高校行政秘書工作能力提升探析
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摘要:高校二級學(xué)院行政秘書從事綜合性行政事務(wù)管理工作，在日常行政及教學(xué)管理中起著內(nèi)聯(lián)外接、承上啟下的溝通紐帶作用，其工作的管理與服務(wù)水平直接關(guān)系到學(xué)院各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和推進(jìn)。該文通過總結(jié)高校二級學(xué)院行政秘書的工作職責(zé)和特征，分析了當(dāng)前高校學(xué)院行政秘書的工作現(xiàn)狀及其面臨的諸多問題，并借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提出了提升行政秘書工作能力的相關(guān)策略。
關(guān)鍵詞:高校二級學(xué)院；行政秘書；工作現(xiàn)狀和問題；能力提升
高校二級學(xué)院行政秘書作為高校行政管理工作的基層人員，負(fù)責(zé)聯(lián)系學(xué)校職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生，聯(lián)動內(nèi)外各項(xiàng)管理事務(wù)，在高校運(yùn)行管理過程中具有不可或缺的作用[1-3]。然而，我國高校管理改革不斷推進(jìn)，對高校學(xué)院行政秘書工作提出了新的素質(zhì)和能力要求[2-3]。因此，在新時(shí)期高校建設(shè)過程中，厘定行政秘書工作定位，理清學(xué)院行政秘書面臨的問題，探討能力提升優(yōu)化策略，才能更好地促進(jìn)高校二級學(xué)院管理，推動高校人才培養(yǎng)教育、科研創(chuàng)新、社會服務(wù)等工作的開展。
1高校二級學(xué)院行政秘書的職責(zé)
高校二級學(xué)院行政秘書的主要職責(zé)是傳達(dá)學(xué)校文件精神、負(fù)責(zé)學(xué)院各類文件、文書資料的搜集管理、組織安排會議活動、學(xué)院綜合性事務(wù)的內(nèi)聯(lián)外接等事務(wù)，工作繁雜而又基礎(chǔ)，大致可分為以下幾個(gè)內(nèi)容[1,4,5]：（1）日常管理。負(fù)責(zé)學(xué)院資產(chǎn)管理、轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校職能部門日常行政通知，負(fù)責(zé)督促檢查行政工作計(jì)劃和落實(shí)辦公會決議的事項(xiàng)，負(fù)責(zé)學(xué)院日常訪客接待，負(fù)責(zé)保管學(xué)院印章、開具各類介紹信、學(xué)院日常安全工作，采購分發(fā)辦公用品、家具、儀器設(shè)備及其入庫、日常保管和維護(hù)等，節(jié)假日工會禮品發(fā)放，負(fù)責(zé)各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)和管理等。（2）財(cái)務(wù)報(bào)銷。學(xué)院日常辦公用品報(bào)銷、借款、沖賬等。領(lǐng)導(dǎo)辦公差旅報(bào)銷、學(xué)院主辦的各類會議中的住宿、場地、租車等費(fèi)用的報(bào)銷，各類設(shè)備、家具、實(shí)驗(yàn)儀器的采購和報(bào)銷，各類設(shè)備維護(hù)和維修費(fèi)用的報(bào)銷，各類學(xué)院勞務(wù)發(fā)放，年底酬金發(fā)放等。（3）會務(wù)工作。學(xué)院各類會議的會場布置、設(shè)備調(diào)試等，負(fù)責(zé)每周行政例會安排、年度會議的編制規(guī)劃，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好其他會議的組織通知等會務(wù)工作，整理保存相關(guān)會議的記錄。（4）文字工作。負(fù)責(zé)一般性行政公文的起草；負(fù)責(zé)各類行政會議的記錄和整編，負(fù)責(zé)起草一般性的行政公文和相關(guān)文字材料的校核，負(fù)責(zé)重要會議上院領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿和相關(guān)材料的草擬工作；負(fù)責(zé)起草學(xué)院年度行政工作的年度總結(jié)、規(guī)劃和決定等文字材料，重要會議的報(bào)道及新聞稿的撰寫，完成院領(lǐng)導(dǎo)交代辦理的其他文字材料。
2高校二級學(xué)院行政秘書職位現(xiàn)狀分析
高校二級學(xué)院行政秘書的主要職責(zé)決定了行政秘書工作具有復(fù)雜性、綜合性、服務(wù)性和煩瑣性等特點(diǎn)[3,5-7]。然而，目前從高校各級領(lǐng)導(dǎo)到師生，對二級學(xué)院行政秘書工作的重要性均未給予足夠的重視，普遍存在如下亟待解決的問題：
2.1行政秘書職位認(rèn)可度低
