地方病防治工作中檔案管理研究
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摘要：青海省地方病防治工作在國家大力支持下得到了迅速的發(fā)展，保存和管理大量的檔案信息資料及技術資料，以及各病種的資料檔案分類管理和利用成為一項重要的任務，尤其是檔案目標管理活動的開展，檔案的開發(fā)和應用工作也逐步邁上了一個新臺階。本文就青海省地方病防治工作中檔案管理的現(xiàn)狀進行分析并提出合理的對策，為今后檔案管理提供有序、科學、規(guī)范的思路。
關鍵詞：地方病；防治工作；檔案管理
青海省存在著碘缺乏病、大骨節(jié)病、飲茶型氟中毒和飲水型氟（砷）中毒五種類型地方病，各病種的流行特征、流行范圍、受威脅人口及每一年度的工作任務也會發(fā)生變化。自20世紀80年代至今，青海省開展了許多地方病防治和科研工作，尤其是“十一五”和“十二五”期間，地方病的防治工作保存了大量的信息檔案資料和技術檔案資料。因此，必須要加強檔案的管理和應用，這也是地方病防治工作中一項比較重要的任務。青海省地方病防治部門對各病種檔案資料加強了有序、科學、規(guī)范的管理，根據(jù)不同年代不同內(nèi)容建立起各種系列檔案，以便在后續(xù)工作中查閱、借鑒和總結(jié)。
1地方病防治工作檔案管理的重要性
地方病防治業(yè)務工作連續(xù)性很強，在每年進行地方病的流行調(diào)查、預測分析、防治策略制定以及開展跟蹤監(jiān)測等過程中，必須與歷年的調(diào)查數(shù)據(jù)相對比，尤其是在科學研究工作中，更需要較長年度的相關數(shù)據(jù)作為依據(jù)［1］。如果檔案部門把歷年分散的調(diào)查資料集中起來整理歸檔，然后進行有針對性的統(tǒng)計和分析，就能使檔案利用變得系統(tǒng)和直觀，從而獲得有價值的結(jié)論，對下一步的防治工作指導意義重大，同時極大地節(jié)省了業(yè)務人員的時間。這就需要檔案人員除對上述檔案信息進行初次加工外，還要進一步在管理工作中，對檔案信息進行深層次加工，使之從無序變有序，高度濃縮信息。在此過程中科學系統(tǒng)地提供高濃縮的二三次加工檔案信息是重點［2］。根據(jù)實踐結(jié)果以及各專業(yè)的需要，選擇并開展有針對性的統(tǒng)計分析顯得特別重要。
2青海省地方病防治工作檔案管理的現(xiàn)狀
青海省地方病防治部門是全省的衛(wèi)生行政和技術部門，其主要職能是履行政府的防病工作，主要承擔著全省地方病監(jiān)測、預防、控制、實驗室檢測、健康教育、防治評價及突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急處置等任務。多年來，在日常工作中的地方病防治積累了大量的資料，組成了各種門類和載體的檔案資料。包括文書、業(yè)務、科研、基建、儀器設備、個人業(yè)務技術、圖片、光盤和實物等十幾個類別的檔案。而上述不同類別的檔案，都必須根據(jù)實際情況采用不同的方法進行整理。通過日常工作積累的經(jīng)驗，為了使這些檔案得到充分的保護和利用，基本采用了以“件”、“卷”和按“卷”整理，按“件”裝訂為單位的三種方法進行歸檔整理。
2．1“件”是形成檔案的基礎所在
在歸檔文件中大多采用按“件”整理的方法，但不是對所有的文件材料都適用，按“件”整理的方法是有一定的限定條件。其定義是“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。根據(jù)定義，該方法只適用對紙質(zhì)文書檔案的整理。通常為了易于整理，通常把許多屬于同一事由的若干文件作為一“件”來處理，比如可以把一個會議的通知、日程安排、名單代表、領導講話、會議紀要、交流材料等有關文件作為一“件”進行整理，雖然這種方法對整理工作進行了簡化，但擴大化了對“件”的界定，這也給將來的檢索利用造成困難。一般，應當把每一個有關材料各為一“件”編排在一起，同時還要依據(jù)具體內(nèi)容對“件”的界定靈活掌握，進行簡化整理、方便檢索。