煙草行業(yè)采購合同管理風(fēng)險對策

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摘要：隨著當(dāng)前煙草市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，煙草企業(yè)采購合同管理中風(fēng)險的預(yù)防和控制引起了廣泛的關(guān)注。如何有效控制煙草企業(yè)采購合同風(fēng)險要素，提高煙草企業(yè)采購合同管理質(zhì)量，成為采購合同管理的重要課題。本文簡要分析和研究了煙草企業(yè)采購合同管理中的風(fēng)險預(yù)防和控制。

關(guān)鍵詞：采購；合同管理

當(dāng)前，煙草行業(yè)蓬勃發(fā)展，各個企業(yè)的經(jīng)營成果顯著。但是，全社會環(huán)保意識的加強和人們健康觀念的提升，禁煙和限制煙草的壓力使煙草企業(yè)的擴張和交易規(guī)模都受到一定程度的影響。在采購方面，企業(yè)的采購合同管理面臨越來越多的法律法規(guī)約束，法律風(fēng)險時刻存在，因此，通過預(yù)先準(zhǔn)備，以最低成本進行積極干預(yù)，將法律風(fēng)險造成的影響和損失減至最小，成為煙草企業(yè)亟待解決的一個問題。本文從煙草公司采購合同的角度出發(fā)，結(jié)合實際工作，對法律風(fēng)險進行探討，并對煙草公司如何優(yōu)化采購合同的法律對沖機制進行深入分析。在工程、服務(wù)、物資的公共采購合同管理中，風(fēng)險控制和風(fēng)險管理對煙草企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和合作企業(yè)的產(chǎn)權(quán)保護具有重要作用。風(fēng)險的預(yù)防和控制，引起了采購部門人員和法律研究人員的注意。作者簡要分析了采購合同管理中的風(fēng)險防控，為相關(guān)采購合同管理中的風(fēng)險控制工作提供參考。

一、采購合同管理概念

（一）采購合同供求關(guān)系合同是企業(yè)（供應(yīng)商）與分包商之間在經(jīng)過雙方協(xié)商和協(xié)議后締結(jié)的法律效益文件。協(xié)議雙方將遵循規(guī)范并遵守協(xié)議規(guī)則，在合同中體現(xiàn)各自的經(jīng)濟目標(biāo)。每個合同都是經(jīng)濟合同，雙方均受《經(jīng)濟合同法》的約束和規(guī)范。

（二）采購合同管理的主要內(nèi)容采購合同管理的主要內(nèi)容有采購合同的生成、審批、履行、溝通與任務(wù)、付款、成本、續(xù)約等方面，例如，當(dāng)事方參與的合同的授予、履行、修改、取消、轉(zhuǎn)讓、終止、審查、監(jiān)督和控制。其中，結(jié)論、履行、修改、取消、轉(zhuǎn)讓和終止是合同管理的主題。檢查、監(jiān)視和控制是合同管理的職能，目的是使合同風(fēng)險最小化，避免在合同簽訂和履行過程中的不必要損失，為合同的順利履行提供保證。

二、采購合同的構(gòu)建依據(jù)

（一）合同管理的法律法規(guī)《招標(biāo)法》《政府采購法》《合同法》《建筑法》《招標(biāo)投標(biāo)法》實施細則、《工程質(zhì)量管理條例》公告施工等法律法規(guī)，為合同管理提供了法律依據(jù)和保障。

（二）建立完善的采購管理制度體系完善的采購管理制度體系，能夠提高采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合。采購管理制度體系包含嚴(yán)格的詢價議價程序，遵循一致性原則、最低價搜索原則、廉潔原則，根據(jù)相關(guān)經(jīng)驗和商品服務(wù)的經(jīng)驗教訓(xùn)，內(nèi)容涉及設(shè)備、原輔材料、生產(chǎn)及非生產(chǎn)性低值易耗品、各類與日常生產(chǎn)運行相關(guān)的服務(wù)、新建改造工程、修繕工程及其他與工程建設(shè)有關(guān)的采購等諸多方面。

（三）建立完善、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)合同文本體系結(jié)合項目、材料和服務(wù)采購過程中的具體環(huán)節(jié)，參考合同管理方面的國際經(jīng)驗和慣例，為材料和服務(wù)項目開發(fā)合同文本、標(biāo)準(zhǔn)和模型。例如，提供報價和合同管理投標(biāo)基礎(chǔ)。

（四）創(chuàng)新采購模式在初始物料采購模型的基礎(chǔ)上，企業(yè)更新其他領(lǐng)域的總體設(shè)計、采購合同模型，完善公私合營采購模型，在基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)更新電子采購模型系統(tǒng)。

