學(xué)籍檔案精選(九篇)

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第1篇：學(xué)籍檔案范文

高校畢業(yè)生是現(xiàn)代技術(shù)、高科技發(fā)展的主要人才來源。他們走上社會(huì)后，其在大學(xué)期間的學(xué)習(xí)、生活、人際交往成為人生中最美好、難忘的回憶。校友與母校的關(guān)系不是一般的關(guān)系，而是一種親情關(guān)系。母校與校友之間有著永遠(yuǎn)縈繞相依的感情，廣大校友終生情系母校，關(guān)懷著母校的建設(shè)與發(fā)展；母校也永遠(yuǎn)惦念著廣大校友，關(guān)懷校友事業(yè)成就。這種寶貴的情誼維系著師生、同學(xué)之間千絲萬縷的感情，構(gòu)成了一種不解的情緣。這使廣大校友對(duì)母校有一種回報(bào)的心愿，他們經(jīng)常關(guān)注學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，并愿意為母校做一些力所能及的工作。這種普遍存在的親情，應(yīng)該開發(fā)，以滿足廣大校友的心愿和母校的需要。

因此，校友資源成為高等學(xué)校人力資源的一個(gè)重要組成部分，是潛藏在母校之外的獨(dú)有的巨大寶庫。在高等教育管理體制轉(zhuǎn)型的新時(shí)期，在學(xué)校自主發(fā)展，提高效益的辦學(xué)道路上，開發(fā)校友資源，挖掘校友潛力，充分利用好校友這一學(xué)校的特殊資源，使校友資源在學(xué)校的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，是適應(yīng)新的辦學(xué)體制，增強(qiáng)學(xué)校辦學(xué)實(shí)力、促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的一條重要渠道。

校友會(huì)是學(xué)校與校友、校友與校友之間加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，增進(jìn)友誼的重要橋梁；是學(xué)校與海內(nèi)外校友取得聯(lián)系、獲得信息、加強(qiáng)合作的重要渠道。利用好校友資源，關(guān)鍵在于做好校友會(huì)工作。校友會(huì)的工作是面對(duì)全體校友的工作。每個(gè)學(xué)校都出過名人、名家。翻讀歷史，都會(huì)找出幾個(gè)杰出人物。這是各高校最為津津樂道之事。一般說來，這些杰出人物不僅在校時(shí)有出色表現(xiàn)和成績(jī)，畢業(yè)后也是社會(huì)的精英和佼佼者。對(duì)在校生來說，他們是校友中的典范和榜樣；對(duì)社會(huì)來說，是學(xué)校的一種無形資產(chǎn)，是對(duì)學(xué)校的一種無聲的宣傳。學(xué)校通過各種策略與其進(jìn)行交流溝通，維持良好的校友關(guān)系，可以增大校友對(duì)母校的貢獻(xiàn)，提高校友對(duì)學(xué)校的價(jià)值。而這些知名校友，并不是孤立的，作為校友群體里的一分子，他們的行為要受到其他校友的影響。普通校友作為個(gè)人對(duì)學(xué)校的貢獻(xiàn)可能是微不足道的，但作為群體，他們?nèi)匀徽加幸欢ǖ姆至浚艞壦麄?，就意味著放棄了他們?duì)學(xué)校潛在的貢獻(xiàn)，放棄了將其轉(zhuǎn)化為主要校友的機(jī)會(huì)。母校是校友心中永遠(yuǎn)的精神家園，校友會(huì)應(yīng)不論“窮校友”“富校友”一視同仁，成為服務(wù)所有校友的組織，校友才能迸發(fā)出回報(bào)母校的巨大物質(zhì)及精神力量。

高校校友會(huì)的工作要有連續(xù)性，經(jīng)常性，要通過各種各樣的活動(dòng)聯(lián)系校友，強(qiáng)化校友的校友意識(shí)，一直不斷地提醒校友――你是這個(gè)學(xué)校出來的，母校記得你！聯(lián)絡(luò)校友，溝通信息是校友會(huì)的基礎(chǔ)性工作。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，校友會(huì)工作也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。為此，必須建立起完善的校友信息資源組織，以促進(jìn)對(duì)校友信息的了解掌握。校友工作的信息化建設(shè)既是校友工作的一個(gè)組成部分，又是拓展校友工作本身的新途徑之一。

二、活用學(xué)籍檔案，豐富和完善校友資源信息庫

身處資訊日益發(fā)達(dá)的現(xiàn)代信息社會(huì)，如何更多更及時(shí)地搜集有用信息，如何更有效更快捷地利用好這些信息，決定著各項(xiàng)工作的成效。建立校友網(wǎng)絡(luò)，拓展校友資源，有賴于校友信息資源的收集。建立校友信息庫，針對(duì)校友信息的特殊性，提供相關(guān)有價(jià)值的信息，可以從中挖掘校友價(jià)值，使之為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

校友信息庫是一個(gè)日積月累的過程，主要是大規(guī)模地查詢和分析，要求有大量的歷史數(shù)據(jù)和匯總數(shù)據(jù)。豐富和完善校友資源信息庫，是開發(fā)和利用校友資源的基礎(chǔ)。而高校學(xué)生學(xué)籍檔案就是校友資源信息的資料庫。

