檔案管理痛點(diǎn)精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理痛點(diǎn)主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

紙質(zhì)檔案管理

長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對(duì)策

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)?；谶@種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開(kāi)展過(guò)程中的不利因素?；谶@一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭磊.談電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理[J].商業(yè)文化,2022(05):74-75.

[2]劉瑞.紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化分析——提升地質(zhì)檔案管理能力的重要途徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2022(02):135-136.

[3]戚芳.紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理分析[J].黑龍江檔案,2021(06):146-147.

[4]武韶佳.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性探究[J].城建檔案,2021(12):161-162.

[5]吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2021(09):4-6.

[6]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.

[7]關(guān)英霞.論電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].黑龍江檔案,2012(04):108.

第2篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營(yíng)管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫(kù)房200平方米,擁有庫(kù)藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國(guó)電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)也提出了更高的要求,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問(wèn)題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒(méi)有沒(méi)有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來(lái)。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫(kù)中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來(lái),以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對(duì)各部門進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類數(shù)據(jù)庫(kù)。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營(yíng)銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營(yíng)情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫(kù)前要掌握庫(kù)存情況,在檔案的保管過(guò)程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績(jī)效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過(guò)閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營(yíng)歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹(shù)立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長(zhǎng)補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅梅.淺析電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J]．青海電力，2007(1)

[2]肖莉.拓寬新視野創(chuàng)新電力檔案管理工作[J].新聞天地(下半月刊),2010,(10):24-25.

[3]黃磊.檔案質(zhì)量管理體系的構(gòu)建研究[J].山東大學(xué)學(xué)報(bào),2010,(04):20-22.

[4]孫家騫.電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].科技促進(jìn)發(fā)展(應(yīng)用版),2010,(10)14-15.

第3篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術(shù)

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來(lái)了便利的同時(shí)，也給其帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。通過(guò)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問(wèn)題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè)，電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)無(wú)痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí)，由于是無(wú)痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過(guò)程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，如受潮、蟲(chóng)蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過(guò)程中要占用很大的空間，耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問(wèn)題，它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管，通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ)，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異，檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí)，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找，該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且，由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開(kāi)展。電子檔案有效的解決了這一問(wèn)題，由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作，在對(duì)具體信息的查詢過(guò)程中只需要錄入時(shí)，生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且，電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會(huì)造成原信息載體的物理?yè)p耗。電子檔案的共享性強(qiáng)，不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開(kāi)展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無(wú)論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過(guò)程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動(dòng)生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過(guò)是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí)，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開(kāi)展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過(guò)是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國(guó)檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過(guò)是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的擴(kuò)充與發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，相伴而來(lái)的是信息資源的爆炸式增長(zhǎng)，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長(zhǎng)，因此必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時(shí)展的要求，更是檔案管理工作進(jìn)一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛，最大限度的擴(kuò)充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴(kuò)充檔案信息資源的同時(shí)，依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過(guò)相互之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作水平的不斷提升。

第4篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：檔案信息化；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

1. 項(xiàng)目建設(shè)背景

隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來(lái)越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來(lái)，不僅接收保存了大量工程項(xiàng)目的科技檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來(lái)的文書檔案和1960年起始的會(huì)計(jì)檔案，截止目前室藏檔案已達(dá)到17萬(wàn)余萬(wàn)件。如果運(yùn)用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準(zhǔn)率、查全率也不高，極大浪費(fèi)了企業(yè)的寶貴資源，難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過(guò)信息化手段開(kāi)發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2. 項(xiàng)目建設(shè)的總體目標(biāo)

大唐南京電廠檔案信息化建設(shè)按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，建設(shè)總體需求是實(shí)現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實(shí)現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務(wù)流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新檔案管理型中，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運(yùn)行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來(lái)包括如下幾點(diǎn)：

（一）檔案系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務(wù)的管理。

（二）接口開(kāi)發(fā)

實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認(rèn)證系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄。

（三）軟硬件環(huán)境建設(shè)

主要是搭建檔案系統(tǒng)運(yùn)行的軟硬件環(huán)境，針對(duì)不同階段的部署方案來(lái)搭建相應(yīng)的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫(kù)等。

（四）檔案規(guī)范體系建設(shè)

在大唐南京發(fā)電廠內(nèi)制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應(yīng)的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應(yīng)用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。

布署示意圖如下：

3. 產(chǎn)品選型

企業(yè)以自身的需求為選型的基礎(chǔ)，對(duì)軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù)，軟件售后服務(wù)的物質(zhì)及涵蓋地區(qū)等進(jìn)行了解與比對(duì)，另外再考慮企業(yè)e化的預(yù)算及可承受的費(fèi)用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。

為了保證項(xiàng)目軟件的使用率和可操作性，我廠進(jìn)行軟件選型時(shí)，依照下列的方式和順序來(lái)考慮：

選公司：選擇商譽(yù)卓著，經(jīng)營(yíng)績(jī)效良好，經(jīng)驗(yàn)豐富的公司。軟件業(yè)進(jìn)入門檻很低，但是軟件公司要能長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的障礙卻很高。軟件及服務(wù)都是無(wú)形商品，應(yīng)該選一家經(jīng)營(yíng)績(jī)效良好，經(jīng)驗(yàn)豐富的公司。

選產(chǎn)品：選擇的產(chǎn)品能滿足企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展成長(zhǎng)的需求，又滿足未來(lái)多樣化的需求，質(zhì)量要穩(wěn)定，維護(hù)要容易。

看服務(wù)：選擇的公司擁有完善的售后服務(wù)機(jī)制，可提供滿足其各種及各地需求的服務(wù)。

看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。

比速度：企業(yè)希望在最短的時(shí)間內(nèi)使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風(fēng)險(xiǎn)也越小。

比價(jià)錢：在各方面的條件都一致時(shí)，應(yīng)該選擇成本較低廉的解決方案。

結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡(jiǎn)稱：UNIS-AMS]V8.0。

四、項(xiàng)目建設(shè)思路及內(nèi)容

（一）檔案信息化建設(shè)的理論依據(jù)

依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強(qiáng)；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點(diǎn)分散，各自通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，故整個(gè)系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，總體的技術(shù)路線是以C/S模式和B/S模式相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)不同的功能。

客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實(shí)體管理、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務(wù)器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。

本方案以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)為檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺(tái)；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容管理為數(shù)據(jù)平臺(tái)；以XML作為檔案交換的標(biāo)準(zhǔn)；采用成熟的主流技術(shù)和產(chǎn)品來(lái)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術(shù)包括：檔案管理平臺(tái)技術(shù)，瀏覽器技術(shù)，視圖技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)加密技術(shù)，XML技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。

