合同管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范

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【內(nèi)容摘要】高校為針對(duì)簽訂、行使、督察和管控本單位為當(dāng)事人的合同而進(jìn)行的一系列活動(dòng)被統(tǒng)稱為合同管理。包括簽訂合同前的準(zhǔn)備期、合約履行期和事后的管控工作等環(huán)節(jié)。盡管各高校已在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)盡力做好財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，但眾多復(fù)雜的主觀、客觀因素還是不斷地引發(fā)一系列財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，資產(chǎn)效能降低，阻礙了高校的正常發(fā)展。本文從高校合同管理系統(tǒng)、合同管理流程、合同管理的核心、當(dāng)前高校合同管理存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題、如何有效地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制措施等方面進(jìn)行了初步探討。

【關(guān)鍵詞】合同管理;財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);防范措施

一、高校合同管理系統(tǒng)

高校合同管理系統(tǒng)包括:合同準(zhǔn)備、審批、執(zhí)行、控制、結(jié)束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)警提醒等多種手段實(shí)現(xiàn)本單位的業(yè)務(wù)管理，幫助本單位把資金計(jì)劃、合同進(jìn)度、合同審批、合同變更、相關(guān)發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復(fù)雜的人事當(dāng)中解放出來，減少腐敗的風(fēng)險(xiǎn)，從繁多拖沓變得及時(shí)。此外，多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計(jì)圖表，也為單位日后的發(fā)展和決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

二、制定合同管理流程

公司合同管理流程一般包括如下幾個(gè)環(huán)節(jié)。(一)前期準(zhǔn)備。1．立項(xiàng)。項(xiàng)目立項(xiàng)是本單位為推動(dòng)某個(gè)項(xiàng)目上馬，根據(jù)本高校中長(zhǎng)期規(guī)劃或?qū)W院管理過程中涉及的生產(chǎn)、生活的實(shí)際需要而提出的框架性的總體設(shè)想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)。立項(xiàng)報(bào)告包括項(xiàng)目實(shí)施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料，主要內(nèi)容有項(xiàng)目投資建議的主要依據(jù)、資金來源、項(xiàng)目達(dá)到的要求等。2．合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應(yīng)的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一，經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報(bào)送相關(guān)職能部門批準(zhǔn)、審核。第二，本單位的需求部門、財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)從合同涉及的替在風(fēng)險(xiǎn)方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領(lǐng)導(dǎo)參考。從維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益出發(fā)，盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟(jì)損失。第三，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的招投標(biāo)程序進(jìn)行招投標(biāo)。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后，專人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間，經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關(guān)資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結(jié)束應(yīng)及時(shí)歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應(yīng)該對(duì)每一項(xiàng)目合同及時(shí)進(jìn)行總結(jié)。提高工作效率及資金使用效能。

三、合同管理的核心

合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一，高校應(yīng)當(dāng)重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實(shí)際需要的合同管理體系，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率及程度，提高資金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下幾點(diǎn):第一，依據(jù)學(xué)院的管理體系結(jié)合合同的一般流程制定出相應(yīng)的合同管理制度，如:合同評(píng)審會(huì)簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加速建立和完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求的新的合同示范文本。第二，依據(jù)合同的不同類別進(jìn)行分類，可以用文件夾存放，再根據(jù)需求分門別類;對(duì)合同實(shí)行專人專項(xiàng)管理，并且類別制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，減少潛在的主觀風(fēng)險(xiǎn)。第四，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高相關(guān)管理人員的思想覺悟和服務(wù)意識(shí)，預(yù)防潛在的主觀風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。

四、當(dāng)前高校合同管理存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題

(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務(wù)，管理工作的復(fù)雜程度決定不可避免地會(huì)產(chǎn)生主觀或客觀的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這就需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不斷完善管理制度，最大限度地減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生機(jī)會(huì)。(二)合同管理人員專業(yè)水平和法律意識(shí)不高。合同管理人員專業(yè)水平和法律意識(shí)不高，對(duì)簽訂合同的關(guān)鍵點(diǎn)把握不足，都會(huì)不同程度地導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。不能嚴(yán)格按照章程及規(guī)范開展工作，也會(huì)導(dǎo)致潛在的主觀和客觀財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會(huì)誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。(四)履行階段也是一個(gè)重要的合同風(fēng)險(xiǎn)來源。合同監(jiān)管人員不能認(rèn)真履行監(jiān)管義務(wù)，承擔(dān)監(jiān)管責(zé)任，都會(huì)將合同潛在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的法律風(fēng)險(xiǎn)和主觀風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，在合同救濟(jì)階段，由于救濟(jì)措施和后續(xù)工作跟進(jìn)乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。五、合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制措施(一)不斷完善合同相關(guān)管理制度。最大限度地減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。(二)加強(qiáng)合同管理相關(guān)人員的政治業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)、思想水平，不忘初心，杜絕各類主觀財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，極大減少客觀財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，在遵紀(jì)守法的基礎(chǔ)上更好地履行個(gè)人職責(zé)。拒絕一切違法違規(guī)的支付要求，互相監(jiān)督;落實(shí)員工的獎(jiǎng)勵(lì)與懲處制度。(三)在合同管理準(zhǔn)備階段中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制。除嚴(yán)格審查合約方的資歷、信用情況和執(zhí)行能力等外，還需要考慮項(xiàng)目收支情況、風(fēng)險(xiǎn)水平、執(zhí)行時(shí)效等因素。還必須利用類似的同類合同作參考，利用一些客觀真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合長(zhǎng)期趨勢(shì)分析，較為準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)項(xiàng)目支出，結(jié)合工程的實(shí)際開展情況，給出準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)念A(yù)測(cè)。(四)單位各職能部門各負(fù)其責(zé)，相互聯(lián)系，加強(qiáng)合作。對(duì)合約方的資歷、信用情況、執(zhí)行能力、合同的重要條款加強(qiáng)審核，防范各類主觀風(fēng)險(xiǎn)，在保證資金使用效益的前提下保證合同的順利。(五)財(cái)務(wù)管理部門要依據(jù)合同文本確定資金數(shù)額，嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)應(yīng)支付制度。以合法的審批程序?yàn)榛A(chǔ)，特別應(yīng)當(dāng)注意有關(guān)手續(xù)的辦理是否齊全，支付情況同合同條款規(guī)定是否相符。(六)注意合同變更及修正。合同條款所涉內(nèi)容因不可抗拒的原因產(chǎn)生了改變，應(yīng)由合同起草人員、合同審批人員、合同監(jiān)督人員共同進(jìn)行商議，及時(shí)更正合同中的對(duì)應(yīng)條款。各合同管理人員依據(jù):誰簽字誰負(fù)責(zé)的基本原則承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。(七)強(qiáng)化合同歸檔的工作。存檔資料應(yīng)包括與合同相關(guān)的所有交流信息及重要文獻(xiàn)。依照規(guī)章制度進(jìn)行存檔?？傊贤鞘袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)中由交易雙方簽訂的一種約定憑據(jù)。合同管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都存有一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。只有不斷提高高校管理水平、經(jīng)營(yíng)能力才能為高校的穩(wěn)步發(fā)展的提供重要支撐。

【參考文獻(xiàn)】

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［3］邵躍輝．加強(qiáng)合同財(cái)務(wù)監(jiān)督的研究和思考［J］．中國國際財(cái)經(jīng)，2017，5

作者：李林 李雪軍 單位：湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院