作為人才培養(yǎng)基地的高等院校，每年都要向國(guó)家輸送大量專業(yè)人才，與此同時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生一批與人才培養(yǎng)和管理有關(guān)的學(xué)籍檔案，主要包括學(xué)生登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)卡和獎(jiǎng)懲材料等學(xué)籍管理材料，是學(xué)生在校期間所形成的學(xué)習(xí)、生活的人生的真實(shí)記錄，亦是校友信息資料不可缺少的組成部分。

三、學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，拓展校友資源

2001年開始，全國(guó)普通高校全部實(shí)行學(xué)歷電子注冊(cè)制度，國(guó)家教育部為此專門研制了“全國(guó)大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件，該系統(tǒng)從新生的錄取簡(jiǎn)明登記表信息到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學(xué)生在校期間整個(gè)的管理過程，形成了一個(gè)畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步邁向了信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

其中“學(xué)籍管理”庫是該系統(tǒng)中信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括64個(gè)字段，如：姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長(zhǎng)、身份證號(hào)、健康狀況、獎(jiǎng)懲記錄、社團(tuán)記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個(gè)學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況，健康狀況，道德表現(xiàn)，個(gè)人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎(jiǎng)、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含學(xué)生入學(xué)前中學(xué)段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績(jī)信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟(jì)狀況，學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)與處分、各類學(xué)生的個(gè)人簡(jiǎn)歷等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國(guó)學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了信息資源化管理的優(yōu)勢(shì)。

學(xué)生學(xué)籍管理部門應(yīng)與學(xué)校學(xué)生工作管理部門、研究生部門、教務(wù)部門共同創(chuàng)造條件，運(yùn)用信息技術(shù)將學(xué)籍檔案智能化，有效及時(shí)地將校友各類信息分類、分析、處理。如：計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)大量的圖像、聲音等各類數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案中可以保存學(xué)生的音容笑貌、血型、身份證號(hào)等，管理人員可以快速處理、查詢、調(diào)用校友的各種有關(guān)信息。把學(xué)籍檔案信息化納入高校辦公自動(dòng)化的總體布局，結(jié)合利用高校校園網(wǎng)，開辟窗口，向?qū)W校及全社會(huì)提供有關(guān)的信息服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)建立校友網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)與溝通，充分發(fā)揮資源共享優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大學(xué)籍檔案交流范圍，增強(qiáng)學(xué)籍檔案服務(wù)特色與內(nèi)涵，提供縱深的服務(wù)，把單一的不連貫的靜資料變成豐富、完整的活資源。使學(xué)籍檔案信息網(wǎng)絡(luò)成為一個(gè)將計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)、信息資源網(wǎng)、信息生產(chǎn)者、信息消費(fèi)者融為一體的全方位網(wǎng)際、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

去年適逢我們?nèi)A南師范大學(xué)建校七十周年，由于綜合檔案室較完整地保存了歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，并將學(xué)籍的案卷級(jí)、文件級(jí)條目全部錄入計(jì)算機(jī)，現(xiàn)在借助計(jì)算機(jī)查閱學(xué)籍檔案只需鍵入學(xué)生姓名，即能在幾秒鐘內(nèi)檢索出這個(gè)學(xué)生所有的檔案材料，快捷便利，檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率均達(dá)到100％，充分發(fā)揮了學(xué)籍檔案的資源優(yōu)勢(shì)，把檔案資源的開發(fā)上升到龐大的資源中心層次，為校友聯(lián)絡(luò)工作和校慶典禮籌備工作作出了巨大的貢獻(xiàn)。

第2篇：學(xué)籍檔案范文

為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)，學(xué)籍檔案大顯身手學(xué)生的思想政治條件，鑒定材料，入團(tuán)，入黨的材料，各種榮譽(yù)材料包含在學(xué)生的學(xué)籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對(duì)學(xué)生的整體印象和評(píng)價(jià)。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu)，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓(xùn)服務(wù)的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學(xué)籍檔案當(dāng)然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學(xué)籍檔案將將相伴學(xué)生一生。無論是畢業(yè)生就業(yè)，評(píng)職稱，職務(wù)晉升，工資增加，資格評(píng)選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。

二、職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

（一）明確責(zé)任、規(guī)范檔案管理

學(xué)校教學(xué)工作管理的重要組成部分之一就是學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校的管理水平，且在新形勢(shì)下，對(duì)知識(shí)的尊重，看重文憑，學(xué)籍檔案的查閱已經(jīng)成為用人必須的手段。因此，要有嚴(yán)格的管理措施。一是要提高學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，只因?yàn)橛辛艘粋€(gè)良好的檔案意識(shí)，才可能對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應(yīng)的判斷，并及時(shí)收集，整理，存儲(chǔ)。二是領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為理順學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步明確招生，教務(wù)，學(xué)校工作人員是學(xué)籍檔案形式的部門，并制定完整的學(xué)籍檔案形成和移交的工作職責(zé)。三是學(xué)生一進(jìn)入學(xué)校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續(xù)。

