農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案整理工作探析

前言：想要寫(xiě)出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案整理工作探析范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

摘要：

隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)和科技的飛速發(fā)展，加速了現(xiàn)代化醫(yī)療檔案管理的腳步，電子檔案管理模式逐漸取代了傳統(tǒng)手工紙質(zhì)檔案管理模式，即有效地提高了檔案管理的速度，也極大地減輕了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)和壓力。但數(shù)字化進(jìn)程也對(duì)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，電子檔案管理將成為新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：新型農(nóng)村合作醫(yī)療 電子檔案 整理 工作探析

檔案管理工作已經(jīng)成為新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要組成部分，隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)療業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的檔案資料種類(lèi)趨于多樣化，不僅有文字、圖像、照片，甚至還出現(xiàn)了光盤(pán)等電子檔案，這給檔案管理工作提出了更高的要求，要不創(chuàng)新檔案管理模式使其與時(shí)展相適應(yīng)，以有效地促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。目前，國(guó)家越來(lái)越重視電子文件的保護(hù)和管理工作，各級(jí)檔案管理部門(mén)開(kāi)始建立電子文件中心以推動(dòng)電子檔案的仗義執(zhí)言，國(guó)家也頒布了相關(guān)的規(guī)范和文件，從根本上對(duì)電子文件的形成、管理、整理、保護(hù)等工作提出一系列規(guī)范措施，使電子檔案向規(guī)范化、法制化方向發(fā)展。

1電子檔案的整理原則

1.1注重內(nèi)在聯(lián)系性

電子文件在形成過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生自然的內(nèi)在聯(lián)系，這對(duì)于其今后的使用價(jià)值也有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。雖然人們可以通過(guò)標(biāo)引使文件的特征和聯(lián)系逐漸顯露出來(lái)，同時(shí)人們也可以借助這些標(biāo)引項(xiàng)實(shí)現(xiàn)多樣化的檢索目的，有效地提高了電子文件的利用率。但人們還是會(huì)不可避免地忽視掉某些歷史聯(lián)系，也就是不能完全地將文件間的聯(lián)系充分地顯露出來(lái)。所以，在對(duì)電子檔案整理過(guò)程中，要注意保留那些能夠反映形成過(guò)程的原始結(jié)構(gòu)和集合方式，使其能夠準(zhǔn)確、真實(shí)地還原歷史事實(shí)，這樣才能充分地發(fā)揮其使用價(jià)值，為人們的決策提供更科學(xué)的依據(jù)。

1.2簡(jiǎn)單性的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理工作十分繁瑣，需要考慮到案卷的厚度、排架的難易等多種因素。電子檔案整理工作相對(duì)要更加簡(jiǎn)捷，其主要任務(wù)是建立一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案文件進(jìn)行多樣化分類(lèi)的文件系統(tǒng)。系統(tǒng)可以依照文件形成部門(mén)劃分類(lèi)別，也可以由各部門(mén)對(duì)自己所形成的文件進(jìn)行更詳細(xì)的歸類(lèi)。而這種分類(lèi)要遵循簡(jiǎn)單化原因，不需要過(guò)分地追求邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆诸?lèi)方案而使分類(lèi)變得更加復(fù)雜，這樣也不利于使用者的查詢(xún)和使用。

2新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案分類(lèi)

新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案按照檔案發(fā)生大概分成四大類(lèi)，即:公文管理類(lèi)、報(bào)銷(xiāo)結(jié)算類(lèi)、基金財(cái)務(wù)類(lèi)和其他。其中報(bào)銷(xiāo)結(jié)算類(lèi)又包括單病種補(bǔ)償、住院補(bǔ)償、住院分娩補(bǔ)償和意外傷害補(bǔ)償，門(mén)診補(bǔ)償又可劃分為慢性病、特種病和普通門(mén)診補(bǔ)償。各定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)按住院、門(mén)診等類(lèi)別，每月在規(guī)定的日期內(nèi)通過(guò)新型農(nóng)村合作檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行一次電子檔案整理工作，并在規(guī)定期限內(nèi)形成新型農(nóng)村合作醫(yī)療民生檔案，使其能夠及時(shí)地患者提供病情診斷證明、商業(yè)保險(xiǎn)報(bào)銷(xiāo)、司法證明、大病救助、醫(yī)療糾紛等多種用途的無(wú)償服務(wù)，使患者能夠享受到新型農(nóng)村合作醫(yī)療所提供的檔案一站式服務(wù)，使新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案室逐漸變成為面向全民的重要服務(wù)窗口。

