提升干部人事檔案管理水平的實(shí)踐路徑

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摘要：以提升干部人事檔案管理水平為前提，首先闡述檔案管理作用，肯定其重要地位，其次分析目前管理工作中存在的問(wèn)題，并且提出加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視、遵循按需分配原則配備檔案管理人員、組織檔案管理專業(yè)培訓(xùn)、引入信息化管理技術(shù)、完善檔案信息收集體系5點(diǎn)建議，以期能夠加快實(shí)現(xiàn)檔案管理改革。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；檔案管理；信息技術(shù)

一、干部人事檔案管理意義

干部人事檔案屬于企事業(yè)單位中人事管理制度的重要?jiǎng)?chuàng)新手段，也是黨委、人事等部門的改革要點(diǎn)，集中體現(xiàn)了干部政治思想以及職業(yè)素養(yǎng)等，是干部選拔與任用的重要依據(jù)。在全新的環(huán)境下，干部人事檔案管理面臨全新的要求，這一舉措也體現(xiàn)出非常重要的意義，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，為干部工作奠定基礎(chǔ)。干部的選拔、任用過(guò)程中，干部人事檔案管理在其中非常關(guān)鍵，是干部核查的重要參考內(nèi)容，將干部成長(zhǎng)過(guò)程真實(shí)的體現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)查詢干部人事檔案，能夠更加全面的了解干部情況，對(duì)其進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)之后，為干部選拔任用提供有價(jià)值的參考。第二，維護(hù)干部的權(quán)益。干部選拔、任用期間，干部人事檔案是有關(guān)部門工作的重要資料，能夠證明相關(guān)工作的權(quán)威性，并且對(duì)干部的合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)。第三，支持干部管理與監(jiān)督的落實(shí)。查詢干部檔案可以了解檔案內(nèi)容的真實(shí)性，針對(duì)檔案收集內(nèi)容的規(guī)范性，可以檢查人事部門干部人事檔案管理各項(xiàng)工作的有效性，實(shí)時(shí)監(jiān)督管理工作落實(shí)。

二、干部人事檔案管理工作不足

1.管理隊(duì)伍需要完善

人事檔案的工作量整體來(lái)說(shuō)比較大，需要消耗一定的時(shí)間與精力。與人事部門的人力資源管理工作相比，人事檔案管理更加枯燥，所以實(shí)際參與這項(xiàng)工作的人員數(shù)量有限。例如某事業(yè)單位的工作人員數(shù)量為16500人，負(fù)責(zé)人社局管理工作的副科級(jí)干部職工檔案數(shù)量超過(guò)10000份，如果以“千卷一人”為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理人員的配備，那么共需要10余名檔案管理職工。但是實(shí)際工作中存在諸多影響因素，人社局機(jī)關(guān)所有職工僅35人，如果按照需求配備檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)難度較大。所以負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一人兼具數(shù)職，實(shí)際在檔案管理方面投入的精力不足，影響了工作效率。

2.人事檔案材料整理時(shí)間過(guò)長(zhǎng)

人事檔案管理對(duì)于人員的需求量比較大，管理工作的種類也比較多，覆蓋面廣，但是實(shí)際負(fù)責(zé)檔案管理的人員數(shù)量有限，導(dǎo)致干部考核、工資晉升等表格無(wú)法及時(shí)歸檔，很長(zhǎng)一段時(shí)間都是通過(guò)散材料的方式堆放，嚴(yán)重影響了管理效率的提升。除此之外，已經(jīng)歸檔的材料過(guò)于片面，準(zhǔn)確性無(wú)法得到保障，提交的歸檔材料內(nèi)容中沒(méi)有日期、簽字等，甚至還存在涂改的現(xiàn)象，與干部人事檔案管理要求不符。

3.信息技術(shù)應(yīng)用仍需完善

現(xiàn)如今，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)實(shí)現(xiàn)普及，人事檔案管理也不例外。為了提高管理效率，利用信息技術(shù)搭建管理系統(tǒng)成為各個(gè)單位的重要工作。因?yàn)榻?jīng)費(fèi)、技術(shù)等存在限制，干部人事檔案管理在信息化改革方面，只是簡(jiǎn)單的將干部信息錄入到Excel表格中，對(duì)于其他的資料檢索和檔案調(diào)閱等依然以人工形式為主，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。干部人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于專項(xiàng)審核提出一定的要求，檔案信息化數(shù)據(jù)采集工作更加復(fù)雜，例如檔案編碼的整理、掃描、生成原始圖像、數(shù)據(jù)審核等，為了保證數(shù)據(jù)完整性，還需要?jiǎng)?chuàng)建光盤離線備份以及在線備份系統(tǒng)。但是要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要在其中投入足夠的人力、物力、財(cái)力資源，同時(shí)還需要一定的技術(shù)支持，這是目前檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

三、提升干部人事檔案管理水平的實(shí)踐路徑

1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視

實(shí)際組織人力資源管理期間，必須要對(duì)人事檔案管理這一項(xiàng)工作加以重視。由于人力資源管理是其他工作順利開(kāi)展的核心，因此必須要給予足夠的關(guān)注度。為了提高人事檔案管理效率，需要加大宣傳力度，使所有職工都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)還要將檔案管理的有關(guān)法律規(guī)定加以普及，幫助管理人員樹立正確的檔案管理觀念，承擔(dān)其相應(yīng)的責(zé)任，將干部人事檔案管理工作納入到管理范疇。同時(shí)，管理實(shí)踐組織人事檔案管理的同時(shí)，需要做好檢查與指導(dǎo)工作，將其中存在的問(wèn)題及時(shí)解決。如果人事檔案管理存在不足，必然會(huì)對(duì)人力資源管理、開(kāi)發(fā)等工作帶來(lái)影響，干部檔案材料內(nèi)容不真實(shí)，會(huì)降低檔案的利用價(jià)值，增加人事管理工作的難度。與此同時(shí)，對(duì)稱檔案信息與人力資源配置之間有非常緊密的關(guān)系，降低人才預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。所以，干部人事檔案管理在人力資源管理工作中占據(jù)非常重要的地位，必須要加強(qiáng)對(duì)這一項(xiàng)工作的重視，只有如此才能夠真正提升人力資源管理水平。