（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度

由于學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、數(shù)量多的特點(diǎn)，紙質(zhì)文件勢(shì)必占據(jù)很大的空間，給保管和使用都帶來了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優(yōu)勢(shì)，可以方便地查詢使用。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立學(xué)籍并存的紙質(zhì)和電子檔案管理系統(tǒng)，充分保證學(xué)籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學(xué)籍檔案是一個(gè)學(xué)生在學(xué)校的整體表現(xiàn)的真實(shí)記錄，其重要作用不僅可以輻射到個(gè)人、學(xué)校，還可以向社會(huì)輻射。因此，職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養(yǎng)方面發(fā)揮學(xué)籍檔案更大的作用。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量

只有不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的水平和素質(zhì)，學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)化，現(xiàn)代化才能實(shí)現(xiàn)。職業(yè)院校必須采取有效措施，確保重視學(xué)籍檔案管理工作的培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，以使他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平以及個(gè)人的思想政治素質(zhì)，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)籍檔案管理的需求。在政治方面，學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線，方針，政策，體現(xiàn)愛崗敬業(yè)的精神風(fēng)貌。在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，要努力學(xué)習(xí)，檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到精業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。

（四）使用計(jì)算機(jī)搜索提高利用率

第3篇：學(xué)籍檔案范文

一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個(gè)被動(dòng)對(duì)象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實(shí)情，對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報(bào)，甚至弄虛作假、更改考試成績(jī)等問題，長(zhǎng)期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。

（二）產(chǎn)生問題的原因

1、入學(xué)教育缺失。很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對(duì)新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。

2、學(xué)籍管理手段落后。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動(dòng)多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

3、學(xué)籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊(cè)工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊(cè)工作。

二、如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平

（一）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對(duì)學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理

現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

（三）積極探索、推行學(xué)分制

學(xué)分制是高等教育大眾化形勢(shì)下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個(gè)人情況對(duì)所學(xué)知識(shí)和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個(gè)體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強(qiáng)素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實(shí)可行的人才培養(yǎng)計(jì)劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實(shí)行能極大調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建自己的知識(shí)體系。

（四）加強(qiáng)考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量

課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗(yàn)教師的教學(xué)成果，還可以檢驗(yàn)學(xué)生對(duì)知識(shí)的理解程度和運(yùn)用能力。它是評(píng)定學(xué)生能否按照教學(xué)計(jì)劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強(qiáng)考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對(duì)考試各個(gè)環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級(jí)巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。

（五）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)

現(xiàn)代高等教育對(duì)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

第4篇：學(xué)籍檔案范文

[關(guān)鍵詞] 學(xué)籍檔案 研究生 檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實(shí)際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析,探討對(duì)應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個(gè)重要組成部分，對(duì)其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國(guó)（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個(gè)人在找工作或出國(guó)深造時(shí)需向聘用單位或國(guó)外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個(gè)人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢(shì)給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，學(xué)籍檔案形成時(shí)間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報(bào)考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時(shí)將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對(duì)研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識(shí)不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價(jià)值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊(cè)意識(shí)的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記載不全等現(xiàn)象；有的對(duì)學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對(duì)造成極大不便。

三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個(gè)人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對(duì)目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時(shí)了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個(gè)人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險(xiǎn)等。報(bào)到后及時(shí)錄入個(gè)人信息卡。院系在一個(gè)月內(nèi)做完對(duì)每位新生個(gè)人信息的審核確認(rèn)，在二個(gè)月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個(gè)人檔案。

2.實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績(jī)情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時(shí)，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔

研究生個(gè)人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證白聯(lián)、學(xué)位申請(qǐng)書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績(jī)、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份入研究生個(gè)人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。

4.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識(shí)和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計(jì)劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

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第5篇：學(xué)籍檔案范文

關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案管理 電子化

高職院校的學(xué)籍檔案管理是根據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合各自學(xué)校實(shí)際所制定的具體的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。它對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程有著至關(guān)重要的作用，能夠充分全面的反映一個(gè)學(xué)生在校期間求學(xué)質(zhì)量。它入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律出勤、轉(zhuǎn)專業(yè)與留級(jí)，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核和相應(yīng)證書發(fā)放等都做了詳實(shí)明確的記錄和記載。因此學(xué)籍檔案管理直接關(guān)系著一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，直接關(guān)系著一個(gè)學(xué)生的人生規(guī)劃。如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，使其切實(shí)為教育所用，為教學(xué)服務(wù)是我們?nèi)缃袷滓接懙膯栴}。

一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）入學(xué)教育缺失

一些學(xué)生缺乏對(duì)學(xué)籍管理的正確理解，只被動(dòng)的被學(xué)籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開主題班會(huì)等形式集中教育來介紹和引導(dǎo)學(xué)生對(duì)于學(xué)籍檔案的理解和重視。

（二）相關(guān)人員的職業(yè)道德有待提升

高校許多教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的工作職責(zé)，認(rèn)為與己無關(guān)，而同時(shí)相關(guān)部門的管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，不具備相應(yīng)崗位應(yīng)有的職業(yè)道德，而有的教師則對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象視若不見，不能及時(shí)處理、上報(bào)，這些都在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。

