多媒體會(huì)議管理軟件發(fā)展趨勢(shì)

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【摘要】一套高效、易用的多媒體會(huì)議的技術(shù)支撐管理軟件，可以極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率，提升會(huì)議的使用體驗(yàn)和客戶(hù)的信息化管理水平。和多媒體會(huì)議系統(tǒng)一樣，會(huì)議管理軟件（簡(jiǎn)稱(chēng)會(huì)管）也是與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展的，作者基于多年的會(huì)管業(yè)務(wù)實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)管軟件在會(huì)議管控的統(tǒng)一化，使用對(duì)象的全員化，會(huì)議空間的智能化，企業(yè)應(yīng)用的融合化，會(huì)議場(chǎng)景的移動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)。

【關(guān)鍵字】多媒體會(huì)議；會(huì)議管理軟件；發(fā)展趨勢(shì)

1引言

以音頻、視頻和數(shù)據(jù)為信息載體的多媒體會(huì)議，是人類(lèi)社會(huì)溝通協(xié)作，提高工作效率的一種重要方式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的突飛猛進(jìn)，多媒體會(huì)議的技術(shù)支撐系統(tǒng)已經(jīng)越來(lái)越復(fù)雜，與此同時(shí)，新技術(shù)催生新需求，個(gè)性化的會(huì)議需求也層出不窮，因此，會(huì)議管理的復(fù)雜度和難度也日益增加。在此背景下，一套高效、易用的會(huì)議管理軟件，可以極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率，提升會(huì)議的使用體驗(yàn)和客戶(hù)的信息化管理水平。在展開(kāi)論述之前，有必要先給出多媒體會(huì)議管理軟件（下文亦可簡(jiǎn)稱(chēng)為會(huì)管）的定義：會(huì)管是一個(gè)軟件管理平臺(tái)，以對(duì)會(huì)議的全流程管理和全方位控制為核心，整合與會(huì)議相關(guān)的其它應(yīng)用系統(tǒng)，確保會(huì)議的順暢和高效，并提升會(huì)議的使用體驗(yàn)。和多媒體會(huì)議系統(tǒng)一樣，會(huì)議管理軟件也是與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展的。

2發(fā)展趨勢(shì)

2.1會(huì)議管控的統(tǒng)一化

會(huì)管的統(tǒng)一化趨勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：1）會(huì)議相關(guān)子系統(tǒng)的統(tǒng)一管控一個(gè)多媒體會(huì)議的順利召開(kāi)，其實(shí)是多個(gè)子系統(tǒng)相互協(xié)作的結(jié)果，比如視頻會(huì)議系統(tǒng)，中控系統(tǒng)，錄播系統(tǒng)等，這就要求會(huì)管對(duì)這些子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管控，以確保管理員只需面對(duì)一個(gè)管理界面，即可對(duì)會(huì)議進(jìn)行便捷、高效的操作。此時(shí)會(huì)管的核心價(jià)值在于整合，基于對(duì)會(huì)議業(yè)務(wù)邏輯的深刻理解和豐富的項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將這些子系統(tǒng)的頻繁使用的功能提煉出來(lái)，有序地、模塊化地展現(xiàn)在會(huì)管界面上。由此亦可看出，會(huì)管是位于各子系統(tǒng)自帶管理軟件之上的一個(gè)統(tǒng)一管理平臺(tái)。其定位如圖1所示。2）多種類(lèi)型會(huì)議的統(tǒng)一管控現(xiàn)代會(huì)議的類(lèi)型多種多樣，包括視頻會(huì)議，本地會(huì)議，電話會(huì)議和數(shù)據(jù)協(xié)作會(huì)議等，當(dāng)客戶(hù)存在多種會(huì)議類(lèi)型時(shí)，就有召開(kāi)融合會(huì)議的需求，這就要求會(huì)管可以對(duì)融合會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一的管控。此時(shí)會(huì)管的設(shè)計(jì)要點(diǎn)在于：在深入理解不同類(lèi)型會(huì)議底層業(yè)務(wù)邏輯的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)主體會(huì)議的調(diào)度和輔助會(huì)議的接入，并確保相關(guān)信息的同步與共享。3）混合品牌視頻會(huì)議的統(tǒng)一管控專(zhuān)網(wǎng)視頻會(huì)議是一種常見(jiàn)的會(huì)議類(lèi)型，不同廠商有其自帶的管理軟件，操作方法甚至術(shù)語(yǔ)都不盡相同，而多個(gè)品牌并存的視頻會(huì)議系統(tǒng)并不鮮見(jiàn)，因此，需要會(huì)管對(duì)多品牌系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管控，其價(jià)值體現(xiàn)在：①會(huì)管統(tǒng)一了操作術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)邏輯，屏蔽了多廠商各不相同的設(shè)計(jì)理念帶來(lái)的復(fù)雜性。②會(huì)管提供了單一的管理界面，管理員無(wú)需面對(duì)不同廠商自帶的管理軟件。③會(huì)管設(shè)計(jì)了面向用戶(hù)的基于應(yīng)用場(chǎng)景的會(huì)議模式，管理員可以根據(jù)會(huì)議的實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的會(huì)議模式，使得管理操作更加便捷、精準(zhǔn)。4）異構(gòu)視頻會(huì)議的統(tǒng)一管控?zé)o論是傳統(tǒng)的專(zhuān)網(wǎng)視頻會(huì)議，還是近幾年穩(wěn)步增長(zhǎng)的云視頻會(huì)議，都有各自的優(yōu)勢(shì)和適用場(chǎng)景，二者長(zhǎng)期并存、混合使用是不少客戶(hù)的剛性需求，這就要求會(huì)管對(duì)這種異構(gòu)視頻會(huì)議進(jìn)行平滑對(duì)接，統(tǒng)一管控。專(zhuān)網(wǎng)會(huì)議嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，云視頻會(huì)議自主靈活，必須依靠會(huì)管完成二者的無(wú)縫銜接，使管理員只需面對(duì)不同的會(huì)場(chǎng)，而不必關(guān)心會(huì)場(chǎng)是專(zhuān)是云。