本項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開(kāi)發(fā)工具C/S端采用Delphi開(kāi)發(fā)、B/S端采用Eclipse開(kāi)發(fā)；系統(tǒng)的負(fù)載測(cè)試采用采取企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)負(fù)載測(cè)試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測(cè)試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進(jìn)行測(cè)試。

（二）設(shè)計(jì)原則及特點(diǎn)

按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡(jiǎn)便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準(zhǔn)確、強(qiáng)大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作管理工具。

1、先進(jìn)性原則

采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)（（C+B）/S架構(gòu)），所提供的技術(shù)具有一定的先進(jìn)性，采用先進(jìn)的、符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)平臺(tái)、體系結(jié)構(gòu)和開(kāi)發(fā)技術(shù)，系統(tǒng)可以快速的進(jìn)行應(yīng)用擴(kuò)展。

2、靈活性原則

業(yè)務(wù)和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動(dòng)，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項(xiàng)目、字段。查詢信息方便、靈活。

3、開(kāi)放兼容性原則

系統(tǒng)設(shè)備、軟件必須具有良好的開(kāi)放性，所有硬、軟件都應(yīng)遵循業(yè)界相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，支持開(kāi)放的標(biāo)準(zhǔn)接口，支持跨平臺(tái)。使整個(gè)系統(tǒng)成為一個(gè)統(tǒng)一的整體，而不致產(chǎn)生運(yùn)行上的“孤島”。

4、安全性原則

系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索、提取、和管理等各個(gè)層面和角度都須具有相應(yīng)的安全機(jī)制。

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采用良好的安全機(jī)制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當(dāng)前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時(shí)，利用大型數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性能確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全。

系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權(quán)機(jī)制，對(duì)用戶在系統(tǒng)中的各種操作進(jìn)行全面的管理和控制?？捎行Х乐狗欠ㄓ脩羧肭趾妥畲笙薅鹊叵拗菩畔⑿姑?；系統(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對(duì)在線用戶進(jìn)行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。

5、易用性原則

提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機(jī)界面、系統(tǒng)維護(hù)界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習(xí)慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對(duì)檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)解決方案，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)字典公開(kāi)，系統(tǒng)布署方便快捷。

操作簡(jiǎn)單，查詢方便，可以通過(guò)樹(shù)形結(jié)構(gòu)分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡(jiǎn)單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進(jìn)行查詢。

6、智能性原則

具有良好的統(tǒng)計(jì)分析功能，提高工作效率。同時(shí)系統(tǒng)應(yīng)該有強(qiáng)大的圖表功能，可以制作各種類型的報(bào)表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計(jì)圖表（如餅圖、矩形圖），報(bào)表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。

7、標(biāo)準(zhǔn)性原則

系統(tǒng)采用的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)國(guó)家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標(biāo)準(zhǔn)要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。

8、可靠性原則

系統(tǒng)運(yùn)行具有極高的可靠性和良好的容錯(cuò)性能。可靠的信息傳輸手段、存儲(chǔ)方式、運(yùn)行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。在整體設(shè)計(jì)中，根據(jù)實(shí)際情況采用完善的備份方式和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時(shí)不間斷服務(wù)。

9、擴(kuò)展性原則

隨著數(shù)據(jù)量的增加和運(yùn)行節(jié)點(diǎn)的擴(kuò)展，系統(tǒng)對(duì)硬件軟件的要求會(huì)不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須考慮可擴(kuò)展性的要求。

在軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個(gè)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時(shí)增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。

為滿足數(shù)字化檔案建設(shè)不斷深入的要求，在設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮了系統(tǒng)擴(kuò)充問(wèn)題，系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)充性。在程序結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)時(shí)，預(yù)留了各種接口（比如程序開(kāi)發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時(shí)與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，采用XML技術(shù)描述數(shù)據(jù)接口技術(shù)并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴(kuò)展性特點(diǎn)。進(jìn)行數(shù)據(jù)交互和關(guān)聯(lián)操作。當(dāng)需要進(jìn)行系統(tǒng)性升級(jí)時(shí)，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調(diào)整。易于擴(kuò)充升級(jí)，既滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴(kuò)充留有空間，用戶可自行進(jìn)行功能擴(kuò)展。

10、成熟性原則

文檔的獲取、采集、存儲(chǔ)、管理、檢索、統(tǒng)計(jì)和等各個(gè)環(huán)節(jié)集成在一個(gè)統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)之中，形成一個(gè)閉環(huán)的管理。

11、可維護(hù)性原則

在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，充分考慮了因機(jī)構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程的不斷變動(dòng)而帶來(lái)的靈活性要求。所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過(guò)自擴(kuò)展的方式適應(yīng)新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面、打印格式及統(tǒng)計(jì)要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務(wù)變化的需要；業(yè)務(wù)處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會(huì)影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，并能在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)新的需求。

考慮到工程實(shí)施完成后系統(tǒng)的操作與維護(hù)，因此，該系統(tǒng)具備較強(qiáng)的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運(yùn)行。應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)選用了流行的可視化開(kāi)發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。

（三）信息資源庫(kù)建設(shè)

1、目錄庫(kù)建設(shè)

大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務(wù)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，并具有開(kāi)放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權(quán)下檢索利用。

系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。

檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)具體功能設(shè)計(jì)如下：

（1）檔案收集

檔案的收集整理是檔案工作的重點(diǎn)，也是工作量最大的工作，因此通過(guò)管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任和流程，通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動(dòng)整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。

上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個(gè)流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個(gè)步驟，首先由全宗單位內(nèi)各部門的兼職檔案員通過(guò)幾種方式進(jìn)行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對(duì)整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行移交，由全宗單位內(nèi)的檔案管理員對(duì)移交的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收，最后由檔案管理員對(duì)所有接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)入元數(shù)據(jù)庫(kù)，電子原文件進(jìn)入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)將對(duì)照元數(shù)據(jù)庫(kù)與電子原文數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)自動(dòng)創(chuàng)建索引庫(kù)用于全文檢索功能。下面將詳細(xì)介紹這四個(gè)步驟的內(nèi)容：

①信息收集

數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等手段。

OA接口收集方案

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無(wú)縫連接，接口部份主要

設(shè)計(jì)方案如下：

圖 OA 接口收集原理圖

OA系統(tǒng)接口是保證文件自動(dòng)歸檔的關(guān)鍵。通過(guò)接口，系統(tǒng)可以以自動(dòng)或手動(dòng)兩種方式轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)當(dāng)中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫(kù)中，同時(shí)將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入文件服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

在線收集

在線收集是提供各業(yè)務(wù)部門人員對(duì)重要文件進(jìn)行收集的模塊，不僅可以提供簡(jiǎn)單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進(jìn)行歸檔錄入，而且可以對(duì)歸檔范圍外的重要文件進(jìn)行收集錄入，可以將個(gè)人的隱性知識(shí)顯性化。

