住房公積金檔案規(guī)范化管理思考分析

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住房公積金關(guān)系到每一名在職職工的切身利益，在住房公積金管理工作中形成了大量的檔案資料，其中包括了個(gè)人信息、借貸信息、財(cái)務(wù)管理信息等各種需要受到保護(hù)的檔案信息內(nèi)容。隨著住房公積金工作量的不斷增大，在住房公積金管理工作中檔案管理工作也成為了重要的組成部分，運(yùn)用檔案管理理論與住房公積金檔案管理工作實(shí)踐相結(jié)合，通過(guò)檔案管理規(guī)范化工作的創(chuàng)設(shè)與實(shí)施，能夠大幅提升住房公積金工作的水平與質(zhì)量。因此，在當(dāng)前住房公積金工作越來(lái)越受到重視，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展中起到惠民生作用的情況下，應(yīng)不斷強(qiáng)化和規(guī)范住房公積金檔案管理工作的規(guī)范性，提升住房公積金檔案管理的效率、安全和質(zhì)量。

一、住房公積金業(yè)務(wù)檔案概念及存在問(wèn)題

住房公積金檔案包括初繳存住房公積金至職工退休這一過(guò)程所有的資料信息，擁有設(shè)立、提取、變更、繳存、使用、注銷等功能。隨著住房公積金業(yè)務(wù)范圍的不斷加大，為住房公積金的檔案管理工作造成一定困難：一是檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。在我國(guó)住房公積金管理機(jī)構(gòu)成立時(shí)間較晚，因此很多基礎(chǔ)設(shè)施都處于缺失或在建狀態(tài)，導(dǎo)致用于檔案管理的檔案室條件簡(jiǎn)陋，基本上都不符合檔案存放的標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致住房公積金檔案的遺失、損壞等。二是缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度。由于住房公積金管理在我國(guó)實(shí)施較晚，因此目前還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，導(dǎo)致在日常的檔案管理中無(wú)規(guī)矩可循。雖然有些地方住房公積金管理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身情況制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但由于缺乏參照和宏觀指引，導(dǎo)致這些管理制度無(wú)法做到全面性和系統(tǒng)性。三是缺乏專業(yè)的檔案管理人員。當(dāng)前在各地住房公積金管理中心人員不足的情況下，大多數(shù)的檔案管理人員都是其他崗位人員兼職的或是單位臨時(shí)委派的，一般都不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，僅能做簡(jiǎn)單的日常管理工作，而對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、檔案縮微、數(shù)字化管理等現(xiàn)代管理方法完全不懂或一知半解，使檔案無(wú)法發(fā)揮出最大的作用和價(jià)值。四是檔案管理模式不先進(jìn)。目前我國(guó)住房公積金檔案管理模式?jīng)]有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，因此不同地區(qū)或者不同住房公積金管理中心的管理模式都不盡相同，但由于工作人員數(shù)量的限制導(dǎo)致大多數(shù)住房公積金管理部門都沒(méi)有配置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，一般在檔案室的工作人員只負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作，而對(duì)于檔案的使用、調(diào)動(dòng)等均由其他科室分別負(fù)責(zé)，使得檔案管理工作被分解為多個(gè)部分，因而在實(shí)際工作中很難做到統(tǒng)籌規(guī)劃。除此之外，住房公積金管理部門沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性很大。

二、住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理對(duì)策

住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，為了能夠?qū)崿F(xiàn)管理的規(guī)范化，應(yīng)從住房公積金業(yè)務(wù)工作的實(shí)際出發(fā)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程以及業(yè)務(wù)服務(wù)等進(jìn)行深入調(diào)查研究，在此基礎(chǔ)上，按照國(guó)家檔案管理法律法規(guī)、行政規(guī)章，以及住房公積金業(yè)務(wù)規(guī)范開(kāi)展住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的探索與實(shí)踐。在住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作中，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索與嘗試。

（一）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的工作計(jì)劃研判與制定對(duì)于管理規(guī)范化工作的開(kāi)展而言，應(yīng)從管理的內(nèi)容、業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)查研究，通過(guò)對(duì)實(shí)際情況的精準(zhǔn)掌握，梳理各個(gè)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及流程，結(jié)合檔案管理的工作規(guī)范，為住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化提供有益的工作制度制定參考支持。在此基礎(chǔ)上，制定能夠促進(jìn)和提升住房公積金業(yè)務(wù)的檔案管理規(guī)范化工作計(jì)劃，以工作計(jì)劃促進(jìn)和推動(dòng)相關(guān)工作的開(kāi)展。

