高校行政管理辦公自動化問題

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一、高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)存在的問題

1.工作人員專業(yè)化水平有待提高。隨著網(wǎng)絡應用的普及，電腦已成為必備的高校行政管理辦公工具，工作人員的電腦應用能力已成為必須具備的一項工作技能。工作人員的電腦應用水平直接影響到整體辦公自動化系統(tǒng)的實行。然而，目前有的高校出于諸多原因在各管理崗位安排的工作人員水平參差不齊，難以將辦公自動化系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮，從某種程度上也影響到了學校辦公效率。為避免校園辦公自動化系統(tǒng)推行陷入更多問題，學校行政管理工作人員的專業(yè)培訓問題亟待解決。2.學校缺乏整體規(guī)劃。在高校信息化建設中，由于缺少整體系統(tǒng)規(guī)劃，致使很多辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)和引入較為分散且缺乏柔性，為用戶的實際應用需求考慮不周。很多辦公自動化軟件過于強調軟件的覆蓋面，對具體某一項的實際應用功能考慮不夠全面。這也就造成了當用戶需求稍有改變，辦公軟件無法對其做出相應的調整，乃至影響用戶的實際使用效率。辦公自動化軟件技術含量低，創(chuàng)新設計較少，缺乏應對學校辦公長遠發(fā)展的適應性。從另一方面來說，目前很多高校仍不能真正實現(xiàn)完全的校內資源共享，各部門之間軟件相對獨立，相互之間缺乏統(tǒng)籌安排，軟件之間缺乏接口定義，為信息的有效交流和利用帶來了很大不便。缺乏有效的信息共享，必然會影響到學校整體辦公效率。要充分發(fā)揮辦公自動化系統(tǒng)的作用，首先要保證校內信息資源的共享與高效利用。3.辦公系統(tǒng)的安全性有待加強。開放式的網(wǎng)絡環(huán)境很容易受到外界的惡意攻擊和破壞。辦公自動化系統(tǒng)運行過程中一旦遭遇病毒入侵，或黑客攻擊，很容易造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)無法運轉甚至更加嚴重的后果。因此，辦公自動化系統(tǒng)的安全問題如不能得到足夠的重視，后果將不堪設想。

