掌握各級(jí)節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況，為升級(jí)擴(kuò)容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機(jī)系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團(tuán)公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，即可實(shí)現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子文書(shū)檔案已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書(shū)、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時(shí)間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，需要先確立電子文書(shū)檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，才能促進(jìn)電力企業(yè)更加長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]胡艷.提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作水平的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2014（01）.

第9篇：電子檔案管理方式范文

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過(guò)程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念

對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長(zhǎng)期的保存下來(lái)，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問(wèn)題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無(wú)法合理利用檔案資源。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過(guò)電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過(guò)程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問(wèn)題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過(guò)程中需要解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長(zhǎng)的要求，通過(guò)定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問(wèn)題以及提高檔案管理效率的策略，通過(guò)研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊瑢?duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。

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