三、采購合同管理中的主要風(fēng)險內(nèi)容

（一）合同內(nèi)容風(fēng)險在采購過程中，合同內(nèi)容風(fēng)險的主要體現(xiàn)在合同存在不合理內(nèi)容，損害合同權(quán)益，影響財務(wù)付款和物資供應(yīng)，這與雙方的穩(wěn)定運作和發(fā)展是不相容的，還會造成巨大的經(jīng)濟損失和合作糾紛。

（二）來自合同管理自身的風(fēng)險在順利進行采購活動、預(yù)防和控制風(fēng)險的基礎(chǔ)上，通常以合同形式確定合作內(nèi)容。合同具有法律約束力，可以有效約束雙方，保障交易的順利進行，完成買賣。如果合同本身存在問題，則存在難以撤消的風(fēng)險。因此，在簽訂采購合同時，企業(yè)應(yīng)集中精力進行鏈接溯源，從源頭上消除合同有關(guān)風(fēng)險。合同通常涉及以下四個風(fēng)險：第一，合同內(nèi)容沒有明確的信息，相關(guān)條件不清楚。第二，雙方的信息和經(jīng)濟、法律義務(wù)不明確，導(dǎo)致合同簽訂后不履行或違約。第三，合同中存在欺詐或不當(dāng)行為。第四，由于合同本身的管理問題而無法簽訂合同。

（三）合同執(zhí)行風(fēng)險在管理采購合同時，當(dāng)事方必須在簽訂合同后，根據(jù)合同標(biāo)的內(nèi)容開展相關(guān)工作，以保護自己的權(quán)益。違反合同的風(fēng)險會損害一個或多個當(dāng)事方的權(quán)益，如在合同簽訂時未約定應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，缺乏適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督機制和限制性措施，對合作各方的關(guān)系產(chǎn)生重大影響，結(jié)果導(dǎo)致經(jīng)濟糾紛。

四、采購合同管理中可能存在的問題

（一）財務(wù)人員沒有足夠的合同處理機會，可能面臨更大的資本風(fēng)險。按照如今的采購管理流程，管理層在采購管理委員會批準(zhǔn)后進行年度采購計劃，要找到符合項目需求的供應(yīng)商。在采購過程中，一些公司的業(yè)務(wù)部門未與財務(wù)團隊進行溝通，而合同涉及太多財稅方面的專業(yè)知識，不審合同風(fēng)險很大。比如：合同未約定發(fā)票類型，最后專用發(fā)票難取得；合同未約定發(fā)票開具項目及稅率，最后取得低稅率的發(fā)票；混合銷售合同沒區(qū)分清楚，最后多交了稅。會計依據(jù)權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則，資產(chǎn)、負債的確認的源頭都是合同，只有把控合同，才能把賬理清楚，否則財務(wù)沒法做好財務(wù)分析和內(nèi)控。例如，一份銷售合同回款周期遠大于應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)期，企業(yè)現(xiàn)在資金緊缺，這合同應(yīng)該怎么簽？

（二）價格方面的問題在這方面，許多物資供應(yīng)公司未能實現(xiàn)統(tǒng)一的定價體系，導(dǎo)致價格標(biāo)準(zhǔn)不均衡，增加了采購管理的復(fù)雜性。由于主觀影響，物資購買價格評估存在較大偏差，因此沒有可靠的定價基礎(chǔ)。采購人員職位頻繁變動，對材料采購價格缺乏了解和掌控的情況進一步加劇，訂立合同時無法充分考慮價格因素。

（三）合同管理系統(tǒng)不完善，權(quán)利和責(zé)任不明確。先進的合同系統(tǒng)覆蓋在公司合同管理的方方面面，公司在組織結(jié)構(gòu)、人員配備、程序、監(jiān)督和控制、績效評估方面，都有特定的規(guī)則。而一些公司沒有建立合同管理系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)不完善，缺乏常規(guī)約束，各部門之間的責(zé)權(quán)不明確，甚至部門之間發(fā)生沖突，亟需對此進行改進。

（四）合同細節(jié)管理方面的問題毫無疑問，每筆交易的風(fēng)險水平是不同的。合同可以用來降低風(fēng)險發(fā)生的概率，但不能保證一定不會出現(xiàn)問題。因此，對于合同來說，以標(biāo)準(zhǔn)化的管理來確保安全交易，是避免風(fēng)險和損失的重要保障。

