政府檔案管理信息化建設(shè)路徑

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摘要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，我國各行各業(yè)都開始進(jìn)行信息化建設(shè)，并且在提升工作效率、降低工作強(qiáng)度等方面取得了較好的效果。而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理信息化建設(shè)工作中，由于存在管理方式落后、硬件設(shè)施建設(shè)水平有限等問題，導(dǎo)致現(xiàn)階段我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化水平還比較有限。針對這些問題，本文進(jìn)行了深入的研究，并制定了一些有針對性的解決措施，希望能夠幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府提升自身的檔案管理信息化水平。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；信息化建設(shè)

一、引言

對我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府來說，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展的必要手段。通過進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠增加檔案管理工作的準(zhǔn)確性，而且能夠有效提升工作效率，降低工作強(qiáng)度，因而具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是必須看到，現(xiàn)階段我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府的檔案管理信息化建設(shè)水平還比較有限，因而需要對檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行研究，并制定科學(xué)的解決措施。

二、檔案信息化管理的作用

（一）滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理工作的需求

在經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，檔案的管理工作變得更加復(fù)雜，而且工作量變得越來越大。這種情況不僅導(dǎo)致檔案管理工作變得愈發(fā)復(fù)雜，而且導(dǎo)致檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)要求越來越高。而進(jìn)行信息化建設(shè)，就能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案管理工作納入計算機(jī)信息系統(tǒng)之中，進(jìn)而有效提升檔案給管理工作的效率和質(zhì)量。在這一基礎(chǔ)上，基于信息技術(shù)的檔案管理工作就能夠更加有效的滿足信息化條件下對檔案管理工作的各方面需求。

（二）有利于工作效率的提升

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，采用信息技術(shù)能夠在提升工作效率方面發(fā)揮至關(guān)重要的作用。具體來說，在信息化檔案管理模式下，所有檔案都以電子文件的形式存儲在計算機(jī)中。如果需要查詢和調(diào)取檔案，只需要在計算機(jī)中進(jìn)行操作即可，而不需要逐一翻閱紙質(zhì)檔案。因此，檔案管理人員的工作效率就能夠得到有效的提升。同時，由于所有檔案資料都存儲在計算機(jī)中，因而在查詢和使用過程中發(fā)生錯誤的概率被進(jìn)一步降低，有利于工作效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

（三）降低工作強(qiáng)度

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員需要通過人工形式對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和查詢。在很多時候，查找一份檔案需要在眾多相關(guān)檔案中進(jìn)行搜索和尋找，工作量非常大。同時，紙質(zhì)檔案還存在占用空間大、容易損壞和丟失等問題。然而在信息化管理模式下，由于所有檔案都是存儲在計算機(jī)中的，因而管理人員只需要在計算機(jī)中輸入需要的檔案名稱進(jìn)行搜索即可。同時，電子形式的檔案也不需要進(jìn)行養(yǎng)護(hù)、搬運(yùn)等工作?？梢哉f，信息化模式下的檔案管理工作量得到了大幅度降低。

三、現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）管理方式落后

在現(xiàn)階段，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，存在的最主要問題之一就是管理方式落后導(dǎo)致信息化檔案管理無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。在當(dāng)下，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府進(jìn)行檔案管理工作的過程中還辦照管理紙質(zhì)檔案的方式對電子檔案進(jìn)行管理。在這樣的情況下，一旦需要進(jìn)行檔案檢索，需要履行的手續(xù)就變得非常復(fù)雜，進(jìn)而導(dǎo)致工作效率無法得到有效提升。同時，管理模式的落后，也反映出鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的政府部門對檔案管理工作缺乏足夠的重視。

（二）設(shè)備條件不佳

在當(dāng)下，雖然信息化已經(jīng)成為檔案管理模式的主要發(fā)展趨勢，但我國很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府中由于缺乏必要的硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的水平比較有限。具體來說，在現(xiàn)階段，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府中用于檔案管理的計算機(jī)只能提供打印和查詢服務(wù)，而不能通過檔案管理信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理。同時，檔案管理信息化設(shè)備的不足也導(dǎo)致政府部門中存放有大量的紙質(zhì)檔案，不僅加大了存儲和管理的難度，而且存在一定的安全隱患。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

