計(jì)算機(jī)檔案管理論文

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一、計(jì)算機(jī)在檔案管理中的重要作用

（一）有助于節(jié)約空間，增加儲(chǔ)備量

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的管理，主要采取光盤(pán)、微縮膠盤(pán)以及磁盤(pán)等形式對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，這些形式都具有儲(chǔ)存量大、記錄速度快等優(yōu)勢(shì)，能夠滿(mǎn)足檔案管理工作的需求，并且，在管理方式和方法上，與紙質(zhì)檔案管理方式互通，能夠節(jié)約實(shí)際空間，避免占用過(guò)多庫(kù)房，降低成本費(fèi)用，為構(gòu)建檔案管理體系奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。另外，光盤(pán)作為季度檔案的重要載體，能夠確保檔案圖像的真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)檔案全文儲(chǔ)存，在使用者進(jìn)行查詢(xún)過(guò)程中，能夠有效避免人們直接接觸檔案原件，對(duì)檔案造成的損壞，延長(zhǎng)檔案使用壽命，減少管理成本，為傳統(tǒng)檔案管理開(kāi)辟了一條新道路，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)。

（二）有助于優(yōu)化資源配置

傳統(tǒng)檔案管理工作主要是通過(guò)人工對(duì)檔案信息管理進(jìn)行收集、整理等工作，需要消耗大量人力、物力，增加了檔案管理成本，且工作效率并不高，工作成果也不明顯，與快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)需求相背離，通過(guò)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的運(yùn)用，在提高檔案信息儲(chǔ)存量的同時(shí)，還增加了信息使用頻率，推動(dòng)檔案信息轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力，優(yōu)化資源配置，為實(shí)現(xiàn)節(jié)約型社會(huì)發(fā)展目標(biāo)作出貢獻(xiàn)，是堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展以及可持續(xù)發(fā)展原則的重要體現(xiàn)。

二、計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）明確案卷概念

傳統(tǒng)案卷文件存在組合體和報(bào)關(guān)單位雙重屬性，但是，這種方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)計(jì)算機(jī)時(shí)展需求，計(jì)算機(jī)能夠存儲(chǔ)大量電子案卷，且案卷也會(huì)存在于不同的保管單位。因此，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理過(guò)程中，需要建立全面、科學(xué)以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜跈n案分類(lèi)方案，并將其作為案卷分類(lèi)的主要依據(jù)，為計(jì)算機(jī)檔案管理工作的推廣和普及奠定基礎(chǔ)，從而提高工作效率和質(zhì)量，確保檔案信息的真實(shí)性和有效性，促進(jìn)檔案管理工作更上一層樓。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，人們生活在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理工作不僅要重視技術(shù)方面內(nèi)容，還需要增強(qiáng)檔案工作人員現(xiàn)代管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作人員傳統(tǒng)觀念，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的管理模式，積極推行計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外，加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)劃，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定一套適合自身發(fā)展目標(biāo)的管理制度，規(guī)范計(jì)算機(jī)檔案管理工作十分重要，特別是在人力、物力等具體細(xì)節(jié)上的設(shè)計(jì)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。

（三）完善網(wǎng)絡(luò)信息管理體系

計(jì)算機(jī)檔案管理的推廣和普及，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)控制和管理，深入研究自身檔案管理實(shí)際情況，并配備統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)，通過(guò)與現(xiàn)代通信技術(shù)有機(jī)結(jié)合，開(kāi)發(fā)智能和網(wǎng)絡(luò)檢索方式，推動(dòng)檢索方式走向現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)文檔一體化建設(shè)目標(biāo)，從而提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理全面發(fā)展。

三、結(jié)論

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展在檔案管理工作中具有十分重要的地位和作用。因此，我國(guó)相關(guān)部門(mén)要認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的重要性，加大資金投入力度，推廣和普及計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高檔案管理工作效率，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)、健康發(fā)展。

作者：賀鵬程 單位：襄州區(qū)道路運(yùn)輸管理所