高校檔案管理工作思與行

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社會(huì)形勢(shì)的轉(zhuǎn)變帶動(dòng)了社會(huì)各層面的改革，高等教育領(lǐng)域的改革勢(shì)在必行，改革的核心目標(biāo)是建立高校管理的新體制，要體現(xiàn)中國(guó)特色，融合社會(huì)發(fā)展。高校檔案管理要把握新時(shí)機(jī)，探求順勢(shì)而動(dòng)的發(fā)展出路，最關(guān)鍵的是要準(zhǔn)確理解社會(huì)新形勢(shì)，在發(fā)展契機(jī)中反思問(wèn)題，在問(wèn)題中尋求契機(jī)。

一、對(duì)新形勢(shì)下高校檔案管理工作的反思

（一）依法治國(guó)的新時(shí)代

1999年，依法治國(guó)方略的提出使我國(guó)步入法制時(shí)代。2014年，國(guó)家重申依法治國(guó)，10月，黨的十八屆四中全會(huì)研究了全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問(wèn)題，確定了依法治國(guó)的治國(guó)方略，提出要建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義法制體系，改革要在法治的框架下進(jìn)行。對(duì)于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)依法治檔是順應(yīng)形勢(shì)的改革出路。所謂依法治檔，是各級(jí)檔案管理人員在職權(quán)范圍內(nèi)，管理檔案各類(lèi)事務(wù)并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，依法治檔能夠轉(zhuǎn)變檔案管理部門(mén)職能，完善執(zhí)法與監(jiān)管機(jī)制。依法治國(guó)新時(shí)代的到來(lái)推動(dòng)了依法治檔的發(fā)展進(jìn)程，為高校檔案發(fā)展創(chuàng)造了新平臺(tái)。為此，我們要反思怎樣提高檔案法制意識(shí)，現(xiàn)有的檔案法規(guī)能否適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，高校檔案法規(guī)是否完善，能否在檔案管理實(shí)務(wù)中得到落實(shí)等問(wèn)題。

（二）信息公開(kāi)的新要求

人們獲得知情權(quán)意識(shí)的不斷提高，以及信息化程度的不斷深入，信息公開(kāi)的呼聲越來(lái)越高。2010年9月，《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》出臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），明確提出了高校需公開(kāi)的信息范圍，開(kāi)創(chuàng)了高校政務(wù)公開(kāi)的先河，促進(jìn)了高校行政職能的轉(zhuǎn)變。《辦法》要求公開(kāi)的信息涵蓋了高校管理各個(gè)方面，包括辦學(xué)活動(dòng)、社會(huì)公共服務(wù)的信息等，同時(shí)也對(duì)信息公開(kāi)進(jìn)行了限制規(guī)定，要求建立保密審查機(jī)制，不得公開(kāi)各類(lèi)涉密信息。同樣對(duì)于高校檔案工作而言，一方面面臨著檔案信息公開(kāi)的要求，另一方面又必須嚴(yán)格遵守涉密檔案的保密要求。信息公開(kāi)與信息安全如何兼顧成為新問(wèn)題。

（三）檔案保密的新形勢(shì)

國(guó)際環(huán)境的變化以及國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使保密工作面臨的形勢(shì)更加嚴(yán)峻。2014年國(guó)家頒布了《中華人民共和國(guó)保守秘密法實(shí)施條例》，從多方面對(duì)國(guó)家秘密、保密制度、監(jiān)督管理、法律責(zé)任做了明確、規(guī)范的說(shuō)明，這都是國(guó)家在新的歷史條件下為維護(hù)國(guó)家安全和利益進(jìn)行的法律修訂與決策部署，具有重大的戰(zhàn)略意義。高校保密工作一直是國(guó)家保密工作的重點(diǎn)，每年有大量的科研成果出自高校，其中不乏涉及國(guó)家經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等重要領(lǐng)域的涉密信息。高校中檔案的保密又是工作重點(diǎn)，關(guān)系到各類(lèi)信息的存儲(chǔ)與積累。怎樣將保密法的規(guī)定落實(shí)到工作中，怎樣在保密與開(kāi)發(fā)服務(wù)中尋找契合點(diǎn)，怎樣將檔案保密工作制度化等都是新時(shí)期需要思考的問(wèn)題。

