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檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

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檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

一、檔案管理信息系統(tǒng)通用需求

結(jié)合實(shí)際調(diào)研結(jié)果及我國(guó)的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的概念進(jìn)行描述,滿(mǎn)足和幫助檔案機(jī)構(gòu)建立需求分析框架,其中總體業(yè)務(wù)需求描述了檔案部門(mén)及相關(guān)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說(shuō)是高層次的目標(biāo)及要求。在信息時(shí)代,隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展,檔案部門(mén)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因?yàn)闄n案部門(mén)的手工管理及利用方式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況,另外由于檔案部門(mén)已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿(mǎn)足現(xiàn)在的需求,必須加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的目標(biāo)一定要與本單位實(shí)際相結(jié)合,在辦公自動(dòng)化的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化,并帶有一定前瞻性且性?xún)r(jià)比高的系統(tǒng),以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的文檔一體化,是檔案價(jià)值體現(xiàn)之所在,形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用,防止信息“孤島”的出現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際工作中遇到的實(shí)際功能需求,捕獲與歸檔功能,電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備如下捕獲功能:可以捕獲來(lái)自于多種外部系統(tǒng)的文件,不同單位可以根據(jù)本單位實(shí)際選擇外部系統(tǒng)的類(lèi)型;必須能夠捕獲各種類(lèi)型電子文件,捕獲各種類(lèi)型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備,如:博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機(jī)聯(lián)系,具有自動(dòng)捕獲電子文檔及盡可能多的相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能,確保各個(gè)組件結(jié)構(gòu)上的完整,而且數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性也得到提高;系統(tǒng)設(shè)計(jì)前要確定各種數(shù)據(jù)類(lèi)型的獲取方法,根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號(hào),可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件,批量導(dǎo)入過(guò)程中,文件和元數(shù)據(jù)需要一并導(dǎo)入,并能及時(shí)修正導(dǎo)入過(guò)程中的錯(cuò)誤,可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲,并保留格式間的聯(lián)系,系統(tǒng)應(yīng)該告知用戶(hù)進(jìn)行處理,檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預(yù)歸檔的功能。分類(lèi)功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心,系統(tǒng)應(yīng)確保設(shè)置分類(lèi)方案不打亂電子文件形成時(shí)的有機(jī)聯(lián)系,應(yīng)該基于對(duì)機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析;系統(tǒng)應(yīng)允許授權(quán)用戶(hù)的分類(lèi)方案進(jìn)行相關(guān)變動(dòng),系統(tǒng)應(yīng)該允許授權(quán)用戶(hù)對(duì)原分類(lèi)方案進(jìn)行相應(yīng)操作;在分類(lèi)方案的不同類(lèi)目、案卷下允許存在相同的名稱(chēng)或編碼,系統(tǒng)應(yīng)該允許存在相同的名稱(chēng)或者編碼。鑒定和處置功能,對(duì)檔案的鑒定工作非常重要,系統(tǒng)可以設(shè)置電子檔案的保管期限表,具有進(jìn)行保管期限定義、修改、維護(hù)的能力。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索出過(guò)期檔案,并加入待銷(xiāo)毀列表,經(jīng)過(guò)鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀;系統(tǒng)具有復(fù)審功能,檔案管理員根據(jù)銷(xiāo)毀審批單;系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能,需要我們及時(shí)更換軟、硬件載體;銷(xiāo)毀時(shí)要保證該電子文件的徹底銷(xiāo)毀,必須確保已銷(xiāo)毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除,檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷(xiāo)毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能,系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能,使授權(quán)用戶(hù)能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計(jì)跟蹤功能,以保證文件的真實(shí)性和完整性;系統(tǒng)可通過(guò)審計(jì)跟蹤功能記錄用戶(hù)的活動(dòng),如檢查用戶(hù)的行為是否存在濫用權(quán)限;系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計(jì)跟蹤的行為,應(yīng)允許管理員選擇并決定審計(jì)跟蹤;系統(tǒng)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行監(jiān)視并形成審計(jì)跟蹤報(bào)告,系統(tǒng)應(yīng)具備訪問(wèn)控制功能,系統(tǒng)應(yīng)具備安全類(lèi)別的劃分功能,系統(tǒng)應(yīng)該支持一個(gè)訪問(wèn)控制機(jī)制配置選項(xiàng),系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員定義用戶(hù)角色,維護(hù)權(quán)限管理;系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)重要文件進(jìn)行特別的保護(hù)。查找與檢索功能,其系統(tǒng)檢索模塊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)則,系統(tǒng)應(yīng)支持多途徑的檢索方式,系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡(luò)化檢索方式,系統(tǒng)應(yīng)支持直觀、靈活的檢索結(jié)果及輸出方式,允許同時(shí)進(jìn)行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報(bào)表設(shè)計(jì)和制作功能,系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)功能,如根據(jù)其實(shí)際業(yè)務(wù)需求自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式;系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)處理功能,系統(tǒng)應(yīng)具備存儲(chǔ)保管功能,系統(tǒng)應(yīng)具備備份和恢復(fù)功能。

二、通用性能需求

它是檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的,包括信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性,即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過(guò)程中吻合程度;系統(tǒng)的及時(shí)性是指系統(tǒng)對(duì)用戶(hù)的請(qǐng)求可以在很短的時(shí)間內(nèi)就得到響應(yīng);檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu),其功能設(shè)計(jì)也應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)范的要求;系統(tǒng)的友好性,體現(xiàn)為以用戶(hù)為中心,系統(tǒng)的先進(jìn)性保持其最合理、最經(jīng)濟(jì)的先進(jìn)性水平。

作者:王洪雁 單位:白山市職業(yè)技能中心

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