前言:想要寫出一篇引人入勝的文章?我們特意為您整理了做好學(xué)校檔案管理的思考范文,希望能給你帶來靈感和參考,敬請閱讀。
【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,學(xué)校檔案管理工作開始邁向數(shù)字化。但新出現(xiàn)的影響工作效率問題也開始顯現(xiàn),如何發(fā)現(xiàn)問題和解決的問題成為搞好工作的關(guān)鍵。本文分析當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在問題,提出有效的解決對策,以期為檔案管理工作探討全新思路。
【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;思路
一、新時(shí)期新形勢下學(xué)校檔案管理的重要性
1.學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的主要見證者。學(xué)校成立之初,檔案記錄就伴隨著產(chǎn)生了,它見證了一個(gè)學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)新和壯大的整體過程,它記載了學(xué)?;镜恼B毮芑顒?dòng),可以管窺到學(xué)校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學(xué)水平等特征。2.學(xué)校檔案是順應(yīng)時(shí)展風(fēng)向標(biāo)。當(dāng)前社會(huì)信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異,在這樣時(shí)代背景下,就要推進(jìn)信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便,與辦學(xué)規(guī)模相輔相成,將更好的滿足新時(shí)代對學(xué)校提出的要求。3.學(xué)校檔案對學(xué)校發(fā)展能提供關(guān)鍵的決策信息。十年樹木百年樹人,良好聲譽(yù)的學(xué)校可持續(xù)發(fā)展離不開正確決策。正確的方針政策離不開數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),所以在學(xué)校面臨發(fā)展機(jī)遇關(guān)鍵期,相關(guān)責(zé)任人通過各類檔案信息進(jìn)行政策調(diào)整??筛鶕?jù)科學(xué)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案信息快速分析判斷,對關(guān)鍵決策提供信息數(shù)據(jù),這對學(xué)校發(fā)展將發(fā)揮重要作用。
二、新時(shí)期新形勢下學(xué)校檔案管理工作存在的問題
從目前掌握的情況看,部分學(xué)校在檔案管理方面存在一些問題,這制約了學(xué)校的發(fā)展。1.學(xué)校檔案管理意識薄弱,方式簡單粗放。檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的主要工作,其中管理水平對于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量有著直接的影響。它是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說:“盡可能謀適合一般人士之習(xí)慣,而又不失完整嚴(yán)密之科學(xué)精神為原則?!盵1]但現(xiàn)在,一部分教職員工對檔案管理工作不屑一顧,認(rèn)為管理工作屬于低端工作,沒必要較真,工作粗放單一,認(rèn)為只要資料保管好,應(yīng)付好檢查即可,對檔案工作對學(xué)校的重要性認(rèn)識不夠。2.管理制度不健全。管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。很多學(xué)校的通病是檔案管理制度不健全,從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開展。很多學(xué)校對檔案管理員缺乏必要培訓(xùn),還是老教職員工帶領(lǐng)新人辦法,部分管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)來,還有兼職負(fù)責(zé)或年齡偏大的老教工擔(dān)任。有的雖有豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn),但對檔案管理卻是門外漢,只能做些簡單的檔案保存、看護(hù)等基本功能,工作沒有前瞻性和持續(xù)性,嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯(lián)網(wǎng)普及形勢下,信息化技術(shù)在檔案管理工作中逐漸取代了傳統(tǒng)工作方式。當(dāng)然,凡事要有漸進(jìn)過程,傳統(tǒng)理念、資金不足、人才短缺等現(xiàn)實(shí)問題刻不容緩,學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替,逐步淘汰適應(yīng)過程。實(shí)現(xiàn)真正意義信息化建設(shè),就需要配置完善的軟硬件配套設(shè)置,這是建設(shè)檔案信息化建設(shè)的首要標(biāo)準(zhǔn)。另外相關(guān)設(shè)備和軟件價(jià)格昂貴,學(xué)校資金缺乏問題,管理人員信息化水平有待培訓(xùn)。都是制約學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。
三、新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的策略
1.重視學(xué)校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高,技術(shù)先進(jìn)、兼容性和可擴(kuò)展性強(qiáng)的特點(diǎn),能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量,是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢。[2]對于學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)而言,要深刻認(rèn)識到學(xué)校檔案管理工作的重要性,要提倡以高效率、便利性為原則,科學(xué)配置管理任務(wù),提高學(xué)校人力、物力等資源利用率。從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā),逐步使檔案管理信息化達(dá)到最佳狀態(tài),使學(xué)校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)離不開良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為此學(xué)校要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度,配備相關(guān)硬件設(shè)備,同時(shí)還要專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟件檢測,處理不同硬件平臺(tái)和操作系統(tǒng)運(yùn)行,銜接其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換鏈接。在完善基礎(chǔ)設(shè)施中,重要是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理自動(dòng)化和智能化系統(tǒng)建設(shè),這樣,計(jì)算機(jī)在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)運(yùn)作下自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn),既優(yōu)化環(huán)境又降低人為錯(cuò)誤操作和風(fēng)險(xiǎn),還能減輕管理人員工作量,提高工作效率。促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。3.構(gòu)建信息化檔案管理規(guī)范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)展的新趨勢,檔案信息作為原生資源,其重要性正逐步凸顯。但要規(guī)范化制度化,具體應(yīng)包括:(1)檔案整理與規(guī)類。定期為紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。(2)建立目錄庫。將紙質(zhì)檔案建立綱目,分類劃分錄入系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)把包括建目時(shí)間、存放柜號、文件號、頁數(shù)、存放類型、保存期限等。(3)數(shù)據(jù)備份。防止系統(tǒng)出現(xiàn)斷電、或操作失誤導(dǎo)致故障致使數(shù)據(jù)丟失,而將全部或局部數(shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機(jī)硬盤或列陣復(fù)制到其他存儲(chǔ)介質(zhì)。(4)數(shù)據(jù)校驗(yàn)。逐條檢查每個(gè)案卷目錄下掃描文件,是否打開正常,頁數(shù)、目錄和掃描文件是否一致等。這樣,規(guī)范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效,使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規(guī)可依,有據(jù)可查,實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)質(zhì)的飛躍。
參考文獻(xiàn):
[1]張立云.學(xué)校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經(jīng)營管理者,2015,(31):332.
[2]劉國芝,沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,(16):106
作者:吳云 單位:赤峰市翁牛特旗烏丹一中