（四）網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新力量

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，為社會(huì)的發(fā)展帶來(lái)了巨大變化，網(wǎng)絡(luò)信息的高速產(chǎn)生與傳播，迅速淘汰了舊的信息傳播方式，社會(huì)中的事物已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，檔案工作亦是如此。一方面網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)為檔案工作的發(fā)展帶來(lái)契機(jī)，帶領(lǐng)檔案向數(shù)字化、信息化邁進(jìn)。新的平臺(tái)和高度，提高了檔案的現(xiàn)代化管理水平，拓展了檔案利用和服務(wù)領(lǐng)域，適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要；另一方面，網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的弊端也不容忽視，且引起了國(guó)家和社會(huì)的高度關(guān)注，通過(guò)檔案泄密的事件也時(shí)有發(fā)生。要保證國(guó)家信息和網(wǎng)絡(luò)安全，必須加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依法管理，規(guī)范互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。對(duì)于高校而言，檔案信息化法規(guī)的缺失、檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理如何與傳統(tǒng)檔案管理相互融合、如何應(yīng)對(duì)高科技的網(wǎng)絡(luò)竊密手段等都是突出問(wèn)題。

（五）檔案服務(wù)的新局面

檔案在新時(shí)期發(fā)揮著不可替代的重要作用，在國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、外交等方面扮演著越來(lái)越重要的角色。檔案揭開(kāi)了神秘的面紗，開(kāi)始出現(xiàn)在大眾的視野中，人們從檔案中了解歷史真相的需求也日益高漲。2014年，《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《意見(jiàn)》）成為檔案發(fā)展新時(shí)代到來(lái)的標(biāo)志。《意見(jiàn)》進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了建立健全檔案利用體系的重要性，提出要加快數(shù)字化檔案進(jìn)程，加大檔案的開(kāi)放與共享力度，創(chuàng)新服務(wù)體系，完善利用形式。高校檔案工作要把握有利時(shí)機(jī)，思考新問(wèn)題，開(kāi)創(chuàng)新局面，正確認(rèn)識(shí)檔案利用與安全、保密和信息公開(kāi)的關(guān)系。

二、依法治檔是新形勢(shì)下高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵

在挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的新形勢(shì)下，反思舊問(wèn)題、正視新問(wèn)題，才能促進(jìn)新發(fā)展。依法治國(guó)新時(shí)代的到來(lái)不僅開(kāi)創(chuàng)了社會(huì)發(fā)展的新局面，同時(shí)也是做好高校檔案工作的“尚方寶劍”。依法治檔要從法制建設(shè)入手，完善法制體系、監(jiān)督體系，真正實(shí)現(xiàn)有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。依法治檔的實(shí)現(xiàn)，可以在一定程度上打破檔案工作束手無(wú)策的局面，為工作實(shí)務(wù)提供方向與政策支持，是新形勢(shì)下高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。

（一）要加快高校檔案法規(guī)體系的構(gòu)建,實(shí)現(xiàn)有法可依

國(guó)家檔案法規(guī)體系的核心是《中華人民共和國(guó)檔案法》，由符合立法規(guī)定的若干有關(guān)檔案工作的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)和規(guī)章所構(gòu)成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的統(tǒng)一體。分為檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方性檔案法規(guī)、檔案規(guī)章四個(gè)層次[1]。在國(guó)家檔案法規(guī)體系中，除普遍適用的法規(guī)外，針對(duì)高校檔案工作的法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不多。因此，要在現(xiàn)有檔案法規(guī)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建高校檔案法規(guī)體系，形成以國(guó)家檔案法為綱領(lǐng)，以地方性檔案法規(guī)為參考，以高校檔案制度為核心，以高校檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)的完整的檔案法規(guī)體系。體系建立的關(guān)鍵在于檔案法規(guī)的立改廢。在法規(guī)的制定上，國(guó)家宏觀層面要進(jìn)一步加大高校檔案立法覆蓋面，出臺(tái)多層次、多角度的檔案法規(guī)。依照《國(guó)家檔案法規(guī)體系方案》，研究需調(diào)研論證以及由規(guī)范性文件上升為法規(guī)、規(guī)章的立法項(xiàng)目，廢止一批不再適用的過(guò)時(shí)的法規(guī)。要以國(guó)家立法精神為引領(lǐng)，把握工作的脈搏，完善制度建設(shè)。橫向可以遵循檔案類(lèi)目的劃分依據(jù)，縱向可以覆蓋檔案管理過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)工作實(shí)際，制定適用于學(xué)校檔案工作實(shí)務(wù)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案發(fā)展面臨的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性立法，比如制定檔案信息公開(kāi)法規(guī)，與時(shí)俱進(jìn)的保密、服務(wù)與利用制度以及獎(jiǎng)懲體制等，同時(shí)廢止不合時(shí)宜的舊制度、舊規(guī)定，從而完成高校檔案法規(guī)體系的構(gòu)建。

