科研檔案管理的問題與對(duì)策
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摘要:地方高校科研工作具有鮮明的區(qū)域特征，所形成的科研檔案資源也具有相應(yīng)的地方特色。為更好地開發(fā)地方高校的科研檔案資源，針對(duì)地方高?？蒲袡n案管理中存在的問題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策與方法，以達(dá)到規(guī)范科研檔案管理、提升檔案資源開發(fā)應(yīng)用的目的。
關(guān)鍵詞:科研檔案;地方高校，管理;對(duì)策
一、地方高校科研檔案管理中存在的問題
一些地方高校因高層次人才缺乏、思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強(qiáng)等原因，對(duì)科研檔案資源價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，直接導(dǎo)致科研檔案有效開發(fā)利用相對(duì)滯后。一是科研檔案管理制度不夠細(xì)化，還未建立科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)和制度，特別是學(xué)校下設(shè)的二級(jí)學(xué)院，還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，在檔案歸檔、檔案缺失、卷宗混亂等方面存在不規(guī)范現(xiàn)象?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收、成果鑒定與科研資料歸檔并沒有實(shí)現(xiàn)完全同步，科研檔案工作比較滯后。二是科研檔案的信息化程度不高，相當(dāng)多的科研信息檔案還處于手工輸寫模式，目前市場上還未有與之相結(jié)合的科研檔案軟件，而且只在職稱評(píng)審、項(xiàng)目審計(jì)等方面使用科研檔案，使用率非常低。三是科研檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平有待提高。很多科研檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，歸檔操作不夠規(guī)范，科研檔案信息開發(fā)和資源數(shù)字化建設(shè)能力有待加強(qiáng)，必須建立一支穩(wěn)定的高水平科研檔案管理隊(duì)伍。
二、提升地方高?？蒲袡n案管理的對(duì)策
1.建立規(guī)范有序的檔案歸檔管理制度
要實(shí)現(xiàn)科研檔案的科學(xué)管理，必須建立一整套科學(xué)有序的檔案管理制度。地方性高等院校要將科研檔案集中劃入到學(xué)校檔案管理的制度范圍內(nèi)，出臺(tái)相關(guān)的科研管理文件和規(guī)章制度，確保檔案管理與科研活動(dòng)相吻合。強(qiáng)化科研檔案管理的主體責(zé)任，明確科研活動(dòng)的負(fù)責(zé)人為檔案管理的第一責(zé)任人，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠參與科研活動(dòng)的全過程，對(duì)科研檔案的形成和歸檔進(jìn)行全方位的管理，在科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，減少科研檔案的流失，減少檔案管理人員督促歸檔的工作量，集中精力做好科研檔案的歸檔管理工作。明確職能部門、二級(jí)學(xué)院以及在職教師在科研活動(dòng)中的責(zé)任和義務(wù)，高校的科研處、計(jì)財(cái)處、人事處以及科研活動(dòng)人員需要互相配合，確?？蒲袡n案管理工作能夠順利開展。建立健全科研檔案保管和使用管理制度，明確科研檔案的政策法規(guī)及科研檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各種保密等級(jí)的檔案使用流程做出詳細(xì)標(biāo)識(shí)，避免科研檔案的流失和失密泄密等事件發(fā)生，使地方高校科研檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路［3］。
2.加強(qiáng)地方高?？蒲袡n案數(shù)據(jù)資源建設(shè)
地方高校因大多數(shù)處在非中心城市，人才資源不足，科研創(chuàng)新能力有限，一些高校對(duì)科研檔案資源建設(shè)還不夠重視，因此，加強(qiáng)對(duì)地方高?？蒲袡n案資源建設(shè)十分必要。在科研檔案收集方面，一定要保證科研檔案資源收集的全面和準(zhǔn)確，歸檔部門和工作人員應(yīng)在提供完整的紙質(zhì)文檔的同時(shí)提供完整的電子文檔，這就對(duì)歸檔工作提出了更高要求。在科研檔案歸檔方面，要按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，更加詳細(xì)、科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行分類，保證科研檔案的系統(tǒng)性，方便使用者快速檢索和利用，使科研檔案信息資源能夠隨時(shí)被使用者獨(dú)立獲取并利用，發(fā)揮科研檔案的最大利用價(jià)值。隨著高校智能化、信息化的校園建設(shè)，科研檔案數(shù)字化建設(shè)是信息化校園建設(shè)的有機(jī)組成部分，要加強(qiáng)地方高?？蒲袡n案信息化資源建設(shè)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)各種科研檔案信息進(jìn)行合理分類，開展精準(zhǔn)化管理，制定高?？蒲袡n案管理的信息化操作程序，如科研項(xiàng)目軟件、中期檢查、結(jié)題管理、驗(yàn)收鑒定等數(shù)字化操作規(guī)程;學(xué)術(shù)活動(dòng)中的音視頻數(shù)字化操作規(guī)程［4］。同時(shí)，還要強(qiáng)化數(shù)字檔案的安全意識(shí)，提升地方高?？蒲袡n案信息資源的安全技術(shù)水平。
3.加強(qiáng)地方高?？萍紮n案管理隊(duì)伍建設(shè)
要做好地方高?？蒲袡n案管理工作必須要有一支熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高的科研檔案管理隊(duì)伍。一是要了解熟悉高?？蒲谢顒?dòng)的基本流程，包括申報(bào)立項(xiàng)、中期管理、結(jié)題管理、成果申報(bào)以及轉(zhuǎn)化應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，熟悉其檔案管理流程。同時(shí)，還必須要有責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，勇于和善于做深入細(xì)致的科研檔案歸檔工作。二是檔案管理人員要熟悉計(jì)算機(jī)辦公軟件，熟悉OFFICE、EXCEL等常規(guī)性辦公軟件，也要熟悉PHOTOSHOP等圖形操作軟件，特別是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)在科研檔案保管等方面的應(yīng)用，提高高?？蒲袡n案管理應(yīng)用的現(xiàn)代化水平，提高科研檔案的檢索、查詢的自動(dòng)化水平，使科研檔案資源共建共享。三是了解地方高校科研創(chuàng)新的前沿領(lǐng)域，對(duì)地方高校和科研特色、學(xué)科方向有所了解，科研工作的復(fù)雜性要求從事高?？蒲泄芾淼臋n案人員具有不同的學(xué)科背景，及時(shí)更新學(xué)科知識(shí)領(lǐng)域，才能適應(yīng)變化快的科研檔案管理工作。
三、結(jié)束語
地方高校的科研檔案是學(xué)校獲取相關(guān)科研信息的唯一資源，是高?？萍蓟顒?dòng)最為真實(shí)的記載，它不僅記載了科研成果，也記載著與之相對(duì)應(yīng)的科研活動(dòng)過程，特別是為地方高校開展區(qū)域性研究提供了獨(dú)有的科研信息資源，是借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)、分享特定成果的重要文獻(xiàn)［5］。為充分發(fā)揮地方高?？蒲袡n案在地方經(jīng)濟(jì)文化服務(wù)中的作用，首先要重視科研檔案管理工作，建立起規(guī)范有序的科研檔案管理制度，把好科研檔案的質(zhì)量關(guān)，確保檔案資源的完整性和真實(shí)性。同時(shí)，加強(qiáng)科研檔案的數(shù)字化、信息化資源建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)地方高校科研檔案開展信息挖掘，通過數(shù)據(jù)信息技術(shù)的使用，使地方高校的科研檔案資源能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更好的信息服務(wù)，從而提高地方高校的學(xué)科建設(shè)水平。
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作者：易紅君 單位：安康學(xué)院科研處
