合同管理的法律風(fēng)險防控策略

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摘要：合同是確保企業(yè)之間進行正常的商業(yè)來往的重要紙質(zhì)形式之一，對合同進行有效的管理是企業(yè)非常重要的一項工作。企業(yè)對合同加強有效的管理，能夠維護企業(yè)最基本的合法權(quán)益。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)設(shè)立完善的法務(wù)流程，最大程度上規(guī)避企業(yè)在日常經(jīng)營過程中的潛在風(fēng)險。通過結(jié)合當(dāng)前企業(yè)在日常經(jīng)營過程中的相關(guān)問題，結(jié)合法律風(fēng)險防控的知識，分析如何不斷的建立健全企業(yè)合同管理制度。

關(guān)鍵詞：法律風(fēng)險；合同管理；風(fēng)險防控策略

一、企業(yè)合同管理現(xiàn)狀與存在的問題

1.企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的法律風(fēng)險防范意識缺失

企業(yè)合同一般來說都會實行分級審核的制度。金額的不同、標的不一樣的合同將會由企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門、安全技術(shù)部門和法務(wù)部門進行審核。在合同簽約之前，應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門進行審核，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員通常會將重點放在合同方的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)上，往往會忽略對方的其他信息審核。還存在著被動收集對方相關(guān)資料，依賴對方主動提供相關(guān)資料。對于合同方企業(yè)的合同履約能力、納稅人信息等等不會進行考慮。部分業(yè)務(wù)人員在進行商業(yè)溝通的時候，往往不經(jīng)意間會泄露部分商業(yè)秘密，增大了企業(yè)的風(fēng)險。對雙方所簽訂的合同管理不單單是進行分類，而是側(cè)重于對合同的動態(tài)管理。很多業(yè)務(wù)人員在簽署合同以后，往往就忽略了嚴格依照合同執(zhí)行，對于合同方的延遲供貨和合同履行，往往只是局限在口頭的告知。在貨物簽收的時候，局限于對外包裝的查看，并不會對貨物的質(zhì)量進行檢查，當(dāng)出現(xiàn)質(zhì)量問題的時候，沒有及時的提出書面的異議文件。對于企業(yè)的應(yīng)收款沒有嚴格依照合同進行催收，或者在催收的過程中，沒有使用具備法律效應(yīng)的文件，使得最終沒有留下相應(yīng)的證據(jù)。

2.合同管理的信息化水平較低

當(dāng)前很多企業(yè)沒有建立健全規(guī)范的合同管理系統(tǒng)，還是使用傳統(tǒng)的人工簽署流程。由于很多企業(yè)的各個分公司部門之間存在著不同的區(qū)域，這使得審批的效率大大降低。相關(guān)審批資料在各個分公司流轉(zhuǎn)的過程中，也非常容易出現(xiàn)紙質(zhì)文件損毀的情況，這將導(dǎo)致合同中的商業(yè)秘密出現(xiàn)泄露。合同在履約的過程中，往往存在于不同的部門，當(dāng)企業(yè)面臨著審計的時候，無法快速的收集相關(guān)的資料。各個部門由于只負責(zé)該部門負責(zé)的事情，對于合同執(zhí)行的進度，雙方合同履行的程度等信息，無法實現(xiàn)各個部門之間溝通，從而導(dǎo)致無法對合同信息進行動態(tài)的監(jiān)管。由于合同檔案是實現(xiàn)人工管理，在對合同進行查閱的時候，將會耗費較多的人力物力。

3.沒有建立完善的范本合同

大多數(shù)企業(yè)往往會依照實際的業(yè)務(wù)來制定合同內(nèi)容，往往不會首先采用企業(yè)的樣本合同。部分合同名稱的不規(guī)范與用語不準確，將會導(dǎo)致合同的內(nèi)容與實際情況存在著一定的偏差。合同條款是最大程度上規(guī)避法律風(fēng)險的保障，合同中的措辭應(yīng)當(dāng)注重嚴謹，保障所簽訂雙方的權(quán)益。很多人員認為合同審查的重點在于對合同正文的核查，往往忽略了產(chǎn)品的質(zhì)量、進度以及價格等的審查。對于合同變更或者是合同解除的內(nèi)容沒有明確約束。合同中常常出現(xiàn)違約條款不細致或是企業(yè)的違約成本過大、企業(yè)雙方權(quán)責(zé)不對等。

4.企業(yè)內(nèi)部的合同管理體系不健全

企業(yè)的合同管理體系不單單用于內(nèi)部和外部審查、部門之間的職責(zé)劃分、印章管理，還應(yīng)當(dāng)包括了對合同成本的監(jiān)督檢查、合同風(fēng)險管理以及績效考核等等。很多企業(yè)都設(shè)立了法務(wù)部門，招聘專門的人員進行管理，但沒有建立起法律顧問、法務(wù)專業(yè)管理人員和部門中的履約人員體系等等，這將會導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營成本增加。在實際的企業(yè)經(jīng)營過程中，法務(wù)部門也極少參與到公司的重大項目的決策過程中，合同管理大都偏向于流程。合同簽訂僅僅只是合同管理的一個環(huán)節(jié)，實際上的財務(wù)部門往往會在出現(xiàn)合同糾紛的時候才會接觸，這使得內(nèi)部監(jiān)督體系沒有最大程度上發(fā)揮其作用。

