事業(yè)單位人事檔案管理工作問題探究

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事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性不言而喻，但受工作內(nèi)容特點(diǎn)的影響，人們對(duì)該項(xiàng)工作的態(tài)度卻不是很端正，這也直接影響到了工作質(zhì)量和效率。下面本文將對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的問題進(jìn)行探究。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問題

（一）管理人員的工作意識(shí)不強(qiáng)，態(tài)度不端正

在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，基于意識(shí)和態(tài)度層面的問題與工作性質(zhì)有關(guān)。當(dāng)前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作相對(duì)較為輕松，工作內(nèi)容較為簡單，很多都是重復(fù)性的工作，長此以往，工作人員的工作態(tài)度就會(huì)慢慢變得懈怠。加之很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面的要求標(biāo)準(zhǔn)較低，通常只要檔案管理人員不出現(xiàn)嚴(yán)重的工作失誤，比如檔案丟失、泄密等，其他一些錯(cuò)誤都是可以補(bǔ)救的，并且這些補(bǔ)救行為并不受時(shí)間約束。在這樣的情況下，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員很難去用高標(biāo)準(zhǔn)來嚴(yán)格要求自己，而且即便他們這樣做了，像這種性質(zhì)的工作，根本無法通過認(rèn)真努力工作來滿足高層次的自我內(nèi)心需求，比如成就感、認(rèn)同感、存在感。

（二）管理人員的工作能力較低

關(guān)于人事檔案管理工作人員的工作能力問題，我們需要從兩方面來看，一是管理人員在自然狀態(tài)的能力，即他們本身所具有的工作能力；二是自我提升的能力，即管理人員是否具有突破自我局限性的能力，這方面更多會(huì)涉及到創(chuàng)造力。對(duì)于前者，事業(yè)單位在分配崗位時(shí)會(huì)以候選人現(xiàn)有的工作能力來作為參考依據(jù)，并且還需要結(jié)合工作崗位的具體要求標(biāo)準(zhǔn)，一般只要通過考核，就說明管理人員是符合工作標(biāo)準(zhǔn)的，但問題在于人事檔案管理工作的要求標(biāo)準(zhǔn)比較低，所以被任命人員的原始能力就顯得十分有限。對(duì)于后者，一成不變的工作內(nèi)容往往容易使人喪失掉“奮斗”的意識(shí)，特別是那些工作時(shí)間長、資歷老的員工，他們根本沒有心思，也沒有能力去提升自我，自我局限性就會(huì)變得越來越強(qiáng)。

（三）人事檔案管理制度不夠完善

當(dāng)前很多事業(yè)單位的人事檔案管理制度不夠完善，要么是制度不健全，要么是制度制定得不夠詳細(xì)，使工作人員無法很好地去落實(shí)。甚至有些單位根本沒有明確人事檔案管理工作的具體職責(zé)，崗位內(nèi)容和責(zé)任不夠明確，制度內(nèi)容太過模糊，這在一定程度上阻礙了管理工作的具體實(shí)施。而有些單位，雖然制定了具體的制度，并且也明確了工作內(nèi)容與責(zé)任，但在落實(shí)工作時(shí)，由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制度，致使很多管理人員并沒有完全按照制度所規(guī)范的內(nèi)容去實(shí)施工作，這樣便弱化了人事檔案管理制度的有效性。

（四）人事檔案管理工作的硬件條件不達(dá)標(biāo)

關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理工作硬件條件方面的問題，一直以來都是最容易被大家所忽視的，因?yàn)橄嚓P(guān)設(shè)施基本都是一步到位的，后期很難會(huì)主動(dòng)進(jìn)行調(diào)整，即便有必要去調(diào)整，基本上也是針對(duì)局部位置進(jìn)行切分和整合，這與工作本身的性質(zhì)與實(shí)際需求是密切聯(lián)系的，正是基于這樣的態(tài)度，很多單位在選擇檔案存放位置時(shí)，一般都不會(huì)有過于特殊的要求，相應(yīng)的硬件標(biāo)準(zhǔn)自然也就不高。

二、對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作提出的建議

關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的問題，需要我們從信息化和非信息化兩個(gè)方面來看。信息化技術(shù)的應(yīng)用的確可以幫助我們更好地完成人事檔案管理工作，但信息化技術(shù)的應(yīng)用所帶來的效果也并非都是積極的，而非信息化管理方式也不全是消極的。所以，我們?cè)陂_展人事檔案管理工作時(shí)，需要趨利避害地將兩者結(jié)合在一起去實(shí)施。

