公路工程合同文件檔案的管理

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一、高速公路工程合同文件檔案管理的缺陷

（一）缺乏專業(yè)素質(zhì)高的合同文件檔案管理人才

高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，要有檔案管理專業(yè)的知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，又要有熟悉公路橋梁建設(shè)的基本知識(shí)，近年來，隨著高速公路工程建設(shè)的不斷開展，業(yè)務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了促使我國高速公路工程合同文件管理的得到有序進(jìn)行，需具備專業(yè)素質(zhì)高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設(shè)中，仍然比較缺乏合同文件專業(yè)檔案管理人才。多數(shù)合同文件檔案管理的人員素質(zhì)不高，缺少較強(qiáng)的工作責(zé)任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導(dǎo)致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數(shù)檔案管理的人員主要是兼職人員，經(jīng)常會(huì)有輪流上崗的情況發(fā)生，是造成整個(gè)項(xiàng)目工程合同文件檔案管理較為不規(guī)范關(guān)鍵，因此，培養(yǎng)合同文件檔案管理的隊(duì)伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。

（二）合同文件檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)

在我國加快高速公路的工程建設(shè)的進(jìn)程中，各承包業(yè)務(wù)的施工單位競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。部分承包單位為贏得整個(gè)工程項(xiàng)目的權(quán)，不惜和業(yè)主簽下不規(guī)范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數(shù)承包商在履行合同期間，往往違規(guī)辦事，根本沒有按照合同文件要求執(zhí)行，甚至在出現(xiàn)利益糾紛時(shí)，完全拋開合同文件內(nèi)容，而是通過關(guān)系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設(shè)工程單位尚未設(shè)置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規(guī)范的操作流程及管理體系，進(jìn)而無法及時(shí)跟蹤與監(jiān)督整個(gè)工程項(xiàng)目的合同文件檔案動(dòng)態(tài)。

（三）不規(guī)范的合同文件檔案

在高速公路的工程施工中，由于各個(gè)參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經(jīng)過甲方業(yè)主認(rèn)同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時(shí)，承包商與業(yè)主雙方?jīng)]有認(rèn)真分析合同文本，或者對(duì)某些條款理解錯(cuò)誤，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠等，致使最終的合同款項(xiàng)和實(shí)際的招投標(biāo)文本中的相關(guān)款項(xiàng)相差甚遠(yuǎn)，最終導(dǎo)致合同無法很好的履行，產(chǎn)生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規(guī)范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時(shí)間要統(tǒng)一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應(yīng)該給予指正和整改后才能接收，針對(duì)上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進(jìn)措施，才能逐步確保規(guī)范高速公路建設(shè)的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個(gè)項(xiàng)目工程的有序進(jìn)行，避免不必要的合同糾紛。

二、加強(qiáng)高速公路工程合同文件檔案的管理措施

（一）強(qiáng)化合同檔案管理的規(guī)范性

高速公路合同文件檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項(xiàng)目管理工作的根本，始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目工程的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，高速公路工程的技術(shù)人員與監(jiān)理人員，需要與檔案管理人員密切聯(lián)系，同時(shí)，管理人員必須及時(shí)跟蹤工程的施工進(jìn)度，確保檔案資料的收集完整及準(zhǔn)確。另外，工程項(xiàng)目的監(jiān)理人員也應(yīng)認(rèn)真檢查合同文件的內(nèi)容是否完整、清晰，書寫有無統(tǒng)一、規(guī)范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應(yīng)的合同文件檔案管理問題的出現(xiàn)。

（二）構(gòu)建完善的合同文件檔案管理制度

在高速公路的工程建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議來明確承包商與業(yè)主之間的權(quán)利與職責(zé)，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設(shè)單位構(gòu)建與完善合同檔案的管理制度，依照國家檔案局頒布的法律和法規(guī)，國家的合同法和建筑法以及招標(biāo)投標(biāo)法等法律政策認(rèn)真擬定合同文件，明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規(guī)定，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，只有不斷完善工程建設(shè)的合同文件檔案，逐步規(guī)范工程建設(shè)的檔案法規(guī)，確保合同檔案的法律性。高速公路的業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、國土單位、環(huán)保單位、水保單位應(yīng)該主動(dòng)提供合同文件作為檔案移交，還應(yīng)明確規(guī)定合同文件的負(fù)責(zé)人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應(yīng)努力做好本職工作，分清單位內(nèi)部各級(jí)別之間的關(guān)系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時(shí)性。合同文件檔案作為工程建設(shè)的重要組成部分，負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)理念，不斷完善工程建設(shè)的合同檔案管理工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設(shè)單位的合法權(quán)益不受損害。

（三）強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)

強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)面，是高速公路工程建設(shè)開展檔案管理工作的根本。提高專業(yè)人才的隊(duì)伍建設(shè)問題，不斷強(qiáng)化檔案管理人才的知識(shí)與技能培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)更多素質(zhì)高、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)人才，可利用在職學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識(shí)水平；可以通過參加國家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)檔案局檔案館的長期、短期培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)知識(shí)，也可以參加一些大學(xué)院校檔案專業(yè)的長期脫產(chǎn)在校學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)逐漸增強(qiáng)他們的職業(yè)道德和轉(zhuǎn)變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術(shù)與檔案管理的能力，積極引進(jìn)大量具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設(shè)的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。

（四）注重合同文件檔案的變更文件管理

高速公路項(xiàng)目工程的具體實(shí)施中，通常會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況，這表示承包商可能有會(huì)要求業(yè)主索賠的行為，已獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)此，為減少該種情況的發(fā)生，在高速公路工程實(shí)踐中應(yīng)對(duì)相關(guān)的變更合同文件進(jìn)行仔細(xì)的登記，并作詳細(xì)記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計(jì)量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進(jìn)度表、更改意見、變更人員會(huì)簽名單等都很重要，另外，負(fù)責(zé)管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時(shí)，不要因?yàn)樗鼈兪亲兏募挥枰灾匾暿占驼?。檔案工作人員要明確的自己的工作權(quán)利與工作職責(zé)，完善構(gòu)建相應(yīng)的變更合同文件檔案管理體系，以便對(duì)合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行及時(shí)跟蹤和動(dòng)態(tài)管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。

三、結(jié)束語

高速公路工程建設(shè)能有效促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展，而工程建設(shè)能否取得良好的效益，關(guān)鍵取決于工程建設(shè)的合同文件檔案管理質(zhì)量。只有加強(qiáng)改善合同文件檔案的管理模式，不斷提高合同文件檔案管理的效率，才能更好地促進(jìn)高速公路的加速建設(shè)。雖然當(dāng)前在高速公路工程的合同文件檔案管理中仍出現(xiàn)較多問題，通過不斷完善檔案工作管理制度有些問題和現(xiàn)象是可以避免的；只要我們檔案管理人員和相關(guān)部門增強(qiáng)管理意識(shí)，檔案管理人員要與各個(gè)單位、各個(gè)部門、及同志多溝通多交流，爭(zhēng)取各方面對(duì)檔案工作的理解和支持，改進(jìn)坐等和坐收合同文件檔案的管理方式，經(jīng)常深入高速公路工地現(xiàn)場(chǎng)收集合同文件，幫助現(xiàn)場(chǎng)人員分析其問題出現(xiàn)的原因，解決合同文件的歸檔時(shí)遇到的具體問題，才能逐步完善高速公路檔案管理的各項(xiàng)工作，為高速公路建設(shè)的順利發(fā)展服務(wù)。

作者：周家興 單位：貴州高速公路集團(tuán)有限公司