農(nóng)林單位電子會計檔案管理問題與對策
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摘要：隨著信息化技術的飛速發(fā)展，電子會計檔案的建立與管理，已逐漸成為農(nóng)林單位財務管理工作中的一項重要內(nèi)容。會計檔案管理是諸多會計管理工作的一個重要分支，是農(nóng)林單位內(nèi)部管理的重要組成部分，是記錄和反映農(nóng)林單位經(jīng)濟業(yè)務和資金活動情況的重要依據(jù)，是會計人員工作的成果。全面加強會計電子檔案管理工作，可以大幅度提高農(nóng)林單位的會計管理水平。針對農(nóng)林單位在實行電子會計檔案管理工作中存在的主要問題，提出了完善和解決問題的對策。
關鍵詞：農(nóng)林單位；電子會計檔案；問題；對策
引言
做好會計檔案管理工作，是農(nóng)林單位管理工作中的一項重要環(huán)節(jié)，也是一切科研、生產(chǎn)工作有條不紊運行的基礎[1]。隨著網(wǎng)絡信息化技術的飛速發(fā)展，會計電算化逐漸走入了企、事業(yè)單位的應用范疇[2]。建立電子會計檔案管理也在財務管理工作中應運而生。電子會計檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)[3]。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。隨著電子會計檔案管理技術的普及和發(fā)展，對于每一個農(nóng)林單位財務管理工作來說，單純保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的弊端日益突顯出來，實行農(nóng)林會計檔案的數(shù)字化發(fā)展至關重要。
1農(nóng)林實行電子會計檔案存在的問題
隨著科技的發(fā)展迅猛，會計制度改革的不斷深入，計算機技術已在各行各業(yè)得到全面的應用。會計電子檔案內(nèi)容、信息量驟增，傳統(tǒng)會計檔案管理方式的局限性越來越明顯，已經(jīng)不適應新時代的發(fā)展。電子會計檔案的發(fā)展為會計檔案的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件，會計電子檔案管理已經(jīng)逐漸滲透到會計檔案管理的全過程。由于會計電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行過程中不可避免的遇到一些問題，會計電子檔案的管理已成為當今時代一個急需解決的問題。
1.1認識不足、思想意識薄弱
在傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，會計檔案管理主要依靠財務人員手工記賬對賬，對會計檔案管理的要求也相對較低。大部分在實行電子會計檔案管理過程中，農(nóng)林單位最主要的原因是領導層和具體從事、辦事人員對其認識的不足，沒有從思想中深刻意識到實行電子會計檔案的重要性。單位內(nèi)部“所謂”的歸檔只是紙質(zhì)檔案的歸檔，而這無疑給會計檔案管理埋下了隱患[5]。尤其一些基層的農(nóng)林單位，數(shù)據(jù)保存的時效性和時間的長久性都難以保證。電子檔案管理人員的法律意識淡薄，對檔案保管的重要性認識不足，問題一旦出現(xiàn)將損失諸多會計信息，危害個人及單位利益。
1.2檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊
實行電子會計檔案的系統(tǒng)管理，歸根到底還是由人來完成，人員素質(zhì)的高低將決定著檔案管理工作的好壞。在農(nóng)林單位實際工作中，大多沒有相關財務專業(yè)的人員來從事這項工作，缺少相關專業(yè)知識，大部分電子檔案管理的工作人員是由其他行業(yè)非專業(yè)人員來從事，極容易因操作不當?shù)葐栴}影響會計檔案管理數(shù)據(jù)的管理效果，有可能導致會計信息檔案不能及時更新，也就不能發(fā)現(xiàn)更多的問題，嚴重影響單位的發(fā)展。
1.3電子會計檔案管理體系不夠健全
現(xiàn)階段我國很多單位缺乏完善的電子檔案管理制度，電子會計檔案的整理、利用、銷毀仍采用傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法。在一些農(nóng)林單位中，特別是基層單位，沒有形成嚴格的規(guī)章制度，電子會計檔案管理制度亦不完善，這就造成無規(guī)章可循，不可避免的出現(xiàn)諸多問題和錯誤。還有部分單位存在著只需要一些基層檔案信息，大部分時間久遠的檔案利用率不高，會計檔案的價值沒有充分發(fā)揮出來，盡管隨著時代的進步，大部分農(nóng)林單位開始使用電子會計檔案，但仍存在少數(shù)單位沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來進行管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱方式仍是會計檔案管理的主要方式，這種慣例在一定程度上制約了電子會計檔案管理的發(fā)展。