（一）非信息化管理方式的應(yīng)用

1.強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí)和態(tài)度。鑒于事業(yè)單位人事檔案管理工作自身的特點(diǎn)和性質(zhì)，我們要想從工作內(nèi)容的角度出發(fā)來增強(qiáng)工作人員的工作意識(shí)和端正他們的工作態(tài)度顯然是比較困難的。若想提高工作欲望和提升工作積極性，需要我們借助某種獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制來實(shí)現(xiàn)，比如首先成立一個(gè)人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并指派相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)具體工作；然后將檔案管理工作人員的工作表現(xiàn)與工資掛鉤，同時(shí)建立一個(gè)職位晉升制度。2.豐富非信息化管理手段。若想把人事檔案管理工作做細(xì)做好，就必須先篩選出一個(gè)可靠的工作元素作為基點(diǎn)，其他所有工作內(nèi)容和元素都需要圍繞這個(gè)基點(diǎn)來進(jìn)行調(diào)配，就像建立一個(gè)思維導(dǎo)圖一樣。比如以部門為基點(diǎn)來建設(shè)管理框架，當(dāng)有人事調(diào)動(dòng)時(shí)，我們就需要將所對(duì)應(yīng)的人員檔案從一個(gè)地方轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方。但在另一種情況下，以部門為基點(diǎn)建設(shè)管理框架就顯得不太合適了，比如我們要查詢一個(gè)不清楚屬于哪個(gè)部門的員工。因此，豐富檔案管理手段就顯得非常重要，比如增加以工作年限為基點(diǎn)的管理方式。3.加強(qiáng)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在選擇檔案庫房時(shí)，我們不能只考慮空間大小的問題，還要把樓層、位置、溫度、濕度、通風(fēng)性、安全性、硬件設(shè)備的質(zhì)量與耐久性等因素考慮進(jìn)去。另外，在規(guī)劃使用空間時(shí)，我們也需要預(yù)留出一部分空間作為備用，因?yàn)樵谀承┨厥馇闆r下，有些檔案是需要專門進(jìn)行分類的，盡管這屬于一種臨時(shí)狀態(tài)，其目的就是為了方便工作人員查找。除此之外，檔案庫房的隔斷問題也是需要注意的，怎樣安排和設(shè)計(jì)隔斷最合理、選擇怎樣的設(shè)備來承載檔案是需要相關(guān)工作人員認(rèn)真考慮的問題。

（二）信息化管理方式的應(yīng)用

1.建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)施電子化檔案管理。發(fā)展信息化技術(shù)主要目的之一是方便人們的日常工作，使工作效率得到提升。對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作來說，建立數(shù)據(jù)庫對(duì)實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理是非常有幫助的。眾所周知，人事檔案管理工作較為繁雜，檔案存儲(chǔ)量大，對(duì)工作人員錄入檔案資料、查詢檔案信息、提取檔案數(shù)據(jù)的要求比較高，單靠人力是很難滿足工作本身要求的，所以我們很有必要借助信息化技術(shù)建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的建立需要各單位結(jié)合自身的實(shí)際情況先構(gòu)建出一個(gè)管理框架，將非信息化管理模式中的一些內(nèi)容融入進(jìn)去，然后通過信息化技術(shù)來對(duì)檔案資料進(jìn)行細(xì)化、分類，并設(shè)置合適的信息檢索方式，這樣便可實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的快速、準(zhǔn)確查詢和調(diào)閱。但需要指出的是，數(shù)據(jù)庫只是用來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的，信息技術(shù)也只是用來輔助工作的工具，對(duì)其依賴性不能過強(qiáng)。2.建立智能化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)。將智能化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)引入人事檔案管理工作中具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，為什么這么說呢？因?yàn)閺墓ぷ鲀?nèi)容本身來說，人事檔案管理工作并不是十分需要智能化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的支持，有了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，工作人員可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理。但是如果把信息安全因素也考慮進(jìn)去，那么情況就不一樣了，要知道，事業(yè)單位的人事檔案資料是需要嚴(yán)格保密的，如果用非信息化管理方式進(jìn)行管理，我們并不需要擔(dān)心檔案資料被竊取的問題，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，竊取行為多來自于單位外部，如果沒有強(qiáng)大的智能化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)做支撐，攻擊者會(huì)很容易利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破系統(tǒng)防御查閱和調(diào)取單位內(nèi)部的人事檔案資料。建立智能化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，除了要有功能強(qiáng)大的軟件做支撐外，還需要依靠相應(yīng)的硬件設(shè)備，比如防火墻、路由器，并運(yùn)用一定的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行設(shè)置。3.提升管理人員信息化技術(shù)應(yīng)用意識(shí)。在前文“非信息化方式應(yīng)用”的論述中，我們談到過關(guān)于工作人員檔案管理意識(shí)的問題，在“信息化方式應(yīng)用”部分，我們依然要把“意識(shí)”問題列作討論項(xiàng)。眾所周知，當(dāng)前從事事業(yè)單位人事檔案管理工作的都是年紀(jì)稍大的人員，他們對(duì)信息化技術(shù)的理解和認(rèn)識(shí)比不過80后和90后，因此應(yīng)用意識(shí)自然跟不上，加之長期在體制內(nèi)工作，思想難免會(huì)變得保守。這樣的情況下，定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)就顯得非常有必要，培訓(xùn)內(nèi)容要圍繞與工作相關(guān)的信息技術(shù)來展開，將信息技術(shù)融入檔案管理工作的每一處細(xì)節(jié)，讓工作人員深刻感受到了解信息技術(shù)和應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)于工作的重要性，這樣他們的信息化技術(shù)應(yīng)用意識(shí)便會(huì)慢慢得到提高。

三、結(jié)語

本文是站在宏觀角度給出關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作建議的，信息化技術(shù)與非信息化技術(shù)管理方式是兩個(gè)主要方面，也是加強(qiáng)人事檔案管理工作的兩個(gè)重要方向。但在具體實(shí)施時(shí)，我們還需要考慮不同單位的具體情況，要盡可能選擇適合自己的管理方法，畢竟，信息化技術(shù)管理方式和非信息化管理方式都有各自的缺陷。相比管理方法和工作能力，最重要的還是提升工作人員的管理意識(shí)和管理態(tài)度，這也是推動(dòng)人事檔案管理工作更好發(fā)展的前提。

作者:龔迪睿 單位:鎮(zhèn)雄縣信訪局