多媒體會議管理軟件發(fā)展趨勢

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【摘要】一套高效、易用的多媒體會議的技術支撐管理軟件，可以極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率，提升會議的使用體驗和客戶的信息化管理水平。和多媒體會議系統(tǒng)一樣，會議管理軟件（簡稱會管）也是與時俱進，不斷發(fā)展的，作者基于多年的會管業(yè)務實踐，總結出會管軟件在會議管控的統(tǒng)一化，使用對象的全員化，會議空間的智能化，企業(yè)應用的融合化，會議場景的移動化的發(fā)展趨勢。

【關鍵字】多媒體會議；會議管理軟件；發(fā)展趨勢

1引言

以音頻、視頻和數(shù)據為信息載體的多媒體會議，是人類社會溝通協(xié)作，提高工作效率的一種重要方式。隨著科學技術的發(fā)展，尤其是信息技術和多媒體技術的突飛猛進，多媒體會議的技術支撐系統(tǒng)已經越來越復雜，與此同時，新技術催生新需求，個性化的會議需求也層出不窮，因此，會議管理的復雜度和難度也日益增加。在此背景下，一套高效、易用的會議管理軟件，可以極大地減少管理員的工作量，降低誤操作概率，提升會議的使用體驗和客戶的信息化管理水平。在展開論述之前，有必要先給出多媒體會議管理軟件（下文亦可簡稱為會管）的定義：會管是一個軟件管理平臺，以對會議的全流程管理和全方位控制為核心，整合與會議相關的其它應用系統(tǒng)，確保會議的順暢和高效，并提升會議的使用體驗。和多媒體會議系統(tǒng)一樣，會議管理軟件也是與時俱進，不斷發(fā)展的。

2發(fā)展趨勢

2.1會議管控的統(tǒng)一化

會管的統(tǒng)一化趨勢主要體現(xiàn)在四個方面：1）會議相關子系統(tǒng)的統(tǒng)一管控一個多媒體會議的順利召開，其實是多個子系統(tǒng)相互協(xié)作的結果，比如視頻會議系統(tǒng)，中控系統(tǒng)，錄播系統(tǒng)等，這就要求會管對這些子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管控，以確保管理員只需面對一個管理界面，即可對會議進行便捷、高效的操作。此時會管的核心價值在于整合，基于對會議業(yè)務邏輯的深刻理解和豐富的項目實踐經驗，將這些子系統(tǒng)的頻繁使用的功能提煉出來，有序地、模塊化地展現(xiàn)在會管界面上。由此亦可看出，會管是位于各子系統(tǒng)自帶管理軟件之上的一個統(tǒng)一管理平臺。其定位如圖1所示。2）多種類型會議的統(tǒng)一管控現(xiàn)代會議的類型多種多樣，包括視頻會議，本地會議，電話會議和數(shù)據協(xié)作會議等，當客戶存在多種會議類型時，就有召開融合會議的需求，這就要求會管可以對融合會議進行統(tǒng)一的管控。此時會管的設計要點在于：在深入理解不同類型會議底層業(yè)務邏輯的基礎上，實現(xiàn)主體會議的調度和輔助會議的接入，并確保相關信息的同步與共享。3）混合品牌視頻會議的統(tǒng)一管控專網視頻會議是一種常見的會議類型，不同廠商有其自帶的管理軟件，操作方法甚至術語都不盡相同，而多個品牌并存的視頻會議系統(tǒng)并不鮮見，因此，需要會管對多品牌系統(tǒng)進行統(tǒng)一的管控，其價值體現(xiàn)在：①會管統(tǒng)一了操作術語和業(yè)務邏輯，屏蔽了多廠商各不相同的設計理念帶來的復雜性。②會管提供了單一的管理界面，管理員無需面對不同廠商自帶的管理軟件。③會管設計了面向用戶的基于應用場景的會議模式，管理員可以根據會議的實際情況，選擇相應的會議模式，使得管理操作更加便捷、精準。4）異構視頻會議的統(tǒng)一管控無論是傳統(tǒng)的專網視頻會議，還是近幾年穩(wěn)步增長的云視頻會議，都有各自的優(yōu)勢和適用場景，二者長期并存、混合使用是不少客戶的剛性需求，這就要求會管對這種異構視頻會議進行平滑對接，統(tǒng)一管控。專網會議嚴謹規(guī)范，云視頻會議自主靈活，必須依靠會管完成二者的無縫銜接，使管理員只需面對不同的會場，而不必關心會場是專是云。

