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多媒體會議管理軟件發(fā)展趨勢

前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了多媒體會議管理軟件發(fā)展趨勢范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。

【摘要】一套高效、易用的多媒體會議的技術支撐管理軟件,可以極大地減少管理員的工作量,降低誤操作概率,提升會議的使用體驗和客戶的信息化管理水平。和多媒體會議系統(tǒng)一樣,會議管理軟件(簡稱會管)也是與時俱進,不斷發(fā)展的,作者基于多年的會管業(yè)務實踐,總結出會管軟件在會議管控的統(tǒng)一化,使用對象的全員化,會議空間的智能化,企業(yè)應用的融合化,會議場景的移動化的發(fā)展趨勢。

【關鍵字】多媒體會議;會議管理軟件;發(fā)展趨勢

1引言

以音頻、視頻和數(shù)據為信息載體的多媒體會議,是人類社會溝通協(xié)作,提高工作效率的一種重要方式。隨著科學技術的發(fā)展,尤其是信息技術和多媒體技術的突飛猛進,多媒體會議的技術支撐系統(tǒng)已經越來越復雜,與此同時,新技術催生新需求,個性化的會議需求也層出不窮,因此,會議管理的復雜度和難度也日益增加。在此背景下,一套高效、易用的會議管理軟件,可以極大地減少管理員的工作量,降低誤操作概率,提升會議的使用體驗和客戶的信息化管理水平。在展開論述之前,有必要先給出多媒體會議管理軟件(下文亦可簡稱為會管)的定義:會管是一個軟件管理平臺,以對會議的全流程管理和全方位控制為核心,整合與會議相關的其它應用系統(tǒng),確保會議的順暢和高效,并提升會議的使用體驗。和多媒體會議系統(tǒng)一樣,會議管理軟件也是與時俱進,不斷發(fā)展的。

2發(fā)展趨勢

2.1會議管控的統(tǒng)一化

會管的統(tǒng)一化趨勢主要體現(xiàn)在四個方面:1)會議相關子系統(tǒng)的統(tǒng)一管控一個多媒體會議的順利召開,其實是多個子系統(tǒng)相互協(xié)作的結果,比如視頻會議系統(tǒng),中控系統(tǒng),錄播系統(tǒng)等,這就要求會管對這些子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管控,以確保管理員只需面對一個管理界面,即可對會議進行便捷、高效的操作。此時會管的核心價值在于整合,基于對會議業(yè)務邏輯的深刻理解和豐富的項目實踐經驗,將這些子系統(tǒng)的頻繁使用的功能提煉出來,有序地、模塊化地展現(xiàn)在會管界面上。由此亦可看出,會管是位于各子系統(tǒng)自帶管理軟件之上的一個統(tǒng)一管理平臺。其定位如圖1所示。2)多種類型會議的統(tǒng)一管控現(xiàn)代會議的類型多種多樣,包括視頻會議,本地會議,電話會議和數(shù)據協(xié)作會議等,當客戶存在多種會議類型時,就有召開融合會議的需求,這就要求會管可以對融合會議進行統(tǒng)一的管控。此時會管的設計要點在于:在深入理解不同類型會議底層業(yè)務邏輯的基礎上,實現(xiàn)主體會議的調度和輔助會議的接入,并確保相關信息的同步與共享。3)混合品牌視頻會議的統(tǒng)一管控專網視頻會議是一種常見的會議類型,不同廠商有其自帶的管理軟件,操作方法甚至術語都不盡相同,而多個品牌并存的視頻會議系統(tǒng)并不鮮見,因此,需要會管對多品牌系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管控,其價值體現(xiàn)在:①會管統(tǒng)一了操作術語和業(yè)務邏輯,屏蔽了多廠商各不相同的設計理念帶來的復雜性。②會管提供了單一的管理界面,管理員無需面對不同廠商自帶的管理軟件。③會管設計了面向用戶的基于應用場景的會議模式,管理員可以根據會議的實際情況,選擇相應的會議模式,使得管理操作更加便捷、精準。4)異構視頻會議的統(tǒng)一管控無論是傳統(tǒng)的專網視頻會議,還是近幾年穩(wěn)步增長的云視頻會議,都有各自的優(yōu)勢和適用場景,二者長期并存、混合使用是不少客戶的剛性需求,這就要求會管對這種異構視頻會議進行平滑對接,統(tǒng)一管控。專網會議嚴謹規(guī)范,云視頻會議自主靈活,必須依靠會管完成二者的無縫銜接,使管理員只需面對不同的會場,而不必關心會場是專是云。

