淺談天然氣管道工程物資采購控制
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摘要：天然氣是我國能源資源的重要組成，為了滿足當下人們對能源越來越高的需求，天然氣管道工程建設規(guī)模及數(shù)量不斷增大。而作為天然氣管道工程企業(yè)為保障天然氣供應的可靠性及穩(wěn)定性，采購相應的物資是非常有必要的。但是就天然氣管道工程的實際物資采購工作而言，其中還存在著一些現(xiàn)實問題影響著物資采購的質(zhì)量。因此，筆者從采購的概念出發(fā)，針對分析采購控制存在的問題，同時也提出幾點加強天然氣管道工程物資采購控制的措施，以期能為保障我國天然氣實現(xiàn)更加穩(wěn)健快速的發(fā)展做出應有貢獻。
關鍵詞：天然氣；管道工程；物資采購；控制
1.采購的概念
采購在概念上有著狹義和廣義之分。廣義采購指的是政府、軍事及教育等進行社會采購行為；而狹義采購指的是企業(yè)為滿足生產(chǎn)而進行的采購行為。天然氣企業(yè)物資采購控制指的就是為滿足天然氣管道工程建設需要而對相關機械設備的租賃及物資的采購等行為實施的有效控制。另外也包含了物資的運輸、監(jiān)督及質(zhì)量保障控制等工作。
2.天然氣管道工程物資采購控制中存在的問題
(1)合同問題在簽訂天然氣管道工程物資采購合同的時候，時常會在合同中出現(xiàn)缺少驗收方法的規(guī)定，尤其是關于鋼材等的檢驗及驗收沒有明確規(guī)定，這就給了供應商漏洞可鉆，比如材料的供應量按照理論重量計算會出現(xiàn)負偏差，按照重量計算，又會出現(xiàn)正偏差。天然氣工程物資采購合同應由采購部及項目部共同編制及簽署，但是現(xiàn)實中采購部在合同中掌握主要權(quán)力，從而也就增大了吃回扣發(fā)生的幾率。另外，因為對合同審查不到位，在材料部門起草完成后就馬上簽訂了，事后再發(fā)現(xiàn)遺漏，就會給項目部帶來不利影響。若采購人員沒有詳細了解物資明細，在采購中易發(fā)生偏差情況，進而給天然氣企業(yè)帶來不必要的損失。(2)管理問題在很多天然氣工程中，有些主要材料是施工方提供的，有些是項目總部提供的，剩下的是安排采購部門進行采購。大宗物資采購工作中，必須應用招標采購的形式，數(shù)量大小必須在合同中簽明。然而很多時候?qū)σ恍┑椭狄缀牡漠a(chǎn)品都不做明確的要求，也不安排專人對其進行管理，這就極易增大采購漏洞及項目部發(fā)生損失的幾率。另外，在施工方進行低值易耗產(chǎn)品采購的過程中也易發(fā)生下面幾點問題：施工方需要這些材料的時候，會直接到項目部讓相關管理人員安排調(diào)配。再加上計算這些材料的真實使用量比較困難，所以用完后的回收率很低。而且為了不給施工造成不利影響和減少糾紛，通常都是要多少就給調(diào)配多少。同時，采購部門完成物資采購后就會直接按訂單發(fā)貨，這增大了核實庫存及調(diào)配數(shù)量的難度。由于不能準確的計算出具體的數(shù)量，所以施工方實際使用數(shù)量也不得而知，這必然會形成不必要的物資損耗，影響天然氣工程最終的經(jīng)濟效益。
3.天然氣工程物資采購控制措施
(1)合同評審①先是要明確項目建設的物資計劃需求量作為合同基礎，再由物資部結(jié)合計劃用量制定科學合理的物資采購規(guī)劃，為合同編制提供準確的依據(jù)。在確保工程質(zhì)量的前提下，先把現(xiàn)有庫存用掉，再看看其他相似工程有無剩余，結(jié)合現(xiàn)有庫存及剩余情況來計算出具體的物資需求量，再進行采購。②完善采購合同，先開展招標采購，再對比分析價格，最后進行具體的合作談判，確定各項條件都達到標準要求后，再依據(jù)規(guī)范流程及程序?qū)嵤┚唧w的采購工作。否則，應比價采購。比價時，至少有三家供應商參加。通過對材料的質(zhì)量、價格、服務等方面的綜合比較，確定各方面都能滿足要求的供應商。不符合上述條件的，采用商務談判方式采購。③按照有關規(guī)定，不同單位需要按照各自權(quán)限采購專用材料，并提前上報，以便預留足夠的采購時間。按程序上報后，嚴格按主管部門批復執(zhí)行。④對供應商的資質(zhì)進行評審，嚴格審核其全部證書、許可證及資質(zhì)等，并留下相應的復印件，再明確其有沒有最終供應物資的資格。
(2)計劃管理自行購買資金時，應以購買計劃為主要依據(jù)，未經(jīng)批準不得進行業(yè)務處理。先是對物資實際的需求量加以精確計算，繪制計劃表格，這個過程中要注意明確材料的具體使用情況和材料的到達時間及地點，完成所有資料準備后上交物資部門報備。其次，物資部門應結(jié)合采購申請及進度計劃表來制定詳細物資需求計劃，并確保計劃和需求保持統(tǒng)一，以便后期檢查、審核。如若有特殊材料要求的，必須標明到申請表里。若沒有特殊要求，也要標明所用材料的具體使用情況，以便于日后核查。同時也要把計劃使用的材料名稱、庫存、調(diào)撥、市場價格及采購方式等信息標注到申請表里。再應用比價、議價及招標等方式進行具體采購。若需自行資金進行購買的情況下，應以購買計劃為主要依據(jù)，未經(jīng)批準不得進行業(yè)務處理。特殊情況下，事后補辦手續(xù)。