高校是教書育人的地方，主要職責(zé)是人才培養(yǎng)、文化傳承、科學(xué)研究和社會服務(wù)，一般政策均傾向于教學(xué)和科研方面。因此，高校承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的教師崗位備受關(guān)注，而高校二級學(xué)院行政秘書崗位一直以來受到的關(guān)注很少，被認(rèn)為是“跑腿打雜”職業(yè)，存在感較低。另外，多數(shù)高校對二級學(xué)院行政秘書職位的認(rèn)知存在誤解，認(rèn)為此職位文憑要求不高，也沒有專業(yè)技術(shù)含量可言，一般的專、本科學(xué)歷就可以勝任，導(dǎo)致二級學(xué)院行政秘書工作長期得不到領(lǐng)導(dǎo)和教師的尊重和理解，缺乏必要的人文關(guān)懷。日常煩瑣單調(diào)的工作、他人的認(rèn)知偏見和較低的薪酬待遇，常導(dǎo)致二級學(xué)院行政秘書心理出現(xiàn)失衡，在工作中缺少認(rèn)同感和自我成就感，致使工作幸福感低，并表現(xiàn)出職業(yè)倦怠。
2.2行政秘書工作業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高
高校二級學(xué)院行政秘書工作綜合性、繁雜性的特點(diǎn)，要求行政秘書具備扎實(shí)深厚的文字功底和良好的語言組織表達(dá)能力。其業(yè)務(wù)素養(yǎng)主要包含專業(yè)知識能力、文案寫作能力、與人溝通協(xié)調(diào)的能力、愛崗敬業(yè)等能力素質(zhì)[5-6]。然而，行政秘書大多不是科班出身，普遍是其他專業(yè)人員或者是從其他崗位借調(diào)過來，致使行政秘書隊(duì)伍的專業(yè)化不足。與此同時(shí)，二級學(xué)院行政秘書日常工作煩瑣，很少接受專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，對于管理學(xué)、秘書學(xué)、心理學(xué)、教育學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)的書籍也涉及較少，在工作上往往是一邊學(xué)習(xí)、一邊上崗，這就導(dǎo)致二級學(xué)院行政秘書業(yè)務(wù)知識欠缺，必備的業(yè)務(wù)技能得不到有效提升，高校行政秘書隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素養(yǎng)普遍不高。
2.3行政秘書工作思想負(fù)擔(dān)重
高校二級學(xué)院行政秘書是院領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，主要職責(zé)是平時(shí)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理一些綜合性行政工作，同時(shí)與院里的教學(xué)秘書和科研秘書一起服務(wù)學(xué)院的廣大師生，以促進(jìn)學(xué)院的教學(xué)和管理工作穩(wěn)定有序開展。除此之外，二級學(xué)院行政秘書還負(fù)責(zé)學(xué)院日常辦公文件的收發(fā)、各類財(cái)務(wù)報(bào)賬、會議服務(wù)安排、設(shè)備申報(bào)和購買、學(xué)院公章管理和使用登記、資產(chǎn)管理和維護(hù)、日常辦公物資采購、學(xué)院公共設(shè)施安全運(yùn)營等常規(guī)管理工作。內(nèi)容煩瑣，涉及面較廣，面對多元化的工作內(nèi)容，為避免執(zhí)行中出現(xiàn)差錯(cuò)，二級學(xué)院行政秘書在許多常規(guī)工作中都要親力親為，合理統(tǒng)籌、規(guī)劃安排，才可以使工作高效有序開展。要想工作零失誤地完成，勢必要付出足夠的耐心和細(xì)心，這對二級學(xué)院行政秘書的身體和心理來說，都是一場嚴(yán)峻的考驗(yàn)。由于二級學(xué)院行政秘書的日常工作比較煩瑣，再加上因擔(dān)心工作失誤而無法向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)和專任教師交差的壓力，很容易導(dǎo)致其身心疲憊、思想負(fù)擔(dān)過重。
2.4工作職責(zé)界定不清
首先，行政秘書日常處理的工作以重復(fù)性勞動為主，枯燥乏味，容易產(chǎn)生疲憊感。其次，所負(fù)責(zé)的工作涉及面很廣，且責(zé)任較大，臨時(shí)性和突發(fā)性事務(wù)較多。學(xué)院很多職責(zé)界定非常模糊，其他工作人員常常相互推諉，導(dǎo)致學(xué)院工作效率低下。另外，由于行政人員大多非本專業(yè)科班出身，對工作內(nèi)容和職責(zé)不清晰，常造成工作成果不理想、工作積極性不高。此外，行政秘書花費(fèi)時(shí)間和精力做的很多額外工作并不納入年底考核工作量的統(tǒng)計(jì)范圍，且過多的額外工作有時(shí)會影響到他們本職工作的考核結(jié)果，出錯(cuò)率高，回報(bào)率低，導(dǎo)致他們積極性不高，不愿意接額外的工作任務(wù)，嚴(yán)重影響了學(xué)院日常工作的順利開展。
2.5職業(yè)晉升空間狹小