檔案管理人員可以根據(jù)實(shí)體文件直接在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進(jìn)行信息的填寫。

著錄部分提供的功能包括：

1.必填項(xiàng)標(biāo)識(shí)功能。在界面中會(huì)對(duì)必填字段與可空字段進(jìn)行明顯的標(biāo)識(shí)區(qū)分，方便用戶進(jìn)行識(shí)別。

2.著錄字段可設(shè)定默認(rèn)值。所有字段均可設(shè)置默認(rèn)初始值，或可通過(guò)事件定義，自動(dòng)跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務(wù)規(guī)則，從相關(guān)信息中自動(dòng)提取初始值，如可自動(dòng)提取題名、文號(hào)、發(fā)文時(shí)間和保管期限等等。

3.著錄內(nèi)容提交時(shí)自動(dòng)驗(yàn)證功能。驗(yàn)證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機(jī)號(hào)碼等）。對(duì)不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。

4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹(shù)形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。

5.界面事件自定義功能?？深A(yù)先定義在著錄時(shí)要進(jìn)行響應(yīng)的事件，即某些著錄項(xiàng)的內(nèi)容可在其他著錄項(xiàng)著錄完成時(shí)，根據(jù)規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)填寫。如自動(dòng)對(duì)A、B兩字段值進(jìn)行求和填寫進(jìn)C字段，或?qū)、B兩字段進(jìn)行截取或拼接后填入C字段。

6.著錄信息自動(dòng)繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時(shí)，可自動(dòng)繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個(gè)字段信息，并可根據(jù)需要進(jìn)行選擇性繼承。在著錄時(shí)還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進(jìn)行著錄，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認(rèn)值。

7.支持TAB鍵及光標(biāo)鍵的焦點(diǎn)跳轉(zhuǎn)。在著錄時(shí)，可方便的通過(guò)TAB鍵或光標(biāo)鍵實(shí)現(xiàn)輸入焦點(diǎn)在不同控件上的切換，無(wú)需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，極大的方便了錄入工作。

8.著錄同時(shí)即可進(jìn)行電子原文的掛接。著錄時(shí)即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。

離線收集

9.離線收集是提供建設(shè)項(xiàng)目和流動(dòng)性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。

10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：

11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設(shè)項(xiàng)目和流動(dòng)性企業(yè)使用離線客戶端導(dǎo)入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進(jìn)行使用。

12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機(jī)器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機(jī)器與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換可實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能，批量導(dǎo)入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，需要各原檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商將需導(dǎo)入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成上述標(biāo)準(zhǔn)格式，最終實(shí)現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換。

系統(tǒng)可為歷史檔案單獨(dú)設(shè)置一些類別和數(shù)字化流程。針對(duì)歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在不同的問(wèn)題，系統(tǒng)會(huì)提供字段對(duì)應(yīng)關(guān)系定義界面，是的用戶可先定義好字段對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

至于電子文件，則可通過(guò)內(nèi)容管理平臺(tái)中提供的電子文件轉(zhuǎn)換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動(dòng)通過(guò)元數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)關(guān)系實(shí)現(xiàn)自動(dòng)對(duì)應(yīng)。

②數(shù)據(jù)整理

數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過(guò)整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：

自動(dòng)分組（分類）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行分組（分類）。

自動(dòng)排序

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行排序。

立卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行組卷（裝盒）操作，并自動(dòng)生成相關(guān)案卷級(jí)/盒級(jí)字段信息。此功能分為以下兩種方式：

自動(dòng)組卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)組卷（裝盒）操作。

手工組卷

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進(jìn)行手工組卷操作。

手工調(diào)整

對(duì)于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能，包含以下功能點(diǎn)：

增加

提供對(duì)歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要?dú)w檔的案卷/文件條目信息，同時(shí)掛接電子原文。

刪除

提供對(duì)歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時(shí)也刪除該條目下掛接的電子原文。

修改

提供對(duì)歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結(jié)果。

檢索

提供對(duì)于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準(zhǔn)率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)排序

主要是對(duì)于進(jìn)入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應(yīng)排序規(guī)則默認(rèn)排序，排序后便于檔案整理人員對(duì)于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務(wù)管理設(shè)置”子系統(tǒng)中預(yù)先定義完畢，除預(yù)先定義的規(guī)則外還可以進(jìn)行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對(duì)調(diào)和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調(diào)整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)移出

將當(dāng)前檔案類型的文件級(jí)數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫(kù)，如某個(gè)工程的申請(qǐng)文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)化，且轉(zhuǎn)化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

案卷打散

將已組好的案卷或盒內(nèi)的文件打散，重新進(jìn)行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

卷內(nèi)文件抽出

將已經(jīng)組好的案卷內(nèi)的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。

加入案卷

將用戶選定的零散文件加入某個(gè)已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內(nèi)文件。

③數(shù)據(jù)歸檔

此部分主要是由檔案管理員對(duì)已接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查歸檔的操作，包含以下功能：

數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：由檔案管理員詳細(xì)檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。

數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)入檔案庫(kù)。

2、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)一方面是對(duì)室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設(shè)備對(duì)存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時(shí)采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁(yè)面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質(zhì)檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍(lán)功能，在掃描過(guò)程中不能只追求清晰度，將分辯設(shè)置過(guò)高，導(dǎo)致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁(yè)面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁(yè)面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入檔案服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。

2010年項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對(duì)室藏檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬(wàn)余條檔案條目數(shù)據(jù)庫(kù)、約154萬(wàn)頁(yè)原文數(shù)據(jù)庫(kù)，并實(shí)現(xiàn)條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設(shè)

1、制度建設(shè)

為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進(jìn)一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實(shí)，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護(hù)、保管、備份、安全保密等制度。

自工程建設(shè)以來(lái)，加強(qiáng)檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項(xiàng)，納入廠辦公會(huì)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入廠年度、月度計(jì)劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責(zé)；（4）基建期間所有設(shè)備開(kāi)箱、項(xiàng)目驗(yàn)收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。

2、系統(tǒng)操作安全保障

本部分安全設(shè)計(jì)方案主要是從應(yīng)用系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)、安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密方面，應(yīng)用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問(wèn)安全三個(gè)方面來(lái)考慮。

數(shù)據(jù)傳輸安全

①采用VIEW服務(wù)方式，每個(gè)客戶端無(wú)需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護(hù)帶來(lái)極大方便，無(wú)需客戶端。

②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行傳輸，在客戶機(jī)內(nèi)存中顯示，而不會(huì)形成本地的臨時(shí)文件，排除了安全問(wèn)題。

③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過(guò)程中存在的安全隱患。

系統(tǒng)操作安全

登錄（和其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的安全訪問(wèn)控制）

①登錄的安全控制任務(wù)