（三）學(xué)籍管理手段不成熟

原始的手工錄制的高校學(xué)籍檔案管理已逐步被網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺(tái)和能力有待提升的信息錄入隊(duì)伍無疑使信息檔案的工作量增加，準(zhǔn)確性低。

二、如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理水平現(xiàn)代化

（一）規(guī)范管理，樹立服務(wù)意識(shí)

建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，提升相關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)則是提升學(xué)籍檔案管理水平的重要手段。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)院系為主，實(shí)行分層管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著社會(huì)對(duì)高等院校畢業(yè)生需求的不斷發(fā)展變化以及學(xué)校自身發(fā)展需要，學(xué)籍管理應(yīng)作為圍繞學(xué)校的中心工作的輔助手段，提升服務(wù)效果，及時(shí)調(diào)整管理信息內(nèi)容，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理

隨著高等院校生源數(shù)量的社會(huì)性變化，隨著科學(xué)技術(shù)的時(shí)代性變化，隨著教育理念的現(xiàn)代化發(fā)展，更高效、更準(zhǔn)確的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)呼之欲出。大量的信息數(shù)據(jù)已無法也不能夠通過人工管理來完成，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息平臺(tái)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中并建立健全相應(yīng)制度、條例，使各教學(xué)部門能充分利用信息，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門及時(shí)掌握相關(guān)情況并使學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向技術(shù)化。

（三）提升人員素質(zhì)，提高學(xué)籍檔案管理水平

現(xiàn)代高等教育對(duì)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。

高等院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)既關(guān)乎學(xué)校發(fā)展聲望又關(guān)乎學(xué)生人生發(fā)展的重要工作，只有不斷創(chuàng)新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，嫻熟的電子信息技術(shù)技能，細(xì)致的檔案工作態(tài)度以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有具備這些，才能推動(dòng)高等院校的學(xué)籍檔案工作順應(yīng)時(shí)代的步伐，不斷前行。

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作者簡(jiǎn)介：

第6篇：學(xué)籍檔案范文

摘要：學(xué)籍檔案時(shí)學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長(zhǎng)歷程。為此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問題。筆者結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，分析現(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，并就如何加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索和思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校學(xué)籍檔案；問題；思考

學(xué)籍檔案是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍（學(xué)年評(píng)語表、考試成績(jī)登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康表、體育合格表等。學(xué)籍檔案也是在學(xué)校學(xué)習(xí)、實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的各種人事文件材料。它不僅是學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)及重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，而且還是反映現(xiàn)實(shí)德、智、體、美等綜合素質(zhì)以及學(xué)生家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系以及經(jīng)濟(jì)狀況的重要原始材料，也是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手段，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人事檔案形成的基礎(chǔ)。

近年來，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原有的學(xué)籍管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的需求。此外，隨著高校擴(kuò)招和畢業(yè)生就業(yè)形勢(shì)的日趨嚴(yán)峻，高校學(xué)籍檔案作用日益顯著。為此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問題。

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理工作不完善，缺乏規(guī)范性。

高校學(xué)籍管理普遍沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實(shí)情、可以遵循的規(guī)章制度，而學(xué)籍檔案形成時(shí)間長(zhǎng)、來源分散、設(shè)計(jì)部門多、工作量大、缺少規(guī)范管理，便致使管理職責(zé)范圍不清，部門間工作人員相互協(xié)作欠缺，客觀上造成學(xué)生檔案管理的不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)。

檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)。其集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評(píng)語格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。因畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績(jī)及政治表現(xiàn)，而學(xué)生的社會(huì)活動(dòng)能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒有反映。

學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級(jí)的班主任負(fù)責(zé)填寫、保管，個(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長(zhǎng)期保存；有的未按要求填寫，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目或填錯(cuò)信息等現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；由于裝訂不規(guī)范，檔案資料卷內(nèi)沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。

（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視。

學(xué)籍檔案發(fā)揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，其檔案辦公設(shè)備陳舊、場(chǎng)地面積不足、缺乏專項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)和專職的檔案管理人員。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

高校學(xué)籍檔案管理人員整體素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)中年化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均不夠高。檔案管理部門在學(xué)校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學(xué)生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務(wù)重、流動(dòng)性大，既缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)，也缺乏專業(yè)水準(zhǔn)。檔案管理隊(duì)伍觀念陳舊，業(yè)務(wù)水平低，工作積極性不高，經(jīng)常為能及時(shí)按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導(dǎo)致學(xué)生檔案資料殘缺不齊。此現(xiàn)象嚴(yán)重制約學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展。

（四）檔案管理模式和工作方法落后。

目前，學(xué)籍檔案管理相對(duì)落后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用的程度有限，大多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)術(shù)檔案數(shù)量大增，呈現(xiàn)質(zhì)量要求趨高、流動(dòng)速度加快、存放時(shí)間短、就業(yè)方式多元化、投寄單位多等問題，傳統(tǒng)的手工管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足使用者的要求，而且制約著學(xué)生檔案管理的發(fā)展。即便輔助以計(jì)算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單檢索查詢事物，未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理效能，達(dá)不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統(tǒng)。

