高校基建檔案管理的問題及對策

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[摘要]本文主要在分析了高校基建檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上探討了高校基建檔案的管理對策，以供同行參閱。

[關(guān)鍵詞]高?；ǎ粰n案管理；問題；對策；約束機(jī)制；專業(yè)化水平

高?；n案不僅反映并記錄了高校不同時期的發(fā)展規(guī)模、辦學(xué)理念、發(fā)展規(guī)劃以及學(xué)校的基本建設(shè)情況，而且也是高校改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)，同時還是學(xué)校日后建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。由此可見，高校基建檔案的管理工作相當(dāng)重要。但就當(dāng)前情況而言，無論是從資金投入、人員配備還是重視程度來講，高校基建檔案管理仍舊是我國高校檔案管理中一個較為薄弱的環(huán)節(jié)。

一、高?；n案管理存在的問題

（一）高?；n案管理缺乏有效的約束機(jī)制與考核指標(biāo)

因當(dāng)前我國大部分高校的基建檔案管理缺乏具體的考核和檢查指標(biāo)，基建檔案管理的重心也僅僅集中在本工程完工后高校的下一步建設(shè)對原有工程資料檔案有所涉及時才會查詢原有的基建檔案上。因欠缺長效的約束體系，致使基建檔案管理人員消極應(yīng)付、態(tài)度懶散，高?；n案管理也不能確保系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性以及及時性，這給基建檔案管理工作的質(zhì)量水平帶來了嚴(yán)重的負(fù)面影響，甚至影響了未來高校的基建建設(shè)。

（二）高?；n案管理缺乏專業(yè)性

作為工程管理的一個重要分支，高?；n案管理工作在高校工程建設(shè)中扮演著相當(dāng)重要的角色。高?；n案管理也是高校檔案管理的重要組成部分之一，做好基建檔案管理，本應(yīng)該得到高校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理工作人員的重視。但實際情況卻并不是這樣的：從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到相關(guān)管理人員甚至學(xué)生本身都對高?？萍碱悪n案的管理，包括科研檔案、學(xué)生檔案以及高校教學(xué)檔案等在內(nèi)的檔案管理相當(dāng)重視，但是對于基建檔案的管理，高校的重視程度相對很低。我國一般高校均未配備專職的基建檔案歸檔管理人員，通常情況下均由基建工程管理人員來兼職此職位，因工作精力和重心的分散，致使基建檔案管理工作專業(yè)性水平不高，管理質(zhì)量直線降低。高?；n案管理是一個非常專業(yè)的系統(tǒng)性工程，缺乏專業(yè)化管理人才必將導(dǎo)致基建檔案管理水平停滯不前。

（三）高校基建檔案管理人員意識不高

我國高等教育長期處于計劃經(jīng)濟(jì)管理思想的影響之下，高校欠缺發(fā)展與管理的積極性與自主性，致使很長一段時間之內(nèi)我國各大高校的建設(shè)管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)人對高?；n案管理的重要性認(rèn)識不到位，意識不高，長期存在的“輕檔案、重建設(shè)”的思想意識致使高?；ü芾砉ぷ魅藛T將全部工作重心放在了工程建設(shè)方面，在日常收集與整理基建資料方面經(jīng)常性流于形式，影響了高校基建檔案管理的水平。故此，高校主管領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)基建檔案管理人員需要加強(qiáng)對高?；n案管理工作的重要性的認(rèn)識，才能切實提高高校基建檔案的管理水平與質(zhì)量。

二、高校基建檔案管理對策

（一）明確約束考核機(jī)制，構(gòu)建并完善高?；n案管理制度

構(gòu)建并完善高?；n案管理制度與基本流程，要明確檔案管理的約束考核機(jī)制與崗位職責(zé)，為高校基建檔案管理工作的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。不僅在學(xué)校層面要構(gòu)建相關(guān)的管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的管理人員，學(xué)校的紀(jì)律檢查部門也需要制定專項的監(jiān)督管理措施來約束、監(jiān)督基建檔案管理工作。此外，要明確可操作的檢查考核機(jī)制和制度，定期考評學(xué)校檔案管理部門的檔案管理工作，將基建檔案管理工作具體落實到個人，及時發(fā)現(xiàn)并處理基建檔案遺漏、整理滯后和歸檔不及時等問題，切實提高檔案管理工作部門以及管理人員的積極性，如此，高?；n案管理水平才能確保在制度督促和制約下有所提升。

（二）在高?；n案管理中引入專業(yè)管理人才，提升基建檔案管理的專業(yè)化水平

當(dāng)前我國高等院校專業(yè)的基建檔案管理人員配備不足，基建部門結(jié)構(gòu)不合理，高?；n案管理工作通常由基建部門的工程管理人員兼任，而隨著社會經(jīng)濟(jì)的告訴發(fā)展以及各行各業(yè)分工日益專業(yè)化和精細(xì)化，工程管理人員的精力大多集中在工程過程管理，加之工程管理人員欠缺收集、整理與歸納基建檔案的工作經(jīng)驗，致使高校基建檔案管理水平大大降低。故此，若想提升高校基建檔案管理工作的水平，必須將目光鎖定在“人才”方面，積極引進(jìn)專業(yè)的基建檔案管理人才。或者可以從基建工程管理隊伍中抽調(diào)人才進(jìn)行檔案專職管理，如此，才能將基建檔案管理的責(zé)任具體落實到個人，且術(shù)業(yè)有專攻，基建檔案管理的歸檔管理水平也會得到大大的提升。針對部分?jǐn)?shù)量較少工程規(guī)模也較小的高校，或者部分規(guī)模比較小的高等院校，配備專職的基建檔案管理人員極容易出現(xiàn)工作量不飽滿的問題，對此，可以通過定期聘請社會上的所屬于專業(yè)工程咨詢服務(wù)公司的專職檔案管理人才加以解決，以此提高高?；n案管理水平。

（三）提高對高?；n案管理工作重要性的認(rèn)識意識

要切實提高學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)以及基建檔案管理工作人員對基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識意識，并提升基建檔案管理部門以及管理人員的責(zé)任感。做好高?；n案管理工作，首先需要高校領(lǐng)導(dǎo)的鼎力支持。要依靠高校領(lǐng)導(dǎo)實實在在的人力、物力資源以及各方面的配合與支撐，如此，才能夠?qū)W(xué)?；n案管理工作提升到高校日常管理工作這樣的一個高度，并順利將基建檔案管理納入到高校規(guī)范化、系統(tǒng)化管理中，為高?；n案管理工作奠定扎實的基礎(chǔ)。此外，可以通過各種宣傳方式，不同的宣傳途徑，比如校園座談會、各類型校園媒體等形式以及方式進(jìn)行主題宣傳，為高校基建檔案管理工作營造一個更加完善、積極的環(huán)境，讓高校相關(guān)人員都明白基建檔案管理的重要性，并讓基建檔案管理人員能夠深切感受到高?；n案管理工作的使命感和傳承性。

三、結(jié)語

高?；n案管理是一項系統(tǒng)工程，需要高校領(lǐng)導(dǎo)以及基建檔案管理工作人員的高度重視與大力支持。在高?；n案管理中，必須明確約束考核機(jī)制，構(gòu)建并完善高?；n案管理制度；在高?；n案管理中引入專業(yè)管理人才，提升基建檔案管理的專業(yè)化水平；同時，還需要提高對高?；n案管理工作重要性的認(rèn)識意識。

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作者：李靜霞 單位：鄖陽師范高等?？茖W(xué)校