檔案安全管理及其利用

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1檔案安全管理實(shí)施工作思路

1.1加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，確保檔案安全

我們要在組織層面加強(qiáng)檔案安全管理體系建設(shè)，為檔案管理工作人員分配任務(wù)，實(shí)行管理工作的責(zé)任制，做到明確職責(zé)專人專管，杜絕工作中的疏漏。我們還要從監(jiān)督層面加強(qiáng)檔案安全管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的監(jiān)督，可以成立專門的對(duì)檔案安全管理工作的監(jiān)督小組，充分重視檔案安全管理工作，不定期的檢查檔案安全管理工作的開展，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，防微杜漸。另外確立相應(yīng)的檔案安全管理的規(guī)章制度和實(shí)施有力的保護(hù)措施也是十分必要的，可以制定《檔案安全管理工作細(xì)則》《檔案安全管理工作制度》等，由制度來規(guī)范和約束檔案安全管理工作人員的行為，確保檔案的安全。“不怕一萬，就怕萬一”，意外難免發(fā)生，我們還應(yīng)該建立檔案安全管理工作突發(fā)事件的預(yù)警機(jī)制，對(duì)突發(fā)事件要有指定的工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人應(yīng)熟悉檔案室的布局，備有檔案室的鑰匙，能夠做到不慌不忙穩(wěn)重有序地處理事件，最大程度地減少損失。

1.2加強(qiáng)檔案保管安全，確保檔案完整

檔案保管工作是檔案安全管理的基礎(chǔ)。檔案保管要做到不丟，把檔案弄丟了肯定要出大問題，檔案管理人員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)核對(duì)檔案的數(shù)量，按要求借出、審閱檔案。檔案還不能壞，檔案缺頁漏頁，字跡不清會(huì)損害檔案的使用率，檔案壞了應(yīng)該及時(shí)修補(bǔ)好，保證檔案的完整。檔案不能散，檔案的保管要集中，一個(gè)人的檔案要裝在一個(gè)檔案袋里，一個(gè)科室的檔案要集中在同一片區(qū)域，不能亂拿亂放，否則會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失或者查閱效率低等問題。檔案不能亂，檔案的擺放和整理都有相應(yīng)的要求細(xì)則，應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)整齊地?cái)[放，以方便查閱。無論何時(shí)檔案管理人員都應(yīng)該提高警惕，實(shí)施防范，加強(qiáng)檔案保管安全，認(rèn)真負(fù)責(zé)整理檔案，杜絕檔案的丟、壞、散、亂，確保檔案完整。相應(yīng)的檔案管理部門應(yīng)制定檔案的管理制度和方案，從原則上保證檔案的安全，用規(guī)則約束檔案管理人員的行為，從方方面面都確保檔案的安全，減少人為因素或自然因素對(duì)檔案的破壞。

1.3加強(qiáng)檔案庫房安全，延長(zhǎng)檔案使用壽命

按照國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保存檔案的庫房應(yīng)該單獨(dú)興建。但是一些機(jī)關(guān)單位不具備這樣的條件或者意識(shí)，通常把檔案庫房設(shè)置在辦公樓內(nèi)，這樣就會(huì)存在一定的安全隱患。沒有能力興建單獨(dú)庫房的，檔案庫房應(yīng)該與其他的辦公場(chǎng)所分開，不要設(shè)置在同一個(gè)房間內(nèi)，并且檔案庫房要安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗、警報(bào)器，等等，防止意外發(fā)生。檔案庫房還應(yīng)該有專門的人員負(fù)責(zé)看管，禁止一切閑雜人等入內(nèi)，如果需要進(jìn)入，需要出示有關(guān)部門的證明或介紹信。檔案庫房?jī)?nèi)也要做好安全防護(hù)，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。庫房?jī)?nèi)配備滅火器，確保火災(zāi)發(fā)生時(shí)能及時(shí)滅火；配備溫度計(jì)和干燥劑，防止檔案因潮濕而造成的字跡不清不能利用；配備殺蟲劑，防止蟲子、老鼠咬壞檔案；配備厚窗簾，防止強(qiáng)光直接照射，過于干燥的檔案庫房還要配備加濕器，防止紙質(zhì)檔案自燃；配備清潔工具，定期打掃庫房，防止過多的灰塵；配備監(jiān)控設(shè)備和防磁設(shè)備，防止他人盜取或利用一些高科技的電子設(shè)備掃描檔案資料，非法使用。

1.4加強(qiáng)檔案利用安全，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展

21世紀(jì)是信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)取得了更多的發(fā)展。檔案管理也應(yīng)該充分利用電腦技術(shù)，熟練應(yīng)用一些辦公軟件，采集、保存和查閱資料，實(shí)現(xiàn)一鍵調(diào)出資料，只要登錄公司相應(yīng)的系統(tǒng)，無論何時(shí)何地都可以查閱資料，把冗繁復(fù)雜的檔案管理工作變得輕松簡(jiǎn)單，提高辦公效率，促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。但是互聯(lián)網(wǎng)也有不安全的因素，比如病毒、黑客、木馬等，企業(yè)要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員做好安全保護(hù)工作，防止黑客入侵盜取資料，防止病毒損毀資料。除此之外，企業(yè)應(yīng)更多方面的加強(qiáng)檔案的利用，依據(jù)員工檔案了解職工特點(diǎn)，充分發(fā)揮員工的特長(zhǎng)，使各司其職，各盡其能；依據(jù)企業(yè)檔案，理清企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，去粗取精，未雨綢繆，找出適合企業(yè)發(fā)展的道路，為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展藍(lán)圖。

2結(jié)語

檔案管理安全第一。檔案是信息庫的生成地，關(guān)乎著企業(yè)和國家的安全。做好檔案管理安全工作不僅要從體制上嚴(yán)加規(guī)范，從制度上嚴(yán)肅約束，從管理上嚴(yán)格要求，還要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和防范意識(shí)，加強(qiáng)物質(zhì)條件的建設(shè)，確保檔案管理工作的順利開展，加強(qiáng)檔案的安全和充分利用，促進(jìn)國家和企業(yè)的發(fā)展。

作者：李勇 單位：云南省麗江市華坪縣檔案館