行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建

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摘要：本文簡要闡述了行政審批檔案規(guī)范化管理體系內(nèi)涵、特點(diǎn)及構(gòu)建管理體系的必要性，從資源層（檔案信息內(nèi)容）、基礎(chǔ)層（檔案管理制度）、保障層（檔案管理機(jī)制）和戰(zhàn)略層（檔案組織體制）等四個層次和方面提出行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建內(nèi)容，為管理體系構(gòu)建和實(shí)施提供有益探索。

關(guān)鍵詞：行政審批檔案；檔案管理體系；規(guī)范化

概述

近年來，隨著政務(wù)服務(wù)網(wǎng)運(yùn)行的日趨成熟，行政審批事項(xiàng)由傳統(tǒng)的線下審批服務(wù)大廳窗口受理逐漸朝著線下與線上審批服務(wù)受理相結(jié)合。尤其是線上行政審批事項(xiàng)的開展，產(chǎn)生了大量電子審批文件和憑證性紙質(zhì)文件。規(guī)范地將線上行政審批檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，才能實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的真實(shí)、完整。

1行政審批檔案規(guī)范化管理體系內(nèi)涵

行政審批檔案是指由人社局、民政局、市場監(jiān)管局，以及行政審批服務(wù)中心等行政主管部門依法履行行政管理職能活動中形成的、與行政審批事項(xiàng)相關(guān)的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料的統(tǒng)稱。行政審批檔案規(guī)范化管理體系（以下簡稱“管理體系”）則是指擁有行政審批權(quán)限的行政主管部門依據(jù)檔案所反映的行政審批業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)、規(guī)律和要求，利用現(xiàn)代檔案工作框架下所建立起來的一套科學(xué)、系統(tǒng)、完善的管理規(guī)則和秩序。管理體系的構(gòu)建，能夠?yàn)樾姓鞴懿块T線上審批過程中產(chǎn)生的檔案資料以統(tǒng)一專業(yè)系統(tǒng)行政審批檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建設(shè)基于線上統(tǒng)一的專業(yè)檔案資源儲備和交流中心，進(jìn)一步發(fā)揮出行政審批檔案資源在行政審批業(yè)務(wù)工作及其管理中的支撐性作用，有利于專業(yè)系統(tǒng)檔案管理水平的進(jìn)一步提升，也有利于提升行政審批業(yè)務(wù)管理水平。

2行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建的特點(diǎn)

行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建的實(shí)現(xiàn)，既需要檔案管理人員擁有專業(yè)的檔案管理知識和素能，也需要行政管理部門嚴(yán)格履行行政審批權(quán)限，豐富體系中的檔案內(nèi)容，此外，還需要嚴(yán)密的規(guī)章制度作為保障。

2.1管理人員的專業(yè)性

行政審批檔案管理人員作為管理體系的踐行者和制度的具體落實(shí)者，直接接觸到行政審批檔案，因此，管理人員的專業(yè)性是構(gòu)建整個管理體系的前提和基礎(chǔ)。所謂專業(yè)性，就是指行政審批檔案規(guī)范化管理人員擁有檔案管理方面的專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握檔案分類、編目、存儲、查詢、利用等專業(yè)性工作。通過管理體系的運(yùn)用，增強(qiáng)行政審批檔案管理的信息化、科學(xué)化水平，提升行政管理效能。

2.2管理部門的職權(quán)性

行政審批檔案專業(yè)管理部門是構(gòu)建管理體系的責(zé)任主體，由于擁有行政審批權(quán)限的部門較多，職能權(quán)限差異較大，因此，各個行政管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照行政審批檔案管理部門的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在履行行政審批職責(zé)權(quán)限過程中，及時將具有保存價值的行政審批檔案提交至管理體系中，為管理部門的檔案管理提供第一手檔案資料。同時，管理體系需要各個行政管理部門嚴(yán)格履行行政審批職責(zé)，豐富管理體系內(nèi)容。

2.3管理制度的完備性

管理體系的構(gòu)建是實(shí)現(xiàn)自動化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要平臺載體，離不開完備的規(guī)章制度保障，也是管理體系構(gòu)建及作用發(fā)揮的重要基礎(chǔ)。通過行政審批檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范的統(tǒng)一制定和實(shí)施，各個行政審批單位在同一標(biāo)準(zhǔn)和要求下開展行政審批業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和歸檔，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理。

3行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建的必要性

隨著簡政放權(quán)等行政管理體制改革的深入，以及信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，行政審批事項(xiàng)大多實(shí)現(xiàn)了線上辦理，行政審批檔案規(guī)范化管理體系的構(gòu)建是滿足群眾查詢檔案、保障檔案安全和大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需要。

3.1滿足群眾利用的需要

行政審批業(yè)務(wù)檔案是行政管理部門依職權(quán)設(shè)定進(jìn)行行政許可、行政確認(rèn)事項(xiàng)審批的原始記錄，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中不可或缺的重要信息資源，也是保障經(jīng)濟(jì)社會活動正常開展的需要。如營業(yè)執(zhí)照的在線申請和辦理，待相關(guān)部門批準(zhǔn)后才可進(jìn)行營業(yè)，開展相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營活動。通過管理體系的構(gòu)建，群眾可直接登錄管理系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限查詢或下載其行政審批業(yè)務(wù)檔案，滿足其實(shí)際需要。

