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醫(yī)院后勤外包服務(wù)成本控制

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醫(yī)院后勤外包服務(wù)成本控制

摘要通過對上海某三級甲等醫(yī)院的案例介紹,在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下,對醫(yī)院后勤外包服務(wù)企業(yè)的成本實(shí)施成本控制。經(jīng)過對成本框架的優(yōu)化及相關(guān)內(nèi)容的調(diào)整,外包服務(wù)項(xiàng)目成本支出合理下降,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院后勤外包服務(wù)項(xiàng)目的成本支出清晰、規(guī)范、可控。

關(guān)鍵詞醫(yī)院后勤;外包服務(wù);成本控制

“成本”是開展一切管理活動(dòng)的基本點(diǎn),也是實(shí)施各項(xiàng)管理活動(dòng)達(dá)成管理目標(biāo)的根本保障。從醫(yī)院后勤管理基本職能的角度來看,后勤部門是為臨床做好服務(wù)與保障,如結(jié)合管理的基本意義,從更深層次去理解醫(yī)院后勤管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值,應(yīng)該是“通過實(shí)施有效的管理方法,用最少的投入,獲得最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)”[1-2]。

1醫(yī)院后勤外包服務(wù)與成本控制

1.1遴選階段,重視服務(wù)“性價(jià)比”

所謂“性價(jià)比”是一個(gè)性能與價(jià)格之間的比例關(guān)系,性價(jià)比應(yīng)該建立在對產(chǎn)品性能要求的基礎(chǔ)上,也就是說,先滿足性能要求,再談價(jià)格是否合適。而當(dāng)“服務(wù)”被定義成商品的時(shí)候,首先應(yīng)該考慮的是服務(wù)品質(zhì)而不是單純的價(jià)格,即什么樣的服務(wù)匹配什么樣的價(jià)格。所以,醫(yī)院在選擇外包服務(wù)企業(yè)的時(shí)候,應(yīng)首先考慮醫(yī)院的服務(wù)需求,其次選擇外包服務(wù)企業(yè)所提供的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否能與醫(yī)院需求匹配,最后才是定價(jià)。

1.2合作階段,重視服務(wù)“效率”

評價(jià)一家醫(yī)院是否發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括臨床、后勤兩個(gè)方面,也就是醫(yī)療質(zhì)量、臨床科研能力以及后勤服務(wù)質(zhì)量及保障能力,強(qiáng)大臨床醫(yī)療的背后一定會(huì)有一支高效的后勤管理隊(duì)伍與之相匹配?!案咝А钡暮笄陉?duì)伍,應(yīng)當(dāng)被理解為高質(zhì)量和高效率[3];“高質(zhì)量”就是對外引進(jìn)一家既具有品牌影響力又是行業(yè)標(biāo)桿的外包服務(wù)企業(yè),來確保服務(wù)的規(guī)范化、質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化;“高效率”是指以最低的成本支出來獲取最高的價(jià)值,“高效”的概念是用最少的資金支出,購買高質(zhì)量的服務(wù)體驗(yàn)。醫(yī)院后勤的成本控制并不是單純地控制花錢,而是應(yīng)該明確“為什么花錢、如何花錢和把錢花在哪里”。因此,成本控制的意義應(yīng)該是“提升服務(wù)質(zhì)量”,而關(guān)鍵是在于花多少錢來“提升服務(wù)質(zhì)量”。

1.3提升階段,注重服務(wù)“科學(xué)”

在醫(yī)院后勤外包中,我們常常還存在這樣的誤區(qū),認(rèn)為成本的投入和產(chǎn)出是成正比例的,其實(shí)不然。早在“邊際效益遞減”理論里,就有這樣的闡述:在其他條件不變的前提下,增加某種生產(chǎn)要素的投入,當(dāng)其投入數(shù)量增加到一定程度以后,增加一單位該要素所帶來的效益增加量是遞減的。即開始的時(shí)候,投入該要素的收益值很高,越到后來,收益值就越少。這個(gè)理論告訴我們,資金成本的投入和服務(wù)滿意的提升“無可持續(xù)的正比例關(guān)系”。因此,提升服務(wù)質(zhì)量并不是光靠投入成本,而在于如何找到“邊際”,在于如何將投入的成本利益最大化[4-6]。