（二）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作制度健全與完善住房公積金業(yè)務(wù)工作有其自身的管理規(guī)范與制度，這就要求在住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的基礎(chǔ)階段，將住房公積金業(yè)務(wù)管理制度與檔案管理的制度相融合，使住房公積金業(yè)務(wù)檔案本地化，更好地促進(jìn)和提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)，使各項(xiàng)工作都能夠開(kāi)展有依據(jù)，操作有規(guī)范。

（三）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理崗位設(shè)置與職責(zé)明確對(duì)于住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求設(shè)定相應(yīng)的崗位，同時(shí)對(duì)于每個(gè)崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確。此外，在崗位設(shè)置中應(yīng)根據(jù)住房公積金業(yè)務(wù)部門的實(shí)際情況，將業(yè)務(wù)工作崗位與檔案管理工作崗位相結(jié)合，減少人力資源管理成本，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理效率與質(zhì)量。

（四）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的流程再造與優(yōu)化檔案管理具有程序性，同時(shí)程序的嚴(yán)謹(jǐn)性能夠保證管理的安全、規(guī)范。因此，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的工作流程，通過(guò)工作流程的順暢、嚴(yán)謹(jǐn)，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的效率和安全性。

（五）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督有效開(kāi)展監(jiān)督是有效的管理措施，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化工作中，應(yīng)明確、強(qiáng)化監(jiān)督在管理規(guī)范化中的作用，以監(jiān)督的實(shí)效提升管理規(guī)范化高質(zhì)量運(yùn)行。

（六）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理中的信息安全防范住房公積金業(yè)務(wù)檔案突出的特點(diǎn)是涉及的檔案信息內(nèi)容往往具有隱私性、保密性，這就要求在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化工作中強(qiáng)化對(duì)于檔案信息安全的防范，認(rèn)真研判分析住房公積金業(yè)務(wù)檔案信息安全可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行有效的防范，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案信息安全。

（七）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的信息技術(shù)支持隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中越來(lái)越多地采用信息技術(shù)提升檔案管理的規(guī)范化和實(shí)效性。因此，在住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化工作中也應(yīng)借助電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、人工智能專家?guī)旒夹g(shù)等，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，更好地服務(wù)住房公積金業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

三、住房公積金業(yè)務(wù)檔案工作建議

住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是提升檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)公積金業(yè)務(wù)開(kāi)展的重要工作內(nèi)容之一，通過(guò)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量提升不單能夠?qū)崿F(xiàn)公積金業(yè)務(wù)管理水平與質(zhì)量的提升，同時(shí)也能夠發(fā)揮檔案自身的參考作用和價(jià)值，為住房公積金業(yè)務(wù)更好的開(kāi)展提供有益的決策參考，結(jié)合實(shí)踐，對(duì)于住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作提出以下三個(gè)方面的工作建議：

（一）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)理論學(xué)習(xí)。對(duì)于檔案管理工作而言專業(yè)性強(qiáng)、規(guī)范要求高，特別是對(duì)于以其他業(yè)務(wù)為主的檔案管理而言，往往對(duì)檔案管理理論掌握得不深不透，運(yùn)用在實(shí)踐工作中不夠熟練，這就要求住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作人員不斷加強(qiáng)檔案管理理論的學(xué)習(xí)，以理論促進(jìn)實(shí)踐工作的高質(zhì)量開(kāi)展。

（二）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)與住房公積金業(yè)務(wù)的融合。檔案管理有其自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，同時(shí)住房公積金業(yè)務(wù)也有其自身特點(diǎn)，這就要求在提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理水平與質(zhì)量的過(guò)程中，將兩類業(yè)務(wù)進(jìn)行融合，通過(guò)總結(jié)，發(fā)現(xiàn)兩項(xiàng)業(yè)務(wù)在協(xié)同工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)梳理、解決，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范性和實(shí)效性。

（三）住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)更好地發(fā)揮住房公積金業(yè)務(wù)檔案的參考作用與參考價(jià)值，提升住房公積金業(yè)務(wù)檔案的編研水平與質(zhì)量。在實(shí)現(xiàn)住房公積金業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)不斷提升對(duì)于檔案管理工作的要求，努力從住房公積金業(yè)務(wù)檔案中挖掘、發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案信息，特別是管理業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息等，進(jìn)行檔案編研工作，為住房公積金業(yè)務(wù)高質(zhì)量開(kāi)展提供有益的決策參考。

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作者：魏殿巍 單位：伊春市住房公積金經(jīng)辦中心