信息時代檔案管理論文
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1.1信息時代檔案管理的定義
。信息時代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對檔案進行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對象從傳統(tǒng)的實體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進的管理軟件進行管理，形成明晰的檔案分類。同時，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費。
1.2信息時代檔案管理的特點。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個方面的特點：首先，各單位實現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標志，通過信息化的管理，檔案的形式由實體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時效性和便利性，為整個單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。
2.信息時代檔案管理工作存在的問題
2.1管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識。
目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績，并已經(jīng)開始在全國范圍內(nèi)進行普及，但是在實際應(yīng)用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點與弊端，嚴重影響著我國檔案管理信息化的進程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現(xiàn)代信息科技對檔案作用充分的發(fā)揮。同時，缺乏服務(wù)意識也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因為服務(wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個新的階段。
2.2檔案編輯落后，檢索工作困難。
我國在檔案管理信息化方面還有待進步，在進行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費大量的時間在檔案的編輯方面，并且隨著實體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。
2.3缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會呈現(xiàn)出一些個性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時，系統(tǒng)設(shè)計上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實現(xiàn)檔案信息的共享。
3.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新
3.1改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。
檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進行徹底的改變，認識到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對檔案管理工作進行創(chuàng)新，注重對檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹立新的工作意識，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。
3.2依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，強化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點是對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時代對檔案管理工作進行創(chuàng)新的過程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過計算機對檔案信息進行錄入，提高檔案編輯的效率。同時，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門網(wǎng)頁進行身份驗證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過系統(tǒng)自動處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。
3.3搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。
信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進行檔案管理工作的過程中加強信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定出詳細的建設(shè)方案，按部就班的對信息數(shù)據(jù)庫進行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫與目錄庫相結(jié)合等。
4.結(jié)束語
綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理工作以人力為主，并主要針對實體的檔案進行管理，在很多方面都存在著明顯的缺點與不足，不利于檔案的歸類與查詢。在信息時代不斷發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)檔案管理越來越難以滿足單位內(nèi)部工作的需要，因此急需檔案管理工作人員對檔案管理工作進行創(chuàng)新，結(jié)合信息時代的發(fā)展趨勢，實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
作者：張彥 單位：福建省食品藥品質(zhì)量檢驗研究院