文件檔案管理員精選(九篇)

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第1篇：文件檔案管理員范文

論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分,反映了一所高校具備的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力,但是新建本科院校由于自身發(fā)展過(guò)程中的諸多問(wèn)題,使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上,提出了加強(qiáng)新建本科院?？蒲袡n案管理的有效對(duì)策,以期能提高科研檔案的管理水平。  

 

高?？蒲袡n案是高校在科研管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料,是高?？蒲谢顒?dòng)的真實(shí)記錄,在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備的作用。隨著高校科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展,科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來(lái)越突出。但對(duì)于20世紀(jì)末后建立或升格起來(lái)的普通本科院校來(lái)說(shuō),由于本科辦學(xué)歷史不長(zhǎng),科研能力和學(xué)術(shù)水平較低,對(duì)科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,使得科研檔案管理水平滯后,無(wú)法保證科研檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問(wèn)題,探討解決問(wèn)題的途徑,對(duì)于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平,發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。 

一、高?？蒲袡n案管理的作用 

1.有利于促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下,信息與知識(shí)成了發(fā)展的最重要的因素。無(wú)論哪個(gè)行業(yè),能否持續(xù)發(fā)展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識(shí),只要擁有足夠的知識(shí),就能夠更快地獲取知識(shí),就會(huì)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識(shí)和傳播知識(shí)的場(chǎng)所,是教學(xué)科研中心,而高?？蒲袡n案又是教學(xué)、科研知識(shí)資源的存儲(chǔ)載體,詳細(xì)記載了高?？蒲谢顒?dòng)的全過(guò)程和具體成果,是學(xué)校教育改革與科技知識(shí)資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果,為學(xué)?？蒲腥藛T開(kāi)展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個(gè)意義上說(shuō),完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案對(duì)科學(xué)研究是必不可少的。 

2.有利于促進(jìn)高?？蒲泄芾淼臎Q策?？蒲袡n案具有依據(jù)憑證的功能,它直接反映了高?？蒲谢顒?dòng)的原貌與進(jìn)步,真實(shí)反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實(shí)力,是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門(mén)的工作決策提供重要憑證和依據(jù),實(shí)現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化,促進(jìn)高校科研工作的持續(xù)發(fā)展。 

3.有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣?？蒲袡n案管理不僅僅是將科研材料整理、分類(lèi)和保管,而是歸檔后的再利用,以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄科研活動(dòng)的全過(guò)程,更為重要的是也為進(jìn)一步的項(xiàng)目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源,從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。 

二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題 

高?？蒲袡n案具有成套性、階段性、集體性、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)對(duì)科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎(chǔ)弱、管理意識(shí)不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發(fā)展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質(zhì)量及開(kāi)發(fā)利用。 

1.檔案意識(shí)薄弱,科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。為提高競(jìng)爭(zhēng)力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發(fā)展,檔案意識(shí)薄弱,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用,使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種環(huán)境影響下,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門(mén)往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在整個(gè)科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統(tǒng)觀念的影響,部分科研人員認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過(guò)程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己是科研檔案的主體,只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)及科研成果的發(fā)表、獲獎(jiǎng),認(rèn)為歸檔是檔案管理人員的事,與己無(wú)關(guān);或者認(rèn)為在科研過(guò)程中形成的材料屬于個(gè)人資源,是否歸檔無(wú)關(guān)緊要,擔(dān)心交到檔案部門(mén)后給自己查找利用帶來(lái)不便而不愿意上交。再次,科研管理部門(mén)重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)比,追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加,只要科研材料不會(huì)影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、評(píng)比即可,并不對(duì)科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求,從而使得科研人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性,對(duì)科研檔案工作的投入不足,重視不夠。 

2.歸檔材料質(zhì)量不高,科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高?？蒲袡n案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實(shí)驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、論文、專(zhuān)著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項(xiàng)目檔案還包括申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的成果材料、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實(shí)際歸檔中,無(wú)論是縱向科研項(xiàng)目,還是橫向科研項(xiàng)目,其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、實(shí)物少;復(fù)印件多、原件少等的問(wèn)題。這些問(wèn)題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性,使得科研檔案的價(jià)值大打折扣,最終不能有效地開(kāi)發(fā)和利用科研檔案。 

3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責(zé)不明確。目前,新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī),結(jié)合各單位實(shí)際,制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法,堅(jiān)持由科研課題(項(xiàng)目)立卷的制度,再由科研管理部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收,然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門(mén)統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門(mén)移交。這種模式也是比較易于落實(shí)科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實(shí)際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過(guò)程中科研管理部門(mén)、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé),科研管理部門(mén)對(duì)課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán),科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實(shí)際操作上困難重重,科研管理部門(mén)、檔案部門(mén)之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào),科研管理部門(mén)把工作的重點(diǎn)和核心放在立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視;檔案部門(mén)由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段,對(duì)科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無(wú)力監(jiān)管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè),科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。

4.工作意識(shí)落后,科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長(zhǎng)期以來(lái),高校檔案部門(mén)都處于封閉狀態(tài),“藏在深閨人未識(shí)”,內(nèi)無(wú)動(dòng)力,外無(wú)壓力,工作缺乏競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對(duì)移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn),專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng),業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,對(duì)科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確,對(duì)歸檔范圍把握不準(zhǔn),再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作,投入到檔案管理的時(shí)間有限,而檔案部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位,難免不影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。 

三、加強(qiáng)新建本科院校科研檔案管理的對(duì)策 

為確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),提高科研檔案質(zhì)量,針對(duì)目前新建本科院校科研檔案管理中存在問(wèn)題,我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科研檔案的管理,充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。

1.增強(qiáng)檔案意識(shí),提高科研檔案形成者歸檔工作的主動(dòng)性。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí),以及以這種認(rèn)識(shí)為基礎(chǔ)形成的對(duì)檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,科研檔案管理水平的提高,增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)尤為重要。首先,檔案部門(mén)要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容,增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案的責(zé)任意識(shí)。其次,學(xué)校檔案部門(mén)要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識(shí),讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動(dòng)承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)。再次,檔案部門(mén)要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專(zhuān)題目錄,為科研人員利用提供方便?！皾?rùn)物細(xì)無(wú)聲”,科研人員逐步認(rèn)識(shí)到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用,就不會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒,反而會(huì)主動(dòng)支持和配合科研檔案歸檔工作。 

