房地產(chǎn)企業(yè)合同管理探析

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一、引言

隨著我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)資金不斷涌入，房地產(chǎn)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益劇烈，如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制提升管理效率是每個(gè)企業(yè)做強(qiáng)做大的必經(jīng)之路。絕大多數(shù)企業(yè)收入、成本都是通過(guò)合同來(lái)約定，房地產(chǎn)企業(yè)合同種類繁多，尤其施工合同金額大、履約時(shí)間長(zhǎng)。本文以房地產(chǎn)企業(yè)加大合同管理為研究對(duì)象，希望通過(guò)本文的研究為相關(guān)企業(yè)提供借鑒意義。

二、房地產(chǎn)企業(yè)合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起點(diǎn)到終點(diǎn)的規(guī)范和約束。合同管理是指對(duì)合同進(jìn)行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進(jìn)行跟蹤管理，是系統(tǒng)全程的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程。合同管理不僅僅關(guān)注合同的訂立內(nèi)容，還關(guān)注合同簽訂前的準(zhǔn)備工作及合同簽訂后的履約管理。目前我國(guó)房地產(chǎn)企業(yè)合同管理大致存在下列問(wèn)題。1.相關(guān)主體的資信審查匱乏。資信審查指的是，對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的審查包括承辦方的信用審核和資質(zhì)審核。房地產(chǎn)項(xiàng)目合同簽訂之前的擬定環(huán)節(jié)、相關(guān)主體的資質(zhì)和履約能力等等直接關(guān)系到盈利能力。房地產(chǎn)公司倘若在擬定合同前，忽視了對(duì)合作方的審核，很容易埋下合同風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致內(nèi)控管理機(jī)制失效，甚至影響房地產(chǎn)公司的正常經(jīng)營(yíng)。因此，如何加大對(duì)合同主體的審核機(jī)制是房地產(chǎn)工作簽訂合同之前的重要內(nèi)容。例如某些“皮包公司”缺少施工資質(zhì)，也缺少固定的營(yíng)運(yùn)場(chǎng)地，“皮包公司”僅僅是通過(guò)利用某些大型施工企業(yè)騙得發(fā)包方對(duì)施工方的信任，倘若房地產(chǎn)企業(yè)忽視了對(duì)其的資質(zhì)審查，很容易影響其后續(xù)的盈利能力。2.合同文本內(nèi)容不細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)。合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)行為的規(guī)范和約束，若合同條款內(nèi)容約定不清晰或存在漏洞，合同履行就可能存在多種選擇，各個(gè)利益主體處于自身經(jīng)濟(jì)利益的考慮選擇對(duì)自身最有利的履約方式，相關(guān)的糾紛矛盾也將隨之發(fā)生。3.合同重簽訂，輕執(zhí)行，違約風(fēng)險(xiǎn)加大。合同生效后，其合同主體便需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。房地產(chǎn)企業(yè)的施工合同、銷售合同等履約時(shí)間長(zhǎng)達(dá)好幾年，部分企業(yè)在合同簽訂后對(duì)履約的條件、時(shí)間、違約條款等關(guān)鍵要素沒(méi)有持續(xù)跟蹤，導(dǎo)致出現(xiàn)未按合同履約或者違約現(xiàn)象。例如某房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)資金支出的審批程序較為繁瑣，資金收支缺乏預(yù)算，后續(xù)的工程款無(wú)法按約支付，導(dǎo)致拖欠工程款、農(nóng)民工工資和延期竣工交房等問(wèn)題，引起了嚴(yán)重的訴訟案件，拉低了該房地產(chǎn)企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)，造成了無(wú)法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。4.合同保管零散，缺乏系統(tǒng)管理。房地產(chǎn)企業(yè)合同種類繁多，根據(jù)合同標(biāo)的物可分為采購(gòu)合同、施工合同、勘察設(shè)計(jì)合同、廣告宣傳合同等、不動(dòng)產(chǎn)銷售及租賃合同等。部分房地產(chǎn)企業(yè)的合同在各個(gè)部門(mén)各個(gè)經(jīng)辦人員手中零散保管，沒(méi)有系統(tǒng)保管管理，不能從既往的合同中分析總結(jié)收入成本的有效數(shù)據(jù)，甚至出現(xiàn)合同缺失導(dǎo)致合同履行缺乏依據(jù)的情況。

