核電項目設備竣工檔案管理探析

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摘要：設備竣工檔案豐富的內(nèi)容在設備安裝、調(diào)試、運行以及維護、檢修、改裝過程中發(fā)揮著重要的作用。如何在總包模式下提高設備竣工檔案的管理水平，本文就組織體系、制度體系和全過程管控體系等方面進行分析研究，有效保障設備竣工檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

關鍵詞：設備竣工檔案；屬性；難點；管理方法

核電項目總包模式按照專業(yè)化運作的要求，業(yè)主方以安全生產(chǎn)運行為主業(yè)，總包方以工程建設、四大控制為主業(yè)。項目建設的四大控制任務主要由總包方負責，業(yè)主方負責生產(chǎn)準備以及作為營運單位最小化的運作，業(yè)主原則上不介入總包方的建設工作。在總承包模式下設備竣工檔案管理的方式和方法將發(fā)生較大的變化，業(yè)主對工程建設階段的不介入性使設備竣工檔案收集的及時性、完整性和準確性面臨新的挑戰(zhàn)。如何提高設備竣工檔案的質(zhì)量，確?？偝邪Ｊ较潞穗?a href="http://www.saumg.com/lunwen/dagllw/104942.html" target="_blank">項目設備制造類文檔的系統(tǒng)、完整和準確是設備竣工檔案管理的重中之重。

一、設備竣工檔案的內(nèi)容及特性

設備竣工檔案是指用以證明其設備的安全、質(zhì)量，按照一定格式和內(nèi)容匯集制造全過程中產(chǎn)生的所有記錄性文件集合。核電設備竣工檔案在設備檢修維護、變更改造、老化管理及核電設備國產(chǎn)化中具有極高的參考價值；其載體形式多種多樣，包括電子文件、紙質(zhì)文字記錄、圖紙、膠片、光盤、照片等。設備竣工檔案豐富的內(nèi)容在設備安裝、調(diào)試、運行以及維護、檢修、改裝過程中發(fā)揮著重要的作用。

二、總承包模式下設備竣工檔案的管理難點

（一）設備竣工檔案管理的準確性

設備領域文檔繁復，種類浩瀚，又涉及調(diào)試和生產(chǎn)階段的全壽期管理需求，既要策劃總包方和（或）制造廠家應提交的文件，又要規(guī)劃兩個換料周期的備品備件、專用工器具文件，同時要對文件格式和內(nèi)容作好規(guī)劃。既要能夠滿足管理要求，也要能夠適用信息系統(tǒng)，避免數(shù)據(jù)重復。如何提高設備竣工檔案管理的準確性是難點之一。

（二）設備竣工檔案管理的跟進性

由于招投標采購模式，設備采購包供應商具有不確定性，原策劃方案與中標方案有偏差，文檔的格式和內(nèi)容需要調(diào)整；在設備設計和制造過程中，存在文件內(nèi)容變化大，設備運行維護手冊需要變更等問題。如何及時跟進設備竣工檔案的管理是難點之二。

（三）設備竣工檔案管理的深入性

在總承包模式下，監(jiān)理單位除必須的監(jiān)證會簽，其管理主要表現(xiàn)為離線監(jiān)督，因此，分析、評價總包方進展報告、質(zhì)量趨勢分析報告是監(jiān)督總包方的重要管理活動。對標管理、分指標管理是有效辦法，這就需要業(yè)主/監(jiān)理單位建立工程建設各類指標數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)分析總結能力。如何提升設備竣工檔案管理的廣度和深度是難點之三。

三、總承包模式下設備竣工檔案的管理方法

鑒于以上關于設備竣工檔案管理的難點分析，我們在工作中總結出以下幾個方面的解決措施：

（一）建立設備竣工檔案組織體系

在設備竣工檔案管理方面，總包方全面負責項目建造期設備竣工檔案的收發(fā)、運轉、整理歸檔、移交與服務。業(yè)主負責提供文檔管理相關法律法規(guī)和標準要求并監(jiān)督分包商設備竣工檔案管理工作的指導和監(jiān)督檢查。設備竣工檔案到達現(xiàn)場后，向業(yè)主移交機組運行所需的設備竣工檔案，滿足業(yè)主生產(chǎn)準備人員使用。為避免相關問題在最后使用環(huán)節(jié)才被發(fā)現(xiàn)，造成竣工檔案無法整改。在合同責任不轉移的前提下，建立由項目總包方采購管理部門全面負責，總包方文檔管理部門、業(yè)主生產(chǎn)準備部門和文檔部門全面參與的“設備竣工檔案聯(lián)合專項組”管理新模式，共同推進設備文檔管理工作。在設備竣工檔案形成過程中通過該專項組進行對每一設備合同包進行跟蹤和確認，確保移交的設備竣工檔案的完整性和準確性。