2.完善管理制度,促進(jìn)科研檔案工作的規(guī)范化。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開(kāi)發(fā)利用?！薄陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,并且個(gè)人對(duì)其從事科研活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔,任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！睘榇?新建本科院校應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門(mén)、科研管理部門(mén)、科研人員之間的工作關(guān)系,明確各級(jí)各類(lèi)人員在科研檔案工作中的職責(zé),建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實(shí)。制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)題的過(guò)程材料的管理,明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式,如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外,還應(yīng)該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項(xiàng)目的驗(yàn)收、成果申報(bào)掛鉤,在課題驗(yàn)收時(shí),要由檔案部門(mén)對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項(xiàng)目驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng),從而保證科研檔案的質(zhì)量。 

3.加強(qiáng)跟蹤收集,實(shí)現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實(shí)際工作中,由于大部分科研人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù),投入到檔案管理的時(shí)間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn),導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此,檔案部門(mén)不能只注重移交后的檔案管理,而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn),堅(jiān)持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動(dòng)的全過(guò)程,才能真正保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門(mén)應(yīng)同科研管理部門(mén)、科研項(xiàng)目人員加強(qiáng)聯(lián)系,密切配合,及時(shí)了解和掌握科研課題的整體進(jìn)程,指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個(gè)科研活動(dòng)中有價(jià)值的文件材料收集齊全,確?？蒲袡n案的質(zhì)量。 

重大、重點(diǎn)科研項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競(jìng)爭(zhēng)力,爭(zhēng)取到的重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學(xué)?？蒲心芰Φ臍v史見(jiàn)證和進(jìn)一步提升科研能力的基礎(chǔ),又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ),對(duì)學(xué)校有重大意義。這些科研項(xiàng)目,往往研究周期長(zhǎng),涉及范圍廣,研究人員多,檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進(jìn)行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔,配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。 

4.提升檔案管理者綜合素質(zhì),強(qiáng)化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí),還要不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù),具備科研項(xiàng)目管理知識(shí),熟悉科研項(xiàng)目檔案的來(lái)源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì),增強(qiáng)科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門(mén)要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門(mén)”等傳統(tǒng)封閉的工作意識(shí),樹(shù)立服務(wù)意識(shí),積極開(kāi)展對(duì)科研人員、科研管理部門(mén)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉科研檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動(dòng)加強(qiáng)與課題組、科研管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào),指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。 

 

參考文獻(xiàn): 

[1]孫天波.加強(qiáng)地方高?？蒲袡n案管理工作對(duì)策[j].重慶三峽學(xué)報(bào)學(xué)報(bào),2008,(4). 

第2篇：文件檔案管理員范文

【關(guān)鍵詞】新建高職院校；檔案管理；問(wèn)題探討

【中圖分類(lèi)號(hào)】 G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】1671-1270（2012）02-0041-02

進(jìn)入21世紀(jì)，隨著我國(guó)教育體制改革的深入進(jìn)行，國(guó)家調(diào)整改革方向，大力發(fā)展職業(yè)教育。為完善高等教育結(jié)構(gòu)、整合教育資源，優(yōu)化人才配置，先后合并，重組升格了一千多所高職院校，極大地促進(jìn)了職教改革。新建高職院校，教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益明顯提高，在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文明進(jìn)步中發(fā)揮了重要作用。院校組合升格，學(xué)校檔案管理工作也經(jīng)歷了整合、理順，規(guī)范和重建等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，走上健康發(fā)展的道路，但在這個(gè)過(guò)程中，也暴露了許多問(wèn)題和隱患，不容忽視。

一、存在問(wèn)題

（一）檔案安全存在隱患

新建職業(yè)院校，在合并、重組過(guò)程中，事務(wù)繁雜，百?gòu)U待興，在校區(qū)搬遷、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)、規(guī)章重建、工作理順等一系列工作進(jìn)程中，檔案工作稍有疏忽，就會(huì)出現(xiàn)管理混亂，設(shè)施、原件受損、材料丟失等情況，存在嚴(yán)重的安全隱患。我省某高等職業(yè)院校就因?qū)W生錄取檔案的被盜而被社會(huì)不法分子鉆了空子，利用檔案材料所記錄的信息，大肆詐騙學(xué)生錢(qián)財(cái)，在社會(huì)上造成不良的影響，使學(xué)生名譽(yù)受損和安全受到威脅。

（二）制度規(guī)范，尚未理順

新建高等院校的成員學(xué)校，大都來(lái)自各個(gè)不同行業(yè)，不同學(xué)科，不同層次的中職學(xué)校。這些學(xué)校原隸屬于各系統(tǒng)的部、委、辦、局等政府部門(mén)，由于不同的歷史原因，其檔案管理的規(guī)章制度不盡相同，管理模式和管理方法亦“五花八門(mén)”，致使學(xué)院組建之后相當(dāng)一段時(shí)期，存在著管理混亂，手段落后，效率低下，提供信息失真等問(wèn)題，在一定程度上影響了學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。

（三）管理隊(duì)伍參差不齊

由于新建高職院校前身的各中專(zhuān)學(xué)校沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)職檔案管理職數(shù)，檔案管理人員是兼職兼管或臨時(shí)抽調(diào)，且構(gòu)成人員復(fù)雜，崗位變動(dòng)頻繁，少有專(zhuān)職人員，更缺乏專(zhuān)業(yè)人才，加之缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，致使管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)水平參差不齊，整體素質(zhì)不高，對(duì)檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為只要保管好利用時(shí)能找到就可以了。這一問(wèn)題的存在，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）檔案建設(shè)未成體系

學(xué)校檔案的特點(diǎn)有別于政府行政部門(mén)，這在于其只能是以教學(xué)科研為主，由于傳統(tǒng)觀念的束縛，長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理重點(diǎn)大多放在文書(shū)檔案上，而對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面檔案的建檔，歸檔，管理，利用重視不夠，即使有也是有“檔”也少“案”，是應(yīng)付一時(shí)檢查的“權(quán)宜之舉”，缺乏系統(tǒng)、全面的管理，使得資料遺散，管理不善，造成資源的浪費(fèi)。

（五）檔案服務(wù)作用有限

由于觀念陳舊，檔案管理的信息化，規(guī)范化，制度化，組織化、科學(xué)化建設(shè)不夠，學(xué)校檔案工作長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的狀態(tài)，在高職院校建設(shè)發(fā)展和面向社會(huì)提供服務(wù)支持方面未能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、癥結(jié)分析

（一）重視不夠，責(zé)任不明

高職院校合并重組初期，因機(jī)構(gòu)不健全，人員變動(dòng)大，加之權(quán)責(zé)不明，監(jiān)管不力，措施不當(dāng)，常常造成工作失誤，人員失職，給單位和社會(huì)都會(huì)帶來(lái)惡劣影響。其根本原因就是領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)對(duì)檔案工作重視不夠。

（二）制度不全，規(guī)范不力

新建院校關(guān)注機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員調(diào)配，而制度建設(shè)大多跟不上，規(guī)范管理更是無(wú)從談起。有法難依，無(wú)章可循，是造成檔案管理工作混亂的原因之二。