（五）學(xué)籍檔案的開發(fā)利用不夠，缺乏后續(xù)管理。

許多高校沒有制定學(xué)籍檔案管理工作實(shí)施細(xì)則，不利于學(xué)生檔案的整理和長(zhǎng)期保管，故降低了其憑證作用和有效開發(fā)利用。學(xué)校相關(guān)部門宣傳力度不到位，加之高校學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，致使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)諸多問題，學(xué)生“棄檔”現(xiàn)象突出。

檔案管理部門和檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識(shí)和了解，缺乏后續(xù)管理。很多高校學(xué)籍檔案的管理僅僅停留在簡(jiǎn)單的收集、整理、歸檔，未真正對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，也未能更好地為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)生就業(yè)服務(wù)。由于受到學(xué)籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個(gè)較小的范圍內(nèi)，其中查詢方法落后、查詢手續(xù)繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的利用效益。

二、如何加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理

（一）建立完善規(guī)范的檔案管理制度，注重檔案質(zhì)量管理。

職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事；主管部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，切實(shí)改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。

以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規(guī)范性；樹立檔案意識(shí)，不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，從而完善檔案管理工作。

（二）提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視力度。

學(xué)籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)劃管理的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性。重視檔案數(shù)字化的大勢(shì)所趨，高度重視檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，以較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。各級(jí)黨政管理部門和教學(xué)系管理部門都必須牢固樹立質(zhì)量意識(shí)，都得提高對(duì)學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識(shí)，并做好對(duì)下級(jí)工作人員的工作指導(dǎo)。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，使隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，建立一支科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力的平臺(tái)。形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管、專職檔案人員負(fù)責(zé)、兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

組織開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的技能全面提升。

建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，與考核制度相互制約，形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。務(wù)必保持檔案管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、能動(dòng)性、創(chuàng)造性，從而促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

（四）健全檔案信息管理體系。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代的要求，傳統(tǒng)的管理模式和手工方法將被打破。提出科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，并統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。使檔案部門與有關(guān)部門密切配合，在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐，務(wù)實(shí)檔案工作實(shí)踐的檔案分類方案。

學(xué)籍檔案管理應(yīng)實(shí)施“兩步走”戰(zhàn)略：一是紙質(zhì)個(gè)人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎(chǔ)，在新生入學(xué)時(shí)就建立一個(gè)有著個(gè)人詳細(xì)資料的電子檔案庫，隨著檔案材內(nèi)容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，利用信息技術(shù)全方位地向用人單位展示畢業(yè)生資源，樹立學(xué)習(xí)良好的形象，建立起一套科學(xué)、高效的學(xué)生檔案管理體系。其中，以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障。

（五）開發(fā)利用信息資源，引入現(xiàn)代化手段，做好后續(xù)管理。

檔案部門應(yīng)積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，突出主動(dòng)服務(wù)的特色。

利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開發(fā)利用檔案信息資源，對(duì)數(shù)據(jù)繁雜、表格規(guī)格多樣、內(nèi)容涵蓋量大等這些材料進(jìn)行電腦管理，務(wù)實(shí)檔案部門現(xiàn)代管理；依托現(xiàn)代技術(shù)，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動(dòng)化的條件下，教學(xué)部門定期對(duì)在校生成績(jī)進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整地紙質(zhì)材料交給檔案部門，檔案部門做好后續(xù)管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生畢業(yè)材料必須全部輸入進(jìn)去，使其作用得以真正發(fā)揮。

（六）增強(qiáng)意識(shí)，努力提升自身綜合素質(zhì)。

首先，檔案管理人員應(yīng)樹立現(xiàn)代管理意識(shí)。第一，要樹立檔案意識(shí)。高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，為學(xué)校的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)。故檔案管理人員必須樹立檔案意識(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)。第二，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。積極主動(dòng)地與有關(guān)部門和教研室聯(lián)系，踏實(shí)、認(rèn)真地做好本職工作，端正服務(wù)態(tài)度。要善于與人交流，建立良好的人際關(guān)系，并且具有靈活的社會(huì)交往能力和巧妙的協(xié)調(diào)能力、快速的溝通能力以及對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力等。第三，要樹立法律意識(shí)。學(xué)籍檔案管理也是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須按照國(guó)家的有關(guān)法規(guī)定進(jìn)行管理。檔案管理人員要樹立較強(qiáng)的法律意識(shí)，努力學(xué)?！稒n案法》及國(guó)家有關(guān)學(xué)歷、學(xué)籍管理方面的法律知識(shí)和學(xué)校的規(guī)章制度。同時(shí)，檔案管理人員不但要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務(wù)意識(shí)，而且要有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的綜合能力。

其次，檔案管理人員應(yīng)具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，故管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)，工作才能得心應(yīng)手，管理人員才能做到心中有數(shù)，才能及時(shí)有效地做好工作。同時(shí)，管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開拓創(chuàng)新的精神。不能憑個(gè)人主觀意愿、憑工作經(jīng)驗(yàn)辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創(chuàng)新的精神，積極專研業(yè)務(wù)，在工作中發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計(jì)算機(jī)，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)生學(xué)籍的各類信息，務(wù)實(shí)管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性。

