法院訴訟檔案管理新構(gòu)想

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一、紙質(zhì)檔案管理的新模式

法院紙質(zhì)檔案是訴訟檔案的基礎(chǔ)，在保持原有整理辦法的基礎(chǔ)之上，應(yīng)更加注重紙質(zhì)檔案和電子卷宗的結(jié)合管理。受傳統(tǒng)模式的影響，很多兼職檔案員都比較注重紙質(zhì)卷宗的裝訂保存和更改，會(huì)容易疏忽同步更新到電子卷宗。作為檔案管理部門(mén)，一定要注意提示兼職檔案員保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的完全一致，如有更改，一定要做到雙同步，保證100%的一致，也為利用提供方便。雖然紙質(zhì)檔案的利用率大大降低，但是仍然存在上訴、外院借閱的情況。紙質(zhì)檔案的出庫(kù)現(xiàn)象仍不容忽視?，F(xiàn)在很多法院都已經(jīng)引入二維碼打印機(jī)，將有案件信息的二維碼貼到卷宗封皮上。但據(jù)我個(gè)人了解，此功能并沒(méi)有實(shí)際利用起來(lái)，二維碼掃描后只是能顯示該卷的基本信息，如原被告、案號(hào)、結(jié)案方式等，在紙質(zhì)卷已經(jīng)找到的情況下，此二維碼沒(méi)有任何意義。筆者個(gè)人認(rèn)為應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)卷宗與電子卷宗相關(guān)化管理，生成的二維碼或條形碼，打印出來(lái)加磁貼到卷宗的檔號(hào)位置，取代原有手寫(xiě)檔號(hào)，然后進(jìn)行裝盒上架，并且在檔案室外安裝磁感報(bào)警系統(tǒng)。在借閱的時(shí)候，進(jìn)行掃描消磁錄入系統(tǒng)，形成電子借卷單，歸還時(shí)核銷(xiāo)記錄。未經(jīng)消磁的檔案將報(bào)警提示。這樣通過(guò)二維碼管理檔案卷宗，可以使庫(kù)存檔案數(shù)量一目了然，檔案去向一清二楚，把紙質(zhì)卷宗的利用、安全的問(wèn)題得到很好的解決。同時(shí)，可以與智能密集架集成，通過(guò)二維碼實(shí)現(xiàn)檔案“無(wú)序存放，有序管理”，只要電腦選中該案卷，智能密集架自動(dòng)彈出，基本告別人工查找紙質(zhì)卷宗及按序上架的繁重任務(wù)。

二、檔案審批管理的新構(gòu)想

司法改革以來(lái)，我院將審管辦與辦公室合并，統(tǒng)一由辦公室主任管理，這是司法改革下的我院新的探索與嘗試。而審管辦與檔案室本來(lái)就是息息相關(guān)的兄弟科室，審管辦負(fù)責(zé)案件評(píng)查工作，這項(xiàng)工作在很大程度上決定著電子卷宗的質(zhì)量以及以后的利用情況。嚴(yán)把評(píng)查關(guān)是檔案室利用數(shù)字化的電子卷宗關(guān)鍵一步。但是現(xiàn)在的實(shí)際情況是每月結(jié)案量不斷增長(zhǎng)，數(shù)量巨大，完全靠人工評(píng)查很難做到百分百的嚴(yán)格。之前省高院開(kāi)發(fā)的庭審直播評(píng)查系統(tǒng)，可以很大程度上提高庭審效率，自動(dòng)化巡查庭審質(zhì)量，大大減輕了人工壓力。筆者呼吁可以聯(lián)系相關(guān)人員開(kāi)發(fā)自動(dòng)與人工相結(jié)合的審批評(píng)查系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的掃描不清楚、漏頁(yè)情況自動(dòng)予以退回。如果有了自動(dòng)評(píng)查系統(tǒng)，不但可以緩解審批人員的工作壓力，相信電子卷宗的質(zhì)量一定可以得到質(zhì)的提高。而且在人員管理上，可以讓審管辦與檔案室合并辦公，雖各有分工但仍屬于同一整體，這樣更可以讓審批人員深刻體會(huì)到電子卷宗利用時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，使審批工作更有針對(duì)性。

