民辦高校檔案管理工作存在的問題
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隨著規(guī)?；l(fā)展，民辦高校已占了高等教育的半壁江山。民辦高校檔案管理工作中面臨著“機遇和挑戰(zhàn)并存的局面”。廣大檔案管理者要立足于創(chuàng)新機制、完善制度、增加監(jiān)管和資源融合等方面，實現(xiàn)民辦高校檔案工作的全面發(fā)展。
一、民辦高校檔案管理工作的價值意義
在民辦高校的發(fā)展進程中，檔案是學(xué)校發(fā)展的真實記錄，也是一種十分珍貴的信息資源。它真實地記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，并且在學(xué)校的校園文化建設(shè)、內(nèi)外管理、科學(xué)研究、辦學(xué)特色、人才培養(yǎng)工作評估等方面，發(fā)揮著重要的作用。在發(fā)展過程中，民辦高校在教學(xué)設(shè)備的投入水平上，無法與公辦學(xué)校相比，因此在檔案工作上，難以對學(xué)校檔案教學(xué)、人才培養(yǎng)建立系統(tǒng)的檔案管理。另一方面，學(xué)生及其他檔案積累的數(shù)量也在逐步增加。民辦高校作為高等教育的一個組成部分，其檔案科學(xué)化管理、信息化管理應(yīng)該及早提上工作日程，要在紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上，形成系統(tǒng)的管理方法，繼而減少檔案工作所帶來的工作壓力，為學(xué)校教育教學(xué)管理、民辦高校發(fā)展與建設(shè)提供發(fā)展基礎(chǔ)，對民辦高校管理工作確立幫扶作用。
1.管理者對檔案管理重要性認識缺失
民辦高校本身就在教育師資力量、招收生源質(zhì)量、教學(xué)科研水平等方面，存在著發(fā)展弱勢。民辦高校管理者往往更加重視對生源、師資等方面的投入，卻忽略了對學(xué)校檔案工作的重視。大部分高校管理者認為檔案工作就是一項“面子工程”，是可有可無的資料整理。它既沒有什么經(jīng)濟效益，也沒有什么工作業(yè)績，因此將檔案工作的性質(zhì)變得附屬化、淡薄化。比如在一些具體的資料、數(shù)據(jù)上存在著一定的匱乏，在基層部門的文件資料立卷歸檔工作中，有的部門領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作認為是額外負擔，所以對積壓的檔案資料不給予經(jīng)費充實和關(guān)注，導(dǎo)致有的檔案資料殘缺不全、有的檔案文件有批復(fù)無請示，所以致使學(xué)校的檔案工作難以適應(yīng)學(xué)校建設(shè)的發(fā)展。加之檔案管理者的專業(yè)程度偏低，規(guī)范化管理意識淡薄，造成了對檔案管理工作的重要性未能形成共識。
2.檔案管理工作流程不夠規(guī)范
現(xiàn)階段，一方面，雖然檔案管理的內(nèi)容、服務(wù)模式、整理手段在實際的工作中存在著一定的變革。在檔案管理人員的實際工作中，他們往往只能運用手工的操作手段，進行資料、文書的整理、歸檔、完善工作。這一傳統(tǒng)化的工作模式，與現(xiàn)代化的辦公手段產(chǎn)生了強烈的反差，所以導(dǎo)致檔案管理手段較為落后，實施流程不夠嚴謹。另一方面，民辦高校檔案“歸檔難”的問題十分突出。對檔案管理工作理論層面研究還顯得很薄弱。比如，有的民辦高校在檔案與文本管理過程中，雖然在辦學(xué)之初就已經(jīng)制定了相應(yīng)的管理規(guī)章，但在執(zhí)行上還是不夠嚴謹。有的工作人員在文件管理后，因查閱不便而不愿意提供檔案借閱；有的檔作人員把檔案材料隨意擺放、整體秩序較為雜亂；文書歸檔登記后，沒有按工作流程進行統(tǒng)一的登記管理，導(dǎo)致一些檔案材料丟失。
3.檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低