平臺(tái)對(duì)外部系統(tǒng)提供相關(guān)的接口和服務(wù)，需要保證沒(méi)有權(quán)限的人不能獲取對(duì)應(yīng)的服務(wù)，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問(wèn)對(duì)應(yīng)的接口。

平臺(tái)登錄的安全控制建立在用戶信息平臺(tái)上的統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關(guān)的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問(wèn)相關(guān)的接口和服務(wù)。用戶進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)證時(shí)，進(jìn)行如下的令牌獲取操作：

從外部系統(tǒng)訪問(wèn)平臺(tái)提供的接口和服務(wù)之前，先要獲取相關(guān)的系統(tǒng)

訪問(wèn)令牌；持有令牌的客戶端，訪問(wèn)相關(guān)的平臺(tái)提供的接口和服務(wù)；平臺(tái)驗(yàn)證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構(gòu)造相關(guān)的用戶信息，并且訪問(wèn)相關(guān)的接口和服務(wù)。

②操作權(quán)限

操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級(jí)。主要根據(jù)角色來(lái)控制，系統(tǒng)默認(rèn)的角色有系統(tǒng)管理員、高級(jí)檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個(gè)角色。

定義角色的時(shí)候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級(jí)權(quán)限，其中對(duì)應(yīng)的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來(lái)分別設(shè)置權(quán)限。

判斷的時(shí)候首先要根據(jù)用戶的ID取得對(duì)應(yīng)的角色I(xiàn)D，根據(jù)角色I(xiàn)D信息來(lái)判斷是否在該角色中存在權(quán)限信息，如果已經(jīng)存在則為有權(quán)，如涉及到檔案類型需要判斷對(duì)應(yīng)的檔案類型權(quán)限。

③操作日志

系統(tǒng)通過(guò)記錄用戶操作日志來(lái)加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對(duì)惡意破壞數(shù)據(jù)過(guò)程進(jìn)行審計(jì)。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問(wèn)日志三類日志。

用來(lái)記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進(jìn)檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問(wèn)集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。

主要日志信息包括：用戶帳號(hào)（ID）、所屬全宗、登錄日期（時(shí)間）、登錄時(shí)客戶機(jī)IP地址、退出時(shí)間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。

用來(lái)記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進(jìn)行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務(wù)器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時(shí)間）、所屬全宗、用戶操作等。

用來(lái)記錄用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)本身的訪問(wèn)。例如，對(duì)檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對(duì)電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時(shí)間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)題（電子文件的標(biāo)題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。

數(shù)據(jù)訪問(wèn)安全

數(shù)據(jù)訪問(wèn)需要控制用戶訪問(wèn)的條目和電子文件信息，并可以靈活設(shè)置權(quán)限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限根據(jù)權(quán)限類型分為條目權(quán)限和電子文件權(quán)限，根據(jù)設(shè)置方式分為臨時(shí)權(quán)限、規(guī)則權(quán)限、默認(rèn)權(quán)限。

規(guī)則權(quán)限針對(duì)網(wǎng)上利用者和普通用戶設(shè)置，針對(duì)條目權(quán)限和原文權(quán)限進(jìn)行判斷，可以設(shè)定對(duì)應(yīng)的查詢規(guī)則來(lái)批量設(shè)置權(quán)限。可以針對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行設(shè)置?？梢詢?nèi)置一些固定規(guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務(wù)對(duì)應(yīng)密級(jí)等?？梢赃x擇組或組下面的人進(jìn)行設(shè)置權(quán)限，如果設(shè)置了組的權(quán)限，下面的人自動(dòng)繼承組的權(quán)限，判斷順序?yàn)槿藘?yōu)先于組。規(guī)則權(quán)限判斷流程為：

默認(rèn)權(quán)限主要針對(duì)網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來(lái)設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。

條目權(quán)限根據(jù)默認(rèn)權(quán)限和規(guī)則權(quán)限組合得到對(duì)應(yīng)的用戶的權(quán)限。

電子文件的一般使用流程

電子文件一般的使用流程如下圖所示：

上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲(chǔ)和利用三個(gè)環(huán)節(jié)，利用時(shí)可以對(duì)電子文件進(jìn)行瀏覽、下載、打印、導(dǎo)出光盤等。以上應(yīng)用模式中存在以下幾個(gè)問(wèn)題：

①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；

②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；

③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無(wú)法控制，用戶可進(jìn)行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉(zhuǎn)給其它人員的隱患。

電子文件訪問(wèn)安全控制的主要任務(wù)：

①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。

②保證重要文檔不轉(zhuǎn)給其它人員。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權(quán)的用戶，即使拿到其他人的授權(quán)文件，仍無(wú)法閱讀加密的文檔。

（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)

1、機(jī)架式服務(wù)器一臺(tái)

存儲(chǔ)設(shè)備一臺(tái)

2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫(kù)所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備。

五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點(diǎn)及主要功能

大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔(dān)負(fù)著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：

完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導(dǎo)和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時(shí)，將與之對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對(duì)各部門的年報(bào)進(jìn)行接收和匯總工作，生成符合國(guó)家檔案局要求的年報(bào)。

1.全文檢索系統(tǒng)信息服務(wù)功能

系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)對(duì)附件的全文檢索，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求；提供自然語(yǔ)言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對(duì)自動(dòng)搜索到的全部信息進(jìn)行智能分類，并可對(duì)設(shè)定的主題，將全部相關(guān)信息進(jìn)行聚類；系統(tǒng)的自動(dòng)分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關(guān)心的信息以及了解信息分類之間的關(guān)系。

針對(duì)上述各類搜索方式，都會(huì)受到系統(tǒng)權(quán)限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。

目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。

技術(shù)特點(diǎn)：索引權(quán)限和系統(tǒng)權(quán)限完全融合；索引庫(kù)、目錄庫(kù)、電子文件庫(kù)三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫(kù)數(shù)據(jù)同步。

全文檢索示意圖

2.主動(dòng)式檢索服務(wù)應(yīng)用

檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動(dòng)服務(wù)方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動(dòng)利用模式，通過(guò)管理員對(duì)檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時(shí)有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價(jià)值；

檔案打包推送一般分為主動(dòng)推送和請(qǐng)求推送兩種應(yīng)用方式：主動(dòng)推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設(shè)定有效期后直接推送給用戶進(jìn)行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內(nèi)容；請(qǐng)求推送是指利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向檔案管理員發(fā)出檔案利用請(qǐng)求信息，檔案管理員根據(jù)請(qǐng)求內(nèi)容組織所需要的檔案信息，設(shè)定有效期限后直接推送給利用者。

