做好學(xué)校檔案管理的思考

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【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，學(xué)校檔案管理工作開(kāi)始邁向數(shù)字化。但新出現(xiàn)的影響工作效率問(wèn)題也開(kāi)始顯現(xiàn)，如何發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決的問(wèn)題成為搞好工作的關(guān)鍵。本文分析當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在問(wèn)題，提出有效的解決對(duì)策，以期為檔案管理工作探討全新思路。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；思路

一、新時(shí)期新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理的重要性

1.學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的主要見(jiàn)證者。學(xué)校成立之初，檔案記錄就伴隨著產(chǎn)生了，它見(jiàn)證了一個(gè)學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)新和壯大的整體過(guò)程，它記載了學(xué)校基本的正常職能活動(dòng)，可以管窺到學(xué)校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學(xué)水平等特征。2.學(xué)校檔案是順應(yīng)時(shí)展風(fēng)向標(biāo)。當(dāng)前社會(huì)信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，在這樣時(shí)代背景下，就要推進(jìn)信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便，與辦學(xué)規(guī)模相輔相成，將更好的滿足新時(shí)代對(duì)學(xué)校提出的要求。3.學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展能提供關(guān)鍵的決策信息。十年樹(shù)木百年樹(shù)人，良好聲譽(yù)的學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展離不開(kāi)正確決策。正確的方針政策離不開(kāi)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，所以在學(xué)校面臨發(fā)展機(jī)遇關(guān)鍵期，相關(guān)責(zé)任人通過(guò)各類(lèi)檔案信息進(jìn)行政策調(diào)整?？筛鶕?jù)科學(xué)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案信息快速分析判斷，對(duì)關(guān)鍵決策提供信息數(shù)據(jù)，這對(duì)學(xué)校發(fā)展將發(fā)揮重要作用。

二、新時(shí)期新形勢(shì)下學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題

從目前掌握的情況看，部分學(xué)校在檔案管理方面存在一些問(wèn)題，這制約了學(xué)校的發(fā)展。1.學(xué)校檔案管理意識(shí)薄弱，方式簡(jiǎn)單粗放。檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的主要工作，其中管理水平對(duì)于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量有著直接的影響。它是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說(shuō)：“盡可能謀適合一般人士之習(xí)慣，而又不失完整嚴(yán)密之科學(xué)精神為原則。”[1]但現(xiàn)在，一部分教職員工對(duì)檔案管理工作不屑一顧，認(rèn)為管理工作屬于低端工作，沒(méi)必要較真，工作粗放單一，認(rèn)為只要資料保管好，應(yīng)付好檢查即可，對(duì)檔案工作對(duì)學(xué)校的重要性認(rèn)識(shí)不夠。2.管理制度不健全。管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。很多學(xué)校的通病是檔案管理制度不健全，從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開(kāi)展。很多學(xué)校對(duì)檔案管理員缺乏必要培訓(xùn)，還是老教職員工帶領(lǐng)新人辦法，部分管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)來(lái)，還有兼職負(fù)責(zé)或年齡偏大的老教工擔(dān)任。有的雖有豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)檔案管理卻是門(mén)外漢，只能做些簡(jiǎn)單的檔案保存、看護(hù)等基本功能，工作沒(méi)有前瞻性和持續(xù)性，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯(lián)網(wǎng)普及形勢(shì)下，信息化技術(shù)在檔案管理工作中逐漸取代了傳統(tǒng)工作方式。當(dāng)然，凡事要有漸進(jìn)過(guò)程，傳統(tǒng)理念、資金不足、人才短缺等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題刻不容緩，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替，逐步淘汰適應(yīng)過(guò)程。實(shí)現(xiàn)真正意義信息化建設(shè)，就需要配置完善的軟硬件配套設(shè)置，這是建設(shè)檔案信息化建設(shè)的首要標(biāo)準(zhǔn)。另外相關(guān)設(shè)備和軟件價(jià)格昂貴，學(xué)校資金缺乏問(wèn)題，管理人員信息化水平有待培訓(xùn)。都是制約學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。

三、新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的策略

1.重視學(xué)校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術(shù)先進(jìn)、兼容性和可擴(kuò)展性強(qiáng)的特點(diǎn)，能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來(lái)檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢(shì)。[2]對(duì)于學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)而言，要深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性為原則，科學(xué)配置管理任務(wù)，提高學(xué)校人力、物力等資源利用率。從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，逐步使檔案管理信息化達(dá)到最佳狀態(tài)，使學(xué)校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為此學(xué)校要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，配備相關(guān)硬件設(shè)備，同時(shí)還要專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟件檢測(cè)，處理不同硬件平臺(tái)和操作系統(tǒng)運(yùn)行，銜接其它數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換鏈接。在完善基礎(chǔ)設(shè)施中，重要是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理自動(dòng)化和智能化系統(tǒng)建設(shè)，這樣，計(jì)算機(jī)在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)運(yùn)作下自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，既優(yōu)化環(huán)境又降低人為錯(cuò)誤操作和風(fēng)險(xiǎn)，還能減輕管理人員工作量，提高工作效率。促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。3.構(gòu)建信息化檔案管理規(guī)范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)展的新趨勢(shì)，檔案信息作為原生資源，其重要性正逐步凸顯。但要規(guī)范化制度化，具體應(yīng)包括：（1）檔案整理與規(guī)類(lèi)。定期為紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類(lèi)、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。（2）建立目錄庫(kù)。將紙質(zhì)檔案建立綱目，分類(lèi)劃分錄入系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)把包括建目時(shí)間、存放柜號(hào)、文件號(hào)、頁(yè)數(shù)、存放類(lèi)型、保存期限等。（3）數(shù)據(jù)備份。防止系統(tǒng)出現(xiàn)斷電、或操作失誤導(dǎo)致故障致使數(shù)據(jù)丟失，而將全部或局部數(shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機(jī)硬盤(pán)或列陣復(fù)制到其他存儲(chǔ)介質(zhì)。（4）數(shù)據(jù)校驗(yàn)。逐條檢查每個(gè)案卷目錄下掃描文件，是否打開(kāi)正常，頁(yè)數(shù)、目錄和掃描文件是否一致等。這樣，規(guī)范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效，使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規(guī)可依，有據(jù)可查，實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

[1]張立云.學(xué)校檔案管理與工作效率的提高探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2015,(31):332.

[2]劉國(guó)芝,沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,(16):106

作者：吳云 單位：赤峰市翁牛特旗烏丹一中