2.2使用對象的全員化

早期的會議管理軟件，是面向會議管理員的，幫助他完成會議的創(chuàng)建和控制。然而，在強調應用體驗的今天，會議不但要開得起來，更要用得舒心，要提升所有會議干系人的使用體驗，這里所說的會議干系人，主要包括會議管理員，會議召集人，與會人（包括參會的會場和人員），會議服務人員等。這就要求會管深入分析在會議流程里，這些干系人的不同需求，并在功能設計上予以滿足。一般來說，會議管理員看重會控功能的強大和快捷；會議召集人關心會議的預約和通知是否直觀、簡便；會議服務人員則應能提供及時、準確的會議服務。與會人是會議干系人中人數(shù)最多的群體，理應成為提升會議使用體驗的重要目標人群。對于與會人，會管應能提供靈活、方便的入會方式，簽到手段和反饋途徑等。會管在與會人入會方式的設計上，一般應涵蓋的場景如圖2所示：總之，會管的使用對象已經從會議管理員拓展到所有的會議干系人了。

2.3會議空間的智能化

此文的會議空間指的是可以召開會議的場所及其技術支撐系統(tǒng)，包括會議室，報告廳，多功能廳，禮堂，以及近年來比較流行的huddleroom等，當然，這其中最常見的還是會議室，以下就以會議室的智能化加以論述。早期的會議管理軟件，更偏重于對視頻會議的管控，隨著相關技術的發(fā)展，會管在會議室的管控方面亦大有可為，由會管驅動的會議室智能化解決方案主要包括如下內容：1）會前階段會管可以圖形化地展示所有會議室在任意時段的占用/空閑狀態(tài)，并提供預約入口。會管里的會議預約信息可以推送至信息屏，這些屏一般安裝在會議室門口，樓層的電梯口或大堂，展示會議室當天的會議安排和當前的占用/空閑狀態(tài)，便于與會人的有序參會，也確保進行中的會議不被打擾。信息屏也能實現(xiàn)掃碼簽到和一鍵預約會議室的功能。會管也可以和人臉識別系統(tǒng)或門禁系統(tǒng)對接，進行會議簽到。2）啟會階段通過會管的預約設置，當會議開始時間到達時，可以實現(xiàn)對會議室的自動操作，比如，打開會議室的系統(tǒng)電源，開啟投影機，調用預設的中控模式等。3）會中階段會議期間，會管可以在一個界面上管控所有會議室的會議相關設備，實現(xiàn)了遠程集中管控。會管可以為會議室配備觸手可及的管理面板（也可稱之為會議伴侶，是一種平板觸控設備，受會管的控制，是會管功能的延伸），可以一鍵呼叫會議服務，一鍵報修，亦可呼叫會場或加入視頻會議，并進行常用的會控操作。管理面板支持語音識別。4）會后階段會管可以集成智能感知設備，當會議室里無人達到一定時間后，自動釋放會議室資源，提高了會議室的利用率。總之，隨著AI技術和產品的發(fā)展，會管必將和更多的智能化設備進行整合，不斷提升會議室的使用體驗。由此可見，實現(xiàn)會議空間的智能化，也是會管的重要設計目標之一。推而廣之，基于會管的后臺驅動，會議空間/會議室的功能可以靈活組合，按需配置，這種全新的理念可以稱之為軟件定義的會議空間/會議室，即SDCS或SDCR（softwaredefinedconferencespace或softwaredefinedconferenceroom）。

2.4企業(yè)應用的融合化

會議系統(tǒng)在企業(yè)的信息化建設中并非孤島，而是企業(yè)整體業(yè)務流程的一個組成部分，也是IT產生效益的典范，因此，會議系統(tǒng)不可避免地要與其它應用系統(tǒng)進行交互協(xié)作，進而實現(xiàn)業(yè)務的無縫融合，這就要求會管預留并開放API，支持與第三方系統(tǒng)的接口開發(fā)。會管應設計常用的接口模型，以適應較為普遍的業(yè)務融合需求，比如，會管與OA系統(tǒng)，通常會有單點登錄（SSO）和會議預約/通知等融合需求。從功能定位來看，會管理應成為企業(yè)會議業(yè)務與辦公系統(tǒng)之間的橋梁和紐帶。