2.2使用對象的全員化

早期的會議管理軟件,是面向會議管理員的,幫助他完成會議的創(chuàng)建和控制。然而,在強調應用體驗的今天,會議不但要開得起來,更要用得舒心,要提升所有會議干系人的使用體驗,這里所說的會議干系人,主要包括會議管理員,會議召集人,與會人(包括參會的會場和人員),會議服務人員等。這就要求會管深入分析在會議流程里,這些干系人的不同需求,并在功能設計上予以滿足。一般來說,會議管理員看重會控功能的強大和快捷;會議召集人關心會議的預約和通知是否直觀、簡便;會議服務人員則應能提供及時、準確的會議服務。與會人是會議干系人中人數(shù)最多的群體,理應成為提升會議使用體驗的重要目標人群。對于與會人,會管應能提供靈活、方便的入會方式,簽到手段和反饋途徑等。會管在與會人入會方式的設計上,一般應涵蓋的場景如圖2所示:總之,會管的使用對象已經從會議管理員拓展到所有的會議干系人了。

2.3會議空間的智能化

此文的會議空間指的是可以召開會議的場所及其技術支撐系統(tǒng),包括會議室,報告廳,多功能廳,禮堂,以及近年來比較流行的huddleroom等,當然,這其中最常見的還是會議室,以下就以會議室的智能化加以論述。早期的會議管理軟件,更偏重于對視頻會議的管控,隨著相關技術的發(fā)展,會管在會議室的管控方面亦大有可為,由會管驅動的會議室智能化解決方案主要包括如下內容:1)會前階段會管可以圖形化地展示所有會議室在任意時段的占用/空閑狀態(tài),并提供預約入口。會管里的會議預約信息可以推送至信息屏,這些屏一般安裝在會議室門口,樓層的電梯口或大堂,展示會議室當天的會議安排和當前的占用/空閑狀態(tài),便于與會人的有序參會,也確保進行中的會議不被打擾。信息屏也能實現(xiàn)掃碼簽到和一鍵預約會議室的功能。會管也可以和人臉識別系統(tǒng)或門禁系統(tǒng)對接,進行會議簽到。2)啟會階段通過會管的預約設置,當會議開始時間到達時,可以實現(xiàn)對會議室的自動操作,比如,打開會議室的系統(tǒng)電源,開啟投影機,調用預設的中控模式等。3)會中階段會議期間,會管可以在一個界面上管控所有會議室的會議相關設備,實現(xiàn)了遠程集中管控。會管可以為會議室配備觸手可及的管理面板(也可稱之為會議伴侶,是一種平板觸控設備,受會管的控制,是會管功能的延伸),可以一鍵呼叫會議服務,一鍵報修,亦可呼叫會場或加入視頻會議,并進行常用的會控操作。管理面板支持語音識別。4)會后階段會管可以集成智能感知設備,當會議室里無人達到一定時間后,自動釋放會議室資源,提高了會議室的利用率。總之,隨著AI技術和產品的發(fā)展,會管必將和更多的智能化設備進行整合,不斷提升會議室的使用體驗。由此可見,實現(xiàn)會議空間的智能化,也是會管的重要設計目標之一。推而廣之,基于會管的后臺驅動,會議空間/會議室的功能可以靈活組合,按需配置,這種全新的理念可以稱之為軟件定義的會議空間/會議室,即SDCS或SDCR(softwaredefinedconferencespace或softwaredefinedconferenceroom)。

2.4企業(yè)應用的融合化

會議系統(tǒng)在企業(yè)的信息化建設中并非孤島,而是企業(yè)整體業(yè)務流程的一個組成部分,也是IT產生效益的典范,因此,會議系統(tǒng)不可避免地要與其它應用系統(tǒng)進行交互協(xié)作,進而實現(xiàn)業(yè)務的無縫融合,這就要求會管預留并開放API,支持與第三方系統(tǒng)的接口開發(fā)。會管應設計常用的接口模型,以適應較為普遍的業(yè)務融合需求,比如,會管與OA系統(tǒng),通常會有單點登錄(SSO)和會議預約/通知等融合需求。從功能定位來看,會管理應成為企業(yè)會議業(yè)務與辦公系統(tǒng)之間的橋梁和紐帶。