3新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的歸檔

電子文檔的歸檔是指電子文檔在經(jīng)過(guò)整理確定類(lèi)別、屬性后，將其較存到移動(dòng)介質(zhì)的過(guò)程，更全于電子文檔的儲(chǔ)存。國(guó)家法律文件中對(duì)于電子文檔的歸檔做出了明確的規(guī)定，要求單位要將電子文檔的歸檔處理納入到正常的管理工作之中。首先，要做好電子文檔的收集工作。電子文檔又分為正式版本和草稿，對(duì)于正式版本和積累后的定稿一定要予以完整的保存，而草稿則根據(jù)實(shí)際情況按需求對(duì)其進(jìn)行保護(hù)。然后要對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，可以以編碼標(biāo)識(shí)的方式對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)。要不斷新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的歸檔范圍，可以將邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合進(jìn)行歸檔處理。邏輯歸檔是指根據(jù)單位的工作目標(biāo)、工作性質(zhì)、工作內(nèi)容和部門(mén)分工等元素對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔處理的方法，這也是常用的一種歸檔方法。電子文檔在歸檔后需要通過(guò)一定的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法才能使其在新系統(tǒng)中得以正常的運(yùn)行和使用。這時(shí)，系統(tǒng)管理人員、檔案管理員以及網(wǎng)絡(luò)管理員要及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)上的重復(fù)的電子文件進(jìn)行及時(shí)的清理。在邏輯歸檔完成后則進(jìn)入物理歸檔階段。要將歸檔文件以光盤(pán)的形式保存起來(lái)，為了保證光盤(pán)數(shù)據(jù)的有效性，使其擁有更長(zhǎng)的保存期限，需要選擇優(yōu)質(zhì)的設(shè)備。另外，還要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)決定歸檔時(shí)間，除了考慮電子文檔的自身特點(diǎn)還要結(jié)合實(shí)際的環(huán)境條件來(lái)決定歸檔時(shí)間。即對(duì)電子進(jìn)行鑒定，通過(guò)判斷和預(yù)測(cè)來(lái)推斷其保存價(jià)值，這需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、原則和方法，在對(duì)電子檔案鑒定后就可以確定檔案的保管期限，對(duì)于那些失去保存價(jià)值的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。通過(guò)電子檔案鑒定工作還能夠檢驗(yàn)電子文件的完整性、時(shí)效性和準(zhǔn)確性，使檔案資料能夠充分地發(fā)揮其功能價(jià)值。

4新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的保護(hù)

電子文件的歸檔保存普遍采用脫機(jī)方式來(lái)進(jìn)行保存的，在實(shí)際工作中大量的電子文件的保存以光盤(pán)為主，因?yàn)楣獗P(pán)較磁盤(pán)有更好的結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性和抗干擾能力，更有利于電子文件的長(zhǎng)期保存。這兩種保存形式對(duì)于溫度和濕度都有一定的要求，所以需要建立一個(gè)條件適宜的獨(dú)立檔案室來(lái)保存電子檔案；同時(shí)，還要做好在存儲(chǔ)介質(zhì)的防強(qiáng)磁場(chǎng)和防有害氣體侵害工作，可以使用專(zhuān)業(yè)的防磁柜來(lái)存在，并定期對(duì)電子文件進(jìn)行有效的檢測(cè)和維護(hù)；另外，由于電子檔案是以數(shù)碼的形式通過(guò)技術(shù)與專(zhuān)用設(shè)備存在光盤(pán)或磁性等介質(zhì)上，為了檔案安全在利用時(shí)不支持直接閱讀，需要進(jìn)行逆處理還原，將光盤(pán)或存儲(chǔ)介質(zhì)中的信息輸出后通過(guò)識(shí)別才能顯示出相關(guān)的信息內(nèi)容；隨著計(jì)算機(jī)軟硬件的不斷更新，還要對(duì)做好適時(shí)更新工作，在歸檔時(shí)要將電子檔案同與之相關(guān)的支持軟件和應(yīng)用系統(tǒng)一并做歸檔處理，只有這樣才能保證隨時(shí)對(duì)電子文檔進(jìn)行閱讀和使用；還不能忽視對(duì)電子檔案的檢查工作，在遇到問(wèn)題時(shí)要及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救處理，以防止信息流失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

