我國(guó)企業(yè)檔案管理論文

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一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包括各種不同形式，如文字、圖表、聲像等，這些材料對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)很有價(jià)值，所以將其保存起來(lái)。各企業(yè)應(yīng)在日常工作中，注意各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

企業(yè)檔案的重要性主要表現(xiàn)：(1)企業(yè)的檔案能推動(dòng)企業(yè)科技發(fā)展；(2)企業(yè)的科技檔案能反映生產(chǎn)力的高低；(3)企業(yè)檔案能反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益；(4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，有助于企業(yè)成功。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的建議

1.提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

(1)具有較高的政治素質(zhì)。

提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要結(jié)合我國(guó)的檔案工作實(shí)際，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、思想、鄧小平理論，樹立正確的世界觀、人生觀，奠定檔案事業(yè)發(fā)展的思想理論基礎(chǔ)。

(2)具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。

檔案專業(yè)人員必須提高服務(wù)質(zhì)量，具有較好的職業(yè)道德，滿足利用者的不同要求。檔案專業(yè)人員應(yīng)根據(jù)事實(shí)建立檔案，根據(jù)事實(shí)利用檔案，體現(xiàn)出對(duì)檔案和歷史的尊重；必須愛崗敬業(yè)，在政治上嚴(yán)格保密，以確保檔案的安全。

(3)應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。

必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

(4)樹立創(chuàng)新意識(shí)。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，只有不斷創(chuàng)新才能推動(dòng)各項(xiàng)工作向前發(fā)展。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法。把握機(jī)遇，擺脫思想束縛，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力提高檔案管理工作水平，開創(chuàng)工作的新局面。

2.不斷創(chuàng)新，提高服務(wù)水平

與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容在信息化時(shí)生了巨大的變化，擴(kuò)大了發(fā)展空間，更加容易創(chuàng)新。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣。因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，建立平臺(tái)為用戶提供信息服務(wù)，方便他們利用。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，考慮較多的是文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作，使其功能更加全面，但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們最大的期望是快速地獲取十分準(zhǔn)確信息。因此，建立專門的用戶信息利用平臺(tái)是很有必要的，通過濾掉一些檔案管理屬性，幫助用戶簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。二要調(diào)查企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的信息需求，根據(jù)某一專題收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，制作包含這一專題的信息光盤，使信息變成一個(gè)產(chǎn)品，為他們提供信息服務(wù)；三要提供遠(yuǎn)程信息服務(wù)，方便有的用戶跨越空間、時(shí)間利用信息。

3.正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

每個(gè)公民都應(yīng)該保守國(guó)家機(jī)密，檔案管理工作人員更應(yīng)該如此。檔案管理人員在日常工作中要盡心盡職，努力做好檔案保密工作。但由于檔案工作在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，普遍存在著重保輕用的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案利用不足。如有的大批檔案甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被放在檔案室里，得不到充分利用，無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值，使檔案變成一大堆廢紙。有些領(lǐng)導(dǎo)了解情況不夠及時(shí)不全面，導(dǎo)致檔案不能有效地利用。不能利用檔案就不能取得實(shí)際效果，就不能體現(xiàn)檔案管理人員的管理價(jià)值。因此，檔案部門應(yīng)樹立新的觀念，一方面要嚴(yán)格做好保密工作，另一方面要充分利用檔案，發(fā)揮其價(jià)值，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。所以，檔案保密與檔案利用兩者都十分重要，不能偏向某一方面。

4.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

(1)明確歸檔制度。

企業(yè)工作人員要認(rèn)識(shí)到企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，因此不得截留檔案，要積極建立檔案、保護(hù)檔案。檔案員要跟蹤督辦制度的執(zhí)行情況，相關(guān)部門和人員要積極配合檔案員的工作。

(2)嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。

(3)完善企業(yè)檔案管理制度。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案工作是開放的、全面的，而不是孤立的、封閉的，它與社會(huì)環(huán)境有著密切的聯(lián)系。檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。