當(dāng)前，行政秘書工作常被輕視，缺乏必要的人文關(guān)懷和晉升考核機(jī)制，晉升渠道不足，晉升方向有限。首先，行政秘書缺乏必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，而且培訓(xùn)內(nèi)容多缺乏規(guī)范，且工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致沒有精力參與培訓(xùn)和提高。其次，高校崗位編制普遍有限，加上當(dāng)前缺乏行政秘書的考核機(jī)制，導(dǎo)致多數(shù)高校二級學(xué)院行政秘書晉升困難，多數(shù)二級學(xué)院行政秘書獲得中級職稱后就失去了晉升的可能，導(dǎo)致失去工作的熱情和動力。而對自己有更高要求的人員，則選擇升學(xué)或者轉(zhuǎn)向科研崗，造成人才的不斷流失，學(xué)院秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定。此外，當(dāng)前高校職位晉升考核的是學(xué)歷和科研成果，而高校二級學(xué)院行政秘書工作事務(wù)繁雜，很難有精力從事學(xué)歷提高和科研方面的工作，而且多為碩士甚至本科學(xué)歷，科研能力有限，職稱評定存在很大困難。
3二級學(xué)院行政秘書工作能力提升策略
根據(jù)上述高校二級學(xué)院行政秘書工作的現(xiàn)狀及其存在的相關(guān)問題，確定了以下工作素養(yǎng)和能力的提升策略[8-9]：
3.1增強(qiáng)行政秘書職位的認(rèn)同感
高校二級學(xué)院的管理運(yùn)行過程涉及多方面內(nèi)容，二級學(xué)院發(fā)展推進(jìn)需要優(yōu)化的管理方式和豐富多樣的治院模式，提高學(xué)院發(fā)展質(zhì)量。這就在一定程度上要求二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)院管理人員現(xiàn)狀進(jìn)行深入了解，充分認(rèn)識行政秘書在學(xué)院發(fā)展中的重要性，轉(zhuǎn)變先前的陳舊觀念和偏見，對其平時(shí)的工作業(yè)績給予充分的尊重與肯定，并及時(shí)進(jìn)行表揚(yáng)，讓其體會到工作的成就感和自我價(jià)值感，進(jìn)而提升工作幸福度。另外，提高對行政秘書工作的認(rèn)可度。在日常工作中，對應(yīng)行政秘書減少嚴(yán)厲的呵斥，增加一些人文關(guān)懷，鼓勵(lì)行政秘書從失誤中吸取教訓(xùn)，以積極樂觀的心態(tài)投入工作。
3.2建立完善的管理和考核機(jī)制
高校二級學(xué)院行政秘書是學(xué)校與學(xué)院、學(xué)院與外界之間進(jìn)行聯(lián)系的紐帶，在學(xué)院辦公室管理工作中具有不可替代的作用。二級學(xué)院在日常工作中，應(yīng)注重完善行政秘書管理體制，只有在完善的管理體制中，行政秘書崗位才能得以健全和穩(wěn)固，行政秘書的素質(zhì)才能得以提高，這對于學(xué)院各項(xiàng)工作的綜合協(xié)調(diào)發(fā)展具有重要意義[10]。具體措施如下：（1）加強(qiáng)管理，重視人文關(guān)懷。高校二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在日常管理中，應(yīng)逐漸改變傳統(tǒng)的思想觀念，堅(jiān)持以人為本，同時(shí)以科學(xué)有效的管理方式積極引導(dǎo)行政秘書投入工作，鼓勵(lì)其以積極樂觀的態(tài)度做好本職工作。（2）健全激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化工作環(huán)境。高校二級學(xué)院行政秘書從事的管理工作煩瑣復(fù)雜，久而久之對工作易產(chǎn)生倦怠感。因此，在行政秘書的職稱考核、評定、評優(yōu)等方面要有一定的激勵(lì)政策，為其提供晉升的機(jī)會。除此之外，在二級學(xué)院日常管理中，應(yīng)積極構(gòu)建和諧有序的辦公環(huán)境，鼓勵(lì)各個(gè)部門加強(qiáng)溝通交流，因?yàn)榱己玫墓ぷ鞣諊欣谛姓貢嵘k事效率和工作質(zhì)量。（3）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提升管理能力。教育培訓(xùn)是提升高校二級學(xué)院行政秘書綜合能力的重要方式，二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極引導(dǎo)行政秘書接受繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)的機(jī)會。高校二級學(xué)院可以定期舉辦教育進(jìn)修培訓(xùn)班、技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)班，舉辦外出調(diào)研學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等活動，促進(jìn)行政秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)技能的提升，更好地服務(wù)二級學(xué)院的發(fā)展。
3.3強(qiáng)化業(yè)務(wù)理念，提高專業(yè)技能
