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【摘要】在當(dāng)下社會(huì),人們開(kāi)始意識(shí)到信息的重要性,而電子信息化管理模式下的檔案管理無(wú)疑能夠擁有更加高效的信息提取與整合的能力,能夠更好的幫助社會(huì)的發(fā)展,促進(jìn)城市的現(xiàn)代化。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;電子信息化;管理模式
一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式,互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái),被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷,準(zhǔn)確性高,利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)
計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具,通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī),可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式,即快捷可更改,又能夠及時(shí)分享,存儲(chǔ)安全且便捷,比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。
(一)檔案的共享與辦公自動(dòng)化
在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下,資料的錄入工作變得輕而易舉,辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享,信息一體化,同時(shí),檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理,又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展,增加了工作效率。
(二)更快的檢索檔案
電子信息化最大的優(yōu)勢(shì),便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效,這種低效不僅僅是在時(shí)間上,也表現(xiàn)在正確率上,而電子信息化下的檔案管理,既快速,又準(zhǔn)確,極難出現(xiàn)錯(cuò)誤,而具體使用的時(shí)候,既能精確查找,又能模糊查找,極為方便。在增加了工作效率的同時(shí),也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。
(三)時(shí)效性和管理效率
傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣,這加大了使用者的使用成本,暗地里流失了大量使用者,這使得檔案管理的效率同步降低,而新的電子信息化的檔案管理,優(yōu)化了管理流程,提升了管理效率,檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié),利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入,減少了許多人工操作的失誤,所以大大提升了檔案的管理效率,使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。
(四)簡(jiǎn)化了管理流程,加大了信息存儲(chǔ)能力
檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作,涉及到許多方面,傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案,這樣效率低下,誤差多,時(shí)效性差,也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候,也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入,并且還有信息錄入量太少,大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng),可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫(xiě)方便的原因,即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù),納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。
(五)優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介
傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的,文件體積大,易受潮,易燃燒,不易備份,不易保存,不易轉(zhuǎn)移的問(wèn)題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象,這極不利于檔案管理工作的展開(kāi)。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問(wèn)題。電子信息化的檔案管理容易備份,而且利用硬盤(pán)存儲(chǔ)體積小,重量輕,發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割,也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份,資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)
(一)收集信息
借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體,收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò),存儲(chǔ)電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作,建立檔案的信息庫(kù),形成移動(dòng)檔案庫(kù)。
(二)整理信息
在收集電子檔案的時(shí)候,將收集到的檔案進(jìn)行整理,進(jìn)行編號(hào),進(jìn)行有序化處理,制作邏輯目錄,層層銜接,緊密相扣。
(三)系統(tǒng)維護(hù)
在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中,硬件問(wèn)題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決,需要有較好的備份處理。而軟件問(wèn)題需要經(jīng)常調(diào)試,有專業(yè)人員維護(hù),以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
(四)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的保密
保密工作,一部分是因?yàn)殡[私的需要,另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此,建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。
(五)增加利用環(huán)節(jié)效率
利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié),利用電子信息化系統(tǒng),可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái),可以增加多種查閱方式,增加閱讀和檢索方式??偠灾?,在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下,傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代,互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以,建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時(shí)代下的必然趨勢(shì)。而順應(yīng)趨勢(shì),建立新的順應(yīng)時(shí)代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的職責(zé)及必然要求。
參考文獻(xiàn):
[1]廖旭峰.電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,(17):71.
作者:肖欽欽 單位:衡陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心