（三）隊(duì)伍建設(shè)，明顯滯后

專(zhuān)業(yè)人員不足，配置不全，隊(duì)伍不穩(wěn)，人員老化，弱化，綜合素質(zhì)偏低，是新建高職院校檔案管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)不力成效不高的原因之三。

（四）觀念陳舊，手段老化

觀念陳舊，使許多人檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不足，造成工作失誤，而手段老化又阻礙檔案管理的科學(xué)化，系統(tǒng)化，信息化建設(shè)的步伐，影響檔案管理服務(wù)水平的提高。

三、建議

（一）高度重視新建高職院校檔案管理工作

高職院校檔案是記述學(xué)校教育科研、改革的原始憑證資料，維護(hù)著歷史的真實(shí)面貌，也反映出我國(guó)職教事業(yè)發(fā)展的偉大進(jìn)程。其管理水平，服務(wù)質(zhì)量如何，事關(guān)職教改革成敗。學(xué)校建設(shè)發(fā)展穩(wěn)定，還關(guān)系到當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，精神文明建設(shè)，必須從對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度看待檔案建設(shè)。重視檔案工作，要強(qiáng)化意識(shí)、統(tǒng)一思想、健全機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)、理順關(guān)系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并組建時(shí)期的檔案監(jiān)管以防不測(cè)事故發(fā)生。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，為檔案管理提供保障

一是“學(xué)法”，要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家檔案法及有關(guān)法律法規(guī)，并做好宣傳引導(dǎo)工作，提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，理順工作思路。

二是“建制”，要依據(jù)國(guó)家檔案法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合高職院校實(shí)際，系統(tǒng)全面地制定本學(xué)院檔案管理的有關(guān)條例、制度、規(guī)章及工作細(xì)則，進(jìn)一步理順工作關(guān)系和各環(huán)節(jié)程序，為檔案管理提供科學(xué)高效的運(yùn)行模式和管理辦法。

三是要“統(tǒng)規(guī)”，根據(jù)上級(jí)精神，結(jié)合“達(dá)標(biāo)”評(píng)建要求，明確規(guī)定的各項(xiàng)指標(biāo)及要求，統(tǒng)一規(guī)定各個(gè)工作環(huán)節(jié)，使之有章可循，有法可依。

四是“明責(zé)”，要在制定制度、規(guī)章的基礎(chǔ)上，針對(duì)崗位制定相應(yīng)的職責(zé)，并擬訂落實(shí)措施，實(shí)行崗職掛鉤，責(zé)權(quán)一致，獎(jiǎng)罰分明，強(qiáng)化執(zhí)行力度，確保管理到位。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理夯實(shí)基礎(chǔ)

管理人員是檔案工作中最關(guān)鍵的因素，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)要從如下幾個(gè)方面進(jìn)行：

一是明確機(jī)構(gòu)、編制、配備專(zhuān)職人員，建設(shè)高水準(zhǔn)專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍。

二是建立激勵(lì)機(jī)制，穩(wěn)定隊(duì)伍，健全檔案管理人員的業(yè)務(wù)，提高職稱(chēng)晉升的體制，調(diào)動(dòng)其積極性。

三是提高人員素質(zhì)，采用“請(qǐng)進(jìn)來(lái)走出去”的方式，有計(jì)劃地加強(qiáng)人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和綜合能力，全力打造一支政治性強(qiáng)，業(yè)務(wù)精，作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，夯實(shí)學(xué)院檔案管理工作基礎(chǔ)。

（四）更新觀念，創(chuàng)新機(jī)制，提高服務(wù)水平

一是要以系統(tǒng)的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)看待學(xué)校檔案工作，把它作為學(xué)院重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作抓好抓實(shí)，抓出成效。

二是要結(jié)合“達(dá)標(biāo)”驗(yàn)收要求，評(píng)建結(jié)合，重在建設(shè)，創(chuàng)新機(jī)制。全面抓好學(xué)校檔案工作的“五個(gè)建設(shè)”，使之邁上新的臺(tái)階。

三是要適應(yīng)時(shí)展，社會(huì)需求，學(xué)院建設(shè)要求，進(jìn)一步提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量，為學(xué)院的發(fā)展，人才的培養(yǎng)發(fā)揮更大作用。

第3篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；檔案管理；信息化

一、引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的持續(xù)發(fā)展和我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的逐漸深入，我國(guó)的社會(huì)轉(zhuǎn)型也在同時(shí)進(jìn)行，社會(huì)人口流動(dòng)的速度也在不斷加快，“勞動(dòng)力和人才的社會(huì)化、市場(chǎng)化的趨勢(shì)也更加明顯。”社會(huì)上的流動(dòng)人員不斷增加，流動(dòng)速度也在日漸提高，這也直接給流動(dòng)人員檔案管理帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。同時(shí)，社會(huì)人員的流動(dòng)，也呈現(xiàn)出了很多新的現(xiàn)象和問(wèn)題，要求流動(dòng)人員檔案管理要提高其數(shù)字化和信息化程度，順應(yīng)信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，因而流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)作為解決這些問(wèn)題最有效的手段也更加為人們所關(guān)注。然而在流動(dòng)人員人事檔案的信息化建設(shè)方面仍然存在著各種問(wèn)題，就目前的流動(dòng)人員檔案管理水平來(lái)說(shuō)，還不能很好地解決，需要進(jìn)一步提高流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)，以此來(lái)更好地推動(dòng)其流動(dòng)人員檔案管理的整體建設(shè)。

二、流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.管理體制較為落后，管理方式不合理

我國(guó)目前的流動(dòng)人員檔案管是一種“多頭管理”的模式，這與國(guó)外和我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理目標(biāo)的要求來(lái)看，顯得較為落后。雖然我國(guó)明文規(guī)定要統(tǒng)一流動(dòng)人員檔案管理的權(quán)力，由“黨委組織部門(mén)、政府人事部門(mén)及所屬的人才流動(dòng)中心等部門(mén)和機(jī)構(gòu)”來(lái)統(tǒng)一管理，但在實(shí)際的工作過(guò)程中，其管理權(quán)力卻沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格合理的規(guī)范，有很多的機(jī)構(gòu)如職業(yè)介紹中心、外企人才機(jī)構(gòu)等規(guī)定之外的部門(mén)和機(jī)構(gòu)都參與了進(jìn)來(lái)，使得管理權(quán)力混亂，管理體制也不能夠很好地統(tǒng)一和完善。此外，管理方式也較為不合理。我國(guó)以前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高，流動(dòng)人員也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及現(xiàn)在，因而管理方式是比較傳統(tǒng)的，然而，由于我國(guó)的發(fā)展速度十分快，社會(huì)流動(dòng)人員的流動(dòng)速度也隨之提高的很快，但是其檔案管理方式也沒(méi)有得到及時(shí)的得到改變和完善，使得檔案管理呈現(xiàn)出無(wú)序的現(xiàn)狀，不能跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，也不能滿足于流動(dòng)人員對(duì)檔案管理的需要。