三、基于內(nèi)部控制下的房地產(chǎn)公司加強(qiáng)合同管理的措施

1.制定完善的合同管理制度。合同管理是指對(duì)合同進(jìn)行商榷、草擬、簽訂、履行、變更、解除等一系列行為進(jìn)行跟蹤管理，是系統(tǒng)全程的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程。房地產(chǎn)企業(yè)首先要參照企業(yè)內(nèi)部控制制度，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展階段，制定職責(zé)明確、分工合理的合同管理制度。房地產(chǎn)企業(yè)需依據(jù)各個(gè)部門(mén)的職能，科學(xué)規(guī)劃合同商榷、草擬、審批、履約、保管等合同管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行部門(mén)，明確每個(gè)部門(mén)在合同管理過(guò)程中的職責(zé)，需要注意的一點(diǎn)是財(cái)務(wù)部門(mén)一定要對(duì)合同有前期介入或者審批，并由獨(dú)立部門(mén)（比如審計(jì)部或者風(fēng)控部）對(duì)前面各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行程序監(jiān)督或過(guò)程監(jiān)督，由此形成全面的系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)的合同管理，減少企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)。2.提高合同管理的法律理念。提高合同管理的法律意識(shí)主要包括法律意識(shí)的宣傳培養(yǎng)，也包括合同條款內(nèi)容中對(duì)法律法規(guī)的遵守和運(yùn)用。一方面房地產(chǎn)企業(yè)可定期組織員工學(xué)習(xí)房地產(chǎn)法律法規(guī)，在日常合同管理環(huán)節(jié)中，培養(yǎng)員工法律和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高員工的法律知識(shí)水平。另一方面，可以設(shè)置專門(mén)的法務(wù)部門(mén)或者外聘法律顧問(wèn)，對(duì)重要或者一定金額以上的合同參與合同草擬或者對(duì)合同出具法律專業(yè)意見(jiàn)或建議，彌補(bǔ)具體業(yè)務(wù)部門(mén)在法律條文上的知識(shí)空白或欠缺。3.強(qiáng)化合同管理的監(jiān)督機(jī)制。強(qiáng)化合同管理監(jiān)督機(jī)制可從組織架構(gòu)和內(nèi)控措施入手，房地產(chǎn)企業(yè)可指定或者新增合同管理的監(jiān)管部門(mén)，合同監(jiān)管部門(mén)要定期或者不定期對(duì)進(jìn)入供應(yīng)商目錄庫(kù)的合作方資質(zhì)的審查、合同審批的程序、合同的執(zhí)行、合同的保管歸檔進(jìn)行檢查，詳盡落實(shí)合同管理的內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問(wèn)題，責(zé)令相關(guān)部門(mén)及責(zé)任人改正工作糾正偏差。4.提升合同管理的電子信息化水平。房地產(chǎn)企業(yè)合同繁多，有條件的企業(yè)要利用信息技術(shù)進(jìn)行合同管理，比如委托開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買專門(mén)的合同管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)合同管理的程序化和電子化。尚不具備條件的企業(yè)也應(yīng)分類建立合同臺(tái)賬，比如施工合同臺(tái)賬、不動(dòng)產(chǎn)銷售合同臺(tái)賬、不動(dòng)產(chǎn)租賃合同臺(tái)賬、廣告宣傳合同臺(tái)賬等，對(duì)合同主體、標(biāo)的、金額、付款方式、保證金、已收付款、最終結(jié)算價(jià)、是否履行完畢等關(guān)鍵因素進(jìn)行登記，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成與匯總，提高合同管理效率。5.提高房地產(chǎn)企業(yè)的合同履約能力。房地產(chǎn)企業(yè)合同簽訂后，承辦部門(mén)便需積極開(kāi)展合同的交底工作，交底工作是需將合同內(nèi)容細(xì)化至每個(gè)部門(mén)和員工，保證合同條款正確有效執(zhí)行，全方位樹(shù)立員工的合同管理意識(shí)。例如，合同履約部門(mén)需落實(shí)合同履行義務(wù)，在履約時(shí)需堅(jiān)持安全性、謹(jǐn)慎性原則，加大對(duì)各類文件管理的同時(shí)，收管文件原件，并做好相關(guān)文件交接記錄，例如施工項(xiàng)目的簽證、設(shè)計(jì)等等，保管與之相關(guān)的資料，切實(shí)防范合同履約的法律風(fēng)險(xiǎn)。再如，財(cái)務(wù)管理部門(mén)加大對(duì)流動(dòng)資金的管理力度、及時(shí)監(jiān)管價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)、及時(shí)關(guān)注尾款結(jié)算、保證金收回等情況，提醒履約部門(mén)做好收尾工作，這些都可實(shí)現(xiàn)合同管理的“閉環(huán)管理”。再者，房地產(chǎn)企業(yè)在保證自身權(quán)益的同時(shí)，還需重視合同糾紛的索賠機(jī)制，在施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，可由組成驗(yàn)收隊(duì)伍小組，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，杜絕流于形式的驗(yàn)收方式，加大對(duì)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的質(zhì)量把控，減少日后客戶的投訴和索賠糾紛。最后，針對(duì)我國(guó)法律政策的變化，房地產(chǎn)企業(yè)需對(duì)此加以重視，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向性合同管理理念，預(yù)防可能發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)其可能發(fā)生的違約問(wèn)題盡快解決，并擬定解決方案，預(yù)防房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。例如，當(dāng)房地產(chǎn)企業(yè)履行抗辯權(quán)時(shí)，倘若由于房地產(chǎn)企業(yè)的原因引起的合同履約方面存在的問(wèn)題，房地產(chǎn)企業(yè)需積極彌補(bǔ)合同，防止違約行為的發(fā)生。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著房地產(chǎn)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的增強(qiáng)，合同管理也逐步成為其內(nèi)控管理的重要內(nèi)容，房地產(chǎn)企業(yè)需加大對(duì)合同的管理力度，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者： 練珊琴 單位：龍巖城發(fā)地產(chǎn)有限公司