2.5應用場景的移動化

會議管理軟件通常是B/S架構，基于PC瀏覽器操作，隨著移動互聯(lián)網技術和產品的發(fā)展，基于移動端（主要是手機和平板）的會管應用需求也逐步顯現(xiàn)，這就要求會管支持移動化應用，通常有如下應用方式：1）手機版會管考慮到手機尺寸、性能等的限制，其功能主要適用于移動場景，比如會議預約、通知、查詢和簽到，以及常用的會控功能。2）嵌入第三方移動平臺如果客戶有自己的移動辦公平臺，比如企業(yè)微信，釘釘?shù)?，會管應支持嵌入其中，成為平臺的功能模塊之一，通常采用HTML5嵌入的方式。3）軟終端的集成手機版會管還應支持集成視頻會議軟件終端（比如寶利通的RPM，華為的TEmobile），集成后的APP，不但具有會管的功能，還具備音視頻通信的能力。4）社交化集成隨著社交軟件的普及，會管也應利用其便，比如，會管應能通過微信分享會議邀請，接收人在微信里點擊邀請后，可以啟動會管微信小程序，并進行后續(xù)的入會、簽到等便捷操作。5）平板觸控版會管考慮到平板的特點，平板觸控版會管主要定位于快速組會，入會，控會，呼叫會議服務等功能，也可以基于客戶的組織架構或通信錄快速呼叫和組會。

2.6業(yè)務邏輯的流程化

現(xiàn)代會議具有非常顯著的流程化特征，因此，會議管理軟件的設計也必須遵循流程化的原則，一般來講，會管的核心功能模塊應按照會前，會中和會后這三個階段來設計，這也是會議業(yè)務的基本邏輯，三個階段的功能定位如下：①會前，會議的查詢、預約、審批和通知等。②會中，會議控制，會場控制，智能中控和監(jiān)測預警等。③會后，統(tǒng)計圖表和調查反饋等。這三個階段既相對獨立，又相互關聯(lián)，同時，會管在設計上要形成閉環(huán)管理，例如，會后統(tǒng)計中的MCU資源使用率，對于會前的準備工作應具有參考和警示作用。圖3為會管驅動的會議流程示意圖?？傊?，會管的設計必須要覆蓋會議的全生命周期，使處于生命周期各個階段的會議干系人，都能享受到高效和便捷。

2.7功能設計的模塊化

在多年的會管研發(fā)及項目實踐中，我們對大量客戶的會議流程進行了梳理和分析，總結出了會議的相關業(yè)務模塊，并對會管進行了基于流程的模塊化設計，主要分為核心模塊，輔助模塊，增值模塊，移動模塊和接口模塊等。會管實現(xiàn)模塊化，可以增強對具體項目的適應性，便于客戶根據自身的實際情況擇優(yōu)組合。會管模塊化的基礎是會議業(yè)務的流程化和各項功能的標準化，其目標是讓會管成為多媒體會議類集成項目的標配。

2.8解決方案的一體化

早期的會議管理軟件，是一套純粹的面向管理員的軟件工具，隨著會議管理工作的日益復雜，僅靠軟件開始變得難以勝任，因此，會管需要借助由其衍生的硬件輔助設備，來更好地完成管理工作，即以軟件為核心，輔以配套設備，構建一套完整的軟硬一體的會議管理解決方案。比如，置于會議室門口的會議信息屏，與會管實時同步，幫助用戶高效、方便、準確地使用會議室，還可以采集人臉信息，實現(xiàn)人臉識別簽到。又比如，置于會議室內的受會管控制的管理面板，既可以提供一鍵式的常用會控功能，也能隨時呼叫會議服務。總之，插上了硬件的翅膀，會管可以管得更多，管得更好。

3結語

工欲善其事，必先利其器。在多媒體系統(tǒng)集成項目建設中，選擇一套適用的會議管理軟件，實屬事半功倍的明智之舉。會管已不再僅僅是錦上添花，而是會議系統(tǒng)中必不可少的控制中樞，可以助力客戶信息化管理水平的飛速提升。會管的使命就是要實現(xiàn)人、會議和會議空間三者之間的和諧統(tǒng)一。從上文對會管發(fā)展趨勢的論述中，不難看出有兩條核心主線，首先是以人為本，體驗為王。在現(xiàn)代社會中，不論是專業(yè)的信息化應用系統(tǒng)，還是大眾消費產品，用戶體驗的重要性都與日俱增，不言自明。其次是抓準定位，與時俱進。會管的發(fā)展，必須堅持其應用定位，并隨著相關技術和產品的發(fā)展而發(fā)展。

作者：張弩 單位：北京真視通科技股份有限公司