2M醫(yī)院后勤外包服務(wù)成本控制分析

2.1醫(yī)院概況

M醫(yī)院為上海市一家三級甲等綜合性醫(yī)院,占地面積接近7.4萬m2,擁有建筑物25幢,物業(yè)管理面積將近22萬m2,年門診量超過400萬人次。目前醫(yī)院的后勤外包服務(wù)是委托給一家行業(yè)內(nèi)知名的BJ公司,該公司在醫(yī)療行業(yè)享有一定的聲譽(yù),公司成立至今已有15年,在M醫(yī)院從事后勤服務(wù)項(xiàng)目長達(dá)13年。

2.2后勤外包服務(wù)成本控制方法

2.2.1組建專業(yè)化團(tuán)隊(duì)專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的組建離不開后勤業(yè)務(wù)骨干與財(cái)務(wù)專業(yè)人員。由于成本控制的專業(yè)化程度過高,對于醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理體系,國家政策,一些相關(guān)經(jīng)費(fèi)的支付關(guān)系、流程、方法都需要作進(jìn)一步的了解。而后勤的業(yè)務(wù)骨干所起的是潤滑和協(xié)調(diào)的作用,在整個(gè)成本控制的執(zhí)行過程中,需要一個(gè)熟悉后勤情況,了解后勤人文環(huán)境的人,來實(shí)現(xiàn)“說明、協(xié)調(diào)、落實(shí)”。2.2.2梳理成本結(jié)構(gòu)通常外包服務(wù)公司的成本主要由人力成本、運(yùn)行成本、管理費(fèi)和稅率4個(gè)部分組成。(1)人力成本:人員經(jīng)費(fèi),包括基本工資、崗位津貼、績效考核、加班費(fèi)、一次性獎(jiǎng)勵(lì)等。(2)運(yùn)行成本:固定資產(chǎn)、服裝費(fèi)、物料等。(3)管理費(fèi):通過考核,結(jié)合評分情況,支付相應(yīng)的管理費(fèi)。(4)稅金:開具發(fā)票產(chǎn)生的稅收。2.2.3優(yōu)化成本框架內(nèi)容外包公司的成本框架內(nèi)容優(yōu)化主要涉及人員成本、運(yùn)行成本以及管理費(fèi)三塊。其中,人員成本是成本控制的核心,因?yàn)槿藛T成本內(nèi)的“核定崗位數(shù)”是核算管理費(fèi)和運(yùn)行成本的主要依據(jù),也是相關(guān)成本費(fèi)用計(jì)算的基數(shù)。(1)規(guī)范“人員成本”。①人員成本=人員基本費(fèi)用×核定崗位數(shù)。②人員基本費(fèi)用=基本工資(國家最低工資)+崗位津貼+績效考核。③調(diào)整崗位分類:根據(jù)工作內(nèi)容工作性質(zhì)及職責(zé),將崗位進(jìn)行了重新分類。由原來保潔、運(yùn)送、配膳增至4個(gè)類別,添加1類“醫(yī)勤工”。④細(xì)化崗位設(shè)置:根據(jù)工作區(qū)域及區(qū)域?qū)傩圆煌?,?xì)化各職能內(nèi)的崗位分工,使崗位配置標(biāo)準(zhǔn)更為合理。⑤核定崗位數(shù):醫(yī)院根據(jù)實(shí)際情況提出基本崗位人數(shù),再由外包公司根據(jù)基本崗位需求配置實(shí)際崗位人數(shù),實(shí)際崗位數(shù)的配置應(yīng)考慮到“一人多崗”。根據(jù)實(shí)際崗位配置情況結(jié)合崗位自身的特點(diǎn)(24小時(shí)崗位、8小時(shí)崗位,做五休二、做六休一),配置相應(yīng)的待班崗位,最后生成“核定崗位”數(shù)。⑥調(diào)整雙休日代班費(fèi)用的計(jì)算方式:將部分雙休日的代班崗位數(shù),通過加班費(fèi)的形式支付。⑦“節(jié)日加班費(fèi)、高溫費(fèi)、年終獎(jiǎng)”按實(shí)計(jì)算,將費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行“單列”,不再分?jǐn)傊痢叭司杀尽?。?)明確運(yùn)行成本。管理費(fèi)用的明確,因該建立在雙方共同溝通并達(dá)成共識的基礎(chǔ)上。由于客觀條件和管理的目標(biāo)不同,每個(gè)醫(yī)院的實(shí)際情況都會(huì)有所不同。①服裝費(fèi):可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況,一般每2年,4套短袖和1套長袖,可按照核定崗位數(shù)進(jìn)行分?jǐn)傊撩吭?;也可按照?shí)際情況合計(jì)2年的費(fèi)用,每年一次性付清;也還可以嘗試由醫(yī)院直接購買,按照實(shí)際人數(shù)進(jìn)行發(fā)放。②固定資產(chǎn):由外包公司上報(bào)“設(shè)施設(shè)備清單”,雙方商議報(bào)廢年限,一般情況設(shè)備類為4~6年,設(shè)施類為6~8年;由于同類別的工具設(shè)備有多件,可進(jìn)行分類然后編號,制作相應(yīng)臺賬,便于院方核查;一般消耗類的物料、辦公用品及辦公設(shè)施建議由醫(yī)院提供。固定資產(chǎn)成本的控制,應(yīng)包含兩個(gè)概念,明確清單內(nèi)容及報(bào)廢年限。費(fèi)用支出應(yīng)當(dāng)另立項(xiàng)目,不應(yīng)分?jǐn)偦虬谌司杀緝?nèi)。③保潔低值易耗品:由專人負(fù)責(zé)管理與統(tǒng)計(jì),按照工作環(huán)境、季節(jié)等實(shí)際情況做相應(yīng)調(diào)整。(3)調(diào)整管理費(fèi)?!肮芾碣M(fèi)”的應(yīng)起到其考核和激勵(lì)的作用。一般被控制在8%~12%(也可與人員績效掛鉤),過低的管理費(fèi),不但起不到促進(jìn)管理的作用,只會(huì)成為一種“擺設(shè)”。管理費(fèi)的考核內(nèi)容可分為多個(gè)項(xiàng)目并各占權(quán)重;同時(shí),根據(jù)考核項(xiàng)目制定考核細(xì)則及配套相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法;需要指出的是,管理費(fèi)應(yīng)被包含在人員成本內(nèi),項(xiàng)目不應(yīng)單列。2.2.4明確成本支出說明每個(gè)成本支出的項(xiàng)目,應(yīng)以書面的形式固定成標(biāo)準(zhǔn)化文本,即“合同項(xiàng)目支出詮釋”作為合同附件。“合同項(xiàng)目支出詮釋”要求每一項(xiàng)成本支出必須加以定義,并且說明支付緣由、依據(jù)、金額、周期、方式以及支付的審批流程。2.2.5制定管理辦法(1)院方監(jiān)管審核:院方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)外包公司上交的“費(fèi)用”結(jié)算情況進(jìn)行審核,并且出具審核結(jié)果報(bào)告。(2)外包服務(wù)費(fèi)用:外包服務(wù)公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同約定,每月將匯總費(fèi)用結(jié)算情況上交給院方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。上交材料包括“費(fèi)用結(jié)算匯總表”“人員加金清單”“當(dāng)月考勤簽到表”“節(jié)日加班表”以及“工資單”,如有新增項(xiàng)目必須附“新增費(fèi)用說明”。