二、合同管理法律風(fēng)險防控策略

1.加強業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險意識

企業(yè)的業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對合同簽訂前期內(nèi)容進行調(diào)查，核查所簽訂企業(yè)的資信情況。法務(wù)部門可以對業(yè)務(wù)部門進行各項法律的宣導(dǎo)，使得業(yè)務(wù)人員能夠充分意識到對合同簽訂方的資信情況掌握的重要性，切實了解合同簽訂過程中的注意事項。在業(yè)務(wù)合同簽訂之前，可以指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員登錄專業(yè)的網(wǎng)站查找對方公司的信息，對于異常企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注。一般來說會在各省市的市場監(jiān)督管理局核查企業(yè)的詳細信息，重點應(yīng)該關(guān)注企業(yè)的股東信息、是否存在經(jīng)營異常、是否具備相應(yīng)的資質(zhì)以及是否被法院公布的執(zhí)行名單。提高企業(yè)業(yè)務(wù)人員的法律風(fēng)險防范意識能夠最大程度上降低企業(yè)的訴訟風(fēng)險。

2.加強合同管理的信息化水平

通過信息化技術(shù)來規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的合同管理，能夠最便捷的為企業(yè)的經(jīng)營提供決策，保障企業(yè)的資金安全。合同管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)結(jié)合各個部門的實際情況，實現(xiàn)各個部門在合同管理系統(tǒng)上進行合同審批，并就合同的相關(guān)內(nèi)容進行點評。在合同簽訂完畢以后，應(yīng)當(dāng)就合同的履約情況、付款情況、報表管理等情況進行全流程的管理。合同在簽訂的時候，應(yīng)當(dāng)依照企業(yè)內(nèi)部的規(guī)則制定出唯一的編號，對合同的關(guān)鍵內(nèi)容信息進行抽取，實現(xiàn)多級審批，最大程度上規(guī)避法律風(fēng)險，系統(tǒng)所生成的合同應(yīng)當(dāng)具備水印功能，能夠保障合同的真實性。在合同履約的時候，應(yīng)當(dāng)對合同的款項支出和收入進行全流程管理，對于合同的變更、解約等信息，應(yīng)當(dāng)確保能夠在第一時間告知各個部門。歸檔以后的合同應(yīng)當(dāng)可以被各個部門進行調(diào)取和分析。

3.企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定出符合企業(yè)發(fā)展的范本合同

合同條款風(fēng)險的產(chǎn)生是導(dǎo)致法律風(fēng)險最大的來源。當(dāng)企業(yè)之間出現(xiàn)合同糾紛的時候，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合合同的條款進行自我保護。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷推進范本合同的簽訂，減少因為合同簽訂而導(dǎo)致的合同風(fēng)險，保障所簽訂的合同質(zhì)量。合同文本的標準版需要多個部門進行編寫，然后進行有針對性的改變。企業(yè)應(yīng)當(dāng)就經(jīng)常簽訂的范本合同進行分析，將招標項目合同以及非招標項目合同進行梳理，結(jié)合市場上企業(yè)的情況，制定出滿足企業(yè)發(fā)展的合同框架和模板。合同中的通用條款應(yīng)當(dāng)只需要補充所簽約雙方的信息和本次所簽訂的主要內(nèi)容。假定出現(xiàn)對簽約雙方的條款出現(xiàn)異議，則需要結(jié)合異議的部分進行單獨列出。業(yè)務(wù)部門可以結(jié)合實際的情況有針對性的對合同進行改善，使得合同會簽的效率明顯提升。法務(wù)部門則需要關(guān)注合同中的非標準條款和內(nèi)容，這將使得合同的風(fēng)險大大降低。標準化的合同在執(zhí)行的過程中，可以結(jié)合業(yè)務(wù)部門的實際情況與公司流程的實際情況進行有針對性的改變，當(dāng)出現(xiàn)法律法規(guī)改變的時候，應(yīng)當(dāng)及時的對合同范本進行改變。

4.打造滿足企業(yè)的法律風(fēng)險防控模式

法務(wù)部門需要結(jié)合企業(yè)的實際情況不斷的完善范本合同的修改，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合合同的執(zhí)行與財務(wù)預(yù)算的相關(guān)情況進行匯報，各個部門應(yīng)當(dāng)就合同的履行情況進行匯總，定期向管理層提交合同履約的進度情況。一旦出現(xiàn)沒有依照合同進行履行的情況或者是合同方?jīng)]有嚴格按照要求進行履行的情況，各個部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合運營部門人員向法務(wù)部門提交雙方溝通的證據(jù)，對于沒有及時的將合同履約不完善的情況進行匯報或者是造成公司出現(xiàn)重大損失的情況，公司應(yīng)當(dāng)納入考核。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)難以解決的問題的時候，應(yīng)當(dāng)積極的與外部律師溝通，完善合同的履約機制與風(fēng)險預(yù)估機制。通過加強對合同的監(jiān)督檢查，使得企業(yè)的預(yù)算、采購價格、招投標流程等能夠相互制約，最終形成多個部門對合同管理負責(zé)的局面，最終使得合同管理能夠推動企業(yè)的快速發(fā)展。

三、結(jié)語

企業(yè)的合同管理是一項要求標準非常高且難度較大的工作。相關(guān)工作人員需要切實遵循我國相關(guān)法律，對企業(yè)合同簽訂過程中的相關(guān)條款進行嚴加審核，建立健全企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度，就能夠最大程度上規(guī)避企業(yè)日常經(jīng)營過程中所遭遇的各項問題，保障企業(yè)的收益不受到影響，從而能夠使得企業(yè)的日常管理目標能夠達成，有效的推動企業(yè)的快速發(fā)展。

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作者：齊翊希 單位：西山煤電新產(chǎn)業(yè)有限公司通用設(shè)備分公司