五、加強企業(yè)采購合同管理

（一）完善采購合同管理制度1.完善合同管理基礎(chǔ)制度公司的采購管理系統(tǒng)是采購管理的基礎(chǔ)。建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫?，明確權(quán)力和職責(zé)，制定科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保所有合同依法、合理管理。完善合同管理系統(tǒng)，執(zhí)行全面的合同管理，要先明確的權(quán)利和義務(wù)，才能更好地執(zhí)行流程管理和合同管理。2.完善采購合同審查制度合同審查應(yīng)至少包含以下方面：第一是合同主體是否合法，主要是對實體資格的核實，審查簽訂合同的當(dāng)事人是否是經(jīng)過有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的法人、個體工商戶；審查法定代表人或負責(zé)人的資格等。第二是合同的嚴(yán)肅性，重點審查合同內(nèi)容是否損害國家、集體或第三人的利益；是否有以合法形式掩蓋非法目的的情形，是否損害社會公共利益等。第三是檢查合同約定內(nèi)容在目標(biāo)和重要性之間是否存在矛盾。確定合同條款有無遺漏，條款是否具體、切實可行。避免條款不全、抽象，為以后發(fā)生糾紛埋下種子。

（二）完善合同管理人才體系通過內(nèi)部選拔和外聘，企業(yè)可以組建一支了解法律、運營，并可以處理合同問題的管理團隊。通過法律、管理、技術(shù)等方面的知識的定期或不定期培訓(xùn)，提高人員的知識水平和實踐技能。合同管理團隊建立競爭性聘用機制，實行崗位責(zé)任制，獎勵合理建議，鼓勵和增強合同管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造力，為公司爭取更多經(jīng)濟利益。

（三）參與合同內(nèi)容的審核，減少財務(wù)風(fēng)險合同管理應(yīng)加強財務(wù)部門在合同起草階段的參與程度，合理應(yīng)用財務(wù)專業(yè)知識，降低潛在的財務(wù)以及金融風(fēng)險。在合同標(biāo)的方面，要考慮合同標(biāo)的內(nèi)容是否滿足公司的需要、合同細節(jié)是否合法合理，財務(wù)人員要評估合同涵蓋的公司可利用資源是否能夠保障合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

（四）加強采購合同管理人員法律培訓(xùn)教育與隊伍建設(shè)企業(yè)采購合同管理的質(zhì)量與采購管理團隊的質(zhì)量密切相關(guān)。因此，提高合同管理人員的素質(zhì)，是提升公司合同管理水平的重要途經(jīng)。首先，要不斷招募法律人才，對合同所涉及的法律條款嚴(yán)格把關(guān)。其次，煙草企業(yè)必須定期培訓(xùn)合同經(jīng)理，增強綜合能力；第三，定期到業(yè)務(wù)部門進行調(diào)查研究，實踐與理論的結(jié)合，從公司實際業(yè)務(wù)除法，制定合法合理的采購合同管理辦法，既有效地降低風(fēng)險，又能保障公司業(yè)務(wù)順利開展業(yè)務(wù)。

（五）建立合同管理信息系統(tǒng)伴隨著數(shù)據(jù)處理的加速，企業(yè)可以利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)信息管理和處理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同簽署、執(zhí)行、終止等方面的集成管理。所有合同管理涉及的項目計劃、成本管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理，和其他子系統(tǒng)集成在一起，能更好地實現(xiàn)信息共享，提高工作效率。

結(jié)束語：

綜上所述，采購合同管理的基本原則促進管理標(biāo)準(zhǔn)和利益的同時提高。加強合同管理和控制合同風(fēng)險的最重要出發(fā)點，是在合同準(zhǔn)備和執(zhí)行階段進行合同審查及分層管理，通過完善財務(wù)鏈接和監(jiān)督機制，實現(xiàn)采購合同管理科學(xué)化、數(shù)字化。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，煙草企業(yè)和大多數(shù)企業(yè)一樣，都面臨著法律風(fēng)險。在眾多法律合同中，采購合同是商業(yè)活動中最常見的合同之一，其所扮演角色也最為重要。然而，至今為止，煙草企業(yè)采購合同依然還存在著主要條款不明確、當(dāng)事人無法履行合同等風(fēng)險。如果煙草企業(yè)沒有系統(tǒng)的風(fēng)險防范體系，不僅影響企業(yè)管理、運營的開展，更會損害企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟效益。所以，本課題的研究對于提高煙草企業(yè)合同的法律風(fēng)險防范，維護煙草企業(yè)采購合同的合法權(quán)益和經(jīng)濟效益，構(gòu)建規(guī)范有序的企業(yè)運行秩序有著重要意義。

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作者：胡濱 單位：貴州省煙草公司貴陽市公司