電力工程檔案全過程管理分析

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摘要：隨著電力行業(yè)的迅速發(fā)展，電力工程項目日漸增多?，F(xiàn)階段，電力工程建設總承包項目管理過程中，由于工程項目相對復雜，涉及的專業(yè)較多，使得項目的資料十分龐大，檔案的全過程管理十分困難。相關工程部門必須密切配合，最大化的發(fā)揮總承包項目檔案管理的作用，確保電力工程建設的順利進行。本文將簡要分析電力工程建設總承包項目檔案全過程管理，為相關工作者提供參考借鑒。

關鍵詞：電力工程；檔案管理；總承包單位

一、引言

作為電力工程項目建設過程中的關鍵環(huán)節(jié)，總承包項目的檔案管理工作不僅是工程的歸集者，而且詳細記錄了工程的每一個建設細節(jié)。在總承包項目檔案管理的過程中，需要對整個電力工程的審批、采購、施工、監(jiān)理以及竣工等環(huán)節(jié)的工作，進行詳細的記錄。但是，在實際管理過程中部分總承包企業(yè)還存在管理不當?shù)膯栴}，導致電力工程缺少建設相關或者竣工檢查相關的有效憑證資料。因此，研究分析電力工程建設總承包項目檔案全過程管理，具有重要的現(xiàn)實意義。

二、電力工程建設總承包項目檔案事前控制

1.電力工程建設總承包項目過程管理的特點

（1）現(xiàn)實性：對于總承包單位的檔案來說，其最基本的特點要求就是確保檔案的真實性，如實的對電力工程建設過程中的每一個步驟和細節(jié)進行記錄，為后期的工程復查工作提供有力的支持。此外，只有確保了電力工程檔案的真實性，才能確保工程下一步方案的制定和領導決策過程中不會出現(xiàn)差錯。（2）專業(yè)性：在電力工程建設過程中，涉及的專業(yè)較多，包括通信、電氣、土建等，這些專業(yè)之間既有明顯的專業(yè)分工又相互協(xié)作，保障了電力工程的順利建設。因此，在進行電力工程建設總承包檔案管理過程中，不僅需要將不同的專業(yè)進行獨立建檔分開管理，而且還要將專業(yè)之間的聯(lián)系、區(qū)別進行有效的區(qū)分。（3）反復利用性：隨著科學技術的發(fā)展，電力工程建設過程中標準化的程度日漸提高，一定程度上也確保了電力工程建設檔案管理的標準化。通過標準化和通用性的推進，一定程度上降低了下一個電力工程建設的成本支出，同時也確保工程文件在反復使用的過程中，可以得到不斷的完善和優(yōu)化。（4）變更性：由于不同的電力工程建設項目，所面對環(huán)境因素也不盡相同。在進行總承包項目檔案管理過程中，應當根據(jù)項目的實際情況，對已經(jīng)成文的檔案文件進行修改，避免出現(xiàn)“生搬硬套”。此外，通過對總承包單位的工程檔案進行不斷的完善和修正，一定程度上推動了電力工程建設項目的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.加強檔案相關業(yè)務的培訓力度

在電力工程建設過程中，檔案相關管理人員的綜合素質(zhì)能力，對檔案全過程管理工作的影響最大。因此，必須對相關檔案管理人員的能力進行加強?？偝邪髽I(yè)應當每年制定相應的檔案業(yè)務培訓計劃，對檔案人員進行分階段分層次的培訓。例如二級承包單位應當承擔起三級承包單位相關檔案管理人員的培訓工作，并根據(jù)工程項目進展的不同階段，對相關資料人員和技術人員進行業(yè)務考核。只有通過這種層層推進的培訓方式，才能確保企業(yè)范圍內(nèi)的所有檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力得到提升。

3.重視總承包單位電力工程檔案管理的工作

作為電力工程建設過程中的關鍵工作環(huán)節(jié)，總承包單位的檔案管理工作是反應電力工程實際工作情況的重要依據(jù)，因此相關工程管理人員必須重視總承包企業(yè)的檔案管理工作。（1）總承包企業(yè)的各級領導應重視檔案管理工作，包括設計、建設、工程規(guī)劃等部門，在進行電力工程建設的相關決策過程中，應對檔案的管理工作采取科學合理的分配方式，有效地提升總承包項目的檔案管理水平。（2）提升相關工作人員對檔案管理重要性的認知，在電力工程建設過程中，檔案的管理工作需要收集工程當中所有的檔案資源，并對所有參與到項目建設的資料進行整理，這就需要相關人員緊密配合，避免在資料收集和整理過程中存在缺漏。（3）前文提到檔案管理人員的素質(zhì)能力，對檔案的全過程管理有著巨大的影響。因此，相關檔案管理人員必須重視自身的工作，提升檔案管理工作的成效。