2.3實(shí)施成本控制后取得成效

整個(gè)實(shí)施成本優(yōu)化的周期歷時(shí)3個(gè)多月,通過一系列的調(diào)整和制度的完善,在確保服務(wù)質(zhì)量的前提下,外包服務(wù)的成本支出明顯下降,結(jié)構(gòu)更為規(guī)范,持續(xù)性增漲項(xiàng)目更為可控。外包服務(wù)公司的核定崗位數(shù)由869.8個(gè)下降至694.0個(gè),下降幅度達(dá)到20%;經(jīng)優(yōu)化后的人均成本結(jié)構(gòu),由11個(gè)項(xiàng)次變?yōu)?個(gè)項(xiàng)次,人均成本費(fèi)用支出從原來的3960元降至2270元,下降幅度為42%。

3小結(jié)

醫(yī)院后勤外包服務(wù)的成本控制,主要受醫(yī)院自身管理生態(tài)環(huán)境的影響。宏觀環(huán)境因素關(guān)鍵要看醫(yī)院是否足夠重視后勤關(guān)注其發(fā)展,秉持精細(xì)化管理理念的同時(shí)還必須堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展,只有改革才能促發(fā)展;微觀環(huán)境方面則需要看后勤管理人員能否通過自身專業(yè)化能力的提升,進(jìn)一步推進(jìn)后勤精細(xì)化管理。通過自身實(shí)踐,更加清晰和明確后勤服務(wù)的真正內(nèi)涵,尋找成本與滿意度的“平衡點(diǎn)”;通過對后勤管理理念的深入理解,更好融入后勤管理的人文環(huán)境;通過信息化的管理手段進(jìn)一步提升效率。

參考文獻(xiàn)

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作者:程子偉