2.檔案管理人員的綜合素質(zhì)低，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

當(dāng)前，我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理部門(mén)的管理人員素質(zhì)還有待提高。流動(dòng)人員檔案管理工作，要求管理人員具有較高的檔案管理水平，還要求能夠熟練掌握各種業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，具備綜合素質(zhì)。但是從我國(guó)目前的人才培養(yǎng)的現(xiàn)狀來(lái)看還很難達(dá)到，這也就使得我國(guó)的流動(dòng)人員檔案管理顯得十分不合理、不科學(xué)。流動(dòng)人員檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，也是我國(guó)信息化建設(shè)中必須要解決的問(wèn)題之一?！俺酥R(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理以外，值得一提的是性別結(jié)構(gòu)不合理。”眾所周知，女性更注重細(xì)節(jié)，在處理問(wèn)題上更細(xì)心，因而我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理隊(duì)伍中主要以女性為主，但隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，也就要求更多的男性也應(yīng)當(dāng)參與到流動(dòng)人員檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程之中去。

三、提高我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理信息化水平的建議

1.建立完善的流動(dòng)人員檔案管理體系

建立完善的流動(dòng)人員檔案管理體系，是提高我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理信息化水平的必要手段。若是管理體制落后，管理內(nèi)容和管理方式過(guò)于陳舊，管理體系也未建立，這對(duì)我國(guó)社會(huì)人員的自由流動(dòng)來(lái)說(shuō)，都是十分不利的，會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)的和諧穩(wěn)定。在建立完善的流動(dòng)人員檔案管理體系的過(guò)程中，要更加注重對(duì)管理體制的創(chuàng)新和突破，不能依舊停留在傳統(tǒng)的管理體制上，要提高信息化水準(zhǔn)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，推動(dòng)其信息化管理的程度。同時(shí)，完善的流動(dòng)人員檔案管理體系也應(yīng)當(dāng)是開(kāi)放的、多元的，能夠在跟上社會(huì)發(fā)展節(jié)奏的同時(shí)，符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，還能在此基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

2.提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)

無(wú)論是在社會(huì)生產(chǎn)還是在社會(huì)管理過(guò)程中，其工作人員在其中總是起著十分重要的作用，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等都是其工具。只有流動(dòng)人員檔案管理的工作人員的素質(zhì)得到提高，能順應(yīng)信息時(shí)展的要求，才能更好地利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，來(lái)提高其流動(dòng)人員的檔案管理水平，推動(dòng)企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的共同發(fā)展。除了要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員之外，企業(yè)和事業(yè)機(jī)關(guān)單位應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，要加強(qiáng)其知識(shí)、技能等方面的培訓(xùn)，提高其運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和管理水平上的能力，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉對(duì)信息工具的使用，能夠形成一套完整綜合的理論體系，靈活運(yùn)用于日常的流動(dòng)人員檔案管理工作之中去；此外，還應(yīng)“加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理人員在態(tài)度方面的培訓(xùn)”，提高其職業(yè)素養(yǎng)，形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的整體形象，更好地服務(wù)于人民和社會(huì)。綜上所述，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得大數(shù)據(jù)時(shí)代加快了其到來(lái)的速度和影響的深度，對(duì)人們的生活方式和生產(chǎn)方式也有重要的影響，也改變了社會(huì)的生產(chǎn)管理方式。流動(dòng)人員檔案管理無(wú)論是對(duì)企業(yè)還是對(duì)總體的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，都有著不可忽視的作用，它影響著企業(yè)的前途與命運(yùn)，也影響著社會(huì)的穩(wěn)定與發(fā)展，因而在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和社會(huì)環(huán)境下,集中社會(huì)各界的智慧，加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理的信息化建設(shè)，提高其管理水平。

作者:畢見(jiàn)品 單位:威海市人力資源公共服務(wù)中心

參考文獻(xiàn):

[1]粟杏林.淺談新形勢(shì)下南寧市流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和對(duì)策[J].中國(guó)科技縱橫,2015(9):205-205

[2]劉璐，陳維昭.檔案數(shù)字化帶來(lái)服務(wù)大提升——成都市探索流動(dòng)人才人事檔案信息化建設(shè)[J].中國(guó)人才,2013(8):36-37

[3]郭明.流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐和思考[J].科技資訊,2011(31):23-23

第4篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵字：文書(shū)檔案；管理建議

文書(shū)檔案是由辦公室保管的文件及資料，是可以反映黨務(wù)、行政管理的檔案。一般來(lái)說(shuō)文書(shū)檔案是具有價(jià)值的文件資料，對(duì)于每位員工、領(lǐng)導(dǎo)的工作都是有重要作用的，可以作為一種辦公工具使用。文書(shū)檔案記錄的內(nèi)容包括公司、組織參加過(guò)的培訓(xùn)活動(dòng)、會(huì)議情況、發(fā)展規(guī)劃等，形式有發(fā)文原件、會(huì)議記錄、存檔件等。

1.辦公室文書(shū)檔案管理特點(diǎn)

文書(shū)檔案管理具有涉及范圍廣的特點(diǎn)，包括合同、協(xié)議、信件、會(huì)議記錄等，所包含的內(nèi)容多種多樣，都是對(duì)單位日常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要作用的檔案；文件檔案管理工作具有一體化特點(diǎn)，文書(shū)檔案是由公司專(zhuān)門(mén)部門(mén)、專(zhuān)門(mén)管理人員負(fù)責(zé)的，文書(shū)檔案管理是以文件搜集、整理、催辦等基礎(chǔ)上建立的，這是文書(shū)工作的最后一步；文書(shū)檔案是非常重要的，有的關(guān)乎整個(gè)公司的命脈，在日常工作中，起到輔助作用。文書(shū)檔案具有保密性的特點(diǎn)，文書(shū)檔案管理者最重要的任務(wù)就是讓檔案處在一個(gè)安全狀態(tài)，不會(huì)被隨意的盜取；文書(shū)檔案是經(jīng)過(guò)篩選、整理、歸檔等部分形成的，這是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，在對(duì)文書(shū)檔案整合的過(guò)程中，一些檔案資料可能會(huì)正在使用，所以也伴隨著不斷的重復(fù)查找；近年來(lái)，文書(shū)檔案的存檔形式越來(lái)越復(fù)雜，電子資料和紙質(zhì)資料并存，復(fù)印件、掃描儀、錄音筆等電子設(shè)備的出現(xiàn)，也提高了把文書(shū)檔案歸檔的效率，對(duì)于紙質(zhì)資料需要盡可能的延長(zhǎng)保存時(shí)間，電子檔案更多的需要考慮保密性。

