信息化建設(shè)在國有企業(yè)檔案管理的作用
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摘要：近年來，隨著社會的不斷發(fā)展以及市場經(jīng)濟(jì)總體環(huán)境的變化，我國絕大部分中小型國有企業(yè)舊有的企業(yè)檔案管理模式已不適用于企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展，其檔案管理效率與管理水平都需要加以優(yōu)化提升。而筆者針對這一問題，選以中小型國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)力度為切入點，并對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要作用加以分析。
關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；中小型國有企業(yè)；檔案管理；作用分析
1信息化建設(shè)在中小型國有企業(yè)檔案管理中的具體作用分析
1.1提高了中小型國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性
在我國部分中小型國有企業(yè)早期檔案管理工作開展過程中，對于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏必要的重視性與安全管理意識，整體管理模式較為粗放。例如在企業(yè)生產(chǎn)運行過程中，會將各項生產(chǎn)技術(shù)的具體工序流程、企業(yè)發(fā)展過程中所制定的決策計劃等具有一定程度保密性要求的信息數(shù)據(jù)加以檔案管理。但是在檔案管理工作開展過程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項紙質(zhì)信息管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，但卻沒有開展相應(yīng)的權(quán)限管理工作，中小型國有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，這也在一定程度上對中小型國有企業(yè)造成了經(jīng)濟(jì)損失與其他消極影響。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，通過構(gòu)建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫，將各類信息數(shù)據(jù)按照其保密等級與重要程度進(jìn)行劃分，不同的訪問用戶只能翻閱權(quán)限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上避免了上述問題的出現(xiàn)，極大提高了中小型國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。
1.2降低了中小型企業(yè)檔案管理工作的運行成本
在以往中小型國有企業(yè)檔案管理工作開展過程中，不但需要配置大量的工作人員，進(jìn)行高重復(fù)性的檔案整理、數(shù)據(jù)信息抄寫記錄等工作，還需要投入大量企業(yè)運營資金與固定資產(chǎn)。例如檔案管理工作的開展需要占用企業(yè)內(nèi)部辦公面積來構(gòu)建檔案管理庫，為防止紙質(zhì)檔案信息出現(xiàn)潮濕損壞，還需要采購配置抽濕機(jī)等電氣設(shè)備。因此在中小型企業(yè)運營過程中，傳統(tǒng)檔案管理工作的開展也對企業(yè)造成了一定程度的財務(wù)壓力。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，中小型國有企業(yè)僅需要投入一定的資金與人力資源，用于采購計算機(jī)、服務(wù)器等相關(guān)信息化電子設(shè)備，以及研發(fā)中小型企業(yè)的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)平臺，便可以開展更為高效的檔案管理工作，不但其運行成本有所降低，還不會出現(xiàn)所儲存檔案信息出現(xiàn)損毀的問題。
1.3提高了中小型國有企業(yè)的決策合理性
在企業(yè)發(fā)展運營過程中，企業(yè)管理者所制定的企業(yè)發(fā)展決策計劃，往往需要對檔案管理工作開展過程中所采集、匯總整理的各項信息數(shù)據(jù)加以參考，并在此基礎(chǔ)上制定出最為合理的企業(yè)發(fā)展決策計劃。而在我國中小型企業(yè)早期檔案管理工作開展過程中，對于各項信息數(shù)據(jù)的采集與記錄為人工模式，因此受到工作量與人工因素影響，所記錄的信息數(shù)據(jù)并不全面、且時常出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)抄寫記錄錯誤問題，這也在一定程度上降低了中小型國有企業(yè)所制定發(fā)展決策計劃的科學(xué)性與合理性。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展，一方面，在數(shù)據(jù)采集層面上，得以借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等信息化電子技術(shù)，從龐大的潛在數(shù)據(jù)信息庫中高效率挖掘出潛在商業(yè)價值較高、或重要程度較高的信息數(shù)據(jù)，從而為中小型企業(yè)發(fā)展決策計劃制定工作提供了更為全面、參考價值更高的信息數(shù)據(jù)；另一方面，在數(shù)據(jù)信息記錄層面上，不但可以替代人工開展高重復(fù)性、高錯誤率的信息數(shù)據(jù)記錄備份工作，且中小型國有企業(yè)所構(gòu)建的信息化檔案管理系統(tǒng)普遍具有數(shù)據(jù)智能糾錯功能模塊，確保了所記錄管理信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實性。
2在中小型國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，存在的問題與優(yōu)化策略
2.1部分中小型國有企業(yè)檔案管理工作人員素養(yǎng)有待提升
首先，當(dāng)前我國中小型國有企業(yè)在檔案管理團(tuán)隊配置層面上，普遍存在著絕大部分管理人員工齡較長，雖然有著傳統(tǒng)檔案管理模式下極為豐富的工作經(jīng)驗，但是對于信息化電子技術(shù)以及企業(yè)檔案管理平臺系統(tǒng)缺乏正確認(rèn)知與深入了解，并沒有很好地適應(yīng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，在企業(yè)檔案管理人員配置上，部分中小型國有企業(yè)并沒有根據(jù)檔案管理實際工作情況加以針對性配置，而是根據(jù)國企相關(guān)體制規(guī)定而粗放化管理與配置工作人員。筆者提出以下兩點優(yōu)化策略：第一，對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作人員開展信息化管理模式的考核作業(yè)，將專業(yè)水平與崗位要求差別過大的工作人員進(jìn)行調(diào)崗處理，并對剩余工作人員開展系統(tǒng)性、全面性的培訓(xùn)工作；第二，企業(yè)根據(jù)檔案管理實際工作情況與工作需求，針對性調(diào)節(jié)檔案管理工作團(tuán)隊的配置比例，優(yōu)先選擇吸收經(jīng)過系統(tǒng)性學(xué)習(xí)培訓(xùn)、對信息化電子技術(shù)有著深入了解的高級專業(yè)人才。
2.2中小型國有企業(yè)信息化檔案管理體系尚未構(gòu)建
當(dāng)前我國中小型國有企業(yè)雖然紛紛開展了檔案管理的信息化建設(shè)，但是在檔案管理工作體系層面上，仍舊運行著舊有人工模式下的管理體系。而舊有管理體系上并沒有規(guī)定如對所配置信息化電子設(shè)備的維修保養(yǎng)等環(huán)節(jié)的管理流程，這也在一定程度上降低了中小型國有企業(yè)信息化檔案管理工作的管理水平。筆者認(rèn)為中小型國有企業(yè)應(yīng)對大型國有企業(yè)與西方發(fā)達(dá)國家企業(yè)所構(gòu)建信息化檔案管理體系加以適當(dāng)參考與學(xué)習(xí)，并根據(jù)企業(yè)檔案管理工作與運營實際狀況，來針對性制定符合企業(yè)發(fā)展的信息化檔案管理體系。
3結(jié)束語
筆者為提高我國中小型國有企業(yè)的檔案管理與企業(yè)管理水平，實現(xiàn)對國有企業(yè)核心競爭力的提升，因此對信息化建設(shè)在中小型國有企業(yè)檔案管理中的主要作用與存在的問題開展深入分析，并針對性提出上述提高人員素養(yǎng)、優(yōu)化人員配置、構(gòu)建信息化檔案管理體系的優(yōu)化策略建議。
參考文獻(xiàn)
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作者：楊佳顏 單位：秦皇島市市政設(shè)計院
