高校檔案館數(shù)字化工程建設(shè)論文

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1.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.1落后的基礎(chǔ)設(shè)施與先進(jìn)的數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

數(shù)字化高校檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎(chǔ)上，借助廣泛普及的計(jì)算機(jī)與通暢無阻的網(wǎng)絡(luò)，充分應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數(shù)字化建設(shè)通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)引入檔案領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的科學(xué)保護(hù)與資源共享。因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須依托于空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò).而現(xiàn)行高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。

（1）硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

許多學(xué)校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入嚴(yán)重不足，計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等必要設(shè)備的購置尚存在問題，使構(gòu)建完整數(shù)字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數(shù)字化建設(shè)留于形式，根本起不到實(shí)質(zhì)的作用。

（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

許多擁有豐富館藏資源的學(xué)校，在其數(shù)據(jù)庫中卻只現(xiàn)其館藏之冰山一角，內(nèi)容極其稀少，種類極其貧乏，數(shù)據(jù)庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數(shù)據(jù)庫根本不能發(fā)揮其網(wǎng)羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會(huì)資源的一種極度的浪費(fèi)。

（3）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴(yán)重影響了資源共享的程度，大大的違背了數(shù)字化建設(shè)擴(kuò)大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設(shè)需求之間的矛盾

人才的培養(yǎng)是高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵因素。數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級(jí)與普及都與人才息息相關(guān)。檔案館的工作人員必須具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)及檔案管理知識(shí)才能更好的服務(wù)于檔案館的建設(shè)。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計(jì)算機(jī)人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計(jì)算機(jī)的尷尬處境。高校檔案館缺乏對(duì)檔案館人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及引進(jìn)外來人才的意識(shí)，這些都嚴(yán)重影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的。

1.3高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數(shù)字化檔案館的資源浪費(fèi)。例如，在許多學(xué)校的數(shù)字化檔案館中對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學(xué)們面對(duì)海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數(shù)字化檔案館的使用人數(shù)。同時(shí)因?yàn)槿狈Ｈ素?fù)責(zé)對(duì)數(shù)字化檔案館的答疑工作，出現(xiàn)問題時(shí)用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機(jī)制不健全與完善數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

高校檔案館數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時(shí)與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進(jìn)。但是目前很少有高校能做到反饋機(jī)制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因?yàn)椴荒芗皶r(shí)的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進(jìn)一步下降。

3.針對(duì)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的對(duì)策

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

適當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)的投入不僅包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、處理設(shè)備的購置，還應(yīng)包括軟件設(shè)施的完善。數(shù)字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時(shí)，還應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)庫的完善構(gòu)建。首先，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要能很好的反映館藏書籍的內(nèi)容，并及時(shí)填充新近書目與檔案資料，做到數(shù)據(jù)庫內(nèi)容豐富翔實(shí)，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應(yīng)能夠根據(jù)相關(guān)要素進(jìn)行查詢，以達(dá)到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴(kuò)大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養(yǎng)力度

檔案館工作人員不僅承擔(dān)者檔案館的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級(jí)，更承擔(dān)著指導(dǎo)用戶如何利用數(shù)字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對(duì)檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量能熟練運(yùn)用檢索方法、懂得相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并具備溝通技能的綜合素質(zhì)人才。要想推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且大量引進(jìn)外來人才，為檔案館建設(shè)補(bǔ)充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對(duì)于檔案館人員的業(yè)務(wù)水平要定期進(jìn)行考核，對(duì)于不具備管理資格的成員要堅(jiān)決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化使用推廣

高校檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)程度和水平質(zhì)量，需要由用戶來認(rèn)可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎(chǔ)所在。高校檔案館做為一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務(wù)水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務(wù)的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學(xué)員來提取檔案時(shí)，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)態(tài)度會(huì)給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強(qiáng)化信息建設(shè)的同時(shí)，主要就是要為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)對(duì)于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認(rèn)知層次具有重要的作用。

3.4加強(qiáng)反饋機(jī)制的建立

只有通過與用戶的及時(shí)溝通才能了解其需求，從而更好的完善檔案館的數(shù)字化建設(shè)。而其反饋機(jī)制的建立就要借助于有效的溝通平臺(tái)的建立。為了方便用戶與檔案館的溝通，各高校檔案館需調(diào)配相關(guān)人員專門從事與用戶的溝通工作，并將管理員的QQ、MSN、手機(jī)、郵箱等有效聯(lián)系方式，以最醒目地方式標(biāo)注在檔案館網(wǎng)頁上。用戶可以通過與管理員的溝通進(jìn)行數(shù)據(jù)庫使用方法的咨詢、對(duì)檔案館進(jìn)行測評(píng)或針對(duì)有關(guān)問題提出意見與建議。針對(duì)用戶提出的問題，管理員需在最短的時(shí)間內(nèi)認(rèn)真予以解答，并將重要問題進(jìn)行及時(shí)的整理與匯總，并向檔案館匯報(bào)。接到問題后，各檔案館需通過會(huì)議討論等方式及時(shí)提出解決方案并認(rèn)真組織落實(shí)，進(jìn)行改進(jìn)。

4.結(jié)語

檔案館數(shù)字化建設(shè)史大勢所趨，是檔案館發(fā)展的方向，但是我們也要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案館數(shù)字化建設(shè)不是能一蹴而就的，要將全部檔案數(shù)字化目前是不切實(shí)際的，既可能浪費(fèi)有限的資金，又增加了工作的負(fù)擔(dān)。因此，要根據(jù)館藏情況、服務(wù)對(duì)象，有重點(diǎn)、有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于那些利用率高、需求量大的檔案和具有經(jīng)濟(jì)、科技、文化價(jià)值的檔案以及館藏珍貴檔案可優(yōu)先選擇進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化工作中應(yīng)該從檔案館數(shù)字化的理論研究和實(shí)踐都有經(jīng)驗(yàn)的方面入手，也就是從最容易的方面入手，分步驟地開展檔案教學(xué)化工作，并不斷的從檔案數(shù)字化實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)我們的檔案數(shù)字化建設(shè)。