檔案推送具有時(shí)效性，過(guò)期后將失效不能再訪問(wèn)既方便了利用又保證了安全。

（三）OCR技術(shù)的應(yīng)用

與圖像處理技術(shù)一樣，紫光的OCR（漢字識(shí)別）技術(shù)也已嵌入到系統(tǒng)當(dāng)中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時(shí)調(diào)動(dòng)OCR功能，實(shí)現(xiàn)圖像漢字的識(shí)別。OCR技術(shù)主要應(yīng)用與以下幾方面：

紫光的OCR漢字識(shí)別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。

首先，在掃描電子文檔的識(shí)別中，通過(guò)其獨(dú)有的版面分析功能，不僅可以快速實(shí)現(xiàn)文檔的掃描識(shí)別，同時(shí)還可以自動(dòng)提取當(dāng)中的檔案關(guān)鍵信息，自動(dòng)識(shí)別后填入檔案的目錄信息當(dāng)中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。

其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動(dòng)識(shí)別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對(duì)圖像文件自動(dòng)建立索引的功能。

再次，在用戶檢索查詢當(dāng)中可以選定所需文件內(nèi)容，自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。

對(duì)于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識(shí)別還原。

檔案人員在利用檔案的時(shí)候常常需要瀏覽檔案原文，對(duì)于比較感興趣的內(nèi)容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識(shí)別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的時(shí)候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動(dòng)將區(qū)域內(nèi)的信息傳到檔案服務(wù)器進(jìn)行識(shí)別，然后傳到用戶的窗口顯示出來(lái)。

原文瀏覽的時(shí)候選擇要識(shí)別的區(qū)域

識(shí)別后的文本文件

在線OCR支持網(wǎng)絡(luò)上所有有權(quán)限的用戶應(yīng)用，同時(shí)允許多個(gè)用戶并行使用。

（四）可擴(kuò)展支持多種安全技術(shù)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對(duì)信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成、實(shí)現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。

（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術(shù)

檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設(shè)備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)到海量存儲(chǔ)載體中，采用OCR技術(shù)，實(shí)現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。對(duì)文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理及標(biāo)引。

圖像處理技術(shù)的應(yīng)用

系統(tǒng)中內(nèi)嵌了紫光圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。

在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來(lái)實(shí)現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動(dòng)對(duì)應(yīng)。

圖像處理模塊最大的特點(diǎn)就是除了可以滿足招標(biāo)文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實(shí)現(xiàn)批量的圖像掃描和自動(dòng)處理的功能，是一個(gè)功能強(qiáng)大的圖像掃描和處理模塊。

圖像處理功能介紹

該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。

圖像處理窗口

掃描的參數(shù)設(shè)定，在掃描的同時(shí)用戶可以設(shè)定自動(dòng)執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動(dòng)進(jìn)行上述操作。下圖是圖像處理的幾個(gè)功能操作界面。

掃描后的文件

去黑邊處理后的文件

糾偏、去污點(diǎn)處理后的文件

掃描后的文件

圖像拼接前

圖像拼接后的效果（合并的時(shí)候可以選擇上下合并或左右合并）

六、推廣和應(yīng)用

第5篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

（一）電子檔案裁體的壽命

紙質(zhì)檔案單位面積上存儲(chǔ)的信息量很少，當(dāng)今的信息存儲(chǔ)技術(shù)，可以將一幅詳細(xì)地圖中的成千上萬(wàn)個(gè)信息存儲(chǔ)在小小的一張光盤上，這無(wú)疑是技術(shù)上的一大進(jìn)步。但是，當(dāng)存儲(chǔ)載體的記錄信息能力高速增長(zhǎng)時(shí)，存儲(chǔ)信息的新型載體的壽命卻不如紙質(zhì)。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產(chǎn)廠商的承諾至多也沒(méi)有超過(guò)100年。另外，紙張的損壞很易被發(fā)現(xiàn)，電子檔案載體的損壞只能由設(shè)備來(lái)檢驗(yàn)。影響電子檔案保存壽命的另一個(gè)重要因素是將來(lái)的設(shè)備可能無(wú)法讀出今天記錄在載體上的信息內(nèi)容。

（二）電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新

除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設(shè)備和軟件問(wèn)題。在數(shù)字世界里，技術(shù)設(shè)備與存儲(chǔ)載體緊密聯(lián)系在一起，高密度的信息存儲(chǔ)必須依賴于復(fù)雜的電子設(shè)備和有關(guān)的軟件，而這些設(shè)備及軟件總是在隨著技術(shù)的進(jìn)步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲(chǔ)載體上的信息將無(wú)法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數(shù)字存儲(chǔ)載體壽命都長(zhǎng)，然而最初給它記錄信息的電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可能早已更新?lián)Q代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無(wú)法讀取。

檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對(duì)外開(kāi)放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設(shè)備可能早就更新?lián)Q代多次了。環(huán)境技術(shù)的生命周期對(duì)于電子檔案的保存提出了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，數(shù)字技術(shù)的軟硬件一旦過(guò)時(shí)，廠家就可能不再提供該產(chǎn)品，沒(méi)有相應(yīng)的軟硬件平臺(tái)信息就無(wú)法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)。

（三）信息的真實(shí)性

電子檔案存儲(chǔ)載體存在的另一個(gè)嚴(yán)峻問(wèn)題，是數(shù)字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準(zhǔn)確可靠，也是對(duì)電子檔案管理提出的另一挑戰(zhàn)。

二、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)的對(duì)策

電子檔案管理在技術(shù)上有三個(gè)大問(wèn)題：存儲(chǔ)載體不耐久；讀寫信息的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)，電子信息內(nèi)容的真實(shí)性。

電子檔案存儲(chǔ)載體的壽命一般都超過(guò)了讀寫它的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)生命周期，使得載體壽命相對(duì)于軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒(méi)有一個(gè)廠家可以保證，它生產(chǎn)的電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件不會(huì)過(guò)時(shí)。技術(shù)過(guò)時(shí)使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對(duì)策方法也只能作為參考。

（一） 再生性技術(shù)保護(hù)

這里所說(shuō)的再生性技術(shù)保護(hù)，是指將技術(shù)過(guò)時(shí)的存儲(chǔ)載體上的信息適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙張或縮微品上，不再使用電子計(jì)算機(jī)軟硬件讀取。這種方法為長(zhǎng)期保存信息提供方便并避免軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)帶來(lái)的任何麻煩，對(duì)于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)說(shuō)，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題：一是有些信息無(wú)法轉(zhuǎn)移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉(zhuǎn)換，也必將失去它原有的風(fēng)格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉(zhuǎn)移到穩(wěn)定長(zhǎng)久載體上，使之具有壽命長(zhǎng)、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)的限制等優(yōu)點(diǎn)，但卻失去了數(shù)字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。