2.辦公室文書(shū)檔案管理難點(diǎn)

文書(shū)檔案管理制度實(shí)際上并不完善，一般都是由綜合辦公室管理，部門(mén)工作人員負(fù)責(zé)，每個(gè)人負(fù)責(zé)的工作都有很多，在對(duì)待文書(shū)檔案的整理工作，并沒(méi)有那么及時(shí)的把檔案進(jìn)行歸檔，原因有很多，可能是因?yàn)閭€(gè)人工作多、存放檔案的空間不夠、部門(mén)管理松散等，這就造成了文書(shū)檔案沒(méi)有發(fā)揮其作用，利用率低，在需要用到文書(shū)檔案時(shí)并不能及時(shí)查找，出現(xiàn)問(wèn)題也不能清楚明了的找到負(fù)責(zé)人，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作并不是非常重視，導(dǎo)致部門(mén)管理意識(shí)薄弱，管理結(jié)果和理想中的結(jié)果有很大的區(qū)別。

文書(shū)檔案工作在很多公司、單位都是分開(kāi)管理的，文書(shū)與檔案是兩個(gè)不同的工作。這種工作方式會(huì)導(dǎo)致檔案人員對(duì)檔案管理的意識(shí)不清晰，不愿意花時(shí)間去思考，同時(shí)兩個(gè)人負(fù)責(zé)工作，很大程度上會(huì)存在不和諧性，不能做到真正的步調(diào)一致，讓文書(shū)檔案的工作有滯后。

3.辦公室文書(shū)檔案管理的思路及建議

文書(shū)檔案工作需要及時(shí)進(jìn)行整理，不能因?yàn)槠渌ぷ髅Α⒒蛘叽娣艡n案的空間問(wèn)題而進(jìn)行推遲，部門(mén)設(shè)置要合理，檔案管理工作多是由綜合行政辦公部門(mén)負(fù)責(zé)，部門(mén)要加強(qiáng)管理，對(duì)整理歸檔任務(wù)的完成結(jié)果不定期抽查，起到督促警戒作用。明確文書(shū)檔案管理工作的職責(zé)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，責(zé)任落實(shí)到具體的人，不能發(fā)生互相推諉的事情；同時(shí)部門(mén)要重視文書(shū)檔案的管理工作，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)時(shí)詢(xún)問(wèn)，讓工作人員感受到自己負(fù)責(zé)的是一個(gè)重要崗位，對(duì)工作可能會(huì)有更多的思考。

對(duì)文書(shū)檔案要保管齊全，工作人員要把已經(jīng)整合好的文書(shū)檔案進(jìn)行單獨(dú)整理存放，在整合過(guò)程中的文書(shū)檔案放于另一個(gè)位置，不能混放，以免混淆；在整理資料的最初要J真檢查，有需要搜集的資料要及時(shí)聯(lián)系，有借出去的資料要及時(shí)收回，沒(méi)有按時(shí)收回的資料要進(jìn)行追蹤。進(jìn)行資料檢查時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，辨別文書(shū)檔案的重要性，把具有重要價(jià)值的資料單獨(dú)保存，沒(méi)有特別價(jià)值的資料可以定期銷(xiāo)毀，騰出空間。

加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作人員的工作能力，并且培訓(xùn)要長(zhǎng)期舉行，明確培訓(xùn)結(jié)果，讓其具備豐富的檔案管理工作的能力，對(duì)于管理方法要不斷的更新，積極完成各項(xiàng)文書(shū)檔案管理工作。文案管理工作要傾向于計(jì)算機(jī)管理，讓文書(shū)檔案證書(shū)更加準(zhǔn)確的查詢(xún)，在平時(shí)的工作中要努力提高計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)。

辦公室文員要想做好文書(shū)檔案管理工作，首先領(lǐng)導(dǎo)要重視這項(xiàng)工作；建立關(guān)于文書(shū)檔案的規(guī)章制度，一切管理都依據(jù)規(guī)章制度來(lái)處理；因文書(shū)檔案可能比較繁瑣，需要處理注意很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，所以辦公室文員要有極好的耐性和責(zé)任心來(lái)管理；在管理工作中，要注意學(xué)習(xí)新知識(shí)，可以運(yùn)用一些新技術(shù)去管理文書(shū)檔案。不斷提高辦公室人員的文書(shū)檔案管理水平，做好文書(shū)檔案和其他工作交接，跟隨社會(huì)發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)文書(shū)管理檔案工作，保證文書(shū)檔案管理的順利的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]黎乃寧.芻議高校辦公室文書(shū)襠案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，10：16-17.

第5篇：文件檔案管理員范文

在組織人事部門(mén)中，人事檔案屬于專(zhuān)門(mén)檔案，主要是記述職工人事管理活動(dòng)并使其經(jīng)歷及德才表現(xiàn)等情況得到客觀反映，按照個(gè)人原始記錄在單位進(jìn)行集中保存以備查驗(yàn)。人事檔案與個(gè)人職位、工資及福利待遇等都具有重要關(guān)系，檔案管理水平與職工工作質(zhì)量及效率具有直接關(guān)系。人事檔案目前還是現(xiàn)代社會(huì)公共管理中十分重要的一種信息載體，隨著快速發(fā)展的科技水平及應(yīng)用程度，我國(guó)不斷深化人事及醫(yī)療制度改革，使醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化及規(guī)范化，也為領(lǐng)導(dǎo)提供信息的準(zhǔn)確性及制定科學(xué)決策具有重要輔助作用。

二、醫(yī)院人事檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

不斷發(fā)展的經(jīng)濟(jì)水平加快了人才流動(dòng)，檔案管理對(duì)于時(shí)代變化的變革順應(yīng)不夠及時(shí)，功能定位及管理模式還處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期。目前，醫(yī)院人事檔案管理中常見(jiàn)以下幾個(gè)問(wèn)題。