目前，青海省地方病防治工作對文書檔案采取按“件”為單位進行整理。如可以把正本和附件作為一“件”，按順序?qū)⒄痉旁谇懊妫郊旁诤竺?。也可以將原件和復制件作為一“件”，按順序?qū)⒃旁谇懊妫瑥椭萍旁诤竺?；還可以將來文和復文編為一“件”，按順序?qū)椭萍旁谇懊?，來文放在后面；還可以將轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一“件”，按順序?qū)⑥D(zhuǎn)發(fā)文放在前面，被轉(zhuǎn)發(fā)文放在后面；花名冊、統(tǒng)計報表、圖片、聲像等一本（或一冊）編為一“件”等。
2．2“卷”是實現(xiàn)檔案的共性使然
按“卷”為單位整理的檔案，其“卷”內(nèi)構(gòu)成的主要保管單位由文件目錄、原始文件及備考表等組成，卷內(nèi)原始文件一般情況是按照時間順序排列，同時結(jié)合重要程度綜合考慮。通常的案卷是由若干相互聯(lián)系的文件組成基本的保管單位，其特點是揭示了案卷內(nèi)文件的某一共性。按“卷”為單位進行整理，其難點就是特別注意如何將不同年限和不同類別的文件資料分別進行組卷整理保管。青海省地方病防治工作中的業(yè)務檔案主要運用按“卷”為單位的方式進行整理，在業(yè)務檔案中，例如青海省碘缺乏病、氟中毒、砷中毒、大骨節(jié)病防治項目資料一般會運用以“卷”為單位進行整理；此外還可以對光盤、圖片、實物檔案等也采用按“卷”的方法進行整理。因為通常這些類別的文件之間的聯(lián)系都較為緊密，每一卷都密不可分；還有地方病各病種項目資料，每一年度工作任務按卷來整理，所有地方病資料均為一個病種一卷，如果有些病種文件資料比較多的話，還可以進行多卷的編排。
2．3按“卷”整理，按“件”裝訂是檔案的基本要求
個人業(yè)務技術檔案和科技檔案，雖然也有較為緊密的聯(lián)系，但彼此之間又相互獨立，而這些檔案后續(xù)有時還會產(chǎn)生許多補充資料，因此青海省地方病防治部門通常采用“按卷整理，按件裝訂”的方法進行整理。比如對單位的個人業(yè)務技術檔案采用“按卷整理，按件裝訂”的整理方法后，每年度可以不斷補充個人的信息資料。再比如科研項目、儀器設備、基建等檔案可以運用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理，因為在科研項目執(zhí)行過程中，有可能會產(chǎn)生具有推廣應用價值的材料；儀器設備會在科研工作中產(chǎn)生儀器鑒定、使用記錄、校準、維修等補充資料；基建會有裝修、改造、維修等檔案產(chǎn)生。綜合各方面因素考慮，采用“按卷整理，按件裝訂”的方法整理以后，在使用者隨時需要利用其中某份文件的時候更加一目了然，同時也更有利于檔案的保密和安全。
3青海省地方病防治部門檔案工作中存在的問題
3．1檔案的管理意識不強
長期以來，青海省地方病防治部門對檔案工作盡管安排了專職或兼職人員管理，但從發(fā)展的角度看，仍然存在許多問題，主要表現(xiàn)為重視力度不夠、監(jiān)督力度不強、思想意識薄弱等缺陷，對地方病防控工作中檔案工作的重要性和必要性缺乏足夠認識［3］，使檔案工作得不到充分的保障。盡管青海省地方病防治部門每年都會把檔案工作列入年度工作計劃，但在管理工作中仍然存在不足，比如只制定了工作計劃，而在年度的目標管理考核中卻沒有列進去。在各級衛(wèi)生計生委每年對各級地方病防治部門行政綜合考評、績效考核管理中，因缺少該項指標，造成無法進行評分，從而導致各級行政部門忽略了檔案管理的考核，而只偏重業(yè)務工作指標的考核。
3．2檔案管理人員素質(zhì)欠缺
專業(yè)型檔案管理人才引進機制不足是多數(shù)地方病防治部門的普遍現(xiàn)象，各部門均缺少對口的衛(wèi)生專業(yè)技術檔案管理人才，許多部門檔案管理人員都是兼職，特別是青海省省內(nèi)州、縣級的疾病預防控制中心人員缺乏，導致對檔案管理的研究和利用水平高低不齊，尤其是對一些較強專業(yè)性的科研資料檔案深入認識不夠，造成檔案資料在整理和使用過程中不能有效發(fā)揮其實際價值，另外檔案管理人員對于不斷更新的計算機技術或?qū)W習程度不熟練，無法掌握電子檔案管理的知識，造成檔案資料堆積未處理、收集不到位等問題。