三、檔案利用的新方式

在大信息時(shí)代，檔案的利用也要走向云端?；ヂ?lián)網(wǎng)+的情況下，完全應(yīng)當(dāng)更加簡(jiǎn)潔便利?，F(xiàn)在要求裁判文書(shū)上網(wǎng)已經(jīng)大大方便了當(dāng)事人、律師等相關(guān)的法律工作者，但是宣傳力度較小，并且不能加蓋法院公章等，在實(shí)際操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率極高的情況下，雖電子卷宗方便檔案員查找打印，但受人員、計(jì)算機(jī)數(shù)量限制，仍不能滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的利用。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)設(shè)立自助式電子閱檔室，根據(jù)實(shí)際情況配備適當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，安裝適合當(dāng)事人查詢(xún)?cè)V訟檔案信息的軟件，方便當(dāng)事人利用。訴訟檔案管理軟件當(dāng)事人客戶(hù)端，只掛接訴訟檔案正卷庫(kù)，對(duì)于正副卷合一的需經(jīng)檔案管理員特別授權(quán)才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對(duì)外查閱。訴訟卷正卷只能瀏覽，不得隨意進(jìn)行下載和打印，確有需要的可以在網(wǎng)上進(jìn)行申請(qǐng)，檔案管理員在網(wǎng)上操作予以審批，審批同意后可以自行打印加蓋法院電子簽章來(lái)完成。同時(shí)還要注意計(jì)算機(jī)的安全管理，不得插U盤(pán)，要設(shè)置重啟恢復(fù)程序，不得進(jìn)行查詢(xún)?yōu)g覽外的其他操作等等，確保設(shè)備和數(shù)據(jù)安全。其次如今利用率極大的情況下，僅靠人工記錄效率低下。當(dāng)事人利用軟件查閱檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)用身份系統(tǒng)記錄，并在電腦上記錄其查閱復(fù)制的內(nèi)容。本院或外單位工作人員查閱時(shí)，也應(yīng)記錄在案，清楚把握。這不僅能清楚的記錄當(dāng)事人的查閱復(fù)制的內(nèi)容，還可以根據(jù)記錄進(jìn)行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，把握檔案查詢(xún)的動(dòng)向，也方便檔案部門(mén)對(duì)利用效果進(jìn)行溝通反饋。

四、檔案保密工作的新要點(diǎn)

在信息時(shí)代下法院的各項(xiàng)工作中，保密工作越發(fā)凸顯其重要性。各基層法院的訴訟檔案已不再定密級(jí)，但副卷內(nèi)容仍屬于審判秘密。在訴訟檔案完全數(shù)字化的情況下，保證審判秘密的安全管理也十分重要。應(yīng)做到“三嚴(yán)禁”：1.嚴(yán)格按照規(guī)定，除上級(jí)法院調(diào)卷及重審再審需要外，訴訟檔案副卷嚴(yán)禁對(duì)外借閱及復(fù)制利用。2.法院專(zhuān)網(wǎng)上副卷的密級(jí)要一律選擇內(nèi)部事項(xiàng)或其他，嚴(yán)禁選擇“秘密”，否則在非涉密計(jì)算機(jī)上處理涉密內(nèi)容嚴(yán)重違反保密相關(guān)規(guī)定。3.維護(hù)系統(tǒng)安全，做好權(quán)限管理，嚴(yán)禁內(nèi)外網(wǎng)混用，嚴(yán)防被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊竊取審判秘密。除此之外，應(yīng)定期和對(duì)新入職的書(shū)記員及工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，嚴(yán)格保密制度，使每位干警始終保持保密意識(shí)。

五、檔案工作人員的新探索

新的形勢(shì)下檔案工作人員不僅僅需要扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)知識(shí)，還要具備一定的法律業(yè)務(wù)知識(shí)和嫻熟的計(jì)算機(jī)操作能力，因此必須注重主動(dòng)學(xué)習(xí)。這就要求檔案工作人員一是要多參加各類(lèi)信息化、數(shù)字化檔案管理方面的培訓(xùn)、專(zhuān)題講座，同時(shí)在工作中遇到問(wèn)題要向上級(jí)、同級(jí)之間多請(qǐng)示、多溝通，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。二是要加強(qiáng)與檔案工作先進(jìn)院、先進(jìn)單位交流工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行觀摩、學(xué)習(xí)，注重現(xiàn)場(chǎng)操作。通過(guò)加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的提升來(lái)提高管理水平。三是要注重提高自己的法律業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力，輔助檔案工作。四是投入精力到檔案深度編研中，不斷加強(qiáng)對(duì)制度的完善，為服務(wù)司法辦案貢獻(xiàn)自己的力量。新的形勢(shì)下，訴訟檔案管理的各個(gè)方面也都要與時(shí)俱進(jìn)，相信通過(guò)法院檔案人共同的努力，一定可以更好的管理檔案，服務(wù)司法。

作者：吳婷婷 單位：遷安市人民法院