城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理研究

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摘要：城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案是參保人員繳費、享受社保待遇的重要依據(jù)，加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作，在保障當事人合法權益方面具有積極的現(xiàn)實意義。本文針對當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理特點、現(xiàn)實價值和面臨的問題，有針對性地提出了做好新時期城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理對策，對進一步提升居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的科學化水平具有積極的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：居民養(yǎng)老保險檔案；新時期；檔案管理

1城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的特點

1.1政策性強。我國人口基數(shù)大，區(qū)域差異性大，以及地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展不平衡，這使得我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作始終堅持“保基本、廣覆蓋、有彈性、可持續(xù)”“資源參保”“自由選擇參保檔次及繳費水平”等基本原則。因此，作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的工作管理者，應積極主動地適應和尊重不同參保群體多樣性、流動性及差異性特點，將黨和國家關于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度和政策落實好、執(zhí)行好，維護每一名參保人員的切實利益。1.2涉及面廣。據(jù)國家統(tǒng)計局公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2018年年末我國人口總數(shù)已經(jīng)達到了13.95億人，城鎮(zhèn)常住人口8.31億人，鄉(xiāng)村常住人口5.64億人。因此，我國城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老社會保險涉及面廣、群體數(shù)量龐大，這是其他任何一種保險所無法比擬的。1.3內(nèi)容復雜。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的內(nèi)容來看，主要包括：為城鄉(xiāng)符合條件的居民提供參保登記、保費收繳、保費撥付、賬戶管理、保險關系轉(zhuǎn)移、接收、稽核以及基金管理等，保險業(yè)務環(huán)節(jié)眾多，導致各個環(huán)節(jié)形成的檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)復雜，涉及各個領域和各個方面。1.4變動性大。城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險主要是為廣大城鎮(zhèn)居民、農(nóng)村居民等提供養(yǎng)老保險業(yè)務辦理，這些人員大多沒有固定單位、戶籍流動性強，尤其是隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，大批農(nóng)村勞動人口向城鎮(zhèn)轉(zhuǎn)移，且其工作又不固定，這就使城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險辦理始終處于流動狀態(tài)，導致城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險檔案常常處于變動狀態(tài)，增加了養(yǎng)老保險檔案資料收集、移交和管理的難度。

2城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案價值

2.1助力養(yǎng)老保險制度改革。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度的設立旨在為廣大基層群眾提供一份生活保障，是一項得民心、利千秋的民生工程。隨著城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險并軌制度改革的深入，通過養(yǎng)老保險檔案管理的推進，為養(yǎng)老保險制度的改革提供了參考依據(jù)。例如，當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險不僅擔負社保責任，還需要對60歲以上老人提供社會化服務。通過對居民養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范管理，有助于新增養(yǎng)老保險業(yè)務的開展和執(zhí)行。2.2保障城鄉(xiāng)居民切身利益。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事關每一名參保人的切身利益，無論是參保人員參保手續(xù)的辦理，還是養(yǎng)老保險關系的轉(zhuǎn)移、待遇享受等，都會涉及參保人員的信息采集、保費劃撥等，在此過程中通過科學的檔案資料保管，可以為參保人員養(yǎng)老保險轉(zhuǎn)移、保費申領提供依據(jù)，一旦發(fā)生紛爭時，可以第一時間調(diào)閱相關檔案資料，作為權利維護的重要憑據(jù)。2.3提升養(yǎng)老保險業(yè)務質(zhì)量。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案資料的收集、編目、整理、歸檔，以及信息化錄入等，其實質(zhì)就是對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務工作開展的有效梳理和歸納，并對業(yè)已完成的養(yǎng)老保險業(yè)務進行系統(tǒng)回顧、總結(jié)，分析存在的問題和不足，通過館藏城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案編研，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，為城鄉(xiāng)居民社保部門領導決策提供有用信息，增強決策的科學性，提升養(yǎng)老保險業(yè)務質(zhì)量和水平。

3城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案現(xiàn)狀

3.1管理基礎薄弱。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案是一項專業(yè)性極強的工作，但從當前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的現(xiàn)狀來看，其基礎十分薄弱，主要表現(xiàn)在專業(yè)人員數(shù)量配備不足，“重業(yè)務、輕檔案”的思想認識和觀念在不同程度存在，業(yè)務檔案管理所需的經(jīng)費投入不足，無論是硬件配備，還是軟件投入都不能有效滿足日益增長的養(yǎng)老保險檔案的現(xiàn)實需要，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案收集、整理、鑒定、查詢、利用，以及銷毀等管理制度建設存在短板。3.2業(yè)務素能不精。從目前從事城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作人員的現(xiàn)狀分析，主要存在人員數(shù)量配備較少、年齡結(jié)構(gòu)老化、專業(yè)知識欠缺、后期業(yè)務培訓跟不上等，這導致從事養(yǎng)老保險檔案工作人員的業(yè)務素能不精，掌握檔案專業(yè)知識、養(yǎng)老保險業(yè)務知識以及計算機信息技術等復合型人才奇缺。3.3利用效率不高。檔案的價值在于利用。從城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀來看，突出表現(xiàn)在檔案的利用效率不高。由于單位合并、機構(gòu)分拆、人員頻繁調(diào)動，影響到社保檔案保管的連續(xù)性和完整性。此外，社保檔案沿襲了手工紙質(zhì)操作為主，電子化、數(shù)字化進程緩慢，影響了社保檔案的后期利用效率，社保檔案價值無法發(fā)揮出來。

