電子文檔風險管理論文

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1電子文檔的風險種類劃分

根據(jù)電子文檔的生命周期劃分，可以將電子文檔的風險劃分為產(chǎn)生階段的風險、使用階段的風險和保管階段的風險。電子文檔在產(chǎn)生階段的風險，主要體現(xiàn)在電子文檔形成階段，內(nèi)容不全面不客觀，不真實不準確等。在對電子文檔進行保存或者修改時，可能因某些操作方法不當，造成電子文檔格式不準確，從而引發(fā)風險。在電子文檔的使用階段，因電子文檔自身的特性，所以導致可以進行隨意修改，卻難以留下修改的痕跡，或者在電子文檔使用過程中，存在保護不當，被人為復制傳播，造成泄密。在電子文檔的保管階段，保管人員責任性不強，或因某些技術(shù)漏洞等，會給這一階段的電子文檔帶來安全隱患。

2電子文檔風險管理方面存在的問題

2.1電子文檔缺乏科學管理方法

電子文檔如何有效地進行風險管理，長期以來，并沒有統(tǒng)一的科學管理方法，仍然采用紙質(zhì)文檔的管理方法，這種落后的文檔管理方法，很難有效地運用在電子文檔的管理過程中。對電子文檔的管理缺乏系統(tǒng)的科學論證，缺乏科學的管理手段，都容易給電子文檔帶來風險。另外在電子文檔的管理過程中，對于其安全管理工作存在很嚴重的偏差。在電子文檔的管理人員看來，為了確保電子文檔的絕對安全，可以采用任何極端措施，但其實電子文檔的安全是相對的，風險是絕對的，這種次序顛倒的認知，使得實踐中的方法很難有效地運用到電子文檔的管理過程中。另外部分電子文檔的管理人員缺乏安全管理意識，對電子文檔的保管依賴于網(wǎng)絡(luò)密碼和計算機密碼等初級技術(shù)等，都可能給電子文檔的保管帶來安全隱患。

2.2電子文檔的管理環(huán)節(jié)不連貫

電子文檔的重要性不僅僅在于它的隱私內(nèi)容、更重要得是，電子文檔其實是企業(yè)的一種隱形資產(chǎn)。在對電子文檔的管理工作中，應(yīng)該將各個環(huán)節(jié)連貫起來，形成對電子文檔的一種系統(tǒng)管理。但現(xiàn)實中，對電子文檔的管理工作存在很大的漏洞。電子文檔的風險評估、風險應(yīng)對、風險監(jiān)控等是一個系統(tǒng)化的管理過程中，缺乏任何一個環(huán)節(jié)，都可能造成電子文檔的風險。但人們往往忽略電子文檔的風險評估環(huán)節(jié)，憑借著經(jīng)驗或者“他山之石”進行粗略地風險評估，一旦確定自身風險后，在風險應(yīng)對方面也存在著很大的漏洞，風險應(yīng)對不徹底不科學，在風險監(jiān)控環(huán)節(jié)中，往往僅僅停留在電子文檔產(chǎn)生和使用階段，對其傳輸階段的監(jiān)控意識和監(jiān)控能力不到位。

3對電子文檔風險管理的思考

風險管理的電子文檔安全管理體系是一個系統(tǒng)化、程序化和文件化的管理體系。具體應(yīng)該處理好以下幾個方面。

3.1提升電子文檔的風險管理意識

物質(zhì)決定意識，意識反作用于物質(zhì)，這是亙古不變的哲理，運用到電子文檔的風險管理中，要求管理人員要樹立電子文檔的風險管理意識，認識到電子文檔其實是存在風險的，沒有絕對安全的電子文檔管理方法，任何方法都是存在漏洞可言的，應(yīng)該只有樹立電子文檔的風險管理意識，才能做好風險預(yù)估、風險分析等，也才能規(guī)避電子文檔可能存在的風險。

3.2構(gòu)建電子文檔的風險管理體系

在電子文檔的風險管理中，要構(gòu)建環(huán)環(huán)相扣的管理體系，從風險的識別入手，依次做好風險分析、風險控制、風險報告。風險識別是風險管理體系的首要環(huán)節(jié)，在風險識別中，要求管理人員對電子文檔可能存在的或者已經(jīng)存在的風險進行有效識別，將風險按照性質(zhì)、產(chǎn)生原因、產(chǎn)生階段等不同進行有效分類，分類的目的是辨明風險的種類，便于管理人員進行原因查找，并推進應(yīng)對辦法。風險分析其實就是預(yù)測風險的影響范圍及大小，在識別完畢風險后，要對風險帶來的危害性進行有效分析，以估計其發(fā)生頻率、影響范圍、影響大小等。風險控制是在管理人員識別風險，并做風險作出一定的分析后，為了防止風險對電子文檔的破壞，需要及時采取一定的措施來保證電子文檔的安全。風險報告是風險管理體系的最后一個環(huán)節(jié)，管理人員需要對風險識別、分析及控制進行總結(jié)，總結(jié)不足之處，將其形成經(jīng)驗，以便充實整個電子文檔的風險管理環(huán)節(jié)。

4結(jié)束語

電子文檔的風險管理體系并不完善，需要根據(jù)電子信息技術(shù)的發(fā)展不斷充實，在實踐中也應(yīng)該不斷構(gòu)建科學的風險管理體系，以應(yīng)該更加復雜的電子文檔風險。

作者：吳曉燕 單位：中共徐州市委黨校辦公室