醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)

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摘要：HRP平臺即醫(yī)院資源規(guī)劃平臺，是醫(yī)院引入的基于企業(yè)資源計劃的成功管理思想以及技術(shù)指導(dǎo)，主要在信息技術(shù)基礎(chǔ)上開展工作，以醫(yī)院的資源為管理對象，是醫(yī)院運(yùn)營的目標(biāo)與方向?；诖?，以HRP平臺為依托，進(jìn)行信息化建設(shè)，在HRP平臺中嵌入“合同管理系統(tǒng)”，達(dá)到加強(qiáng)醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的目的，進(jìn)而有效進(jìn)行合同管理，降低合同管理風(fēng)險，避免醫(yī)院的利益受到損失。

關(guān)鍵詞：HRP平臺醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化

一、醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理情況

醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理主要以紙質(zhì)文檔的扭轉(zhuǎn)和保存為基礎(chǔ)。由各部門負(fù)責(zé)草擬合同，會同相關(guān)部門(采購、審計、財務(wù)等)對合同的完備性、合法性、可操作性等進(jìn)行審核，審核無誤的合同再由各級領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)并加蓋合同專用章或公章。至此，合同正式成立生效并進(jìn)入履約環(huán)節(jié)。當(dāng)醫(yī)院需按合同約定履行付款義務(wù)時，由各部門的經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)填寫報銷單并完成簽字付款流程后交財務(wù)部付款。這種醫(yī)院傳統(tǒng)的合同管理模式，存在諸多弊端，比如：1.合同流轉(zhuǎn)的過程中經(jīng)手人員多時間長，無法及時查詢某一份合同所處的狀態(tài)，導(dǎo)致合同簽訂的效率低下；2.無專門的部門對合同進(jìn)行內(nèi)容登記、統(tǒng)一的編號、歸檔，無法提供精細(xì)化的查詢和統(tǒng)；3.在后期合同履行的過程中常會出現(xiàn)因各種原因需變更原合同條款的情況，傳統(tǒng)合同管理由于均采用手工記錄，合同變更不留痕跡，給后期再查詢原始合同留下隱患。

二、基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)

(一)加強(qiáng)合同效期預(yù)警管理

在HRP平臺下，加強(qiáng)合同效期預(yù)警管理，是加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)的關(guān)鍵措施，注重合同效期預(yù)警管理，是內(nèi)部控制信息化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。首先，加強(qiáng)合同效期預(yù)警管理需要將合同的簽訂日期、有效期以及生效日期甚至是保質(zhì)期等關(guān)鍵信息錄入到HRP平臺系統(tǒng)中，設(shè)置預(yù)警信息，保證合同管理者可以在登錄HRP平臺后，就接收到預(yù)警信息，實(shí)現(xiàn)合同的有效管理，做好合同管理的內(nèi)部控制工作，加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)。其次，在授權(quán)管理的情況下，及時采取針對性措施，防止出現(xiàn)合同采購超限等問題，節(jié)省人力、物力資源，保證合同處于有效期內(nèi)，加強(qiáng)對合同效期的預(yù)警管理，保證合同履行效果。

(二)注重基礎(chǔ)功能設(shè)計

注重合同基礎(chǔ)功能設(shè)計，合理建立合同模塊非常重要，因此，在合同履行過程中，注重基礎(chǔ)功能設(shè)計非常關(guān)鍵，直接關(guān)系到合同的履行效果。注重基礎(chǔ)功能設(shè)計需要注意以下兩點(diǎn)，第一，需要對關(guān)鍵信息進(jìn)行錄入、保存，通過審核、變更、續(xù)簽、凍結(jié)等一系列操作進(jìn)行基礎(chǔ)功能設(shè)計，確保在HRP平臺系統(tǒng)下，合同管理基礎(chǔ)功能設(shè)計的合理性與有效性，保證合同功能的發(fā)揮，解決合同管理中存在的問題。第二，需要對合同條款、合同基本信息以及合同費(fèi)用、變更歷史等內(nèi)容進(jìn)行了解，對合同全過程進(jìn)行全面的了解，完善相關(guān)信息，進(jìn)行登記管理，保證合同基礎(chǔ)功能的發(fā)揮。

(三)注重風(fēng)險防范

在HRP平臺，風(fēng)險防范占據(jù)著重要的位置，通過形成風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，可以對合同可能存在的風(fēng)險進(jìn)行梳理，對收支合同、采購合同以及科研合同等進(jìn)行風(fēng)險樹立，可通過審查環(huán)節(jié)，加大防范力度，進(jìn)行重點(diǎn)防范，有效控制合同管理風(fēng)險。除此之外，通過注重風(fēng)險防范，可以對合同的審核過程進(jìn)行了解，并將責(zé)任落實(shí)到個人，通過明確責(zé)任，防范風(fēng)險，達(dá)到有效進(jìn)行合同履行管理的目的，促進(jìn)合同管理工作的順利開展。

(四)合同影印管理以及信息共享

通過信息化建設(shè)，可以為合同影印管理提供技術(shù)支撐，不僅提高了工作效率，還節(jié)省了儲存空間，為合同的集中管理創(chuàng)造了有利的條件。與此同時，在HRP平臺下，可以對合同進(jìn)行影印化管理，將其統(tǒng)一儲存，方便合同管理工作的開展。另一方面，通過信息化建設(shè)、信息共享，可以將信息統(tǒng)一存儲在HRP系統(tǒng)中，在信息共享過程中，對合同進(jìn)行全面的反映，方便合同管理工作的開展。

三、結(jié)束語

綜上所述，開展基于HRP平臺的醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)具有重要的意義與價值，不僅有助于解決合同管理中存在的問題，還可以加強(qiáng)合同預(yù)警管理，有效開展風(fēng)險防范工作，保證合同的有效履行，實(shí)現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的風(fēng)險防控，達(dá)到有效進(jìn)行內(nèi)部控制，降低醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失的目的。

參考文獻(xiàn)：

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作者： 張玥婷 魏菡 黃浩 單位：西南醫(yī)科大學(xué)附屬中醫(yī)醫(yī)院