（二）建立電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館

建立一個(gè)過(guò)時(shí)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案館，收集技術(shù)過(guò)時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟件、硬件，提供利用，讀取那些過(guò)時(shí)技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容。例如，收集過(guò)時(shí)的磁帶驅(qū)動(dòng)器和過(guò)時(shí)的操作系統(tǒng)。這種方法要廣泛收集保管過(guò)時(shí)技術(shù)的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過(guò)時(shí)技術(shù)的某些技能。由于設(shè)備的老化，原生產(chǎn)廠家不再生產(chǎn)這些設(shè)備的備件，存儲(chǔ)載體在不斷損壞等原因，使得代價(jià)十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷貝和遷移

拷貝是在原來(lái)的技術(shù)環(huán)境下定時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲(chǔ)載體理化性能變化引起的信息丟失。這應(yīng)該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規(guī)的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)引起的長(zhǎng)期保管問(wèn)題，解決這個(gè)問(wèn)題的可供考慮的方案是遷移。

將數(shù)字信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制稱為遷移。遷移是隨技術(shù)變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過(guò)程，這個(gè)過(guò)程使得信息在將來(lái)也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數(shù)據(jù)，可以從一個(gè)存取載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)存取載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的保護(hù)，

即便是純文本的電子文件也是如此。

三、信息真實(shí)性的對(duì)策

檔案館保管電子檔案，可能經(jīng)常要進(jìn)行數(shù)字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實(shí)的。存儲(chǔ)載體損壞的復(fù)制與軟硬件技術(shù)過(guò)時(shí)的遷移，不能只保證信息存取的實(shí)現(xiàn)，而更要保證被存取信息的原始性、真實(shí)性。保證被存取的信息是原始的、真實(shí)的，是對(duì)電子檔案管理的又一個(gè)挑戰(zhàn)。

第6篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

電子檔案管理的方式需要借助多項(xiàng)電子設(shè)備，還需要應(yīng)用先進(jìn)的電子技術(shù)，其是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，也是衡量電子檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。電子檔案管理系統(tǒng)想要更好的發(fā)展，必須做好規(guī)劃，要保證檔案管理細(xì)節(jié)的合理性，還要在不同的管理環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的設(shè)備與技術(shù)，提高檔案管理的效率。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案資料的數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越豐富，涉及的范圍也越來(lái)越廣，使用電子檔案管理的方法，可以更好對(duì)檔案進(jìn)行分類，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存，相關(guān)技術(shù)人員要不斷的優(yōu)化管理方式，保證電子檔案存儲(chǔ)的完整性與安全性?，F(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)管理方法也進(jìn)行了優(yōu)化，由于該系統(tǒng)主要依托于現(xiàn)代化的電子設(shè)備，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，管理人員一定要具有創(chuàng)新的精神、開(kāi)放的心態(tài)，引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)與理論，完善管理機(jī)制，使管理制度不斷的推陳出新，探索出新的管理之路。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是電子檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時(shí)代檔案管理標(biāo)志。現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，逐步建設(shè)和完善了檔案部門內(nèi)部的局域網(wǎng)，還構(gòu)建了區(qū)域性的、全國(guó)性的檔案工作信息網(wǎng)。

2我國(guó)電子檔案管理的現(xiàn)狀

目前在我國(guó)，檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來(lái)越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來(lái)看，我國(guó)的電子檔案管理著三個(gè)特點(diǎn)。即過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)在指目前我國(guó)的電子檔案信息資源大都是以計(jì)算機(jī)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)與管理手段，也就是說(shuō)電子檔案是要借助于計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行管理使用。若沒(méi)有計(jì)算機(jī)，電子信息就無(wú)法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當(dāng)前我國(guó)的電子檔案管理工作是必須要依靠計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行的。其次，電子檔案在保存的過(guò)程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來(lái)實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)要使用電子檔案時(shí)，還必須要借助計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案信息的還原與顯示。這樣以來(lái)，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)才實(shí)現(xiàn)有效管理的，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。而由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲(chǔ)、共享的過(guò)程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身硬件問(wèn)題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來(lái)了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國(guó)的電子檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行中還存在著一定的問(wèn)題，例如對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問(wèn)題沒(méi)有得到很好的解決，在拷貝或存儲(chǔ)電子檔案時(shí)不能做到有效安全防范，對(duì)于一些重要的資料文件來(lái)講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進(jìn)，促使其更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

3實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國(guó)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的研究時(shí)間并不長(zhǎng)，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問(wèn)題，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對(duì)工作中的問(wèn)題進(jìn)行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出了一些改進(jìn)的措施，具體內(nèi)容如下：

3.1加強(qiáng)電子檔案的分類管理

隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來(lái)越多，內(nèi)容也越來(lái)越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價(jià)值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強(qiáng)管理與約束，防止信息泄露問(wèn)題的發(fā)生。另外，管理人員還要對(duì)特別重要的檔案文件進(jìn)行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性

電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項(xiàng)電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機(jī)制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進(jìn)安全防盜技術(shù)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。

3.3加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)

第7篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問(wèn)題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時(shí)，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會(huì)造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，電子檔案由于受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時(shí)，為了更好的加深對(duì)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀，但在長(zhǎng)時(shí)間的保存中可能會(huì)丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時(shí)可共享、對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實(shí)際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會(huì)留下痕跡，其載體并不固定。實(shí)際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對(duì)檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重?cái)?shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運(yùn)用，確保文件在保存與處理的過(guò)程中不會(huì)出錯(cuò)，增強(qiáng)電子文件的真實(shí)可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對(duì)而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡(jiǎn)單。通過(guò)相關(guān)部門出具的證明，可對(duì)既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過(guò)程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時(shí)間不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時(shí)，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對(duì)紙制品材料進(jìn)行存儲(chǔ)，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第8篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案管理；問(wèn)題；措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

隨著我國(guó)改革的不斷深入，電力系統(tǒng)各項(xiàng)建設(shè)也取得了令人矚目的優(yōu)異成績(jī)。檔案是電力系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中的重要組成部分，能否對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

一、電力系統(tǒng)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)較籠統(tǒng)

電力系統(tǒng)檔案管理是一項(xiàng)巨大的工作，涉及面較廣，對(duì)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求嚴(yán)格。在電力系統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域，盡管國(guó)家頒布了一系列的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，入《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T5032228-2001）、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)在一定程度上能夠指導(dǎo)電力系統(tǒng)檔案管理工作，但規(guī)定仍較籠統(tǒng)，依據(jù)不全面，未能在有關(guān)具體操作上進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，這也導(dǎo)致了檔案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有規(guī)范性、科學(xué)性的管理制度體系

