高校管理會計信息化現狀及實施路徑

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摘要：高校辦學規(guī)模不斷擴大，涉及的業(yè)務、經濟活動日益復雜，高校管理會計離不開信息化技術的支撐。但即便是推行管理會計的高校，管理手段也較為落后，主要以人工管理為主，信息傳遞效果差，增加了高校發(fā)展的風險。文章梳理、優(yōu)化高校管理流程，明確責任和權利，探討高校管理會計信息化的有效實施路徑，分析目前高校管理會計體系建設中存在的問題，并提出相應對策。

關鍵詞：高校管理會計；信息化；現狀；實施路徑

在筆者的論文《新<會計法>背景下建設與培養(yǎng)高校管理會計人才隊伍的研究》中已闡述了建設與培養(yǎng)一支人才結構時，合理的管理會計人才隊伍是高校推行管理會計的重要前提與基礎。僅有管理會計人才隊伍尚不足以推行管理會計，還必須以信息技術作為保障手段來支持管理會計的推行與實施。管理會計主要服務于單位內部管理需要，是綜合運用單位內部相關業(yè)務信息、數據，融合業(yè)務活動與財務活動，在單位規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮重要作用的管理活動。當前，高校會計信息化一般局限于報銷、核算，信息化所涉及的廣度與寬度遠不足以支持管理會計工作。高校管理會計本身是一項系統化工程，一般應當包括學校的教學管理、科研管理、學生管理、行政管理4個方面工作內容的信息化，因此，高校管理會計信息化絕不是在現有會計信息化基礎上的簡單擴展與延伸，信息化也絕非簡單地把線下處理的工作轉到線上，而是必須以清晰的學校戰(zhàn)略、業(yè)務規(guī)劃、組織結構、業(yè)務流程、責任中心為基礎。

1高校管理會計信息化的必要性

傳統管理方式下的決策處理過程不規(guī)范，缺乏透明度、可視化，容易受制于時間與空間，工作效率低下。即便是推行管理會計的高校，管理手段也較為落后，主要以人工管理為主，信息傳遞效果差，職責不清，管理效率低，往往礙于人情，相關制度得不到落實，提高了高校發(fā)展的風險。

1.1提升高校內部控制水平的要求

財政部印發(fā)《關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號），要求行政事業(yè)單位充分利用信息化手段，組織、推動本單位內部控制建設。合理保證高校資產安全、有效使用，提高公共服務的效率和效果是高校內部控制的重要目標，也是信息化管理的重要目標。信息化可以最大限度地保證內部控制制度的落實，因為信息化意味著標準化、流程化、規(guī)范化，否則信息化無法實施；管理、審批流程信息化之后，可有效避免越過規(guī)則、不按規(guī)則處理，規(guī)范權力運行。高校內部控制是推行高校管理會計的重要環(huán)境與基礎，提升高校內部控制水平也是為更好地推行高校管會計打牢基礎[1]。

1.2國家層面對管理會計頂層設計的要求

財政部印發(fā)的《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》（財會（2014）27號）（以下簡稱《管理會計指導意見》）與《管理會計基本指引》（財會（2016）10號）都強調了單位要建立面向管理會計的信息系統，以信息化手段為支撐，實現財務與業(yè)務活動的有機融合，推動管理會計功能的有效發(fā)揮。隨著各級財政不斷加大對高校的投入，高校規(guī)模不斷擴大，業(yè)務日益復雜，各類業(yè)務數據量呈幾何級數地增加，信息化技術是業(yè)財融合的必然選擇。沒有信息化技術的支持，就無法實現業(yè)務財務融合，管理會計自然也就無法推行。不斷更新的信息化技術為管理會計發(fā)展提供了重要技術支持，持續(xù)進步的信息技術不斷地推動更深層次的業(yè)財融合，不斷創(chuàng)造可能性、拓展管理會計的覆蓋面、打破管理會計發(fā)展的限制、推進管理會計向縱深發(fā)展。