總之，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，而檔案質(zhì)量是檔案的生命線，故做好檔案質(zhì)量具有深遠(yuǎn)的作用。我們每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，并且具備過硬的自身素質(zhì)，從而使檔案質(zhì)量不斷提高，務(wù)實(shí)檔案管理工作。

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第7篇：學(xué)籍檔案范文

關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號(hào)：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國(guó)際間教育交流規(guī)模的日益擴(kuò)大和我國(guó)高等教育質(zhì)量的提高，來華留學(xué)的人數(shù)近年來快速增長(zhǎng)，越來越多的外國(guó)留學(xué)生選擇在我國(guó)接受教育。隨著外國(guó)留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國(guó)內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國(guó)留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時(shí)期高校檔案部門所面臨的一個(gè)重要問題。

一、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)

外國(guó)留學(xué)生在整個(gè)留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時(shí)，還有其區(qū)別于外事類和教學(xué)類文件的自身特點(diǎn)，而這些文件的特點(diǎn)是由留學(xué)生自身來源的廣泛性和所學(xué)專業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)：

1.由于外國(guó)留學(xué)生來源范圍的不斷擴(kuò)大和來源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點(diǎn)。因?yàn)楦鱾€(gè)國(guó)家制度不同，外來留學(xué)生所提供的申請(qǐng)材料中的個(gè)人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國(guó)留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個(gè)國(guó)家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國(guó)留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進(jìn)修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對(duì)應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進(jìn)修生和漢語言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時(shí)間。博士、碩士、本科留學(xué)生會(huì)形成從申請(qǐng)到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進(jìn)修、語言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊(cè)、留學(xué)階段證書。

3.由于外國(guó)留學(xué)生到我國(guó)留學(xué)時(shí)選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個(gè)院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點(diǎn)。

4.由于外國(guó)留學(xué)生的留學(xué)資金來源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來源有國(guó)際組織資助留學(xué)、中國(guó)政府資助留學(xué)、本國(guó)政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費(fèi)留學(xué)等。

二、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整

高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門和教學(xué)部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來了很大困難。同時(shí)，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時(shí)間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料特點(diǎn)，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實(shí)體分類法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實(shí)體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實(shí)體分類法中，外事類檔案下設(shè)五個(gè)二級(jí)類目，外國(guó)留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個(gè)二級(jí)類目。因?yàn)楫?dāng)時(shí)外國(guó)留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對(duì)教學(xué)類的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對(duì)簡(jiǎn)單。

近幾年來，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統(tǒng)和簡(jiǎn)單，已無法體現(xiàn)和適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會(huì)跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會(huì)產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級(jí)等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對(duì)會(huì)有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當(dāng)加以完善和補(bǔ)充。

（三）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的開發(fā)利用

教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書電子注冊(cè)試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對(duì)普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書統(tǒng)一實(shí)行電子注冊(cè)，建立外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國(guó)留學(xué)生和有關(guān)機(jī)構(gòu)網(wǎng)上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢需要，還有待于完善和實(shí)施。

三、改善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策

（一）全程管理，加強(qiáng)收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對(duì)高校負(fù)責(zé)管理留學(xué)生的部門多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開的特點(diǎn)，檔案部門應(yīng)扎扎實(shí)實(shí)地加強(qiáng)協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動(dòng)、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門和教學(xué)單位進(jìn)行專業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動(dòng)送交與上門收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應(yīng)從外國(guó)留學(xué)生入校后開始對(duì)留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進(jìn)行具體指導(dǎo)；然后全程負(fù)責(zé)并協(xié)調(diào)整個(gè)留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時(shí)，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門對(duì)已收集積累的文件材料進(jìn)行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍

針對(duì)來華留學(xué)生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補(bǔ)充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個(gè)階段材料，并增加了錄取通知書、護(hù)照復(fù)印件等反映學(xué)生個(gè)人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進(jìn)組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用

目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國(guó)留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應(yīng)當(dāng)前日益變化的形勢(shì)。針對(duì)這種情況，可以借鑒教學(xué)類學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個(gè)人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時(shí)方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。

（四）拓展外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

第8篇：學(xué)籍檔案范文

關(guān)鍵詞：開放大學(xué)；學(xué)籍檔案；創(chuàng)新

在當(dāng)前用戶需求日益多元化和教育手段日益更新的今天，開放大學(xué)只有在學(xué)籍檔案方面對(duì)管理和服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，對(duì)服務(wù)進(jìn)行深化和拓展。

一、從管理方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對(duì)管理流程進(jìn)行創(chuàng)新。在準(zhǔn)備階段，制訂畢業(yè)審核方案，對(duì)畢業(yè)生成績(jī)的和審核的時(shí)間以及畢業(yè)審核報(bào)告的形勢(shì)和畢業(yè)審核通知的等均需做好準(zhǔn)備，并及時(shí)保存文件、方案、通知等。到了實(shí)施階段，主要是通過初審、復(fù)審以及終審，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和校對(duì)，并制作和發(fā)放畢業(yè)證書。但是必須保證信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)禁存在任何錯(cuò)誤。在上報(bào)環(huán)節(jié)，主要是整理好學(xué)生數(shù)據(jù)之后及時(shí)上報(bào)到有關(guān)主管部門。而在存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，要根據(jù)建檔要求，將畢業(yè)生的成績(jī)單清晰地打印出來，并貼上照片，按照要求將其整理歸檔后送交檔案室進(jìn)行保存。