（二）要加大對(duì)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施力度，做到有法必依

在國(guó)家宏觀層面的檔案法規(guī)等綱領(lǐng)性文件的指導(dǎo)下，經(jīng)過(guò)多年工作經(jīng)驗(yàn)的積累，大多數(shù)高校已經(jīng)形成了具有本校特色的檔案規(guī)章制度。對(duì)現(xiàn)有檔案法規(guī)的貫徹落實(shí)可以解決大多數(shù)檔案工作中存在的問(wèn)題，但僅僅做到貫徹落實(shí)，也是非常困難的。其原因主要有以下幾方面：

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案工作缺乏重視，使檔案工作缺乏自上而下的保駕護(hù)航，這其中有辦學(xué)理念的原因，也有檔案工作影響力不突出的原因。

（2）存在對(duì)檔案法規(guī)不熟悉、不學(xué)習(xí)的情況，只掌握與日常工作關(guān)系密切的內(nèi)容，缺乏對(duì)新形勢(shì)下檔案法規(guī)的認(rèn)知意識(shí)。

（3）對(duì)部分法規(guī)不貫徹、不落實(shí)。比如《辦法》中已經(jīng)對(duì)“獎(jiǎng)勵(lì)與處罰”做了明確規(guī)定，但通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前大多數(shù)高校均未制定結(jié)合本校檔案工作實(shí)際的獎(jiǎng)懲制度，使獎(jiǎng)懲法規(guī)流于形式。

（4）貫徹落實(shí)有難度。在全國(guó)范圍內(nèi)，高校一度因建設(shè)新校區(qū)背負(fù)了巨大的資金壓力，在資金有限的情況下，非核心的檔案工作自然在人力、物力、財(cái)力的分配上處于劣勢(shì)。要加大對(duì)檔案法規(guī)的貫徹力度，最根本的解決途徑是提高檔案意識(shí)，其中最關(guān)鍵的是提高學(xué)校管理層的檔案意識(shí)，這是高校檔案工作發(fā)展的有力保障。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，首先要提高第一線人員的專(zhuān)業(yè)水平，改變“大雜燴”的現(xiàn)狀，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案人才，使他們成為高校檔案工作的中堅(jiān)力量，尋求檔案工作突破口，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，對(duì)學(xué)校行政與教學(xué)進(jìn)行有效輔助。

（三）建立行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，堅(jiān)持執(zhí)法必嚴(yán)

有法可依是前提，有法必依是根本，執(zhí)法必嚴(yán)是保障。法規(guī)的制定與貫徹落實(shí)僅靠提高檔案意識(shí)是不夠的，必須輔之以行之有效的獎(jiǎng)懲措施。獎(jiǎng)勵(lì)是工作動(dòng)力的源泉，懲處是工作規(guī)范的保障，賞罰分明才能樹(shù)立威信，形成合力，為繼續(xù)前行掃清障礙。檔案工作要進(jìn)行績(jī)效考核，制定一套詳細(xì)、規(guī)范、量化的考核制度，可以與學(xué)?？?jī)效考核、先進(jìn)評(píng)選掛鉤進(jìn)行年度測(cè)評(píng)，也可以爭(zhēng)取學(xué)校政策、資金支持，設(shè)立單獨(dú)的檔案工作考核途徑。其中，獎(jiǎng)懲的內(nèi)容可以參考以下方面：

（1）對(duì)檔案科研進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)檔案工作者開(kāi)展學(xué)術(shù)研究與討論，發(fā)表科研論文與成果；

（2）對(duì)檔案工作量進(jìn)行評(píng)估與獎(jiǎng)懲，獎(jiǎng)勵(lì)按時(shí)按量或超額完成工作或成績(jī)顯著人員，反之進(jìn)行處罰；

（3）設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，比如在檔案保密、服務(wù)與利用、信息化建設(shè)方面有突出貢獻(xiàn)的人員；

（4）對(duì)工作中存在重大過(guò)失，或?qū)n案造成不可修復(fù)損害或遺失的行為進(jìn)行處罰；

（5）對(duì)泄露國(guó)家秘密等涉密檔案信息以及其他違反檔案法規(guī)的行為進(jìn)行處罰。

作者：李莎 單位：山東藝術(shù)學(xué)院