2管理會計信息化的要求

管理會計因為自身具有特點，要想達成在高校規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮預期的作用，管理會計信息化必須具備以下特征：（1）整合性。孤立的信息價值很低，越是能與其他信息整合使用、越能更深入或更廣泛地反映所在組織的情況，信息也就越具有價值。管理會計之所以能在高校規(guī)劃、決策等方面發(fā)揮作用，就在于其整合了高校的業(yè)務信息與財務信息。傳統會計信息局限于反映財務信息，不涉及高校的業(yè)務信息，在高校規(guī)劃、決策等方面的價值較低。因此，需要梳理業(yè)務與財務流程，打破業(yè)務財務之間的信息壁壘，防止管理會計信息只是片面地反映高校業(yè)務信息或財務信息。管理會計信息化應深度整合業(yè)務信息與財務信息，保證信息能夠全方位地反映高校經濟業(yè)務活動、管理活動與財務活動，真正實現業(yè)財融合，發(fā)揮管理會計在高校規(guī)劃、決策等方面應有的作用[2]。（2）交互性。信息的價值在于交互與使用。所謂交互，就是能夠實現不同信息系統之間的信息共享，實現財務數據對業(yè)務活動決策的支持、業(yè)務數據對財務決策的支持，交互性信息才是真正有價值的信息。管理會計信息化整合信息的目的就在于打破“信息孤島”，實現信息共享，交互使用信息，實現業(yè)務信息與財務信息相互支持?？梢赃\用云計算、大數據等技術，更好地實現管理會計信息化，推動管理會計信息化內部的信息共享、交互，為高校提供更可靠的決策支撐信息。（3）實時性。因為決策具有隨機性、偶發(fā)性，如果不能實時采集，信息將難以有效支持決策，信息越滯后，對決策的支持價值就越小。因此，管理會計信息化系統必須能及時實時采集相關數據，這就是數據的實時性。信息實時性具體體現在：其一，業(yè)務信息與財務信息的、傳輸、反饋、交換都是動態(tài)的、同步的；其二，能夠實時采集相關業(yè)務信息與財務信息。管理會計信息化系統能夠為高校領導層實時提供決策相關的支持信息，支持其及時做出恰當的決策。

3高校管理會計信息化現狀及存在的問題

歷史、領導意識與技術發(fā)展等多種原因，使得很多高校管理會計信息化不具備整體性、交互性與實時性特征，高校管理會計信息化主要存在以下問題[3]。

3.1信息化建設各自為政，缺乏整體規(guī)劃

與高校各部門工作內容相關的、成熟的信息系統產品出現的時間不同，信息系統產品開發(fā)者采用的技術標準與版本多樣，各部門應用信息化的意識與信息化實施水平也各不相同。信息技術持續(xù)升級造成了信息系統版本眾多，系統之間互不兼容也是管理會計健康發(fā)展的主要障礙。高校信息化剛開始基本是被動的、零星的，基本處于各自為政的狀態(tài)。市場上有比較成熟的、應用廣泛的信息系統，相關部門可能就早一點實施信息化，反之，可能就晚一點，甚至對信息化實施的效果與作用心存疑慮。各部門即便應用信息系統，大多也只針對本部門的需求，幾乎不會考慮與其他部門的業(yè)務對接，不會主動考慮本部門與其他部門信息系統之間的接口與融合，更不可能考慮到高校管理會計信息化的頂層設計與整體規(guī)劃。高校管理會計信息化重復建設的效率低下，難以支撐管理會計發(fā)揮應有的作用，造成了大量的資源浪費。

3.2缺乏統一的規(guī)則與標準

信息化建設各自為政，缺乏整體規(guī)劃，缺乏統一的規(guī)則與標準。信息系統建設規(guī)則與標準混亂，可能有多個部門重復錄入而且錄入數據口徑也不一致；同一個數據某些部門可能是手工管理，其他部門可能是系統管理。因為采用的信息系統數據庫版本與技術標準不一致，系統之間的數據交換接口開發(fā)難度大、信息交換錯誤率高。即使部門之間有數據交互使用的需求，也難以實現數據的自動交換。數據交換往往需要從一個系統導出數據，經過人工核對、發(fā)送、接收，再導入另一個系統等過程。因為信息系統之間的數據不能實現自動交換，形成了“信息孤島”，不僅數據處理效率大受影響，而且因為人工介入了數據交換過程，很容易產生錯誤，直接影響了高校管理會計信息系統數據的準確性。

