醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理模式構(gòu)建

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摘要：本文研究和探討了公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理的現(xiàn)狀模式，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行反思，結(jié)合現(xiàn)行醫(yī)療管理制度，對(duì)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案現(xiàn)代管理模式進(jìn)行展望，有助于進(jìn)一步促進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和制度化。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；醫(yī)務(wù)社會(huì)工作；檔案管理

隨著醫(yī)改政策的逐步落地，醫(yī)學(xué)診療服務(wù)模式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，慢性疾病的發(fā)病率也呈上升趨勢(shì)，人民群眾對(duì)身心健康的關(guān)注需求在不斷提高，國(guó)家衛(wèi)生健康委在2018年11月的《進(jìn)一步改善醫(yī)療服務(wù)行動(dòng)計(jì)劃（2018-2020年）考核指標(biāo)》中，將醫(yī)務(wù)社工制度列為醫(yī)療服務(wù)一級(jí)考核指標(biāo)，對(duì)醫(yī)務(wù)社工崗位設(shè)置和服務(wù)時(shí)長(zhǎng)都有明確的規(guī)范和要求。特別是在2020年的“疫情大考”期間，醫(yī)務(wù)社會(huì)工作逐漸成為社會(huì)需求強(qiáng)烈、發(fā)展速度極快的領(lǐng)域，社會(huì)影響力在逐步擴(kuò)大。

1開展公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理研究的意義

國(guó)家衛(wèi)健委《進(jìn)一步改善醫(yī)療服務(wù)行動(dòng)計(jì)劃（2018-2020年）考核指標(biāo)》，河南省衛(wèi)健委《關(guān)于印發(fā)河南省醫(yī)療系統(tǒng)實(shí)施“患者滿意提升工程”工作方案（2018-2020年）的通知》（豫衛(wèi)醫(yī)〔2018〕3號(hào)）等文件中明確指出，“建設(shè)一支專業(yè)化、職業(yè)化的醫(yī)務(wù)社會(huì)工作人才隊(duì)伍，全面提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)患關(guān)系和諧發(fā)展，提高我省醫(yī)務(wù)社會(huì)工作與志愿服務(wù)工作實(shí)務(wù)技能和專業(yè)服務(wù)水平?！蹦壳?，部分公立醫(yī)院會(huì)通過(guò)聯(lián)合社會(huì)慈善機(jī)構(gòu)或公益服務(wù)部門，開展有專業(yè)屬性行業(yè)特色和針對(duì)性強(qiáng)的醫(yī)務(wù)社工服務(wù)，這些服務(wù)可以有效舒緩住院患者的精神壓力，而且可以促進(jìn)醫(yī)患關(guān)系和諧發(fā)展，減少不必要的醫(yī)療糾紛。而重視建立完善的醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理制度體系，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行及時(shí)、完整、翔實(shí)的記錄，也可以從以下方面促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展。

1.1助推醫(yī)務(wù)社會(huì)工作建立長(zhǎng)效機(jī)制

深度挖掘醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理功能定位，在社工登記檔案制度信息化，服務(wù)工作歸檔痕跡化，建立新型檔案載體等方面為醫(yī)院管理者提供者更多的決策參考。特別是在當(dāng)前醫(yī)療改革大環(huán)境下，醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理職能的現(xiàn)代化和服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，能夠使醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作給予認(rèn)可，豐富醫(yī)務(wù)社會(huì)工作發(fā)展成果，為其他醫(yī)療服務(wù)工作提供路徑借鑒和參考。

1.2豐富公立醫(yī)院的檔案資源和內(nèi)涵

社會(huì)工作領(lǐng)域的專業(yè)化、職業(yè)化和行業(yè)化，有效推動(dòng)了醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域社會(huì)工作的發(fā)展，也為醫(yī)務(wù)社會(huì)工作發(fā)展提供了制度空間。特別是電子政務(wù)的革命性發(fā)展，對(duì)公立醫(yī)院開展醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理提供了創(chuàng)新發(fā)展平臺(tái)。公立醫(yī)院以往的醫(yī)務(wù)社會(huì)工作隨機(jī)性較強(qiáng)，在活動(dòng)組織方式與考評(píng)機(jī)制方面也存在較大隨意性，導(dǎo)致相關(guān)記錄資料的不詳細(xì)不完整，利用好互聯(lián)網(wǎng)信息化平臺(tái)，將促進(jìn)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理制度的進(jìn)一步健全和完善。