(3)投標管理①物資部結(jié)合工程的真實需求情況到招標組填寫招標采購業(yè)務申請表，招標組整理匯總好資料后上報領導層審核批準；組建專業(yè)的工作小組實施招標管理工作。再由工作小組編寫并相應的采購招標文件，對所有潛在投標人進行評審，評審通過后并接受采購招標文件。招標文件；公開開標和評標；確定中標人后，通知中標人并簽訂合同。②工作小組嚴格落實開標及評標工作。開標時間必須要和招標文件中注明的投標文件截止時間保持一致。開標地點為招標文件規(guī)定的地點，不能隨便更改。開標必須遵循公開、公正、公平的原則。開標時，首先檢查投標文件的密封性，確定密封嚴密后再拆開宣讀其具體的內(nèi)容。工作小組嚴格落實評標工作，且評標人員應是奇數(shù)，不得少于5人。投標文件應按招標文件的要求進行比較和評審。如果對招標文件有任何疑問，投標人必須給出明確答復及澄清，且要注意澄清不可改變文件的本質(zhì)。工作小組要設置專人記錄和整理開標及評標的全過程資料。領導小組參考評標結(jié)果來投標人實施審批。中標人優(yōu)先選取投標中沒有發(fā)生不良行為，且投標詢價符合要求的投標人；若投標詢價不達標或者存在不良行為的，則換別的投標人進行詢價。工作小組依據(jù)領導小組的最終審批意見，公布中標人。
(4)積極應用集中采購并充分發(fā)揮其優(yōu)勢在新的經(jīng)濟形勢及背景下，集中采購方式表現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢。因此，為了增強天然氣企業(yè)物資采購管理的工作效率及質(zhì)量，應積極應用集中采購方式，并制定措施使其優(yōu)勢得以全面發(fā)揮。應用集中采購方式可以有效收集相關市場信息及資源數(shù)據(jù)。因此，天然氣企業(yè)在開展物資采購工作的時候，首先要集中和統(tǒng)一供應商，減少或禁止單一部門自行采購行為，促使天然氣物資供應市場形成統(tǒng)一整體。同時，在天然氣企業(yè)內(nèi)部不可以分離物資采購，而是要經(jīng)專家研究把物資采購集中、統(tǒng)一起來，不斷擴大和發(fā)揮集中物資采購的優(yōu)勢。但要特別注意這一過程中不可過于追求規(guī)模效益，防止出現(xiàn)企業(yè)正常運營的需求不能得到保障的情況發(fā)生。結(jié)合企業(yè)實際情況確定采購規(guī)模，從而更好的吸引和管理供應商。這就要求天然氣企業(yè)要合理安排實施招投標工作，引導供應商積極參與投標，合理制定采購規(guī)模計劃及招投標開始時間。若有供應商通過審核中標了，應充分調(diào)查其自身在運營過程中的技術(shù)實力和資源狀況，并依據(jù)市場的實際情況確定合理的材料采購價格，確保采購資金利用的科學性及合理性。天然氣公司通過制定合理采購規(guī)模及材料價格，可以有效減少自身運營過程中材料采購成本投入。另外，也有必要加大各種方式的應用力度，加強宣傳，促進對行業(yè)業(yè)務流程中龍頭公司的了解和掌控，提高集中采購優(yōu)勢的發(fā)揮。
(5)樹立戰(zhàn)略采購管理理念樹立合理的戰(zhàn)略采購管理理念能夠引導天然氣企業(yè)有效增強自身物資采購管理的工作效率及質(zhì)量。因此，天然氣企業(yè)要從全局出發(fā)，樹立合理的戰(zhàn)略采購管理理念，促使相關工作人員了解和學習國際上先進的物資采購管理理念，提高自身物資采購管理的工作水平。比如，目前基于JIT理論的供應鏈采購模式作為一種新型的采購模式應用到很多行業(yè)中，有效的提高了物資采購工作的效率及質(zhì)量，同樣對天然氣企業(yè)進行物資采購也具有重要的指導意義。因此，為了促使天然氣企業(yè)物資采購管理的工作水平提高，可以積極探索JIT采購模式應用的策略，以使得企業(yè)物資采購工作和JIT采購模式實現(xiàn)有機融合，有效降低天然氣企業(yè)的物資采購成本，增強天然氣企業(yè)的市場競爭力。這就要求天然氣企業(yè)物資采購管理人員既要和供應商開展有效的談判，還要充分運用準時制。結(jié)合經(jīng)濟訂貨批量理論和準時制管理理論，全面更新天然氣企業(yè)經(jīng)營中的物資采購理論，使之與時展相適應。
4.結(jié)論
綜上可知，物資采購的有效控制及管理是保障天然氣管道工程順利開展的重要保障，直接關系著最終天然氣管道工程的質(zhì)量。因此，天然氣企業(yè)必須要從計劃、合同及招投標等各方面加大物資采購控制力度，并積極學習和應用先進的物資采購管理理念，提高自身的物資采購控制工作水平，進而在保障天然氣管道工程高效優(yōu)質(zhì)建設的同時，促使我國天然氣事業(yè)實現(xiàn)長久健康的發(fā)展。
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作者：尚振生 單位：萊蕪中石油昆侖燃氣有限公司