1.4電子會計檔案保管的安全性問題
電子會計檔案保管的機密性，在一定程度上影響著單位的生存和發(fā)展。在實際工作中存在著安全性、保密性的重視度不高。主要表現(xiàn)在檔案維護和網(wǎng)絡安全問題上。在維護方面如果維護不當易造成數(shù)據(jù)損失。在安全方面存在著易篡改、易泄密、易感染病毒等幾種情況，會計電子檔案系統(tǒng)發(fā)生意外事故會使數(shù)據(jù)混亂或丟失，一旦出現(xiàn)問題將對單位造成無法彌補的損失。
2農(nóng)林實行電子會計檔案解決問題的對策
針對會計電子檔案工作中出現(xiàn)的上述問題，應從以下幾個方面進行解決：
2.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高意識
由于會計檔案管理與傳統(tǒng)的會計檔案管理存在著較大的差異，因此在執(zhí)行過程中不可避免的會遇到一些問題，提高會計電子檔案管理的質(zhì)量已成為當務之急。首先，在農(nóng)林單位中，為了適應時展的需要，從領導到具體辦事管理的人員都要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，提升自我意識，用發(fā)展的眼光看待電子會計檔案管理，使軟件得到充分利用。檔案管理人員必須要增強法律意識，依法辦事，不違法，不違規(guī)。增強檔案管理人員的道德意識和責任意識。
2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)
只有提高農(nóng)林單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能提高其工作效率，更有效的管理電子會計檔案。農(nóng)林單位可以指定專人負責會計電子檔案管理工作，培養(yǎng)專業(yè)的會計電子檔案管理人員。管理人員要跟上時代的步伐，就是要定期的對其進行培訓，提高檔案管理人員專業(yè)水平。也可以培養(yǎng)一些高端的專業(yè)人才。如既擁有檔案管理和財務管理相關知識，又懂計算機業(yè)務的專門人才。定期的對檔案管理人員進行再次培養(yǎng)，確保人才能夠與時俱進，緊跟先進的管理理念。
2.3完善電子會計檔案的管理體系
在農(nóng)林單位中，需要不斷加強和完善電子會計檔案的各項規(guī)章制度。形成自己獨有的管理制度，建立健全適應會計電子檔案管理工作環(huán)境的制度體系，建立會計電子檔案的備份制度，對電子會計檔案建立完善的索引體系[6]。做到有章可循，可以建立檔案管理小組，由領導帶頭，建立相應的歸檔、保管、借閱和備份管理流程。建立審批制度，做到誰借閱誰負責，有底可查。提高電子會計檔案的利用效率，掌握最新的工作動態(tài)，提高更新速度，這樣才能使檔案更好的為大家所利用。對單位的發(fā)展幫助很大。
2.4加強電子會計檔案的安全和維護
必須提高農(nóng)林單位檔案人員對會計電子檔案的維護，要做到定時、有序。在單位進行電子檔案保存的同時，可以有選擇性保存紙質(zhì)資料。對相關軟件和數(shù)據(jù)做好備份，可以由農(nóng)林主管部門出面制定專業(yè)統(tǒng)一的軟件，對軟件的開發(fā)商和銷售商進行規(guī)范化的控制，對相關人員進行統(tǒng)一培訓，對所傳輸?shù)奈募M行加密，要充分顧及電子設備的防磁防雷電等安全要求。對會計檔案建立保密等級，設置相應的訪問權限，設置防篡改多層校驗。保管部分紙質(zhì)檔案，作為會計電子檔案的輔助和補充?？紤]到基層農(nóng)林單位人員軟件應用能力問題，應對操作系統(tǒng)進行簡單化處理并配備完善的售后服務。只有這樣才能及時進行信息反饋，對軟件不足的地方進行及時修改。
3結語
隨著電子技術的發(fā)展，電子會計檔案的應用也得到了很大程度的提升，其發(fā)展模式也更加的科學化和精細化。雖然電子會計檔案在基層農(nóng)林單位的實行還存在著一些問題，但由電子會計檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案已成為必然趨勢。農(nóng)林單位實行電子檔案管理，積極推進會計電子檔案管理系統(tǒng)的建設和應用，能夠使農(nóng)林單位在未來的會計檔案管理工作中更加高效、規(guī)范，在會計信息共享方面能夠有更大的提升，逐步實現(xiàn)規(guī)范化操作、無紙化辦公、智能化處理、自動化分析等先進的財務管理模式，進一步提升財務管理效率，更符合新形式下會計電子檔案發(fā)展的需要。因此，我們要完善這一工作，發(fā)揮其特有的功能，更好為單位財務管理工作做出貢獻。
參考文獻
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作者：李紅 單位：遼寧省沙地治理與利用研究所