1.3完善醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的考核評(píng)價(jià)機(jī)制

現(xiàn)階段的醫(yī)務(wù)社會(huì)工作主要包括醫(yī)院、公共衛(wèi)生和精神健康三個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，通過(guò)醫(yī)療保健和社會(huì)福利的有效整合銜接，從醫(yī)院、病人和醫(yī)患關(guān)系三個(gè)方面開展服務(wù)工作。這就需要多部門的合作實(shí)現(xiàn)工作項(xiàng)目的落地實(shí)施，各部門產(chǎn)生的文書檔案材料包括實(shí)施方案、參與人員信息、服務(wù)模式架構(gòu)等成為支撐下一步工作的重要信息來(lái)源。檔案信息的有效整合，可以在醫(yī)務(wù)社會(huì)工作遇到瓶頸時(shí)給予指導(dǎo)和支持。檔案管理制度的明晰能夠有效真實(shí)反映醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的社會(huì)評(píng)價(jià)，但是評(píng)價(jià)機(jī)制的構(gòu)建是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的工作，需要醫(yī)院和專業(yè)醫(yī)務(wù)社工提供機(jī)構(gòu)溝通協(xié)作完成。

2公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，醫(yī)護(hù)人員是公立醫(yī)院中參與醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的活動(dòng)主體，他們分布在醫(yī)院的各個(gè)職能綜合協(xié)調(diào)部門，許多從業(yè)人員在承擔(dān)著自己本職工作的同時(shí)，與醫(yī)務(wù)社會(huì)服務(wù)工作交叉開展活動(dòng)。這種工作開展形式可以充分把握醫(yī)務(wù)社會(huì)工作開展的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，還能通過(guò)各自隸屬部門工作屬性不斷豐富醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的載體。公立醫(yī)院在現(xiàn)階段的醫(yī)務(wù)社會(huì)工作中，主要圍繞參與服務(wù)工作者的招募、注冊(cè)、管理、培訓(xùn)、考核和獎(jiǎng)勵(lì)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，通過(guò)具體個(gè)案項(xiàng)目籌劃，為有需求的患者進(jìn)行社工服務(wù)。同時(shí)為保證服務(wù)的延續(xù)性，還會(huì)將服務(wù)延伸到下級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)或者社區(qū)，開展隨訪工作、惠民醫(yī)療救助等輔助工作。部分醫(yī)院通過(guò)病友協(xié)會(huì)或沙龍平臺(tái)開展服務(wù)工作，同時(shí)為醫(yī)護(hù)人員提供精神疏導(dǎo)或解壓工作等。在醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案內(nèi)容的架構(gòu)與相關(guān)管理制度體系的建設(shè)中，相關(guān)檔案管理工作者以醫(yī)務(wù)社會(huì)工作服務(wù)對(duì)象為切入點(diǎn)，力求提高醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案的利用率，掌握相關(guān)檔案提供利用工作的途徑與方式，提升檔案專業(yè)技術(shù)人員的檔案服務(wù)水平，滿足公立醫(yī)院發(fā)展的需要。但是，這種管理模式也存在一定弊端。因?yàn)獒t(yī)務(wù)社會(huì)工作人員參與者往往身兼數(shù)職，主動(dòng)參與檔案管理工作的意識(shí)性還不夠高，造成以下三個(gè)主要問(wèn)題：

2.1缺乏頂層設(shè)計(jì)

作為醫(yī)院整體管理工作的基礎(chǔ)，檔案的分類與收集管理更多是圍繞醫(yī)療、教學(xué)和科研工作進(jìn)行。即便開展了醫(yī)務(wù)社會(huì)工作這項(xiàng)內(nèi)容，也是圍繞各自行政職能部門的檔案進(jìn)行歸納整理，由一些承擔(dān)工作的職能部門來(lái)負(fù)責(zé)信息采集和檔案管理，并沒(méi)有納入到醫(yī)院整體的檔案管理工作中來(lái)。另外，有的醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的檔案管理制度建立的整體環(huán)境和發(fā)展空間把控不夠，甚至將此項(xiàng)工作邊緣化。