由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。在工程建設(shè)的前期階段，在開(kāi)工建設(shè)前設(shè)計(jì)單位已開(kāi)始產(chǎn)生檔案，但由于設(shè)計(jì)工期緊，設(shè)計(jì)單位經(jīng)常出現(xiàn)未按要求進(jìn)行工程檔案的管理。設(shè)計(jì)方案不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對(duì)檔案管理工作的輕視，導(dǎo)致基建檔案的施工記錄不夠詳細(xì)、完整。對(duì)于升版、后補(bǔ)圖紙，無(wú)專人進(jìn)行管理，即使有管理人員，也會(huì)存在因臨時(shí)更改文件的突發(fā)性和不確定性導(dǎo)致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去。工程驗(yàn)收檔案交接階段，驗(yàn)收交接檔案蜂擁而至，面對(duì)大量的工程檔案，驗(yàn)收時(shí)間緊，任務(wù)重，最終導(dǎo)致檔案人員不追求工程檔案的價(jià)值性，對(duì)于檔案的正確性沒(méi)有時(shí)間核查，甚至對(duì)于重要資料沒(méi)有存檔的現(xiàn)象。

3、管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平不高。

隨著國(guó)家電網(wǎng)建設(shè)網(wǎng)架的不斷擴(kuò)大和加強(qiáng)，電壓等級(jí)的不斷升高，輸送電力能源的任務(wù)不斷加重，檔案服務(wù)的范圍也在不斷擴(kuò)大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化。但在實(shí)際中，許多檔案管理人員缺乏對(duì)檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用。檔案資源效應(yīng)形同虛設(shè)。檔案相關(guān)的政策、規(guī)定、專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)的及時(shí)學(xué)習(xí)，缺乏積極主動(dòng)地開(kāi)展工程檔案收集工作。檔案管理不夠?qū)I(yè)化，缺乏在每一項(xiàng)建設(shè)工程開(kāi)工與結(jié)束之間，與工程項(xiàng)目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設(shè)活動(dòng)中去實(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評(píng)審活動(dòng)。

4、對(duì)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒(méi)有使用數(shù)字化檔案管理，導(dǎo)致電力系統(tǒng)的檔案不能得到有效和長(zhǎng)久的保存，造成重要的檔案遺失，無(wú)法查找，造成很大的損失。

二、解決電力系統(tǒng)檔案管理問(wèn)題的措施

1、建立健全管理的制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實(shí)施一整套統(tǒng)一的、科學(xué)的以及實(shí)用性強(qiáng)的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進(jìn)行。根據(jù)電力系統(tǒng)項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責(zé)，建立電力系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機(jī)制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關(guān)管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當(dāng)電力工程開(kāi)工的時(shí)候就進(jìn)行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進(jìn)度，在電力工程竣工的時(shí)候，檔案工作也要同步進(jìn)行，在這一過(guò)程中，一定要保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性，在事前、事中、事后都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，通過(guò)各種有利的機(jī)會(huì)對(duì)電力系統(tǒng)的資料進(jìn)行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時(shí)進(jìn)行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時(shí)進(jìn)行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過(guò)定期會(huì)議或者到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的方式加強(qiáng)學(xué)習(xí)與溝通。

2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項(xiàng)目管理

電力工程檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步，建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成項(xiàng)目文件的歸檔、驗(yàn)收工作，從工程建設(shè)源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的電力工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)問(wèn)和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準(zhǔn)備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查電力工程檔案的質(zhì)量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中;電力工程檔案工作與工程立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步。

3、提高專業(yè)檔案人員素質(zhì)

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等專業(yè)技術(shù)人員以及其他相關(guān)專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，使檔案管理工作高效進(jìn)行。這就要求檔案人員必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，，在完善本專業(yè)能力基礎(chǔ)上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面檔案管理人員還要經(jīng)常走進(jìn)工程施工現(xiàn)場(chǎng)，把握工程建設(shè)進(jìn)程，主動(dòng)參與到工程建設(shè)驗(yàn)收與評(píng)審活動(dòng)中。要根據(jù)工程建設(shè)的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設(shè)的變更動(dòng)態(tài)，對(duì)于需要變更的資料要及時(shí)提出修改意見(jiàn)，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開(kāi)展起來(lái)。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識(shí)，要將檔案管理工作切實(shí)歸入企業(yè)管理工作中，主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案資料發(fā)揮對(duì)企業(yè)的發(fā)展的服務(wù)作用。相關(guān)的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)。

4、進(jìn)一步加強(qiáng)電力建設(shè)工程檔案信息化管理

當(dāng)前，很多企業(yè)已經(jīng)完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)與管理。但是在實(shí)施檔案工作數(shù)字化的同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行好類別規(guī)整，進(jìn)一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

三、結(jié)束語(yǔ)

電力系統(tǒng)檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，關(guān)系到我國(guó)電力經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在新形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)不斷提高電力系統(tǒng)檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)電力工程建設(shè)穩(wěn)步的發(fā)展，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]陳加芳.對(duì)電力工程檔案管理問(wèn)題的思考[J].安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2011（01）.

第9篇：檔案管理痛點(diǎn)范文

【關(guān)鍵詞】 交通事業(yè)單位 改制 企業(yè) 檔案管理

改革開(kāi)放三十多年來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活發(fā)生了翻天覆地的變化。正如馬斯諾的需要層次理論所提到的，衣食住行是人們生活的必需，是第一層次的需要即生理需要。交通事業(yè)在近些年蒸蒸日上，對(duì)百姓的生活帶來(lái)了許多方便。社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)體制的建立，也對(duì)各行各業(yè)的管理活動(dòng)進(jìn)行了大改革，許多國(guó)有企業(yè)和股份制企業(yè)紛紛進(jìn)行改制，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。毫不例外，部分交通事業(yè)單位也在積極地轉(zhuǎn)型，加入全面競(jìng)爭(zhēng)的行列。但是這里有一個(gè)問(wèn)題，交通事業(yè)檔案改制以后所形成的檔案性質(zhì)不一樣了，那么對(duì)這些檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行呢？下面我們就來(lái)試著分析一下。

1 交通事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

交通事業(yè)單位檔案是交通檔案的一部分，不包括交通行政系統(tǒng)或個(gè)人的檔案，而是交通事業(yè)單位在交通活動(dòng)中直接形成的對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)有價(jià)值的歷史記錄，是交通行業(yè)發(fā)展的重要信息資源。當(dāng)今時(shí)代，交通事業(yè)在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，進(jìn)入了全面持續(xù)快速發(fā)展的新時(shí)期。交通事業(yè)單位具有明確的內(nèi)容和鮮明的特點(diǎn)。