2.從管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新。在學(xué)籍檔案管理中，注重管理流程創(chuàng)新的同時(shí)還應(yīng)在管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新，盡可能地提升檔案管理人員工作的積極主動(dòng)性，確保所建立的考核機(jī)制將工作目標(biāo)作為管理的核心，從而更好地評(píng)價(jià)工作完成的情況，并不斷完善現(xiàn)有管理機(jī)制，明確檔案管理的目標(biāo)和方針，確保檔案管理成效的評(píng)價(jià)更具多元化，從而更加靈活地考核管理的成效。

3.從管理技術(shù)上進(jìn)行創(chuàng)新。這里主要是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，盡可能地摒棄傳統(tǒng)的手工模式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)，集檢索和編研以及統(tǒng)計(jì)為一體，提升學(xué)籍檔案工作效率與信息開發(fā)效益，傳播各種信息資源，這對(duì)提升學(xué)籍檔案的使用率具有十分重要的作用。所以我們必須將學(xué)籍檔案信息資源的共享作為目標(biāo)，加強(qiáng)建設(shè)的力度，著力提高學(xué)籍檔案資源的信息化建設(shè)水平。而在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，盡可能地為學(xué)生提供交互式和開放式的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，使其更好地對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

二、從服務(wù)方面探究開放大學(xué)學(xué)籍檔案服務(wù)的創(chuàng)新策略

開展管理工作十分重要，但是要想優(yōu)化管理，就需要將管理上升到服務(wù)的層次上來，因而在注重上述管理工作的同時(shí)，還應(yīng)提供多元化的服務(wù)，促進(jìn)服務(wù)的創(chuàng)新。

1.在服務(wù)意識(shí)方面進(jìn)行創(chuàng)新。始終堅(jiān)持客戶第一的意識(shí)，在法律許可的范圍內(nèi)，應(yīng)給廣大師生和社會(huì)上的一些學(xué)籍檔案信息的等提供支持。由于學(xué)籍檔案中所記錄的內(nèi)容較為重要和特殊，因而其具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和神秘感，所以在學(xué)籍檔案資源的開發(fā)和研究方面難以形成一定的氛圍，進(jìn)而對(duì)其加工和利用的難度較大。因此，管理人員必須樹立客戶第一的意識(shí)，盡可能地開放學(xué)籍檔案服務(wù)平臺(tái)，滿足不同群體客戶的需求，并想方設(shè)法調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性，從而更好地促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升。

2.在服務(wù)模式方面進(jìn)行創(chuàng)新。主要是對(duì)歸檔材料實(shí)施數(shù)字化的處理，尤其是易損和利用率較高的檔案材料，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其的數(shù)字化處理，并及時(shí)建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心，將檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫中，從而促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。而在此基礎(chǔ)上建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完善其檢索功能，就能使客戶更好地利用這一資源。另外，高校要不斷完善學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并對(duì)這些資源進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份，從而確保數(shù)據(jù)資料的安全性。

3.在服務(wù)手段上進(jìn)行創(chuàng)新。首先是制作網(wǎng)頁，并將學(xué)籍檔案信息及時(shí)錄入，以便于對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行檢索，從而更好地促進(jìn)服務(wù)水平的提升。其次是建設(shè)電子文檔中心，對(duì)各種學(xué)籍信息進(jìn)行歸檔處理，方便客戶對(duì)電子文件的查詢和利用，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源的共享。再次是加強(qiáng)對(duì)資源的整合，打破傳統(tǒng)的獨(dú)立格局，將信息系統(tǒng)變得更加開放和更具共享性，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的一體化管理，盡可能地將系統(tǒng)的整體優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，從而更好地實(shí)現(xiàn)資源的共享，促進(jìn)學(xué)籍檔案服務(wù)水平的提升，并加強(qiáng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，在服務(wù)手段上贏得客戶的認(rèn)可和青睞。

三、結(jié)語

綜上所述，開放大學(xué)的學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，為了更好地促進(jìn)管理水平的提升，還應(yīng)從傳統(tǒng)的管理理念上轉(zhuǎn)移到服務(wù)理念上來，并對(duì)管理模式、服務(wù)方式等進(jìn)行不斷創(chuàng)新和發(fā)展，才能更好地為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉萍.論開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].天津商務(wù)職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（3）：49-51.