3.2保障檔案安全的需要

與公民關(guān)系緊密的專業(yè)檔案被納入了《國家基本專業(yè)2020.9下蘭臺內(nèi)外蘭臺縱橫檔案目錄》（第一、二批），行政審批業(yè)務(wù)檔案等涉及民生權(quán)益、公共利益，以及一些有重要存史價值的專業(yè)檔案目錄成為檔案管理的重點(diǎn)，保障此類檔案信息安全也是檔案管理部門需要認(rèn)真思考和解決的問題。隨著辦公OA系統(tǒng)的應(yīng)用，無紙化辦公的推進(jìn)，行政審批檔案也越來越呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化特點(diǎn)，受到黑客、病毒、惡意瀏覽或訪問等非傳統(tǒng)因素威脅，因此，構(gòu)建管理體系有利于對行政審批業(yè)務(wù)檔案的集中、統(tǒng)一管理，確保檔案安全。

3.3檔案資源建設(shè)的需要

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息化時代的來臨，對信息資源獲取的便利性、即時性需求更高。而行政審批檔案管理部門掌握著大量行政審批業(yè)務(wù)檔案信息資源，將寶貴的館藏行政審批業(yè)務(wù)檔案資源通過專業(yè)平臺或者場所供人們隨時隨地查詢。管理體系的構(gòu)建，將行政審批管理部門審批業(yè)務(wù)檔案按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求存儲于專門的管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)行政審批類業(yè)務(wù)檔案資源的整合和信息共享，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源建設(shè)的時展需要。

4行政審批檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建的內(nèi)容

根據(jù)行政審批檔案規(guī)范化管理的實(shí)際需要，管理體系由資源層（檔案信息內(nèi)容）、基礎(chǔ)層（檔案管理制度）、保障層（檔案管理機(jī)制）和戰(zhàn)略層（檔案組織體制）等四個層次和方面構(gòu)成。

4.1管理體系資源層

所謂資源層，是指構(gòu)成整個管理體系的檔案信息資源，即檔案信息內(nèi)容，是管理體系建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，也是管理體系構(gòu)建的首要任務(wù)。根據(jù)行政審批業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，資源層建設(shè)應(yīng)做到：集中統(tǒng)一。行政審批業(yè)務(wù)檔案遵循集中統(tǒng)一管理原則，行政審批服務(wù)中心應(yīng)對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如民政、市場監(jiān)管、林業(yè)等）中行政審批事項(xiàng)進(jìn)行梳理，明確不同行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔范圍、保管期限和管理要求。分級保管。根據(jù)行政審批“市—區(qū)（縣）—街道”三級審批機(jī)制，將各級行政審批部門產(chǎn)生的電子檔案按照管理體系的統(tǒng)一要求，制作電子檔案，并提交管理系統(tǒng)。資源共享。隨著行政審批檔案資源內(nèi)容越來越多，通過技術(shù)手段，構(gòu)建行政審批檔案資源信息共享，滿足用戶信息需求。

4.2管理體系基礎(chǔ)層

管理體系的基礎(chǔ)層是指行政審批檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)行政審批檔案規(guī)范化管理的必要保障。目前管理體系基礎(chǔ)層方面的規(guī)章制度包括：法律法規(guī)。如《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《保密法》《行政許可法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》。部門規(guī)章。如《環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法》《集體侵權(quán)制度改革檔案管理辦法》《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》《婚姻登記檔案管理辦法》。規(guī)范性文件。例如：《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等等。地方性法規(guī)或規(guī)定等。以山西省為例，如：《山西省檔案管理?xiàng)l例》《太原市檔案管理?xiàng)l例》《太原市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理?xiàng)l例》《大同市檔案管理辦法》。從管理體系構(gòu)建來看，管理層中，國家層面的法律法規(guī)、部門規(guī)章內(nèi)容基本齊備，十分完善，目前，需要解決的專業(yè)行政主管部門針對本行政審批權(quán)限內(nèi)的檔案管理規(guī)范性文件，建立健全專業(yè)檔案管理制度、規(guī)范等等。

4.3管理體系保障層

管理體系保障層旨在保障基礎(chǔ)層的各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)，通過建立健全相應(yīng)的保障機(jī)制，確保規(guī)章制度落到實(shí)處。一方面，建立健全獎懲機(jī)制。對嚴(yán)格遵守行政審批業(yè)務(wù)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的單位或個人給予表彰和獎勵，反之則給予相應(yīng)的處罰。另一方面，建立健全考核評估機(jī)制。以行政審批檔案目標(biāo)管理為導(dǎo)向，定期檢測相關(guān)機(jī)構(gòu)及部門檔案工作行為，通過成立考評機(jī)構(gòu)、制定考評規(guī)則、落實(shí)考評機(jī)制等，將考核評估作為獎懲的重要依據(jù)。

4.4管理體系戰(zhàn)略層

所謂戰(zhàn)略層，是指構(gòu)建管理體系長期運(yùn)行的體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)內(nèi)容等等。一方面，應(yīng)設(shè)立行政審批檔案規(guī)范化管理體系執(zhí)行部門，在行政審批服務(wù)中心組建專門檔案管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各方資源，抓好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。另一方面，在條件允許基礎(chǔ)上，建議盡快建立檔案館，隨著行政審批權(quán)限體制改革的推進(jìn)，線上審批成為時展主流，加快行政審批業(yè)務(wù)檔案館建設(shè)，各行政審批單位檔案定期交由檔案集中統(tǒng)一管理。

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作者：劉博 單位：荷澤市行政審批檔案中心工程師