2.2使用對(duì)象的全員化

早期的會(huì)議管理軟件，是面向會(huì)議管理員的，幫助他完成會(huì)議的創(chuàng)建和控制。然而，在強(qiáng)調(diào)應(yīng)用體驗(yàn)的今天，會(huì)議不但要開(kāi)得起來(lái)，更要用得舒心，要提升所有會(huì)議干系人的使用體驗(yàn)，這里所說(shuō)的會(huì)議干系人，主要包括會(huì)議管理員，會(huì)議召集人，與會(huì)人（包括參會(huì)的會(huì)場(chǎng)和人員），會(huì)議服務(wù)人員等。這就要求會(huì)管深入分析在會(huì)議流程里，這些干系人的不同需求，并在功能設(shè)計(jì)上予以滿(mǎn)足。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議管理員看重會(huì)控功能的強(qiáng)大和快捷；會(huì)議召集人關(guān)心會(huì)議的預(yù)約和通知是否直觀、簡(jiǎn)便；會(huì)議服務(wù)人員則應(yīng)能提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)議服務(wù)。與會(huì)人是會(huì)議干系人中人數(shù)最多的群體，理應(yīng)成為提升會(huì)議使用體驗(yàn)的重要目標(biāo)人群。對(duì)于與會(huì)人，會(huì)管應(yīng)能提供靈活、方便的入會(huì)方式，簽到手段和反饋途徑等。會(huì)管在與會(huì)人入會(huì)方式的設(shè)計(jì)上，一般應(yīng)涵蓋的場(chǎng)景如圖2所示：總之，會(huì)管的使用對(duì)象已經(jīng)從會(huì)議管理員拓展到所有的會(huì)議干系人了。

2.3會(huì)議空間的智能化

此文的會(huì)議空間指的是可以召開(kāi)會(huì)議的場(chǎng)所及其技術(shù)支撐系統(tǒng)，包括會(huì)議室，報(bào)告廳，多功能廳，禮堂，以及近年來(lái)比較流行的huddleroom等，當(dāng)然，這其中最常見(jiàn)的還是會(huì)議室，以下就以會(huì)議室的智能化加以論述。早期的會(huì)議管理軟件，更偏重于對(duì)視頻會(huì)議的管控，隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)管在會(huì)議室的管控方面亦大有可為，由會(huì)管驅(qū)動(dòng)的會(huì)議室智能化解決方案主要包括如下內(nèi)容：1）會(huì)前階段會(huì)管可以圖形化地展示所有會(huì)議室在任意時(shí)段的占用/空閑狀態(tài)，并提供預(yù)約入口。會(huì)管里的會(huì)議預(yù)約信息可以推送至信息屏，這些屏一般安裝在會(huì)議室門(mén)口，樓層的電梯口或大堂，展示會(huì)議室當(dāng)天的會(huì)議安排和當(dāng)前的占用/空閑狀態(tài)，便于與會(huì)人的有序參會(huì)，也確保進(jìn)行中的會(huì)議不被打擾。信息屏也能實(shí)現(xiàn)掃碼簽到和一鍵預(yù)約會(huì)議室的功能。會(huì)管也可以和人臉識(shí)別系統(tǒng)或門(mén)禁系統(tǒng)對(duì)接，進(jìn)行會(huì)議簽到。2）啟會(huì)階段通過(guò)會(huì)管的預(yù)約設(shè)置，當(dāng)會(huì)議開(kāi)始時(shí)間到達(dá)時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的自動(dòng)操作，比如，打開(kāi)會(huì)議室的系統(tǒng)電源，開(kāi)啟投影機(jī)，調(diào)用預(yù)設(shè)的中控模式等。3）會(huì)中階段會(huì)議期間，會(huì)管可以在一個(gè)界面上管控所有會(huì)議室的會(huì)議相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程集中管控。會(huì)管可以為會(huì)議室配備觸手可及的管理面板（也可稱(chēng)之為會(huì)議伴侶，是一種平板觸控設(shè)備，受會(huì)管的控制，是會(huì)管功能的延伸），可以一鍵呼叫會(huì)議服務(wù)，一鍵報(bào)修，亦可呼叫會(huì)場(chǎng)或加入視頻會(huì)議，并進(jìn)行常用的會(huì)控操作。管理面板支持語(yǔ)音識(shí)別。4）會(huì)后階段會(huì)管可以集成智能感知設(shè)備，當(dāng)會(huì)議室里無(wú)人達(dá)到一定時(shí)間后，自動(dòng)釋放會(huì)議室資源，提高了會(huì)議室的利用率?？傊?，隨著AI技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展，會(huì)管必將和更多的智能化設(shè)備進(jìn)行整合，不斷提升會(huì)議室的使用體驗(yàn)。由此可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議空間的智能化，也是會(huì)管的重要設(shè)計(jì)目標(biāo)之一。推而廣之，基于會(huì)管的后臺(tái)驅(qū)動(dòng)，會(huì)議空間/會(huì)議室的功能可以靈活組合，按需配置，這種全新的理念可以稱(chēng)之為軟件定義的會(huì)議空間/會(huì)議室，即SDCS或SDCR（softwaredefinedconferencespace或softwaredefinedconferenceroom）。