一是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)沒(méi)有落實(shí)到位。在基礎(chǔ)建設(shè)方面檔案管理設(shè)施相對(duì)較為落后，鐵制檔案柜達(dá)不到理想的防潮隔熱效果，陳舊的紙質(zhì)人事檔案難免產(chǎn)生受潮、發(fā)黃、霉變等情況，經(jīng)數(shù)次裝訂整理，普遍存在損毀現(xiàn)象，對(duì)檔案完整性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。隨著不斷提高的醫(yī)院檔案信息利用要求，目前一些醫(yī)院檔案室還采用單獨(dú)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化要求，迫切需要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二是未配備專(zhuān)職檔案管理人員。很多醫(yī)院都由人事或辦公室人員對(duì)人事檔案進(jìn)行兼職管理，龐大繁瑣的工作量，在日常收集整理檔案的過(guò)程中，因兼職檔案員不具有較高的專(zhuān)業(yè)水平，只了解檔案管理，不了解計(jì)算機(jī)應(yīng)用，也不具有較高的信息化技術(shù)應(yīng)用水平，研發(fā)信息設(shè)備功能對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的制約，也難以保證檔案質(zhì)量。落后的保管條件，不穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍，都對(duì)檔案管理人員的工作積極性及管理水平產(chǎn)生不利影響。

三是檔案材料中存在不一致的情況。在檔案歸檔中難以把握新出現(xiàn)材料的范圍，很多人事檔案材料比較陳舊，主要是當(dāng)事人履歷、入黨志愿書(shū)、年度考核、工資調(diào)整等，在個(gè)人工作作風(fēng)、職業(yè)道德等方面缺少完善的信息。一些人事檔案材料不完整，尤其是工作調(diào)動(dòng)的職工，導(dǎo)致難以通過(guò)檔案材料了解職工基本情況。個(gè)別檔案材料前后存在填寫(xiě)不一致，難以甄別其真假，如老職工檔案中的出生日期及參加工作時(shí)間等填寫(xiě)混亂，不利于職工基本信息的確定，并時(shí)常產(chǎn)生這些不真實(shí)的情況。

四是不重視工勤及臨時(shí)用工人員的檔案。很多醫(yī)院的工人檔案只對(duì)材料進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)其整理裝訂未嚴(yán)格遵循檔案管理要求。尤其是臨時(shí)用工，雖然與其簽訂勞動(dòng)合同，檔案相應(yīng)檔案材料，但通常內(nèi)容不足，系統(tǒng)性及應(yīng)用價(jià)值都相對(duì)較低。

五是檔案難以保證其質(zhì)量及安全性。隨著不斷深入干部人事制度改革，在新形勢(shì)下采用人事的全新方式對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理，人事制度初步實(shí)現(xiàn)了人事檔案社會(huì)化，有力保障了人才的合理、有序流動(dòng)。但在實(shí)際工作中，很多檔案材料還需要聘用單位進(jìn)行辦理，造成檔案管理人員在用人單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間數(shù)次往返對(duì)人事檔案進(jìn)行完善，難以保證檔案的質(zhì)量及安全性。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

一是建立人事檔案管理專(zhuān)項(xiàng)資金。對(duì)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施加大建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化管理及信息共享。軟硬件設(shè)施配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)，是開(kāi)發(fā)利用檔案信息及信息技術(shù)的一個(gè)重要基礎(chǔ)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是其核心。檔案逐步實(shí)現(xiàn)電子化管理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，采取集約化、信息化及動(dòng)態(tài)化管理方式。通過(guò)聯(lián)網(wǎng)便于查閱人事檔案，使工作效率明顯提高，利用迅速統(tǒng)計(jì)分析信息資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要輔助作用。

二是人事檔案應(yīng)選擇具有較高素質(zhì)的專(zhuān)人進(jìn)行管理。在檔案管理這一重要崗位應(yīng)由具有較高政治素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的專(zhuān)人進(jìn)行管理，不僅要具備職業(yè)道德、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要掌握信息技術(shù)知識(shí)。對(duì)現(xiàn)有人員加強(qiáng)技能培訓(xùn)，使其提高法律意識(shí)，確保檔案工作規(guī)范化。

三是實(shí)施人才戰(zhàn)略。人才資源共享，人才開(kāi)發(fā)一體化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)實(shí)施人才戰(zhàn)略，用事業(yè)和感情將人才留住，妥善解決各類(lèi)人才在工作中遇到的問(wèn)題，使其在工作崗位上發(fā)揮專(zhuān)長(zhǎng)，以免人才流失。

第6篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵詞：檔案管理 醫(yī)院文化建設(shè)

檔案管理主要是指檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總和，是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的基本組成部分。檔案管理工作在醫(yī)院的文化建設(shè)中起著重要的促進(jìn)作用，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案中記錄著各項(xiàng)真實(shí)活動(dòng)，是對(duì)醫(yī)院文化的歷史再現(xiàn)，而且醫(yī)院的文化建設(shè)也在很大程度上依存于醫(yī)院檔案。因此，加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用，是當(dāng)前醫(yī)院文化建設(shè)過(guò)程中亟待解決的問(wèn)題。

一、為醫(yī)院提供信息，指導(dǎo)醫(yī)院文化建設(shè)

醫(yī)院文化是醫(yī)院進(jìn)行精神文明建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于團(tuán)結(jié)醫(yī)務(wù)工作人員、宣傳醫(yī)院理念具有重要作用。醫(yī)院文化一般由醫(yī)院的管理者提出，然后廣泛傳播，促使醫(yī)院的全體員工貫徹執(zhí)行，以在醫(yī)院內(nèi)部營(yíng)造濃厚的文化氛圍，將核心文化發(fā)展為醫(yī)院全體員工的共同信念。在醫(yī)院的文化建設(shè)過(guò)程中，院長(zhǎng)是最高的管理者，對(duì)于文化傳播與發(fā)展具有舉足輕重的作用，院長(zhǎng)不僅是文化的設(shè)計(jì)者，同時(shí)還是醫(yī)院文化實(shí)踐的帶領(lǐng)者。而文化的傳播與發(fā)展，需要管理者對(duì)醫(yī)院的歷史文化有充分的了解，這樣才能夠根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況設(shè)計(jì)出合乎情理的文化概念。因此，醫(yī)院檔案便發(fā)揮了重要作用，為管理者提供最真實(shí)的醫(yī)院歷史發(fā)展歷程及各項(xiàng)信息，從而為醫(yī)院的文化建設(shè)提供有效指導(dǎo)。

