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一、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀
1.沒有正確認識合同管理。對于油田銷售企業(yè)合同管理,部分企業(yè)沒有正確認識其管理作用,使其難以收到效果。部分油田銷售企業(yè)認為合同管理不是企業(yè)管理的重點,不會對日常經(jīng)營造成嚴重影響,因而無需花費更多的時間與精力。2.合同管理缺乏完善監(jiān)管制度。合同管理監(jiān)管工作,要求油田銷售企業(yè)參與,同時合同利益方也要認真履行合同規(guī)定義務(wù),如果其中一方不愿參與監(jiān)管,就會影響合同管理實際效果。另外,如果合同雙方不參與監(jiān)管,盡管采取了一定的管理手段,也沒有實際意義,無法落實到位。根本原因在于,油田銷售企業(yè)沒有針對合同管理,制定完善的管理機制,使得企業(yè)與員工缺乏約束機制。從員工層面來講,其不重視合同管理,因而企業(yè)無法順利開展合同監(jiān)管工作。3.合同管理缺乏專職人員。企業(yè)在合同管理中,管理員及承辦人通常會將合同與部門其他工作混淆起來,很多情況下沒有為合同管理建立專職人員負責(zé)管理。企業(yè)合同項目涉及金額大、周期長,假若沒有專職人員負責(zé)管理,合同履行過程中就會出現(xiàn)各種問題。當(dāng)前,有些企業(yè)合同管理工作大都是為了應(yīng)付工作檢查,實質(zhì)性作用并沒有發(fā)揮出來。4.缺乏先進的管理模式。企業(yè)在合同管理中,一般將其劃分為法律事務(wù)范疇,由企業(yè)法務(wù)部門負責(zé)管理,這是合理管理的主要模式。該管理模式應(yīng)用后,可從法律層面保護合同管理工作,但存在隱患比較大。比如企業(yè)會認為合同事兒就是法務(wù)部門的事兒,合同問題就是法務(wù)部門的問題,忽略了專業(yè)部門對合同文本內(nèi)容、簽訂及履行等方面的主導(dǎo)性;法務(wù)部門出于職業(yè)素養(yǎng),會關(guān)注合同潛在的法律風(fēng)險,但卻不能代替專業(yè)部門對于文本內(nèi)容的審核。另外,企業(yè)缺乏先進的合同管理模式,管理創(chuàng)新意識不足,給企業(yè)合同管理工作埋下很大的隱患。
1.規(guī)范化合同管理。精細化合同管理使得企業(yè)合同管理更具透明性,利用審核流程與內(nèi)容固化,降低人為因素造成的影響。相關(guān)職能部門根據(jù)職能劃分參與合同管理,促使合同管理由被動預(yù)防轉(zhuǎn)為事前主動預(yù)防,可有效預(yù)防合同風(fēng)險。同時,信息化合同管理系統(tǒng),審核人員并行操作,減少了等待時間;合同管理中借助其透明化功能,承辦人員可對合同審批進程進行實時查詢,工作效率提升的同時管理成本降低。2.創(chuàng)新合同管理理念。構(gòu)建一體化管理平臺,將合同管理納入經(jīng)營業(yè)務(wù)與管理范圍?;诤贤瑑?nèi)容,圍繞計劃費用,實現(xiàn)精細化全生命周期合同管理目標(biāo),動態(tài)跟蹤任務(wù)完成與合同執(zhí)行情況。3.深入發(fā)掘合同應(yīng)用信息。合同全要素信息收集環(huán)節(jié)也屬于精細化合同管理范疇,合同管理信息與科研計劃及付款等信息要實現(xiàn)有效對接與集成,有效融合合理管理系統(tǒng)與生產(chǎn)、銷售計劃及財務(wù)平臺等系統(tǒng),消除信息孤島問題。利用合同信息化系統(tǒng)有效保存容量大與多樣化的合同數(shù)據(jù)信息,統(tǒng)計與查詢便于合同管理人員掌握海量數(shù)據(jù)查詢技巧,做好分析,為后期日常管理、資源投入及業(yè)務(wù)發(fā)展等戰(zhàn)略角色的制定提供重要數(shù)據(jù)參考。綜上所述,油田銷售企業(yè)合同管理中,應(yīng)用精細化管理理念,有效杜絕企業(yè)合同簽訂與履行失誤,降低企業(yè)經(jīng)營、政策及法律等風(fēng)險,提高企業(yè)經(jīng)營績效。但精細化全生命周期合同管理與實施,涉及企業(yè)多個方面,需要縝密籌劃與系統(tǒng)規(guī)劃。
作者:孟慶雪 單位:中國石油長慶油田公司油氣銷售處