在當(dāng)下，我國很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)水平方面還存在較大的提升空間，這也是導(dǎo)致檔案管理信息化健身水平不佳的重要原因之一。具體來說，首先，在很多基層政府部門，并沒有專門的檔案管理人員，所有的檔案管理工作都是由其他崗位的工作人員兼職進(jìn)行的，能夠狀況導(dǎo)致檔案管理工作的專業(yè)性缺乏足夠的保障。其次，在現(xiàn)階段，我國一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理人員掌握信息技術(shù)的程度還比較有限，無法高效的利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的程度一直無法得到有效提升。

（四）管理制度有待完善

在當(dāng)下，缺乏完善的檔案管理制度也是導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)水平無法得到有效提升的重要原因之一。具體來說，首先，在當(dāng)下，由于對檔案管理工作的重視程度有限，很多基層的政府部門并未建立系統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作無法得到有效的監(jiān)督和管控。其次，在當(dāng)下，很多基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理制度是以傳統(tǒng)管理模式為基礎(chǔ)設(shè)置的。在檔案管理信息化水平不斷提升的當(dāng)下，這樣的管理制度已經(jīng)無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須進(jìn)行改革與創(chuàng)新。

四、解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)問題的對策

（一）對管理方式進(jìn)行升級

在對檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府需要對自身的管理方式進(jìn)行升級，從而適應(yīng)信息化給檔案管理工作帶來的變化。在具體措施上，首先，政府部門應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理工作程序進(jìn)行進(jìn)一步簡化，以適應(yīng)信息化建設(shè)對檔案管理工作的新要求。其次，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，工作人員應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對檔案管理信息化建設(shè)的方法進(jìn)行深入的研究和創(chuàng)新，從而保障檔案管理信息化建設(shè)的效果。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

針對硬件設(shè)施建設(shè)水平不高的問題，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的政府部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化硬件設(shè)施建設(shè)工作。在具體措施方面，首先，政府部門應(yīng)該在利索能力的情況下投入更多資金，用于購買電腦等設(shè)備，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)水平。其次，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，政府部門應(yīng)該根據(jù)所有檔案管理工作的特點(diǎn)，組織開發(fā)新的檔案管理信息系統(tǒng)。在這一過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員應(yīng)該發(fā)揮自身工作經(jīng)驗(yàn)豐富的長處，為信息系統(tǒng)的開發(fā)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（三）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府首先需要做的就是在崗位設(shè)置方面安排專門的檔案管理人員。而招聘這些檔案管理人員時，需要優(yōu)先錄用那些擁有專業(yè)學(xué)習(xí)背景和工作經(jīng)驗(yàn)的人才。其次，針對現(xiàn)階段檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力有限的問題，政府需要組織檔案管理人員進(jìn)行更加專業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)應(yīng)用水平，從而保障檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（四）進(jìn)一步健全檔案信息化管理制度

為保障檔案管理信息化建設(shè)水平的進(jìn)一步提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府需要進(jìn)一步加強(qiáng)自身的檔案管理制度建設(shè)。在具體措施上，首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府部門應(yīng)該針對檔案管理工作建立專門的監(jiān)督與管理制度，從而將所有檔案管理工作納入有效的監(jiān)督和管控中。其次，在進(jìn)行制度建設(shè)的過程中，政府部門還需要深入研究信息化背景下檔案管理工作的特點(diǎn)，并對檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整。只有做到這一點(diǎn)，才能保障檔案管理信息化水平的進(jìn)一步提升。

五、結(jié)論

綜上所述，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，我國很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府還存在一些需要解決的問題。針對這些問題，本文制定了對管理方式進(jìn)行升級、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)、加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作以及進(jìn)一步健全檔案信息化管理制度等有針對性的解決措施。通過這些措施，希望能夠進(jìn)一步提升我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級政府的檔案管理信息化建設(shè)水平，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。只有如此，檔案管理工作才能在政府部門的行政管理工作中發(fā)揮出更加重要的作用。

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作者：高海英 單位：內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德爾鎮(zhèn)人民政府