2.4企業(yè)應(yīng)用的融合化

會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)的信息化建設(shè)中并非孤島，而是企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程的一個(gè)組成部分，也是IT產(chǎn)生效益的典范，因此，會(huì)議系統(tǒng)不可避免地要與其它應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交互協(xié)作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的無(wú)縫融合，這就要求會(huì)管預(yù)留并開(kāi)放API，支持與第三方系統(tǒng)的接口開(kāi)發(fā)。會(huì)管應(yīng)設(shè)計(jì)常用的接口模型，以適應(yīng)較為普遍的業(yè)務(wù)融合需求，比如，會(huì)管與OA系統(tǒng)，通常會(huì)有單點(diǎn)登錄（SSO）和會(huì)議預(yù)約/通知等融合需求。從功能定位來(lái)看，會(huì)管理應(yīng)成為企業(yè)會(huì)議業(yè)務(wù)與辦公系統(tǒng)之間的橋梁和紐帶。

2.5應(yīng)用場(chǎng)景的移動(dòng)化

會(huì)議管理軟件通常是B/S架構(gòu)，基于PC瀏覽器操作，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展，基于移動(dòng)端（主要是手機(jī)和平板）的會(huì)管應(yīng)用需求也逐步顯現(xiàn)，這就要求會(huì)管支持移動(dòng)化應(yīng)用，通常有如下應(yīng)用方式：1）手機(jī)版會(huì)管考慮到手機(jī)尺寸、性能等的限制，其功能主要適用于移動(dòng)場(chǎng)景，比如會(huì)議預(yù)約、通知、查詢(xún)和簽到，以及常用的會(huì)控功能。2）嵌入第三方移動(dòng)平臺(tái)如果客戶(hù)有自己的移動(dòng)辦公平臺(tái)，比如企業(yè)微信，釘釘?shù)?，?huì)管應(yīng)支持嵌入其中，成為平臺(tái)的功能模塊之一，通常采用HTML5嵌入的方式。3）軟終端的集成手機(jī)版會(huì)管還應(yīng)支持集成視頻會(huì)議軟件終端（比如寶利通的RPM，華為的TEmobile），集成后的APP，不但具有會(huì)管的功能，還具備音視頻通信的能力。4）社交化集成隨著社交軟件的普及，會(huì)管也應(yīng)利用其便，比如，會(huì)管應(yīng)能通過(guò)微信分享會(huì)議邀請(qǐng)，接收人在微信里點(diǎn)擊邀請(qǐng)后，可以啟動(dòng)會(huì)管微信小程序，并進(jìn)行后續(xù)的入會(huì)、簽到等便捷操作。5）平板觸控版會(huì)管考慮到平板的特點(diǎn)，平板觸控版會(huì)管主要定位于快速組會(huì)，入會(huì)，控會(huì)，呼叫會(huì)議服務(wù)等功能，也可以基于客戶(hù)的組織架構(gòu)或通信錄快速呼叫和組會(huì)。