2.5應用場景的移動化

會議管理軟件通常是B/S架構,基于PC瀏覽器操作,隨著移動互聯(lián)網技術和產品的發(fā)展,基于移動端(主要是手機和平板)的會管應用需求也逐步顯現(xiàn),這就要求會管支持移動化應用,通常有如下應用方式:1)手機版會管考慮到手機尺寸、性能等的限制,其功能主要適用于移動場景,比如會議預約、通知、查詢和簽到,以及常用的會控功能。2)嵌入第三方移動平臺如果客戶有自己的移動辦公平臺,比如企業(yè)微信,釘釘?shù)?,會管應支持嵌入其中,成為平臺的功能模塊之一,通常采用HTML5嵌入的方式。3)軟終端的集成手機版會管還應支持集成視頻會議軟件終端(比如寶利通的RPM,華為的TEmobile),集成后的APP,不但具有會管的功能,還具備音視頻通信的能力。4)社交化集成隨著社交軟件的普及,會管也應利用其便,比如,會管應能通過微信分享會議邀請,接收人在微信里點擊邀請后,可以啟動會管微信小程序,并進行后續(xù)的入會、簽到等便捷操作。5)平板觸控版會管考慮到平板的特點,平板觸控版會管主要定位于快速組會,入會,控會,呼叫會議服務等功能,也可以基于客戶的組織架構或通信錄快速呼叫和組會。

2.6業(yè)務邏輯的流程化

現(xiàn)代會議具有非常顯著的流程化特征,因此,會議管理軟件的設計也必須遵循流程化的原則,一般來講,會管的核心功能模塊應按照會前,會中和會后這三個階段來設計,這也是會議業(yè)務的基本邏輯,三個階段的功能定位如下:①會前,會議的查詢、預約、審批和通知等。②會中,會議控制,會場控制,智能中控和監(jiān)測預警等。③會后,統(tǒng)計圖表和調查反饋等。這三個階段既相對獨立,又相互關聯(lián),同時,會管在設計上要形成閉環(huán)管理,例如,會后統(tǒng)計中的MCU資源使用率,對于會前的準備工作應具有參考和警示作用。圖3為會管驅動的會議流程示意圖??傊?,會管的設計必須要覆蓋會議的全生命周期,使處于生命周期各個階段的會議干系人,都能享受到高效和便捷。

2.7功能設計的模塊化

在多年的會管研發(fā)及項目實踐中,我們對大量客戶的會議流程進行了梳理和分析,總結出了會議的相關業(yè)務模塊,并對會管進行了基于流程的模塊化設計,主要分為核心模塊,輔助模塊,增值模塊,移動模塊和接口模塊等。會管實現(xiàn)模塊化,可以增強對具體項目的適應性,便于客戶根據自身的實際情況擇優(yōu)組合。會管模塊化的基礎是會議業(yè)務的流程化和各項功能的標準化,其目標是讓會管成為多媒體會議類集成項目的標配。

2.8解決方案的一體化

早期的會議管理軟件,是一套純粹的面向管理員的軟件工具,隨著會議管理工作的日益復雜,僅靠軟件開始變得難以勝任,因此,會管需要借助由其衍生的硬件輔助設備,來更好地完成管理工作,即以軟件為核心,輔以配套設備,構建一套完整的軟硬一體的會議管理解決方案。比如,置于會議室門口的會議信息屏,與會管實時同步,幫助用戶高效、方便、準確地使用會議室,還可以采集人臉信息,實現(xiàn)人臉識別簽到。又比如,置于會議室內的受會管控制的管理面板,既可以提供一鍵式的常用會控功能,也能隨時呼叫會議服務。總之,插上了硬件的翅膀,會管可以管得更多,管得更好。

3結語

工欲善其事,必先利其器。在多媒體系統(tǒng)集成項目建設中,選擇一套適用的會議管理軟件,實屬事半功倍的明智之舉。會管已不再僅僅是錦上添花,而是會議系統(tǒng)中必不可少的控制中樞,可以助力客戶信息化管理水平的飛速提升。會管的使命就是要實現(xiàn)人、會議和會議空間三者之間的和諧統(tǒng)一。從上文對會管發(fā)展趨勢的論述中,不難看出有兩條核心主線,首先是以人為本,體驗為王。在現(xiàn)代社會中,不論是專業(yè)的信息化應用系統(tǒng),還是大眾消費產品,用戶體驗的重要性都與日俱增,不言自明。其次是抓準定位,與時俱進。會管的發(fā)展,必須堅持其應用定位,并隨著相關技術和產品的發(fā)展而發(fā)展。

作者:張弩 單位:北京真視通科技股份有限公司

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