高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

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摘要：當(dāng)前社會信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，為高校檔案工作信息化管理提供了必要的背景和技術(shù)手段。然而因管理理念、人才缺乏、設(shè)施落后、制度缺乏、標(biāo)準(zhǔn)不一，高校檔案管理工作仍是各自為政。本文擬研究和分析高校檔案管理的現(xiàn)狀，提出對策，以推動檔案管理工作信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息化;建設(shè);現(xiàn)狀；對策

1.信息化背景下高校檔案管理的意義和作用

信息化是一場革命，是互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)+幾乎所有領(lǐng)域。高校作為引領(lǐng)社會前進(jìn)的陣地，實現(xiàn)檔案管理的信息化有著十分重要的意義和作用。

1.1信息化管理體現(xiàn)了高校管理工作的與時俱進(jìn)

高校是信息技術(shù)的積極應(yīng)用者和受益者，信息化極大提升了學(xué)校的工作效率。檔案工作是高校日常管理工作中非常重要的一部分。檔案管理的信息化建設(shè)體現(xiàn)了管理工作的發(fā)展與時代同步。

1.2信息化管理能涵蓋更豐富、更多種類的信息

當(dāng)前，高校檔案的種類越來越多，由單一的紙質(zhì)檔案，逐漸發(fā)展成圖片、磁盤、音像、移動硬盤、云空間等多種載體，載體的容量也不斷增加，所以高校檔案的信息化管理對于儲存更多種類、更大的信息內(nèi)容是十分有利和必要的。

1.3信息化使檔案的管理和使用更為高效

在信息化普遍應(yīng)用之前，高校檔案采取傳統(tǒng)的管理方式，檢索局限性大，效率低。相比之下，信息化管理能快速對數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存、傳輸、檢索及共享，省時省力，方便高效。

2.當(dāng)前高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀

在檔案信息化潮流的推動下，各高校檔案管理信息化建設(shè)取得了一定成效。但其發(fā)展還不成熟、不完善，面臨著一系列的問題。

2.1檔案管理信息化系統(tǒng)統(tǒng)一管理不夠

一些高校在學(xué)校信息化建設(shè)上力度很大，但是在檔案管理上沒有信息化工作機制、制度，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)部署，存在各個業(yè)務(wù)部門各自為政的現(xiàn)象，導(dǎo)致相關(guān)資料數(shù)據(jù)不一致。

2.2檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

當(dāng)前高校檔案管理缺乏既懂檔案管理知識、又具備信息化技術(shù)的人才。其中具有研究生以上學(xué)歷的專業(yè)人員鳳毛麟角，檔案管理大部分仍然以手工操作為主，對現(xiàn)代化信息管理知之甚少，培訓(xùn)也不足。

2.3基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，建設(shè)費用不足

不少高校在學(xué)校信息化方面投入較大，但在檔案信息化管理中投入資金不足，導(dǎo)致檔案管理仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)管理為主，信息化設(shè)備設(shè)施陳舊、落后，降低了檔案管理和利用的效果。

2.4檔案信息化資源分散，保障體系不健全

由于檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導(dǎo)致一部分信息在使用的過程中出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象。如一些高校出現(xiàn)教師和學(xué)生信息泄密等現(xiàn)象，對高校造成安全風(fēng)險和不良社會影響。

3.提高檔案信息化管理的對策

針對上述問題，提高檔案信息化管理水平，主要從革新觀念、建設(shè)隊伍、加大投入、建立制度上努力。

3.1革新觀念，提高認(rèn)識

只有領(lǐng)導(dǎo)層面真正改變觀念，充分認(rèn)識到信息化時展的趨勢，信息傳播的意義，檔案使用的價值，高度重視檔案信息化管理，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的日常工作中，提供人才、資金和制度保障，才能有效推動檔案信息化建設(shè)工作。

3.2建設(shè)專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍

要把改進(jìn)檔案管理工作作為建設(shè)高水平大學(xué)的不可缺失的工作任務(wù)，加大人才隊伍的建設(shè)培養(yǎng)。一是真正引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，作為新時期檔案管理工作的領(lǐng)頭人；二是加強對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。

3.3加大資金投入，健全基礎(chǔ)設(shè)施

檔案信息化管理要走向規(guī)范化，必須加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。因此，高校要不斷加大對高校檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，更新管理設(shè)備，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。要建設(shè)獨立的檔案館所，設(shè)置局域網(wǎng)自動管理模式，方便工作人員對檔案進(jìn)行編目、整理。查詢者可以通過局域網(wǎng)檢索，快捷查找使用信息資源。

3.4建立檔案管理信息化的相關(guān)制度、機制和標(biāo)準(zhǔn)

一是要建立檔案管理信息化工作領(lǐng)導(dǎo)機制，實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)部署；二是建立檔案信息化有關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息收集的種類內(nèi)容，整合資源，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)資源的有效集合、管理和使用。三是建立安全保障制度和技術(shù)手段，保證檔案信息的安全性。在信息時代大潮下，信息化建設(shè)是衡量高校現(xiàn)代化的重要指標(biāo)。信息化建設(shè)中檔案信息化建設(shè)不可缺失。而檔案信息化建設(shè)是不能夠一蹴而就的，需要高校不斷加大信息化建設(shè)人力、物力的投入，并提供制度機制保障，才能真正取得成效。鑒于當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的種種問題，本文因此提出一些建議，是為高校檔案信息化建設(shè)提供思考。

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作者：徐香鄖 單位：東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院