1.1 交通事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容

交通事業(yè)檔案主要包括各業(yè)務(wù)方面檔案和行政文書檔案，而業(yè)務(wù)檔案包括各個(gè)部門活動(dòng)所形成的檔案如行政執(zhí)法檔案、公路航道建設(shè)（改善）檔案、運(yùn)輸管理檔案等，業(yè)務(wù)檔案在交通檔案中占較大的比重。

交通事業(yè)單位一般有公路、運(yùn)管、航道、海事等部門， 其業(yè)務(wù)各自獨(dú)立，所以主管部門檔案人員要經(jīng)常深入基層進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每月組織檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 對(duì)歸檔立卷的標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格，定期收集與整理業(yè)務(wù)檔案。

檔案管理活動(dòng)包括收集工作、整理工作、鑒定工作、保管工作、編研工作和利用工作等各個(gè)環(huán)節(jié)。2007年以來(lái)，交通部和省各級(jí)檔案行政主管部門陸續(xù)下達(dá)了如何進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理以及貫徹重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法等管理性文件。在具體工作中，各檔案機(jī)構(gòu)把好工程前期所形成文件材料的質(zhì)量關(guān)，開(kāi)展經(jīng)常性的自查活動(dòng)，對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，以保證項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確、完整，保證檔案工作與工程建設(shè)同計(jì)劃、同施工、同驗(yàn)收。[1]

1.2 交通事業(yè)檔案管理特點(diǎn)

1.2.1 集中統(tǒng)一管理檔案

根據(jù)2005年《交通檔案管理辦法》規(guī)定，各單位形成的檔案應(yīng)由各單位檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理并由檔案部門對(duì)本單位的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。

1.2.2 設(shè)立專門的檔案部門

由于交通事業(yè)單位發(fā)展比較成熟，一般都會(huì)專門設(shè)立檔案管理部門，或錄用專職檔案工作人員。檔案室對(duì)本單位各部門或各環(huán)節(jié)的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。檔案室會(huì)同本單位有關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定?？傊?，檔案室有自己的一套管理方案，能夠保證檔案活動(dòng)的順利開(kāi)展。

1.2.3 交通事業(yè)單位檔案定期向同級(jí)檔案館移交

檔案館的檔案主要包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案和部分個(gè)人檔案或家族檔案。各類檔案館所收藏檔案的內(nèi)容各不相同。各交通事業(yè)單位在完成了文書處理程序，把有保存價(jià)值和經(jīng)過(guò)有序整理的檔案向各事業(yè)單位檔案室移交，再由檔案室定期向檔案館移交。

2 企業(yè)檔案管理特點(diǎn)

企業(yè)檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的記憶庫(kù)，借助企業(yè)檔案，我們能夠了解企業(yè)的過(guò)去，現(xiàn)在和預(yù)測(cè)其未來(lái)。企業(yè)檔案主要包括企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等一系列活動(dòng)中形成的資料文件。企業(yè)檔案由企業(yè)自身單獨(dú)保管，但是受到各地市檔案館的監(jiān)督和指導(dǎo)，各破產(chǎn)企業(yè)的檔案在一般情況下交由檔案館來(lái)保藏。[2]

3 交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)制改企后的檔案管理應(yīng)注意幾個(gè)問(wèn)題

事業(yè)單位改革是手段，最根本目的是要發(fā)展由這些事業(yè)單位所提供的各種公益服務(wù)，使其成為中國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新動(dòng)力。在事業(yè)單位改制后，根據(jù)事業(yè)檔案和企業(yè)檔案管理的不同特點(diǎn)，我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)其所形成檔案的管理活動(dòng)要進(jìn)行重新思考。

3.1 在會(huì)計(jì)檔案管理方面

如今，交通事業(yè)單位體制改革正在如火如荼進(jìn)行，在會(huì)計(jì)檔案管理方面企事業(yè)單位的管理方式不同，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，企業(yè)對(duì)應(yīng)收帳款質(zhì)量的控制是提取壞帳準(zhǔn)備，而交通工程事業(yè)單位的應(yīng)收帳款雖越來(lái)越多，但在這方面沒(méi)有做出任何規(guī)定，因此，交通事業(yè)單位應(yīng)該參考企業(yè)的做法對(duì)應(yīng)收帳款提取壞帳準(zhǔn)備，并對(duì)壞帳準(zhǔn)備的提取方法和提取比例做出明確的規(guī)定；二是，交通事業(yè)單位固定資產(chǎn)不計(jì)提折舊，固定資產(chǎn)的損耗不在成本核算中體現(xiàn)出來(lái)，而企業(yè)是通過(guò)計(jì)提折舊的方法計(jì)入成本。這些方面的不同要求事業(yè)單位能夠進(jìn)行認(rèn)真地反省和借鑒。

3.2 在人事檔案管理方面

在交通事業(yè)單位中，人員的變動(dòng)比較小，整個(gè)組織結(jié)構(gòu)模式相對(duì)比較穩(wěn)定，而競(jìng)爭(zhēng)因素在企業(yè)體現(xiàn)地越明顯，導(dǎo)致人事檔案在企業(yè)中相對(duì)比較復(fù)雜，需要檔案管理者足夠重視此方面的內(nèi)容。人事檔案的管理依據(jù)也需要從《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《交通管理處干部檔案管理制度》等規(guī)定轉(zhuǎn)變成企業(yè)人事檔案管理規(guī)定，由干部向普通人轉(zhuǎn)變。

3.3 移交單位的變化方面

一般來(lái)說(shuō)，交通事業(yè)單位檔案向檔案館移交，除此之后，沒(méi)有其他的地方。但是事業(yè)單位改制成企業(yè)后，可以適用企業(yè)檔案管理的辦法，由檔案寄存中心進(jìn)行寄存管理，引入市場(chǎng)化因素。寄存管理服務(wù)項(xiàng)目是為企業(yè)檔案提供檔案寄存的一種有償服務(wù)，為配備檔案保管條件代價(jià)太大，或者不具備保管條件的企業(yè)提供了檔案保管歸宿。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，交通事業(yè)單位的改制勢(shì)在必行，基于檔案管理方式的不同，對(duì)交通事業(yè)單位轉(zhuǎn)企業(yè)后應(yīng)注意的某些方面需要更加重視，比如在會(huì)計(jì)檔案、人事檔案和服務(wù)理念上，在工作重心和移交單位的變化上，是檔案管理一個(gè)方面，不容小覷。企業(yè)檔案工作當(dāng)然也需要轉(zhuǎn)換其管理方式，以期能夠?yàn)榻煌ㄊ聵I(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。由于我國(guó)是實(shí)行集中制的國(guó)家，在檔案管理方面，一致遵行在組織的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分散地管理檔案。在集中統(tǒng)一原則下，取其事業(yè)單位和企業(yè)檔案管理的精華，共同為交通行業(yè)的檔案管理工作謀福利。

參考文獻(xiàn)：