二、加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)發(fā)文化產(chǎn)品

俗話說(shuō)“榜樣的力量是無(wú)窮的”，任何一家醫(yī)院的發(fā)展都需要有先進(jìn)典范的指引，才能夠少走彎路。因此，在醫(yī)院的文化建設(shè)過(guò)程中，如果出現(xiàn)先進(jìn)的典范或技術(shù)標(biāo)兵等榜樣性人物時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)這些先進(jìn)人物的事跡進(jìn)行整合，并廣泛宣傳，以對(duì)他人形成鼓勵(lì)，從而吸引更多的人加入到醫(yī)院服務(wù)行列中。通過(guò)不斷宣傳先進(jìn)的文化理念，可以不斷豐富醫(yī)院本身的價(jià)值觀念和文化認(rèn)知。加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，可以對(duì)醫(yī)院的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和處理，將其以圖表的形式表現(xiàn)出來(lái)，從而更好地展示企業(yè)的文化發(fā)展歷程，并加深醫(yī)務(wù)人員對(duì)醫(yī)院文化的認(rèn)知，從而不斷增強(qiáng)其文化歸屬感和主人翁意識(shí)，同時(shí)也開(kāi)發(fā)出醫(yī)院獨(dú)有的文化產(chǎn)品，對(duì)醫(yī)務(wù)人員及患者形成獨(dú)有的吸引力，不僅能夠更好地服務(wù)于患者，同時(shí)也促進(jìn)醫(yī)院樹(shù)立起良好的信譽(yù)和形象，以促進(jìn)其長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展。

三、提高醫(yī)院文化層次，提升醫(yī)院精神

醫(yī)院精神主要體現(xiàn)在醫(yī)院的文化建設(shè)上，通過(guò)開(kāi)展醫(yī)院文化宣傳活動(dòng)，可以使醫(yī)務(wù)人員廣大群眾更好地認(rèn)知醫(yī)院的形象，并樹(shù)立起醫(yī)院的精神，引導(dǎo)員工不斷地增強(qiáng)文化意識(shí)，加強(qiáng)其歸屬感，從而不斷激發(fā)工作的積極性和創(chuàng)造性，為醫(yī)院的發(fā)展構(gòu)建核心競(jìng)爭(zhēng)力，以不斷提升醫(yī)院的市場(chǎng)信譽(yù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升。醫(yī)院精神是醫(yī)院文化建設(shè)的核心內(nèi)容，是醫(yī)院生存及長(zhǎng)久發(fā)展的動(dòng)力，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各種各樣的事情，通過(guò)將檔案中的醫(yī)院文化與現(xiàn)有的醫(yī)院文化進(jìn)行融合，才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院文化層次的提升。只有實(shí)現(xiàn)了文化層次的提升，才能形成醫(yī)院獨(dú)具特色的精神理念，以不斷促進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展水準(zhǔn)的提升。

四、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，更好地服務(wù)于患者

醫(yī)院的職能是服務(wù)于患者，對(duì)于醫(yī)院文化的構(gòu)建，則是更好地服務(wù)于患者。因此，醫(yī)院在進(jìn)行文化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持以患者為中心，將患者的利益放在第一位，不斷地提高醫(yī)療水平和醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備管理，引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)院設(shè)備，強(qiáng)化醫(yī)院的技術(shù)實(shí)力，并充分地調(diào)動(dòng)患者的參與意識(shí)，從而更好地滿足患者的治療需要。檔案管理中已經(jīng)保存的相關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等都是醫(yī)院文化發(fā)展的關(guān)鍵性因素，通過(guò)對(duì)這些因素進(jìn)行分析，可以為醫(yī)院的發(fā)展培養(yǎng)出遵紀(jì)守法、依法行醫(yī)的醫(yī)務(wù)人員隊(duì)伍。此外，檔案管理中存在著大量的病患資料，做好相關(guān)的備案工作，可以確保醫(yī)院及患者雙方的利益都得到實(shí)現(xiàn)，并徹底解決醫(yī)療事故所帶來(lái)的醫(yī)療糾紛，同時(shí)更好地發(fā)現(xiàn)醫(yī)院管理中的缺陷，從而加強(qiáng)管理，提高醫(yī)院的管理水平和患者服務(wù)滿意度。

總之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院文化持久發(fā)展的重要依據(jù)，對(duì)于醫(yī)院的文化建設(shè)具有重要作用。因此，加強(qiáng)檔案管理就顯得非常重要，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)從多層面對(duì)醫(yī)院檔案優(yōu)勢(shì)進(jìn)行挖掘，不斷加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理，提升醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)，從而為醫(yī)院的文化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的文化基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡小霞，周筱莉. 充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用[J].山東檔案，2008，4

[2]莫燕.談醫(yī)院檔案與文化建設(shè)關(guān)系[J].廣東檔案，2008，2

第7篇：文件檔案管理員范文

首先有利于增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)就會(huì)讓檔案管理人員在內(nèi)心深處熱愛(ài)檔案管理工作、重視檔案管理工作，促使檔案管理人員在工作中形成默默耕耘、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，切實(shí)履行檔案管理工作的神圣職責(zé)；其次有利于提高檔案管理人員為師生服務(wù)的質(zhì)量。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是學(xué)校教學(xué)服務(wù)體系的重要組成部分，在實(shí)際工作中檔案管理人員不重視檔案服務(wù)工作，而通過(guò)職業(yè)道德素質(zhì)教育，則可以增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度，提高他們?yōu)閹熒?wù)的質(zhì)量；最后有利于提升學(xué)校的檔案管理工作水平。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校的檔案管理工作面臨著許多新的變化，對(duì)于這些工作環(huán)境變化要求檔案管理人員要進(jìn)行多角度、多層次的分析一些問(wèn)題，而這就需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)。

2檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)存在的問(wèn)題分析

檔案管理工作離不開(kāi)檔案管理人員，只有較高職業(yè)道德素質(zhì)的人員才能促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，但是綜合分析檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)建設(shè)現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題：①檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員在具體的工作中常常會(huì)以檔案屬于保密文件等借口，不向師生放開(kāi)，導(dǎo)致檔案文件的開(kāi)放性不夠，造成此問(wèn)題的主要原因就是檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，他們意識(shí)到不檔案工作的本質(zhì)就是為學(xué)校師生提供教育服務(wù)，而且檔案管理人員在向師生提供服務(wù)時(shí)其態(tài)度傲慢。②檔案管理人員缺乏責(zé)任感。檔案管理工作具有保密性、復(fù)雜性以及細(xì)致性的特點(diǎn)，要求工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行具體的檔案管理工作，但是在具體的工作中我們經(jīng)常會(huì)看到因?yàn)楣ぷ魅藛T責(zé)任心不強(qiáng)而導(dǎo)致檔案丟失、損壞以及重要文件信息被泄密等事件。③檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能素質(zhì)不高。學(xué)校檔案管理人員并不是根據(jù)崗位要求而選擇相應(yīng)的管理人員，而是大部分由相應(yīng)的教師兼任檔案管理人員，這樣就會(huì)大大影響檔案管理工作的效率，其主要表現(xiàn)在：一是檔案管理人員不熟悉檔案工作的具體流程，導(dǎo)致檔案資料的存放沒(méi)有制度性，為日后的檔案查閱帶來(lái)很大的不便；二是檔案人員的編研能力不高，現(xiàn)有的檔案管理人員只懂得一些基本的管理知識(shí)，卻沒(méi)有相應(yīng)的編研能力。