2.遵循按需分配原則配備檔案管理人員

人事檔案管理工作人員的安排需要結(jié)合具體的需求，因?yàn)闄n案管理需要考慮的內(nèi)容較多，例如單位和材料等，所以增加了檔案資料整理的難度。同時(shí)檔案管理制度與相關(guān)要求比較嚴(yán)苛，如果各項(xiàng)管理工作同步進(jìn)行，工作人員的精力無(wú)法集中。鑒于此，安排檔案管理人員時(shí)，需要結(jié)合各個(gè)工作崗位的實(shí)際需求，遵循“千卷一人”這一基本原則，根據(jù)不同崗位對(duì)于人數(shù)的要求，安排相應(yīng)的檔案管理人員，能夠?qū)⑺械木性跈n案管理工作中，可以減少管理工作出現(xiàn)的差錯(cuò)。為了提高工作效率，建議將檔案管理人員歸納到專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍中，根據(jù)事業(yè)單位各個(gè)工作崗位設(shè)置的要求，安排中、高級(jí)技術(shù)人員，提高檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員需要有職務(wù)晉升渠道，使檔案管理人員能夠有足夠的自信參與到工作中，在實(shí)踐過(guò)程中形成榮譽(yù)感，真正提升干部人事檔案管理水平。

3.組織檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

干部檔案管理工作人員必須要保證專業(yè)性，只有如此才能夠提高檔案管理的規(guī)范性，同時(shí)這也是對(duì)于檔案管理人員的基本要求。對(duì)于干部檔案管理工作人員而言，除了掌握檔案管理專業(yè)技能之外，還需要有政治道德素養(yǎng)、組織紀(jì)律。為此，在干部檔案管理工作過(guò)程中，必須要圍繞管理人員的思想以及業(yè)務(wù)能力組織專業(yè)培訓(xùn)，一方面提高管理專業(yè)性，另一方面使管理人員能夠掌握更多的知識(shí)，拓寬知識(shí)面，滿足檔案管理工作要求。組織檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的過(guò)程中，需要設(shè)置檔案法律規(guī)定、規(guī)章制度等普及課程，同時(shí)還要針對(duì)檔案管理不同環(huán)節(jié)所需要的技能組織培訓(xùn)。作為檔案管理者，要掌握全新的檔案管理技能，樹立服務(wù)觀念，和其他部門積極交流，采集豐富的檔案管理信息，提高人力資源管理水平，為管理人員制定決策提供參考。

4.引入信息化管理技術(shù)

進(jìn)入信息化時(shí)代之后，企事業(yè)單位檔案管理工作需要與信息化技術(shù)相結(jié)合，完善檔案管理方案，創(chuàng)新管理方法，使干部人事檔案管理逐漸體現(xiàn)出信息化特點(diǎn)。對(duì)于檔案信息化這一項(xiàng)工作，需要有完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為支持，將所有信息錄入到系統(tǒng)中，方便干部檔案的查詢，歸檔與統(tǒng)計(jì)等工作也可以實(shí)現(xiàn)微機(jī)化處理，真正提升干部檔案管理效率。

5.完善檔案信息收集體系

根據(jù)干部檔案收集歸檔的相關(guān)規(guī)定，不同檔案材料在歸檔處理的過(guò)程中必須要滿足相關(guān)要求，做好材料檢查工作。檔案管理人員需要全面采集相關(guān)資料，例如干部年度考核數(shù)據(jù)、學(xué)歷變化信息、職稱聘任與職務(wù)晉升材料等，將所有檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證相關(guān)手續(xù)的完整性，資料印章必須要清晰。檔案資料審核期間如果發(fā)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)或者表格與規(guī)定不符，需要將其退回至資料提交部門，盡快進(jìn)行整改與完善，從而完成歸檔。如此一來(lái)，便可以真正解決檔案材料不合格的問(wèn)題，為檔案查閱人員提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息，提高檔案資料的利用價(jià)值。如果在實(shí)際工作中因?yàn)槁毞Q評(píng)聘和職務(wù)晉升等需求要進(jìn)行查檔與調(diào)檔，這時(shí)調(diào)閱的材料必須要及時(shí)歸位，根據(jù)檔案管理的統(tǒng)一要求進(jìn)行裝訂，提高干部檔案資料信息的采集與整理的規(guī)范性，使該項(xiàng)工作成為日常工作中的常態(tài)。因?yàn)闄n案材料在各個(gè)部門工作過(guò)程中非常重要的原始資料，為了保證歸檔資料的完整性，所有部門之間必須要實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，積極組織討論會(huì)議，加大檔案管理宣傳力度，使各個(gè)部門都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義，從而完善相關(guān)制度，采集完整的檔案管理資料，提高檔案管理水平。如果在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有擅自涂改檔案內(nèi)容、虛假材料等現(xiàn)象，需要追究相關(guān)人員責(zé)任，保證干部人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了提升干部人事檔案管理水平，首先樹立正確的觀念，積極投入到管理工作中，其次則要完善管理制度，為相關(guān)工作提供參考，只有如此才能夠真正提高管理效率，為企事業(yè)單位管理人員決策提供參考，這也是今后改革工作的重要內(nèi)容。

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作者：李萍蘋 單位：海南廣播電視大學(xué)