2.6業(yè)務(wù)邏輯的流程化

現(xiàn)代會(huì)議具有非常顯著的流程化特征，因此，會(huì)議管理軟件的設(shè)計(jì)也必須遵循流程化的原則，一般來(lái)講，會(huì)管的核心功能模塊應(yīng)按照會(huì)前，會(huì)中和會(huì)后這三個(gè)階段來(lái)設(shè)計(jì)，這也是會(huì)議業(yè)務(wù)的基本邏輯，三個(gè)階段的功能定位如下：①會(huì)前，會(huì)議的查詢(xún)、預(yù)約、審批和通知等。②會(huì)中，會(huì)議控制，會(huì)場(chǎng)控制，智能中控和監(jiān)測(cè)預(yù)警等。③會(huì)后，統(tǒng)計(jì)圖表和調(diào)查反饋等。這三個(gè)階段既相對(duì)獨(dú)立，又相互關(guān)聯(lián)，同時(shí)，會(huì)管在設(shè)計(jì)上要形成閉環(huán)管理，例如，會(huì)后統(tǒng)計(jì)中的MCU資源使用率，對(duì)于會(huì)前的準(zhǔn)備工作應(yīng)具有參考和警示作用。圖3為會(huì)管驅(qū)動(dòng)的會(huì)議流程示意圖?？傊瑫?huì)管的設(shè)計(jì)必須要覆蓋會(huì)議的全生命周期，使處于生命周期各個(gè)階段的會(huì)議干系人，都能享受到高效和便捷。

2.7功能設(shè)計(jì)的模塊化

在多年的會(huì)管研發(fā)及項(xiàng)目實(shí)踐中，我們對(duì)大量客戶(hù)的會(huì)議流程進(jìn)行了梳理和分析，總結(jié)出了會(huì)議的相關(guān)業(yè)務(wù)模塊，并對(duì)會(huì)管進(jìn)行了基于流程的模塊化設(shè)計(jì)，主要分為核心模塊，輔助模塊，增值模塊，移動(dòng)模塊和接口模塊等。會(huì)管實(shí)現(xiàn)模塊化，可以增強(qiáng)對(duì)具體項(xiàng)目的適應(yīng)性，便于客戶(hù)根據(jù)自身的實(shí)際情況擇優(yōu)組合。會(huì)管模塊化的基礎(chǔ)是會(huì)議業(yè)務(wù)的流程化和各項(xiàng)功能的標(biāo)準(zhǔn)化，其目標(biāo)是讓會(huì)管成為多媒體會(huì)議類(lèi)集成項(xiàng)目的標(biāo)配。

2.8解決方案的一體化

早期的會(huì)議管理軟件，是一套純粹的面向管理員的軟件工具，隨著會(huì)議管理工作的日益復(fù)雜，僅靠軟件開(kāi)始變得難以勝任，因此，會(huì)管需要借助由其衍生的硬件輔助設(shè)備，來(lái)更好地完成管理工作，即以軟件為核心，輔以配套設(shè)備，構(gòu)建一套完整的軟硬一體的會(huì)議管理解決方案。比如，置于會(huì)議室門(mén)口的會(huì)議信息屏，與會(huì)管實(shí)時(shí)同步，幫助用戶(hù)高效、方便、準(zhǔn)確地使用會(huì)議室，還可以采集人臉信息，實(shí)現(xiàn)人臉識(shí)別簽到。又比如，置于會(huì)議室內(nèi)的受會(huì)管控制的管理面板，既可以提供一鍵式的常用會(huì)控功能，也能隨時(shí)呼叫會(huì)議服務(wù)。總之，插上了硬件的翅膀，會(huì)管可以管得更多，管得更好。

3結(jié)語(yǔ)

工欲善其事，必先利其器。在多媒體系統(tǒng)集成項(xiàng)目建設(shè)中，選擇一套適用的會(huì)議管理軟件，實(shí)屬事半功倍的明智之舉。會(huì)管已不再僅僅是錦上添花，而是會(huì)議系統(tǒng)中必不可少的控制中樞，可以助力客戶(hù)信息化管理水平的飛速提升。會(huì)管的使命就是要實(shí)現(xiàn)人、會(huì)議和會(huì)議空間三者之間的和諧統(tǒng)一。從上文對(duì)會(huì)管發(fā)展趨勢(shì)的論述中，不難看出有兩條核心主線，首先是以人為本，體驗(yàn)為王。在現(xiàn)代社會(huì)中，不論是專(zhuān)業(yè)的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，還是大眾消費(fèi)產(chǎn)品，用戶(hù)體驗(yàn)的重要性都與日俱增，不言自明。其次是抓準(zhǔn)定位，與時(shí)俱進(jìn)。會(huì)管的發(fā)展，必須堅(jiān)持其應(yīng)用定位，并隨著相關(guān)技術(shù)和產(chǎn)品的發(fā)展而發(fā)展。

作者：張弩 單位：北京真視通科技股份有限公司