3.3不注重管理會計信息系統的安全

很多高校存在重視管理會計信息系統建設、輕管理的問題。沒有專門的管理會計信息系統管理制度，對管理會計信息系統建設與維護無章可循。管理會計信息系統缺乏備份與容錯機制，管理會計信息系統權限設置混亂，為了操作方便，往往授予某些崗位過大的權限，加大信息系統安全風險。

3.4管理會計信息系統建設缺乏預見性與前瞻性

高校管理會計信息化是以高校業(yè)務信息與財務信息融合為基礎的，對高校業(yè)務發(fā)展缺乏預見性與前瞻性，難以真正建設好高校管理會計信息系統。在高校業(yè)務發(fā)展缺乏預見性與前瞻性的情況下，高校管理會計信息系統建設僅能解決個別部門當前存在問題，勢必難以系統規(guī)劃高校管理會計信息化，更無法統籌建設高校管理會計信息系統。高校管理會計信息系統不能為未來發(fā)展留足空間與彈性，沒有考慮新的管理需求，沒有為信息系統接口之間預留數據交換接口。即使高校管理會計信息系統能夠勉強滿足當前的管理需求，也難以應對日益復雜多變與多元的高校管理需求，導致高校管理會計信息系統建設不能統籌地從整體上做好規(guī)劃，只能被動、個別地解決問題，必將大大限制高校管理會計信息系統的可塑性與適應性，造成極大的資源浪費，也會嚴重制約信息系統在高校管理會計工作中發(fā)揮的作用。

4高校管理會計信息化有效實施路徑

4.1做好高校信息化的整體規(guī)劃

引入大學資源管理（UniversityResourcePlanning，URP）思想，把學校當成一個整體與系統看待，建立統一的信息標準，提供基礎數據平臺與接口，打破“信息孤島”，將分散在各職能部門使用的信息系統結合成一個有機整體，以統一的標準處理各項業(yè)務流程。應當以高校戰(zhàn)略與整體發(fā)展目標為依托，建立信息化頂層設計與規(guī)劃機制，確定管理會計信息化應用目標與應用需求。建立、推動信息化協商與多邊參與機制，至少當由業(yè)務需求部門、信息技術部門、財務部門3個部門參加需求協商與論證。由業(yè)務部門提出具體業(yè)務需求，信息技術部門評估技術可行性與現有信息化系統的契合度，保證新建信息系統符合現有管理會計信息系統整體規(guī)劃；財務部門評估業(yè)務數據的維度、口徑是否與管理會計對業(yè)務規(guī)劃、決策的需求匹配。既能解決各業(yè)務部門對應的實際需求，又能在技術上保證信息系統之間的融合，確保高校管理會計信息化建設始終納入在整體規(guī)劃之內。

4.2業(yè)務流程的梳理與規(guī)范

管理會計必須融合業(yè)務活動與財務活動，才能在單位規(guī)劃、決策等方面發(fā)揮重要作用。信息化是基于學校整體業(yè)務與工作規(guī)劃，絕非簡單地把工作流程從線下搬到線上。不能簡單地按照現行的業(yè)務流程實施信息化，而應根據內部控制要求、信息化建設規(guī)則與規(guī)律，重新梳理、審視學校現有的業(yè)務流程與內部控制制度。內部控制是保障組織權力規(guī)范、有序、科學、高效運行的有效手段與一系列規(guī)章制度的總和，制度確定權限、職責與業(yè)務流程，必須要通過一個個具體的業(yè)務流程來實現。從很大程度上來說，業(yè)務流程是落實內部控制的重中之重，因此，必須從落實與保障內部控制實施的高度與角度重新審視業(yè)務流程。只有符合內部控制的業(yè)務流程，才能發(fā)揮管理價值，才是可以據以實施信息化的業(yè)務流程。與會計信息化相比，管理會計信息化更關注高校管理會計信息系統如何整體嵌入高校業(yè)務處理全過程，推動業(yè)務財務一體化，使高校管理會計信息系統與高校的業(yè)務流程融為一個有機體。