受各項教學(xué)資源的制約，從民辦高校的角度來說，師資力量不足是一個通病。民辦高校在師資力量上，只能吸引剛畢業(yè)的年輕教師或是退休之后返聘的教師，使民辦高校在科研方面存在著嚴重的滯后。對于年輕教師而言，他們的教學(xué)經(jīng)驗較少、對檔案管理工作缺乏實踐經(jīng)營，難以滿足高校檔案管理工作的發(fā)展需求。而離退休教師的思維較為保守，大多以傳統(tǒng)的授課形式為主，導(dǎo)致教學(xué)檔案理論與教學(xué)實踐形式脫節(jié)。很多教師在外兼職，未能夠全身心地投入到高校的教學(xué)工作中，相應(yīng)的在檔案科研方面，一樣呈現(xiàn)出一定的空缺。
4.檔案信息工作的利用率較低
伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，在民辦高校辦學(xué)管理工作中，計算機技術(shù)也得到了廣泛的推廣和應(yīng)用。很多院校都已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息管理模式。但是，和教學(xué)系統(tǒng)、教育軟件及其他技術(shù)相比，檔案管理工作存在著明顯的滯后性。在檔案的實施檢索和檔案資源庫的建設(shè)上，缺少相應(yīng)的多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案管理工作在具體的檔案查詢工作上，工作活力較為缺失，工作效率和服務(wù)質(zhì)量都存在著較大的空白。無論是對于學(xué)生還是對于教師來說，當檔案工作的智能查閱不足的時候，那么會對檔案查詢工作形成極大的困擾。
三、提高民辦高校檔案管理工作實效性的對策
1.完善民辦高校的檔案管理制度
從民辦高校所扮演的角色上看，學(xué)校應(yīng)該充分履行職業(yè)教學(xué)的發(fā)展原則，結(jié)合高校自身的辦學(xué)條件，設(shè)定一套科學(xué)的檔案管理制度。明確檔案工作崗位編制及職責，人員配備、軟硬件建設(shè)最低標準，嚴格把握檔案管理制度的科學(xué)化服務(wù)，從管理理念上對民辦高校的檔案工作予以支持與重視。民辦高校管理者要協(xié)同教育行政主管單位，建立一個健全的檔案工作交流考核機制，通過建立《學(xué)期檔案管理規(guī)劃》的方法，通過增加檔案經(jīng)費、投入工作人員、增加職能檔案查閱設(shè)備等手法，使檔案管理工作更加規(guī)范。當?shù)亟逃块T要通過健全的考核機制，對檔案管理工作的流程、細節(jié)進行定期檢查考核和評估。促使民辦高校的檔案工作人員能夠具備較強的法律意識和完善的業(yè)務(wù)能力、通過樹立“規(guī)范化”、“法制化”的檔案工作理念，融合“信息化”和“智能化”的檔案工作化水平，使民辦高校的檔案管理工作的程序更加規(guī)范和科學(xué)。
2.加強師生雙方的檔案價值認同
在增強檔案管理工作中，必須加強師生雙方的檔案價值認同，立足于學(xué)生、教師兩個方面，提高全校師生對科研檔案價值的認識。民辦高校要改變“重課題、輕科研”的發(fā)展局面，改變課題項目在立項時過于重視論文的發(fā)展局面。要從檔案工作中的科研宣傳、課堂研究、、科研成果、推廣應(yīng)用等方面做起，繼而使檔案工作成為一項集科研、教育、文化、歷史為一體的綜合性工作，使科研檔案能夠起到應(yīng)有的知識傳承和使用。要進一步明確全校師生對檔案收集的重視程度。結(jié)合科研工作中的新思想、新知識，先后制定專業(yè)的科研工作交流規(guī)劃，配備與業(yè)務(wù)共享相適應(yīng)的專兼職科研檔案管理人員，加強對全校師生宣傳科研檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。進一步明確檔案收集工作的歸檔細節(jié)。
3.創(chuàng)新對檔案資料歸納模塊的設(shè)定
在民辦高校事業(yè)的推進過程中，通過創(chuàng)新檔案資料歸納模塊等形式，能夠逐步實現(xiàn)對教學(xué)檔案的現(xiàn)實作用，增加民辦高校檔案資料的運用效率。因此，檔案管理者要在檔案實踐工作的過程中，嚴格院系兩級檔案管理模式，積極踐行歸納、整理、借閱等工作。按照民辦高校的辦學(xué)理念、專業(yè)特色和教學(xué)類別的調(diào)整設(shè)置不同的模塊，將其分為黨群、行政、常規(guī)教學(xué)管理、科研成果四個板塊：第一是黨群板塊，在材料中由校黨委、組織部門、宣傳部門、工會部門和團組織部門形成的有價值的圖片、視頻及文件材料。包括民辦高校不同院系之間的黨團組織學(xué)習(xí)、社團活動、生活情況等等。