4城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案對策

4.1思想上重視是關鍵。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案的重要性不可低估。做好養(yǎng)老保險檔案工作的關鍵是各級人員在思想上要對這項工作高度重視。黨委政府應成立專門的居民養(yǎng)老保險檔案管理組織機構(gòu)，將社保部門、檔案管理部門納入到領導小組之中，讓檔案管理部門的專業(yè)人員積極參與進來，及時掌握城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作進展，及時做好調(diào)度。為保障養(yǎng)老保險檔案管理工作，檔案行政主管部門應將社保檔案所需的經(jīng)費納入本級財政預算，配備養(yǎng)老保險檔案管理所需的軟硬件基礎設施，如密集架、檔案柜、除濕機、計算機、恒溫機等，按照“十防”標準和要求做好檔案室建設和運行管理。此外，要加快養(yǎng)老保險檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化進程，對館藏的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、錄入專門的檔案數(shù)據(jù)庫中。對新增養(yǎng)老保險檔案要及時對其進行數(shù)字化錄入，不斷豐富館藏檔案資源，為后期的查詢、利用奠定扎實基礎。4.2制度上健全是基礎。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險工作啟動時間較短，隨著養(yǎng)老保險業(yè)務工作的深入推進，城鄉(xiāng)居民參保業(yè)務檔案數(shù)量呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢，由此所涉及的養(yǎng)老保險檔案管理的規(guī)章制度亟待完善。為了保障整個養(yǎng)老保險檔案工作的規(guī)范開展，需要從制度上進行約束、指導和保障。為了提升規(guī)章制度的可操作性和權威性，應由檔案管理部門與城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險部門聯(lián)合制定《關于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理規(guī)則》《城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理辦法》等，重點是要詳細做好城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險業(yè)務工作的規(guī)定，包括養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的歸檔范圍、保管期限、整理要求、安全保管、鑒定銷毀程序等，確保城鄉(xiāng)基本養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作有章可循、有據(jù)可依。此外，社區(qū)、街道人員大多只熟悉參保繳費業(yè)務工作，對于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案專業(yè)知識掌握得不精、不透，可由檔案行政主管部門會同人社部門加強雙方的合作配合，組織城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險從業(yè)者參加檔案業(yè)務培訓。通過邀請專家、業(yè)務骨干手把手講解、面對面教授，及時回復工作人員在實踐中遇到的困惑或難題，不斷提升從業(yè)者的業(yè)務理論和實踐能力。此外，隨著數(shù)字化、信息化技術在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中的應用，還應加強現(xiàn)代計算機、信息技術、數(shù)字化等知識的培訓，提升檔案從業(yè)者的綜合業(yè)務素能。4.3管理上規(guī)范是保障。為了有效保障城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案工作的科學化、規(guī)范化，切實做好養(yǎng)老保險檔案利用，為城鄉(xiāng)居民提供優(yōu)質(zhì)服務，需要在管理的方式方法上與時俱進，創(chuàng)新管理方法，實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理工作的可持續(xù)和先進性。嚴格按照“參保一生、記錄一生、管理一生、服務一生”的原則和要求，通過檔案行政管理部門的介入，及時審查收集的業(yè)務資料是否完整，如申請表、登記表，表、冊、卡及相關證明資料是否齊全。此外，需要對歸檔的養(yǎng)老保險業(yè)務檔案進行分類，如分為登記類、申請類，并用不同標識區(qū)分。前者用“DJ”，后者用“SQ”不同字母表示。將同一年度、類別及期限的歸檔資料，按照“件”為單位進行歸檔整理。最后進行組卷，在明確類別、保管期限的前提下，對城鄉(xiāng)居民的鎮(zhèn)（街）按照同一年度、保管期限及類別的文件資料進行組卷，可以是100戶一卷，如，第1～100戶為一卷，第101～200戶為第二卷，等等。最后，是以“卷”為單位，來詳細編輯好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的全宗號、案卷號、件號、標題等等，確保整個檔案管理的規(guī)范、科學、合理。

參考文獻：

［1］趙敦芳.規(guī)范城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理［J］.中國檔案，2015（9）：40—41.

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［3］王建勛.關于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案存檔管理要點的探討［J］.決策與信息，2015（12）：300.

作者:王梅 單位:西安市鄠邑區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險基金管理中心