4.3建立統一的規(guī)則和標準

高校管理會計信息化必須做到6個統一：標準統一、接口統一、應用統一、數據庫平臺統一、身份認證統一、信息門戶統一。建立一個全校性的基礎數據平臺，至少應當包含教職工信息、招生信息、學籍信息（每年有批量變動）、宿舍信息、專業(yè)設置信息、教學信息、組織架構、部門名稱等基礎數據，相關數據的錄入、調整、變動、刪除等全部都在基礎數據平臺完成。其他系統都通過統一的接口與基礎數據平臺連接，引用、提取相關數據，確保同一個數據只有一個來源，避免重復錄入數據，同時，保證數據口徑的一致。分析高校前期已建成并投入使用的各類信息系統，建立統一數據交換的標準，改造、升級或更換現有的信息系統，確保信息系統之間能夠順利交換數據，打破信息系統之間的壁壘，實現系統的互聯互通。管理會計信息化系統應按照業(yè)務部門教職工熟悉的術語內容向其展現，通過中間庫或映射規(guī)則轉換成財務部門需要的信息，業(yè)務部門既能提升對管理會計信息系統的接受程度，又能更快地熟悉管理會計信息系統，提高其使用效率。

4.4加強管理會計信息系統的安全

管理會計信息系統幾乎包涵了高校各業(yè)務流程與環(huán)節(jié)的重要數據與信息，會涉及很多人員信息、敏感與涉密信息，一旦數據外泄，會造成經濟損失，影響高校正常運行、高校聲譽甚至產生惡劣的社會影響。高校管理會計信息化建設推進過程中，要始終牢記信息安全：（1）從技術上，保證高校管理會計信息系統的數據安全，建立數據備份制度，防止數據丟失與泄露。（2）在搭建信息系統時，建立一整套系統管理制度，杜絕兼任不相容職務或權限過大。（3）從軟硬件技術、管理制度與管理意識等多方面保障管理會計信息系統的安全、可靠。

4.5信息系統應有良好的開放性與可擴展性

技術設計應當充分考慮高校未來業(yè)務的發(fā)展與監(jiān)管需求，高校管理會計信息系統設計盡可能地簡單、清晰，功能模塊之間保持合適的耦合度，既要保證信息系統之間數據交互，也要保證各信息系統一定的獨立性，防止一處有問題導致整個管理會計信息系統崩潰，保證管理會計信息系統的開放性與可擴展性。否則，一旦外部監(jiān)管有新的要求、高校有新的管理需求，前期在管理會計信息系統建設與維護中的大量投入，都將會成為沉沒成本。制定管理會計信息系統標準體系時，既要考慮到當前的信息技術水平與學?，F實需求，又要對信息技術的發(fā)展有一定的預見性，能夠適應信息技術革新、發(fā)展與學校的管理需求與外部監(jiān)管要求。充分考慮現有信息系統數據庫的兼容性，保證整個管理會計信息系統在實際需要時可以順利平滑或升級到新系統。

5結語

建立一整套行之有效的高校管理會計信息系統需要投入大量的人力與物力，高校管理會計信息化要想更好地適應業(yè)務的發(fā)展與潛在的需求，必須預留足夠的發(fā)展空間，即信息系統要保持良好的開放性與可擴展性。

[參考文獻]

[1]邵勝華.“互聯網+”時代高校管理會計的應用研究[J].會計之友，2016（12）：106-108．

[2]張繼德，劉向蕓.我國管理會計信息化發(fā)展存在的問題與對策[J].會計之友，2014（21）：119-122．

[3]黃紅娟.論信息化對高校會計制度改革的影響[J].今日財富，2019（23）：33-35.

作者：代利剛 單位：南京城市職業(yè)學院