二、行政管理辦公自動化系統(tǒng)建設需要注意的問題

1.對辦公自動化系統(tǒng)建設進行整體規(guī)劃。高校在進行辦公自動化系統(tǒng)建設前要根據(jù)本校自動化辦公現(xiàn)狀和用戶的實際需要以及未來有可能出現(xiàn)的需求變化，對校園行政管理辦公自動化系統(tǒng)進行整體規(guī)劃，制定切實可行的方針策略和發(fā)展計劃。整體規(guī)劃是在學校發(fā)展對信息化需求的基礎上，結合信息技術的發(fā)展，做出相應的科學全面的規(guī)劃。首先，在制訂整體規(guī)劃時，學校高層管理人員需邀請相關支持部門人員以及辦公自動化方面的專家共同參與，既要保證整體規(guī)劃符合現(xiàn)今和未來發(fā)展的需求，又要確保規(guī)劃的可實施性，保證辦公自動化系統(tǒng)可以得到順利運行。其次，制訂整體規(guī)劃需立足實際，盡力做到周到細致。因此，必須先了解學校用戶的真實需求，然后根據(jù)具體需求制訂規(guī)劃。同時，還要了解學校能夠用于辦公自動化系統(tǒng)的人力和物力情況，結合實際投入情況制訂規(guī)劃。對于具體部門的細節(jié)要求，也要編入規(guī)劃設計中，保障規(guī)劃設計的具體實用性。一個科學完整的整體規(guī)劃，要從學校全局出發(fā)，不可偏重于某一方面，只有充分考慮辦公需求、經(jīng)費預算、實施可行性等多方面因素方可制訂。2.規(guī)范自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。由于各部門職能不同，使用信息的側重也有所不同，這些不同種類的信息資源需要多個服務器進行集中管理，使多個應用系統(tǒng)通過各個節(jié)點的服務器來完成各自系統(tǒng)的功能，達到信息資源共享。（1）合理確定共享信息。學校辦公系統(tǒng)所儲備的各類信息資源都來自學校各個行政部門。辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)需要在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫資源的基礎上結合需求分析，合理確立共享信息。所確立的共享信息一方面要能夠滿足學校高層管理人員對學校管理工作做綜合決策分析的需要，另一方面也要能夠滿足學校內部各級管理部門之間信息交換和共享的需要。同時，關于基本信息資源的修改、補充等問題，在自動化系統(tǒng)開發(fā)之初也要做好協(xié)定。（2）將分析的局部數(shù)據(jù)庫聯(lián)系在一起。由于學校各行政部門長期以來相對獨立，各自的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也多有不同。為實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的資源共享，需要對各個獨立的局部數(shù)據(jù)庫之間的差異進行仔細研究，在邏輯上進行集中管理，建立起一個完整的全局概念數(shù)據(jù)庫。擁有全局概念數(shù)據(jù)庫，辦公自動化系統(tǒng)所需的所有信息都可以向用戶開放，更加方便了行政管理工作。（3）對數(shù)據(jù)進行規(guī)范化。高校辦公自動化系統(tǒng)的實施為學校教育信息的匯總與管理帶來了很大便利，大幅提升了學校的行政管理效率。為方便信息的統(tǒng)計管理，辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理就要求盡量在規(guī)劃的指導下采用統(tǒng)一標準規(guī)范有序進行，同時建立通用接口和平臺。3.做好安全保障工作。信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的開放性和共享性為用戶帶來了很多便利，但開放的網(wǎng)絡環(huán)境也為惡意攻擊網(wǎng)絡系統(tǒng)的人提供了破壞網(wǎng)絡系統(tǒng)、竊取機密信息資料的機會。高校辦公自動化系統(tǒng)中存儲著大量學校教育管理工作的重要數(shù)據(jù)，在實現(xiàn)系統(tǒng)資源共享的同時必須做好安全保障工作，保證網(wǎng)絡系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全管理是網(wǎng)絡管理中的一項重要內容，是保障高校辦公自動化系統(tǒng)正常運行的必要條件。要保證高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)安全運行，除了要有一套完善的軟硬件安全設計，還要有一套完善的安全保密制度和嚴密的管理體系。辦公自動化系統(tǒng)的安全設計具體來說大致有：信息加密、病毒防治、防火墻設計、身份識別等。安全管理制度分為：對辦公自動化系統(tǒng)劃分密級，設置訪問權限，重要數(shù)據(jù)和文件及時備份，機密信息不得在系統(tǒng)里自由加工和傳遞，對系統(tǒng)內部進行分級授權，等等。與此同時，學校還應做好辦公自動化系統(tǒng)的安全教育工作，提升個人修養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)，讓全校師生認識到安全使用信息的重要性。4.提高辦公人員素質。辦公自動化系統(tǒng)的使用與維護都需要一支專業(yè)化的辦公隊伍。當辦公自動化系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)故障，可以得到及時解決，不至于影響系統(tǒng)的正常運行。在高校辦公自動化建設中，行政管理隊伍不僅需要具備較強專業(yè)技術的人才，更需要管理技能與專業(yè)技術兼具的復合型人才。為此，高校更要做好工作人員的崗前培訓以及定期考核工作，提高辦公人員整體素質，要求工作人員不僅要熟練掌握辦公系統(tǒng)相關基本知識，還要學會對各種辦公設備和應用軟件的使用和維護。只有這樣才能適應辦公自動化的要求。總之，高校行政管理辦公自動化系統(tǒng)的建設與應用對于提高辦公效率和辦公質量發(fā)揮著重要作用。同時，辦公自動化系統(tǒng)建設與應用也是一個非常復雜的系統(tǒng)工程，既要整體規(guī)劃，又要細致調研，通過縝密分析，再結合本校實際辦學情況，不斷對系統(tǒng)加以完善和修復，才能讓其真正發(fā)揮作用。在網(wǎng)絡信息飛速發(fā)展的今天，高校應充分利用學校網(wǎng)絡資源，改善辦學條件，加快信息化建設進程，為更好地開展網(wǎng)上教務管理以及網(wǎng)上校園文化管理等活動而努力。

參考文獻：

[1]田蓓,王曉東.高校行政辦公自動化系統(tǒng)基礎設計實現(xiàn)與趨勢[J].電子技術與軟件工程,2018,(11).

[2]李桂娥.網(wǎng)絡環(huán)境下高校辦公室管理工作自動化探討[J].計算機產(chǎn)品與流通,2018,(6).

作者：李楠楠 單位：無錫南洋職業(yè)技術學院