2.2缺乏系統(tǒng)前瞻性

醫(yī)務(wù)社會(huì)工作作為醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展的新興職能，還存在一定的制度空白，這會(huì)導(dǎo)致相應(yīng)的檔案管理制度與醫(yī)院其他的檔案工作缺乏一定的契合度，銜接性和連貫性做的不好。同時(shí)各項(xiàng)檔案管理制度之間的協(xié)調(diào)性不夠，制度之間存在內(nèi)容交叉等問(wèn)題，也導(dǎo)致檔案管理的一致性變差。此外，該項(xiàng)工作的檔案管理制度在工作組織、原則要求等方面與其他醫(yī)療服務(wù)工作還有不一致的地方，同一類檔案制度之間也存在著歸口整理、收集時(shí)效和卷宗設(shè)置不一致的問(wèn)題。

2.3缺乏動(dòng)態(tài)管理

具體表現(xiàn)在實(shí)際工作中，雖然編制了醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理制度目錄，但沒(méi)有明確檔案體系的有效期限和修訂周期，沒(méi)有處理好穩(wěn)定發(fā)展與創(chuàng)新的關(guān)系，忽略了檔案工作制度體系的動(dòng)態(tài)管理。

3促進(jìn)構(gòu)建公立醫(yī)院醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理模式的思考和建議

模式是一種指導(dǎo)，優(yōu)良的設(shè)計(jì)方案有助于達(dá)到事半功倍的效果。記錄醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的檔案內(nèi)容涉及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的多個(gè)方面，應(yīng)該視為與醫(yī)院同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在醫(yī)院醫(yī)療管理服務(wù)中積極發(fā)揮作用。建立一套適應(yīng)公立醫(yī)院發(fā)展特點(diǎn)的檔案管理制度體系，可以為其他各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)、科學(xué)研究工作的開展創(chuàng)造有利條件，也可以為開展一系列行之有效的服務(wù)活動(dòng)起到基礎(chǔ)性作用。

3.1醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案制度范圍與流程

醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案要根據(jù)服務(wù)對(duì)象和活動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)模式，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行界定和管理。通過(guò)檔案分類管理、檔案調(diào)閱管理、檔案歸檔管理、檔案銷毀管理等工作，達(dá)到檔案信息得到保存或利用的效果。流程節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)包括檔案審核、銷核、歸檔關(guān)鍵流程。

3.2醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案執(zhí)行權(quán)限劃分（圖1）

3.3醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案管理分類

醫(yī)務(wù)社會(huì)工作檔案工作體系應(yīng)包含工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范這三個(gè)不同層次、不同內(nèi)容的制度構(gòu)成。對(duì)應(yīng)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作模式，我們可以得出檔案管理大致分類，見圖2。互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)和辦公自動(dòng)化的成熟和普遍運(yùn)用，助推了各類檔案信息從原始的記錄憑證模式向資源管理模式轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的介入，已經(jīng)包羅了醫(yī)院檔案管理工作的方方面面。作為公立醫(yī)院，應(yīng)開展有效的系統(tǒng)化的檔案管理工作，做好數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，借助信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，設(shè)計(jì)合理的檔案記錄管理模式和流程，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作的人員招募、活動(dòng)記錄、培訓(xùn)交流等信息的有效記錄，提高檔案信息的利用效率，注重檔案管理的連續(xù)性和科學(xué)性，將檔案管理的事后模式，轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院醫(yī)務(wù)社會(huì)工作項(xiàng)目信息資源培植與管理的即時(shí)模式，充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)社會(huì)工作在醫(yī)院發(fā)展和文化建設(shè)中應(yīng)有的作用。課題項(xiàng)目：河南省社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì)2019年度調(diào)研課題，項(xiàng)目編號(hào)：SKL-2019-946。

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［2］萬(wàn)玉俠.行政事業(yè)單位檔案管理制度流程體系的研究［J］.文學(xué)教育，2018（7）：150—151.

作者：陳雪潔 單位：河南中醫(yī)藥大學(xué)第二附屬醫(yī)院