高校二級學(xué)院辦公室工作具有綜合性和復(fù)雜性，要求行政秘書自身具備較強(qiáng)的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，才能勝任各項(xiàng)管理工作[6,9,10]。面對高等教育改革的不斷推進(jìn)，二級學(xué)院行政秘書要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新自己的專業(yè)知識儲備，進(jìn)而更好地提升業(yè)務(wù)技能。在日常工作中，二級學(xué)院行政秘書應(yīng)經(jīng)常關(guān)注高校管理方面的專業(yè)知識，可通過視頻學(xué)習(xí)或者在圖書館借閱書籍的方式，不斷豐富自己的業(yè)務(wù)理論知識，同時(shí)，在實(shí)踐中將學(xué)到的理論知識轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)技能。在工作中，高校二級學(xué)院行政秘書有時(shí)會起草院里的各類文書，因此，行政秘書要提高自己的寫作能力。寫作能力是其思維能力和書寫能力的綜合表現(xiàn)，只有具備扎實(shí)的文字功底，才能準(zhǔn)確地表達(dá)文書思想。此外，二級學(xué)院行政秘書平時(shí)接觸的人員比較多，負(fù)責(zé)學(xué)院活動的內(nèi)聯(lián)外接，這在一定程度上要求行政秘書提高自己的語言溝通協(xié)調(diào)能力及執(zhí)行能力，在遇到特殊情況時(shí)，能夠做到隨機(jī)應(yīng)變、忙而不亂、穩(wěn)中有序，營造出寬松和諧的辦公氛圍。另外，隨著信息辦公自動化系統(tǒng)的運(yùn)用，辦公方式發(fā)生了新的變化，辦公室配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)、傳真機(jī)、錄像機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，這些辦公設(shè)備的應(yīng)用，極大地提高了二級學(xué)院的管理水平和辦事效率。因此，二級學(xué)院行政秘書在日常工作中應(yīng)提高自己熟練使用自動化辦公設(shè)備的能力，只有不斷地提升各種能力，才能更好地勝任工作。
3.4優(yōu)化服務(wù)意識，踐行終身學(xué)習(xí)理念高校二級學(xué)院行政秘書是一種服務(wù)性職位，要輔助二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成學(xué)院的管理工作，也要為學(xué)院師生提供相關(guān)的服務(wù)，更好地推動高校二級學(xué)院教學(xué)和管理工作的順利開展。二級學(xué)院行政秘書在學(xué)院日常工作中，要堅(jiān)持以學(xué)院利益為重的原則，優(yōu)化服務(wù)育人的理念。在面對外來人員來訪或本院領(lǐng)導(dǎo)及師生的需求時(shí)，要積極主動應(yīng)對，同時(shí)優(yōu)化做事方式，盡量縮短辦事時(shí)間，提高工作效率。高校二級學(xué)院行政秘書服務(wù)意識的提升，需要通過不斷拓展自己的知識領(lǐng)域、樹立終身學(xué)習(xí)的理念才能實(shí)現(xiàn)。終身學(xué)習(xí)是指為了更好地適應(yīng)社會發(fā)展和實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的需要，貫穿于人的一生的、持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)過程。堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，才能與時(shí)俱進(jìn)，不被社會淘汰。因此，高校二級學(xué)院行政秘書在工作之余，可以學(xué)習(xí)管理學(xué)、檔案學(xué)、信息學(xué)、教育學(xué)和心理學(xué)等方面的知識。只有不斷地積累，不斷地探索管理工作新途徑，不斷地提高創(chuàng)造性工作的能力，才能潛移默化地提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)和增強(qiáng)服務(wù)意識[9-10]。
4結(jié)語
近年來，隨著高等教育改革的不斷深入，高校逐漸重視學(xué)院行政秘書在高校管理和發(fā)展中的突出作用，新時(shí)期高校二級學(xué)院行政秘書對學(xué)院改革發(fā)展來說意義非凡。然而，當(dāng)前行政秘書普遍存在職位認(rèn)可度低、專業(yè)素養(yǎng)低、工作職責(zé)界定不清、晉升空間狹小和工作思想負(fù)擔(dān)重等問題，迫切需要加大對行政秘書工作的重視力度，提升行政秘書的能力和被認(rèn)可度。針對高校二級學(xué)院行政秘書工作的現(xiàn)狀和存在的問題，本文提出二級學(xué)院行政秘書應(yīng)提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，培養(yǎng)健康積極的心態(tài)，樹立良好的精神面貌。還要依據(jù)二級學(xué)院實(shí)際管理情況，吸取國內(nèi)外高校二級學(xué)院行政秘書管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)高校二級學(xué)院之間的互動交流，學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)工作理念，提升工作效率和工作能力。
作者:張軍鳳 單位:江蘇師范大學(xué)