三、電力工程建設總承包項目檔案事中控制

1.明確職責

總承包企業(yè)在進行檔案管理工作之前，應對整個電力工程統(tǒng)籌考慮，梳理工程施工過程中各人員的工作職責。以前的檔案管理工作中，崗位職責不清晰的問題時有發(fā)生，導致在管理過程中存在缺漏，無法及時的完成電力工程項目的檔案資料，而工程后期一旦發(fā)生事故，又會出現(xiàn)各部門人員相互推諉、踢皮球的問題。因此，在檔案管理過程中，應召集所有項目管理人員以及檔案工作人員共同進行檔案管理制度的制定和完善，明確檔案完成的質(zhì)量要求和職責范圍，從而確保電力工程建設順利進行。

2.及時形成檔案資料

在總承包單位電力工程的建設中，往往會出現(xiàn)工程前期缺乏合理科學的策劃，即使制定了計劃也沒有得到切實的實行等情況。這就給檔案管理的技術人員形成一種認為資料完成的時間還早的錯誤心理，這種懶散與僥幸的思想，也會一直延續(xù)到工程驗收與質(zhì)量檢查時，此時資料人員便只能亡羊補牢，抓緊對檔案資料進行管理。歸根結底，這種不良現(xiàn)象形成的原因就是監(jiān)管機制的缺乏。要想改變這種現(xiàn)狀，就必須要健全電力工程檔案管理制度，明確檔案資料形成的質(zhì)量與進度要求，并且實行定期檢查的機制，嚴格按照經(jīng)濟責任制開展檢查與監(jiān)督工作。

3.保證資料的整體性

在電力工程建設過程中，每一項工程建設項目都存在著必然的聯(lián)系，因此在進行檔案管理過程中，應將這些不同項目間的聯(lián)系進行有機的結合，把握住其中的精髓。例如在建設工程檔案資料過程中，應與電力工程的施工單位、設計部門、生產(chǎn)廠家、業(yè)主等進行全面的溝通，并對參與建設的單位資料進行收集整理，從而確保檔案技術人員可以從整個工程的角度，對這些資料進行有機的整合，實現(xiàn)不同項目檔案資料的緊密聯(lián)系。如果未能有效的進行各單位間的溝通，就會導致檔案的資料收集存在時間脫節(jié)或者邏輯錯誤問題。例如，如果施工單位和建設單位溝通不暢，導致兩者在電力工程的建設質(zhì)量目標存在偏差，這樣就會導致項目管理的實施時間要晚于報表審批時間，而監(jiān)督規(guī)劃開工的時間與電力工程的建設管理時間存在差異。

4.有效監(jiān)控項目的實施

總承包企業(yè)的檔案管理人員在工作過程中，必須行使自身的管理監(jiān)督職能，融入到電力工程的建設工作當中。其主要監(jiān)督工作內(nèi)容包括以下幾個方面的內(nèi)容：（1）檢查電力工程的檔案資料整理質(zhì)量是否滿足要求，資料的完善度是否滿足工程要求。（2）通過引入計算機信息技術，對一些有能力的施工單位進行全過程的信息化管理，利用網(wǎng)絡化的自動管理監(jiān)控，對電力工程建設過程中可能存在的檔案問題，及時發(fā)現(xiàn)及時解決處理，提升檔案管理的準確性和系統(tǒng)性。

四、電力工程建設總承包項目檔案事后控制

所謂檔案管理的事后控制工作，就是對電力工程竣工階段的總結工作進行有效的檔案管理。在工程竣工過程中，參與到工程建設的所有單位，都需要對工程的建設進行工作總結，并對工程建設過程中存在的問題以及相對應的解決措施進行案例分享，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在進行電力工程建設總承包項目檔案事后管理控制過程中，也應重視竣工階段的工作總結工作，對工程檔案管理時出現(xiàn)的問題進行總結分析，優(yōu)化檔案管理的流程和方法，提升檔案管理工作的質(zhì)量。例如電力工程竣工階段進行工作總結時，總承包單位應組織相關檔案管理人員參與檔案管理總結大會，對檔案工作的進展進行匯報分析，交流各部門的檔案管理工作經(jīng)驗，推廣先進的檔案管理工作，確保電力工程的檔案管理工作質(zhì)量。

五、結束語

綜上所述，在電力工程建設過程中，總承包企業(yè)的檔案管理工作十分重要，它關系著整個電力工程的建設質(zhì)量。通過本文對電力工程建設總承包項目檔案全過程管理分析，確保相關企業(yè)和檔案管理人員可以科學有效的進行檔案的管理工作，確保電力工程項目的順利進行。

參考文獻

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作者：吳藝紅 單位：國網(wǎng)湖南省電力有限公司郴州供電分公司