3提高檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的途徑

檔案管理工作是一門(mén)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的學(xué)科知識(shí)，其不僅要求相關(guān)人員要具有專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)和能力，還要具有較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，針對(duì)學(xué)校檔案管理人員職業(yè)道德存在的問(wèn)題，提出一些具體的對(duì)策：

3.1端正檔案管理人員的工作態(tài)度。

強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)前提就是要端正他們的工作態(tài)度，首先要提高工作人員對(duì)檔案工作性質(zhì)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作不僅是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，也是切實(shí)履行自己工作崗位職責(zé)的體現(xiàn)；其次要強(qiáng)化工作人員的敬業(yè)精神，要鼓勵(lì)工作人員在平凡的崗位上做出卓越的成績(jī)；最后增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，要培養(yǎng)檔案管理人員具有將一生奉獻(xiàn)給檔案管理工作的精神，在工作中要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度從事每個(gè)細(xì)微環(huán)節(jié)的工作。

3.2提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)和水平。

檔案服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)和目的，基于中職教育的不斷發(fā)展，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的被動(dòng)管理模式，積極推動(dòng)專(zhuān)業(yè)化的服務(wù)管理模式，以用戶的需求為出發(fā)點(diǎn)，重視為師生服務(wù)的實(shí)效工作；積極開(kāi)展以人為本的服務(wù)模式，中職院校檔案管理工作突破只為學(xué)校管理者提供服務(wù)的單一模式，著眼于未來(lái)，充分利用我國(guó)大力發(fā)展職業(yè)教育的大環(huán)境，加強(qiáng)學(xué)校的人性化檔案管理工作。

3.3增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與手段都有了較大的改變，面對(duì)這些改變需要檔案管理人員要提高業(yè)務(wù)技能：一是要通過(guò)各種途徑提高自己應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，以便在具體的檔案管理中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化。二是增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。檔案管理人員要以創(chuàng)新性的見(jiàn)解看待工作中的問(wèn)題，積極在充分借鑒與參考其它領(lǐng)域先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新學(xué)校的檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。三是學(xué)校要通過(guò)制定與完善各種制度，保障檔案管理人員的工資待遇，為檔案管理人員的技能提升鑒定提供物質(zhì)與精神層面的支持。

4結(jié)束語(yǔ)

第8篇：文件檔案管理員范文

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2013）03-00-01

凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類(lèi)檔案。高職院校基建檔案管理和開(kāi)發(fā)利用是高職教育管理的重要組成部分，為學(xué)校當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)具體參考價(jià)值和憑證作用。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及高職院校教育的不斷深化，現(xiàn)有的辦學(xué)條件已適應(yīng)不了教育發(fā)展的要求，很多高職院校大力開(kāi)發(fā)擴(kuò)大辦學(xué)條件都是新建學(xué)校，在新學(xué)校的基建項(xiàng)目過(guò)程中，基建檔案管理工作出現(xiàn)很多問(wèn)題。

一、高職院?；n案管理存在的問(wèn)題

1.基建檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)有重視

領(lǐng)導(dǎo)不重視基建檔案的重要性，對(duì)基建檔案管理工作認(rèn)識(shí)有誤區(qū)。只重視教學(xué)檔案工作的管理，認(rèn)為學(xué)校是以教育為主，教學(xué)檔案才是最重要的，對(duì)基建檔案管理工作有偏見(jiàn)，只要工程建設(shè)好就可以了，對(duì)基建圖紙和資料保存與否無(wú)所謂，忽視對(duì)基建檔案的歸檔工作。由于領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)上重視程度不夠，導(dǎo)致基建檔案管理工作難度加大。

2.基建檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，素質(zhì)不高

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專(zhuān)業(yè)人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平偏低，專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)不精通，業(yè)務(wù)技能不熟練，創(chuàng)新意思不突出。兼職檔案管理人員和專(zhuān)職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學(xué)校中心檔案管理人員工作脫節(jié)，給基建檔案的開(kāi)發(fā)和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增加了難度。

3.基建檔案管理不規(guī)范、手段檔案沒(méi)有納入科學(xué)管理的軌道，由于部分基建檔案沒(méi)有收和方式落后

自從國(guó)家教委關(guān)于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以來(lái)，學(xué)校檔案工作不斷貫徹這個(gè)兩個(gè)文件的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現(xiàn)在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現(xiàn)漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統(tǒng)的手工管理方式，或遺失和漏掉這樣就給基建檔案造成不完整。檔案管理工作成效差，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的信息化管理就難以開(kāi)展整體信息資料的開(kāi)發(fā)和利用，更不能體現(xiàn)檔案的參考價(jià)值和使用價(jià)值。

二、高職院?；n案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

1.加強(qiáng)基建檔案管理工作的重要性

首先單位領(lǐng)導(dǎo)要組織貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策和法規(guī)，把檔案工作列入單位的發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)施和人員配備等方面為檔案工作提供條件，定期檢查和研究解決基建檔案工作存在的實(shí)際問(wèn)題。其次，基建檔案管理工作人員要清楚認(rèn)識(shí)自己的工作重要性，認(rèn)真負(fù)責(zé)基建檔案資料的收集、整理、保管、組織、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。

2.提高基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的成效起決定性作用，檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)和資源的充分利用很大程度上取決于檔案管理工作人員是管理水平，高質(zhì)量的檔案管理，要求管理人員有廣博的知識(shí)和才干，一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要在政治思想上過(guò)硬，同時(shí)還要具備熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)用新技術(shù)的技能，作為一個(gè)合格的檔案工作人員，要熱愛(ài)檔案管理工作，終于職守，埋頭苦干刻苦鉆研，不但要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)，社會(huì)科學(xué)等方面的知識(shí)，只有不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)管理，提高自己的檔案管理水平， 才能適應(yīng)高?，F(xiàn)代化教學(xué)教育的需要。

3.規(guī)范基建檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

高職院校基建檔案管理工作，在工作方式上必須遵循科學(xué)是規(guī)范的原則，建立合理的基建檔案管理制度，工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，管理工作中量化考核?；?xiàng)目結(jié)束（含最終完成、階段完成）后，根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形成進(jìn)行系統(tǒng)整理，圖紙按類(lèi)別序號(hào)排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）等。按文件性質(zhì)分別組成案卷歸檔，這樣任何地方出現(xiàn)問(wèn)題查找建筑施工設(shè)計(jì)圖都可以找到原因，在短時(shí)間就可以解決問(wèn)題。

第9篇：文件檔案管理員范文

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.

凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.

各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類(lèi)與歸檔

1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1.

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷(xiāo)毀

1.

公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2.

當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.

凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

4.

經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。