5新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策

5.1新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理中的問(wèn)題

由于檔案整理分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不一，使電子檔案整理工作存在很大的隨意性，有的是按時(shí)間分類(lèi)，有的按部門(mén)分類(lèi)，有的按補(bǔ)償類(lèi)別分類(lèi)，這不僅給電子檔案的整理和歸檔帶來(lái)了很多不便，還間接地影響了電子檔案的使用。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理部門(mén)對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，其對(duì)于檔案現(xiàn)代化管理方面的投入有限，使電子檔案不能按要求進(jìn)行保存和維護(hù)，嚴(yán)重影響了電子檔案的安全性，使其不能充分地發(fā)揮其使用價(jià)值。另外，電子檔案格式過(guò)于多樣化，沒(méi)有按照通用標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案的還原和使用過(guò)于繁瑣，從而影響了電子檔案的利用率，使其不能充分地發(fā)揮其自己的作用，不能夠及時(shí)地為醫(yī)療業(yè)務(wù)及時(shí)地提供相應(yīng)的依據(jù)和參考，影響了醫(yī)療業(yè)務(wù)的順利展開(kāi)。而且新型農(nóng)村合作醫(yī)療單位還存在檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，嚴(yán)重缺乏電子檔案管理方面的綜合性復(fù)合人才等問(wèn)題。

5.2新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理對(duì)策

首先，要中強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)的電子檔案管理意識(shí)，使其充分地認(rèn)識(shí)到新型農(nóng)村合作醫(yī)療現(xiàn)代檔案管理的重要性，以及電子檔案管理工作的重要作用。在取得了領(lǐng)導(dǎo)及管理部門(mén)的支持后，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持后，使檔案管理部門(mén)能夠獲得更多投入，這樣就可以有效地改善電子檔案的軟、硬件環(huán)境，從而提高電子檔案的安全性，以有效地延長(zhǎng)其使用壽命和維護(hù)時(shí)間；正確的分類(lèi)有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)化建設(shè)，更便于電子檔案的檢索，能夠有效地提高電子檔案的利用率；另外，要盡量對(duì)電子檔案采用通用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔處理，這樣更便于電子檔案的使用；一定要做好電子檔案鑒定工作，以更好地清理無(wú)用檔案，為電子檔案歸檔時(shí)間的確定提供可靠的依據(jù)。要定期做好電子檔案的維護(hù)工作，以保證電子檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。另外，為了保證電子檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，檔案管理部門(mén)還要積極地爭(zhēng)取新型農(nóng)村合作醫(yī)療經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的人事待遇，為了促進(jìn)電子檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，還要接受上級(jí)部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。為了提高電子檔案管理水平，相關(guān)部門(mén)要通過(guò)積極引進(jìn)社會(huì)上現(xiàn)代化檔案管理人才和加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，使其能夠自覺(jué)地做好自身的本職工作。使電子檔案能夠準(zhǔn)確地還原真實(shí)的醫(yī)療過(guò)程，體現(xiàn)醫(yī)生的學(xué)術(shù)思想水平，使電子檔案不僅成為醫(yī)療業(yè)務(wù)的科學(xué)依據(jù)，對(duì)于醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展也能起到一定的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]杜建軍.安徽省新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)農(nóng)村衛(wèi)生事業(yè)管理,2011(11):1107-1108.

[2]徐瑞明.關(guān)于電子文檔歸檔工作思考[J].南方論刊,2011(11):89-90.

[3]曹昕.淺談電子檔案的整理[J].黑龍江交通科技,2012(4):105.

作者：李美玉 單位：龍井市新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理中心