（二）健全設備竣工檔案制度體系

根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《核電文檔管理要求》等國家及核行業(yè)標準，業(yè)主和總包方共同編制統(tǒng)一標準、統(tǒng)一內(nèi)容及統(tǒng)一要求的設備竣工文件制度體系，并納入總包合同中。這些制度涵蓋了文檔管理的各個方面，包括《供應商文件編碼導則》《設備竣工文件管理》《項目竣工文件整理與歸檔要求》等。設備竣工檔案管理制度體現(xiàn)了從文件的編碼規(guī)則、文件的收集、編制、格式及整理及提交等具體要求，同時也規(guī)定了設備竣工檔案中的每項工作要求、責任和工作流程。統(tǒng)一的管理制度和工作流程避免了各方要求不一致而造成的返工和重復勞動，提高了工作效率，并真正實現(xiàn)了工程竣工后設備竣工檔案向業(yè)主的無縫移交和向生產(chǎn)期間的平穩(wěn)過渡。

（三）構建設備竣工檔案全過程管控體系

1.信函及業(yè)務接口管理

信函是核電企業(yè)在工程建設和生產(chǎn)運營活動中與參建單位之間聯(lián)系事物、知照情況，經(jīng)雙方同意建立正式通信渠道，確認授權人簽發(fā)，傳達雙方意圖的一種重要書面信息的傳遞方式。在總包模式下的項目建設過程中，在文檔接口管理上應以程序和規(guī)定對通信渠道的建立和工作開展做好明確的控制要求。涉及設備竣工檔案相關重要事項的審查或決策必須以信函的方式給予記錄和保存，并與設備竣工檔案一同組卷歸檔。

2.格式及文件編碼管理

設備制造有嚴格的質(zhì)保體系，對供應商的設備竣工檔案管理主要通過完善的制度體系實現(xiàn)，這也是供應商必須執(zhí)行的準則。其中文檔的相關要求是質(zhì)保體系的重要組成部分。文件格式是最基礎的要求之一，它反映文件所屬類型，而且封面信息必須體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容，目錄便于檢索定位，簽字手續(xù)要完備。文件編碼是檢索文件最重要的信息，具有唯一性，它既要體現(xiàn)文件與系統(tǒng)和設備之間的關系，又要體現(xiàn)文件相互之間的聯(lián)系，還要區(qū)分不同類別文件的身份和特點，以便于歸檔、識別、查詢和利用。所以格式及文件編碼管理控制是統(tǒng)一和提高各設備供應商文件文檔質(zhì)量的關鍵。

3.合同及計劃執(zhí)行管理

合同約束是一切管理活動的基礎，核電工程復雜，供應商眾多，唯有通過合理準確的合同才能約束各方權責。在合同簽訂之時應強制供應商的文件編制行為，文件不但在內(nèi)容上要齊全完整，在文件載體和外部形式上也應符合國家、行業(yè)和業(yè)主的文檔規(guī)范?？偘截撠熃M織項目啟動會，業(yè)主與監(jiān)理公司的設備質(zhì)量監(jiān)督控制人員通過控制點見證時除對工作質(zhì)量認可及放行外必須對其工作產(chǎn)生的文件和記錄也一并進行檢查和確認。

4.組卷及問題整改管理

為避免由設備采購部門或文檔部門收集后自行組卷，很難確保設備竣工文件的完整性和準確性的問題。核電項目推行設備竣工檔案“誰產(chǎn)生，誰組卷”的模式，要求設備承包商在設備出廠驗收前，收集完整所有相關文件和記錄供聯(lián)合專項組審查，審查通過后按照規(guī)定的組卷要求提交成套的設備竣工檔案到現(xiàn)場。設備承包商更加了解設備的制造過程及工藝流程，能夠更準確的把握文件之間的歷史聯(lián)系，保持文件的成套性和組卷的合理性。在設備竣工檔案審查和現(xiàn)場使用過程中，都會出現(xiàn)一些問題，如圖紙不清晰、文件內(nèi)容不完整等等，對于這些問題必須建立以設備合同包為基礎的的跟蹤臺賬，逐一進行跟蹤和落實，確保問題的閉環(huán)管理。

四、結論

設備竣工檔案前端和全過程質(zhì)量控制是提高核電設備竣工檔案整體質(zhì)量的重要方式，總承包模式下的設備竣工檔案管理面臨著許多新的問題需要思考與解決。通過以上的分析，我們認為總承包模式下的設備竣工檔案管理必須要更新觀念與方法，文檔工作者將在項目的實踐過程中，通過業(yè)主方、總包方及設備制造商的共同努力，形成一套適合項目發(fā)展的核電項目設備竣工檔案管理理念和工作體系，為國產(chǎn)三代核電機組走出國門做出貢獻。

參考文獻

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作者：強莉航 邢一杰 單位：中核國電漳州能源有限公司