高校財務(wù)會計檔案管理問題分析

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摘要：高校的財務(wù)檔案對高校發(fā)展而言非常重要，其內(nèi)容是有關(guān)于學(xué)校經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，是高校檔案的重要構(gòu)成，其質(zhì)量深刻影響高等教育事業(yè)的發(fā)展。對此，文章在闡述高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理存在的問題，為如何優(yōu)化高校財務(wù)會計檔案管理進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)會計檔案；管理問題；解決辦法

伴隨社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高校會計檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這樣的發(fā)展背景下，怎樣管理好高校財務(wù)檔案，充分發(fā)揮出高校財務(wù)會計檔案在高校現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。同時，由于這是財務(wù)管理最終環(huán)節(jié)，故常不被重視，一旦高校財務(wù)會計檔案管理出現(xiàn)問題，那么就會直接影響高校財務(wù)管理的質(zhì)量和水平，不利于促進(jìn)高校財務(wù)管理發(fā)展。為此，文章結(jié)合實(shí)際對高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及相應(yīng)解決方法進(jìn)行探究。

一、高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)容

根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，會計檔案主要是指能夠記錄反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包含以下幾方面的內(nèi)容：第一，會計憑證。高校財務(wù)會計檔案憑證主要包含原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。第二，財務(wù)報告。高校財務(wù)會計檔案報告包含月度報告、季度報告和年度報告。第三，高校財務(wù)會計檔案其他內(nèi)容。高校財務(wù)會計檔案其他內(nèi)容包含存儲管余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊等。

二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案的薄弱之處

（一）認(rèn)識不充分

高校財務(wù)檔案工作上對歷史，下接現(xiàn)實(shí)，是一項(xiàng)連接上下的工作。但是從發(fā)展實(shí)際情況來看，一些高校所關(guān)心的只有會計方面的業(yè)務(wù)，對于有關(guān)檔案工作不重視，且未有專人對財務(wù)檔案開展工作。會計工作上崗前也極少進(jìn)行檔案方面的培訓(xùn)、操作，多數(shù)由會計人員一同完成，經(jīng)驗(yàn)不足不說，還未能根據(jù)流程、規(guī)定辦事，所整理出的檔案達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)需求。

（二）高校財務(wù)會計檔案管理人員工作水平較低

現(xiàn)階段，一些高校沒有安排專職的財務(wù)檔案管理人員，大多數(shù)是由會計人員兼管，且在具體的高校財務(wù)會計檔案管理中沒有對財務(wù)會計檔案管理人員開展必要的培訓(xùn)監(jiān)督，使得很多財務(wù)會計檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)缺乏，具體工作標(biāo)準(zhǔn)模糊，分不清檔案的標(biāo)準(zhǔn)、范圍等，在無形中降低了高校財務(wù)檔案管理質(zhì)量，無法保證檔案的完整性和安全性。另外，從當(dāng)前發(fā)展實(shí)際情況來看，一些高校會計檔案管理人員是會計兼職人員，日常工作任務(wù)量繁瑣，使得一些重要的財務(wù)檔案資料無法及時提交給有關(guān)部門。還有一些學(xué)校財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，在財會檔案管理中甚至存在違法亂紀(jì)的行為，導(dǎo)致財會信息檔案失真。

（三）高校財務(wù)會計檔案管理規(guī)范性欠缺

財務(wù)檔案管理開展檔案管理工作是組織上的需求，但從當(dāng)前的工作情況分析，部分高校并未設(shè)置有關(guān)機(jī)構(gòu)，人員混亂，財務(wù)會計檔案管理分散，檔案管理工作不規(guī)范、不統(tǒng)一，在很大程度上制約了高校財務(wù)會計檔案管理成效。

（四）紙質(zhì)財會檔案和存儲會計數(shù)據(jù)介質(zhì)檔案管理不同步

一些高校在財務(wù)會計檔案管理時，會把信息存入至電腦、U盤等就不再管理，因此信息容易造成丟失?，F(xiàn)代化科技的快速發(fā)展對高校財務(wù)會計檔案管理提出了更高的要求，會計電算化軟件更換速度較快，但是一些學(xué)校未能將會計軟件進(jìn)行保存，電子檔有時無法被查閱。

三、高校財務(wù)會計檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)對高校財務(wù)會計檔案管理的科學(xué)認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

結(jié)合《檔案法實(shí)施辦法》第五條的規(guī)定，高校主要領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對財務(wù)會計檔案管理工作臺建設(shè)的重視，在會計檔案管理過程中實(shí)施一把手負(fù)責(zé)制，在財務(wù)會計檔案管理過程中明確專門人員進(jìn)行檔案資料信息的收集、整理、歸檔、查詢、應(yīng)用。同時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需提升檔案管理意識，以法律約束管理，將會計檔案管理歸入至日常工作中。

（二）提升高校財務(wù)會計檔案管理人員素質(zhì)

高校財務(wù)會計檔案管理工作的開展需要適應(yīng)社會發(fā)展形勢需要，為此，高校需要對財務(wù)會計管理人員開展定期培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包含思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德等，通過有效培訓(xùn)不斷更新高校財務(wù)會計檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)高校財務(wù)會計檔案管理人員工作責(zé)任心和工作能力。另外，在對高校財務(wù)會計管理人員開展崗上培訓(xùn)的同時還需要對其做好崗?fù)夂罄m(xù)教育，有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，

（三）完善高校財務(wù)會計檔案管理制度

通過高校財務(wù)檔案管理制度的建立實(shí)現(xiàn)高校檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理。在制度的約束下可以將高校財務(wù)日常工作范圍內(nèi)，結(jié)合實(shí)際擬定相應(yīng)的目標(biāo)，明確每一個部門的責(zé)任，同時在內(nèi)部構(gòu)建完整、有效的管理制度，保證有關(guān)工作的開展有章可循。

（四）優(yōu)化高校財務(wù)會計檔案管理手段

高校財務(wù)檔案信息化是社會信息化發(fā)展的重要組成，為此，結(jié)合信息化時代的發(fā)展，高校財務(wù)會計檔案管理也需要不斷創(chuàng)新手段，實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。一方面，需要調(diào)動一切積極因素改善高校財務(wù)會計檔案管理軟硬件設(shè)施，及時添加和更新檔案室的部門設(shè)備，為檔案室的財務(wù)會計管理提供滅火器、打印器、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，通過軟硬件設(shè)施的完善實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)會計檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。另外，還需要加快高校財務(wù)會計檔案管理的現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)對財務(wù)檔案信息的計算機(jī)化存儲。

四、結(jié)束語

綜上所述，信息化建設(shè)是我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成，高校財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展能夠有效彌補(bǔ)高校傳統(tǒng)檔案管理的局限，提升高校財務(wù)會計檔案管理水平。為此，在信息化時代下，需要相關(guān)人員在深刻認(rèn)識高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，從思想意識提升、管理制度完善、軟硬件設(shè)備更新、人員組織培訓(xùn)等方面思考怎樣優(yōu)化高校財務(wù)會計檔案管理，旨在能夠更好的促進(jìn)高校財務(wù)檔案管理應(yīng)用。

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作者：胡薇 單位：長沙環(huán)境保護(hù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院