第9篇：學(xué)籍檔案范文

高校學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案是指在學(xué)生學(xué)籍管理活動(dòng)過程中形成的、作為原始記錄并具有保存價(jià)值以備查考的不同形式的文字材料、圖表的總和。主要包括:新生錄取名冊(cè)、學(xué)生登記表、學(xué)籍卡片、原始成績(jī)報(bào)告單、在籍學(xué)生統(tǒng)計(jì)表、學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生名單、驗(yàn)印申請(qǐng)書、畢業(yè)生成績(jī)匯總表、學(xué)歷證明存根等,是學(xué)生在校期間形成的具有保存價(jià)值的珍貴檔案,是高校檔案館重要的館藏資源,也是高校檔案管理的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,學(xué)籍檔案的數(shù)量也在急劇增加,學(xué)籍檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。由于學(xué)籍檔案自身具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性等特點(diǎn),其利用率也在不斷提高,例如企業(yè)用人單位甄別學(xué)歷真?zhèn)?畢業(yè)生就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、資格認(rèn)證等方面都需出具學(xué)籍檔案證明材料。另外,學(xué)籍檔案也是校友資源信息庫的主要資料,是建立校友信息庫的數(shù)據(jù)來源。學(xué)籍檔案也為校史研究、舉辦展覽、編輯出版年鑒、畫冊(cè)等提供素材。

隨著時(shí)間的推移,由于保存手段、室溫環(huán)境等多方面因素的影響,原始紙質(zhì)學(xué)籍檔案出現(xiàn)了紙張松脆、結(jié)塊、字跡淡化等現(xiàn)象,失去了使用的準(zhǔn)確性和可能性,同時(shí),學(xué)籍檔案在翻閱或利用中還經(jīng)常會(huì)發(fā)生損壞或遺失現(xiàn)象,過度的查詢利用也加快了紙質(zhì)學(xué)籍檔案的破損速度。原始簡(jiǎn)單、落后的學(xué)籍檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的檔案管理要求,高校學(xué)籍檔案的管理與利用之間的矛盾日益突出。

高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀

隨著信息數(shù)字化的發(fā)展,內(nèi)蒙自治區(qū)各高校在20世紀(jì)初才開始校園數(shù)字化,檔案部門開始啟動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化工作,高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化工作還處于起步階段。目前,檔案管理僅限于2000年開始招錄學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、在籍學(xué)生名單統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)生名單及成績(jī)單的數(shù)字化管理,學(xué)籍檔案的其他相關(guān)信息等。例如學(xué)籍卡片、學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)生的去向等都還沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,特別是2000年以前學(xué)生的學(xué)籍檔案情況還是原始的紙制學(xué)籍狀態(tài),所以學(xué)籍檔案的目前管理狀況與利用之間存在著脫節(jié)現(xiàn)象,沒有充分滿足學(xué)籍檔案的利用要求,在自動(dòng)化管理與提供服務(wù)方面存在較大的局限性。

目前,高校學(xué)籍檔案化管理存在的問題及誤區(qū): 1. 2000年以前的學(xué)籍檔案管理還是原始的紙制管理方式,需要將這部分學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、學(xué)生名單、畢業(yè)生成績(jī)單的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描,便于統(tǒng)一管理。 2. 電子版的學(xué)籍檔案不能等同于檔案數(shù)字化管理。很多學(xué)籍檔案,如學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)材料、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生的就業(yè)去向及聯(lián)系方式等各高校都有電子版的材料卻沒有進(jìn)行數(shù)字化管理,這樣既不利于學(xué)籍檔案的完善,還會(huì)導(dǎo)致原始材料出現(xiàn)失真,或因電腦的損壞及一些突發(fā)事故導(dǎo)致檔案的遺失。所以,必須將現(xiàn)存的原始電子版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式,才能使檔案永久保存。 3. 學(xué)籍檔案管理部門不能只注重學(xué)籍檔案的管理,還應(yīng)重視數(shù)字化檔案的利用和開發(fā),以適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展的學(xué)籍檔案利用。

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化的發(fā)展構(gòu)想

隨著學(xué)籍檔案利用率的日益增加,不同用戶對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的需求也各不相同,這就要求構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)以原始的紙質(zhì)學(xué)籍檔案為中心,搭建一個(gè)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的學(xué)籍檔案數(shù)字化傳輸平臺(tái)、資源共享平臺(tái)、管理平臺(tái)、服務(wù)平臺(tái)以及綜合應(yīng)用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)數(shù)字化資源網(wǎng)絡(luò)化存取、分布式管理、開放式利用、一站式服務(wù)。學(xué)籍檔案數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)具備三個(gè)主要模塊:學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊,學(xué)籍檔案信息著錄模塊,學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。

學(xué)籍檔案數(shù)字化加工模塊。學(xué)籍檔案目前主要是以紙質(zhì)的形式保存,該模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化掃描以及對(duì)掃描完成的圖像進(jìn)行編輯處理,通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化資源進(jìn)入數(shù)字化平臺(tái)。

學(xué)籍檔案信息著錄模塊。掃描后的學(xué)籍圖片資源有的并不能直接用于查詢和利用,需要建立專門的學(xué)籍信息庫,使這些原始資源能夠進(jìn)行正確的識(shí)別。

學(xué)籍檔案查詢與展示模塊。該模塊能夠提供靈活多樣的查詢方式,滿足學(xué)籍檔案各個(gè)層面的不同查詢要求,可以按照多種條件查詢,并能將查詢的結(jié)果轉(zhuǎn)化為文件形式進(jìn)行打印。