第二是行政板塊，具體歸類存檔資料由民辦高校的理事會、人事處、教務(wù)處、招生辦等方面所形成的工作計劃、例會記錄、工作大事記等等。第三是常規(guī)教學(xué)管理板塊，具體歸類存檔資料包括不同院系的專業(yè)現(xiàn)況、專業(yè)申報材料、教育計劃及教師的多媒體課件等教學(xué)管理材料。從不同的方面，增進教育檔案資料的完善度，尤其是要對于其中所包含的學(xué)生檔案這一部分，給予較高的關(guān)注。要通過對學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、競賽結(jié)果、日?？荚u、畢業(yè)設(shè)計等檔案信息的收集，確保常規(guī)教學(xué)管理板塊的設(shè)計更加合情合理。第四是科研成果板塊，主要針對的是在科研管理和科研實踐中所形成的各類文件質(zhì)量，包括院系教師的項目計劃、申報立項、檢查情況等等，進一步提高民辦高校檔案管理的工作質(zhì)量。
4.加強對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作督查
要對民辦高校的檔案工作人員設(shè)立“持證上崗”的標準，結(jié)合檔案行政部門舉辦的從業(yè)資格培訓(xùn)，給檔案工作者頒發(fā)合格證。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)，進一步提高檔案管理員的專業(yè)水中。特別是在推進檔案信息化管理的過程中，要結(jié)合檔案工作人員所了解的計算機技術(shù)和信息管理技術(shù)，通過“遠程教育培訓(xùn)”“檔案信息制度考核”“民辦高校檔案管理分析工作會議”，查找檔案工作中存在的不足，定期淘汰一些不具備檔案管理能力的工作人員。確保通過科學(xué)的業(yè)務(wù)督查，逐步推進高校檔案信息化工作的監(jiān)督質(zhì)量。相關(guān)教育部門要和民辦高校管理人員達成共識，將民辦高校教學(xué)納入學(xué)院可持續(xù)發(fā)展規(guī)劃中。要嚴把質(zhì)量關(guān)，提高民辦高校對檔案工作的發(fā)展認知，強化對民辦高校檔案工作的監(jiān)督審查。使檔案工作人員的工作能力、發(fā)展意識、思維水平得到有效的提高。
5.整合檔案資源以促進教學(xué)經(jīng)費運作
為了解決民辦高校檔案工作中管理經(jīng)費不足的現(xiàn)象，學(xué)校管理者要結(jié)合檔案工作的建設(shè)情況，通過不同的形式，保障民辦高校有限的教育經(jīng)費。形成“優(yōu)勢互補、資源共享”的工作原則，把同一區(qū)域內(nèi)的幾所民辦高校的檔案建設(shè)資源進行統(tǒng)一起來，建立一個網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理機構(gòu)。并且借助于網(wǎng)絡(luò)資源的便利性，形成“聯(lián)合檔案室”。在對檔案資源進行管理的過程中，同時對“聯(lián)合檔案室”的舉辦經(jīng)費進行公開的籌集，“聯(lián)合檔案室”的活動經(jīng)費由幾個民辦學(xué)校共同承擔。在減輕各單位檔案資源壓力的同時，進一步緩解經(jīng)費短缺的問題。除此之外，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)，投入一定的經(jīng)費，建立“電子檔案資源網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫”，實行互通的檔案管理，構(gòu)建一體化的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，增強不同檔案部門的相互融合，以促進區(qū)域民辦高校形成發(fā)展合力。
四、總結(jié)
綜上所述，通過完善的檔案管理工作，推動民辦高校教育事業(yè)的良性發(fā)展，進一步規(guī)范檔案管理工作的發(fā)展流程，緩解及解決其中存在的各種問題。創(chuàng)新檔案管理工作模式，充分利用科技信息化技術(shù)，以彌補民辦高校檔案工作者的資金、經(jīng)濟、設(shè)備等方面經(jīng)費投入不足，協(xié)力提升檔案管理工作中工作效率和水平。
作者:李江霞 單位:廣州南洋理工職業(yè)學(xué)院