3．3現(xiàn)代化管理手段完善不夠
目前青海省地方病防治工作中仍以紙質(zhì)檔案利用為主，現(xiàn)代化模式的信息化管理手段不多［4］。紙質(zhì)檔案管理利用的缺點主要表現(xiàn)為在長時間重復利用的過程中可能會發(fā)生資料受損，從而造成檔案數(shù)據(jù)信息的丟失、不全等現(xiàn)象，在后續(xù)工作中無法保證檔案信息資料的原始性和可持續(xù)利用性。
4青海省地方病防治工作檔案管理的對策
4．1增強檔案的管理意識
檔案管理工作對地方病預防控制具有重要意義，需要各級單位的相關領導以及工作人員增強對這一工作領域的認識。首先由相關領導人員對這一領域引起足夠的重視，通過制定完善檔案管理制度，嚴肅懲戒玩忽職守的員工，幫助職工樹立有關檔案管理重要性的意識。檔案管理人員自身同時要引起足夠重視，對每一個檔案管理工作環(huán)節(jié)都要認真仔細，在檔案管理中能確保正常開展工作，從而高質(zhì)量的完成檔案管理工作。
4．2不斷提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員在檔案管理工作中要具備較高的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。因為檔案的編研工作是檔案管理工作的主要內(nèi)容，檔案編研可以對檔案資料進行有效保護，還能促進檔案信息資源的開發(fā)與利用。地方病防治部門的檔案管理人員，首先要具備熟悉各病種的預防和控制知識的能力，然后通過反復不斷的培訓，學習掌握豐富的檔案管理和檔案編研知識，逐步提高檔案管理的業(yè)務水平。通過長期的學習和應用，對檔案有效的進行保護和使用。
4．3補充和完善現(xiàn)代化模式的管理手段
檔案信息資料在今后的發(fā)展要求是必須實現(xiàn)現(xiàn)代化信息化建設，這對于青海省地方病防治工作檔案管理既是機遇又是挑戰(zhàn)。在當今高速發(fā)展的社會，不僅要認真對待傳統(tǒng)的檔案管理方式，而且對現(xiàn)代化的檔案信息管理模式更要大力投入。為了能夠?qū)υ紮n案科學合理的保護，有效降低紙質(zhì)檔案在重復使用過程中所產(chǎn)生的各種損壞、丟失，延長紙質(zhì)檔案的使用和保管壽命，這就要求對于以往的紙質(zhì)檔案資料信息重新整理后，進行數(shù)字化掃描做成電子文檔，然后通過計算機模式實現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，這對于使用者后期的查詢既方便又快捷。因此必須將二者管理模式有效的結(jié)合起來，及早實施與現(xiàn)代化檔案管理模式配置相匹配的軟、硬件建設。比如可以增添檔案密集架、給電腦配置掃描打印一體機、存儲盤、除濕儀等設備，通過不斷完善的現(xiàn)代化檔案管理手段，逐步達到節(jié)省人力、物力資源的目的，從而實現(xiàn)高效化的檔案管理。
5結(jié)語
檔案管理工作在青海省地方病防治工作中的意義重大，完整有效的檔案信息資料能充分發(fā)揮其參考價值，決策者通過參考借鑒檔案信息資料做出正確的判斷，從而制定出符合青海省實際情況的地方病防治計劃或規(guī)劃，以這些計劃或規(guī)劃為導向組織實施防治工作，為全省群眾提供更好的衛(wèi)生服務。
參考文獻：
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［3］張美佳．天津市疾病預防控制機構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀及對策［J］．職業(yè)與健康，2015，31（11）：1571－1573．
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作者:萬惠 張強 熊浩明 單位:青海省地方病預防控制所
