合同管理流程及風(fēng)險(xiǎn)控制研究

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摘要：合同的管理需要有內(nèi)外部的結(jié)合，其中內(nèi)部控制要爭(zhēng)取使流程得以優(yōu)化，風(fēng)險(xiǎn)得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要建立在合同管理流程及其主要風(fēng)險(xiǎn)分析與控制研究的基礎(chǔ)之上。本文將從合同準(zhǔn)備、簽署、履行和履行后管理這四個(gè)步驟為出發(fā)點(diǎn)，以合同執(zhí)行的過(guò)程以及導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的影響因素為線索，提出針對(duì)性的控制措施。

關(guān)鍵詞：合同管理；風(fēng)險(xiǎn)分析；控制方法

合同的制定與執(zhí)行是每一個(gè)企業(yè)的重要事務(wù)之一。這項(xiàng)工作的主要目標(biāo)是爭(zhēng)取使流程得以優(yōu)化，風(fēng)險(xiǎn)得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。這需要對(duì)合同管理的具體流程以及合同管理當(dāng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行細(xì)致分析。對(duì)于合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，一般可以從兩個(gè)角度進(jìn)行分析：一是合同管理流程，二是導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的影響因素。

1合同管理的具體流程

合同管理一般需要經(jīng)過(guò)以下四個(gè)階段：第一是準(zhǔn)備階段，先對(duì)合同進(jìn)行策劃、調(diào)查，然后初步確定合同的對(duì)象以及擬訂合同的文本，最后進(jìn)行審核；第二是合同簽署階段，首先要雙方按正式流程進(jìn)行合同的簽署，然后把合同分別移送到各個(gè)有關(guān)部門備案；第三是合同履行階段，合同的履行有很多形式，常見(jiàn)的有：履行合同、變更合同、轉(zhuǎn)讓合同、終止合同、處理糾紛等；第四是合同管理階段，主要是針對(duì)合同進(jìn)行歸檔保管，以及對(duì)合同的執(zhí)行情況做出評(píng)價(jià)等。

2按流程分析的合同管理風(fēng)險(xiǎn)及其控制方法

合同管理的四個(gè)階段都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，履行階段的風(fēng)險(xiǎn)尤為突出，在其他階段當(dāng)中合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)次之，并且導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的因素有很多種。所以，針對(duì)合同管理方面的風(fēng)險(xiǎn)分析，可以從其執(zhí)行的流程入手，也可以從導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的影響因素的方面挖掘。因?yàn)楹贤芾淼拿總€(gè)階段和環(huán)節(jié)都存在著風(fēng)險(xiǎn)。所以，根據(jù)流程的風(fēng)險(xiǎn)分析就可以分成以下各個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)分析：

2.1準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)

這一階段的風(fēng)險(xiǎn)主要是由于合同準(zhǔn)備過(guò)程中的不得當(dāng)行為導(dǎo)致的，包括合同策劃風(fēng)險(xiǎn)、調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)、準(zhǔn)合同對(duì)象的風(fēng)險(xiǎn)、談判風(fēng)險(xiǎn)、合同文本風(fēng)險(xiǎn)、審核風(fēng)險(xiǎn)等。

（1）合同策劃風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)涵是：在進(jìn)行合同策劃時(shí)，由于合同的內(nèi)容超出或落后于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)以及業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要有兩個(gè)影響因素：一是合同設(shè)定的目標(biāo)同企業(yè)所制定的各項(xiàng)目標(biāo)不匹配；二是有意逃避合同管理的有關(guān)規(guī)定，比如擅自大而化小，把較大金額或較高級(jí)別的大合同重新拆分組合成小金額低等級(jí)合同。針對(duì)此階段風(fēng)險(xiǎn)控制的主要方法有兩種：第一種是加大對(duì)以上兩個(gè)目標(biāo)的一致性的審核；第二種嚴(yán)格規(guī)定合同的不可拆分原則，把合同的制定和執(zhí)行責(zé)任到人。

（2）合同調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容是：在對(duì)合同進(jìn)行調(diào)查時(shí)，對(duì)被調(diào)查對(duì)象的評(píng)價(jià)有失客觀公正的原則。這種風(fēng)險(xiǎn)一般表現(xiàn)為高估調(diào)查對(duì)象的履約能力和商業(yè)信譽(yù)。規(guī)避這類風(fēng)險(xiǎn)主要在于大力提高相關(guān)調(diào)查員的專業(yè)水平以及責(zé)任心，以事實(shí)為依據(jù)，理性客觀的對(duì)被調(diào)查者做出判斷。除此之外，還可以針對(duì)合同使用的雙方建立商業(yè)信用檔案制度等。

（3）準(zhǔn)合同對(duì)象風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容是：準(zhǔn)合同對(duì)象不能明確確定的風(fēng)險(xiǎn)。準(zhǔn)合同風(fēng)險(xiǎn)包括以下兩點(diǎn)：一是未能將有效履約的雙方明確為準(zhǔn)合同對(duì)象；二是錯(cuò)誤的把具有履約能力的對(duì)象排除在外。有效規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)可以通過(guò)加強(qiáng)防范措施，即集體決策的的制度。

（4）合同談判風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容是：談判過(guò)程中由于疏忽或考慮不周所導(dǎo)致?lián)p害自身利益的風(fēng)險(xiǎn)。此類風(fēng)險(xiǎn)一般體現(xiàn)為：對(duì)合同涉及到的產(chǎn)品具體信息的忽視，比如產(chǎn)品或服務(wù)的標(biāo)的、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，甚至是違背當(dāng)?shù)卣叩膬?nèi)容，這些至關(guān)重要的細(xì)節(jié)有可能給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。有效避免這類風(fēng)險(xiǎn)的措施提高談判團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，如談判隊(duì)伍的人員結(jié)構(gòu)要多元化和專業(yè)化；在談判過(guò)程中，要認(rèn)真聆聽對(duì)方陳述，及時(shí)總結(jié)談判條款，充分研究談判策略，將團(tuán)隊(duì)的智慧發(fā)揮到最大化。

（5）合同文本風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容是：在對(duì)合同的內(nèi)容和條款進(jìn)行設(shè)定時(shí)出現(xiàn)的不得當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。此類風(fēng)險(xiǎn)一般體現(xiàn)為：合同內(nèi)容和條款可的制定有失邏輯或欠缺完整性，這樣就極有可能產(chǎn)生誤解；此外，還有一種表現(xiàn)是，不了解企業(yè)當(dāng)?shù)氐挠嘘P(guān)政策法規(guī)，制定出違背規(guī)定的條款。消減此類風(fēng)險(xiǎn)的最好方法就是加強(qiáng)合同的審核。

（6）合同審核風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容是：在對(duì)合同進(jìn)行審核時(shí)，由于審核人員的疏忽未發(fā)現(xiàn)合同的不當(dāng)條款的風(fēng)險(xiǎn)。此類風(fēng)險(xiǎn)一般表現(xiàn)為：審核者由于專業(yè)素質(zhì)低或工作態(tài)度不端正，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)合同中有損自身利益的條款；發(fā)現(xiàn)合同本身存在的問(wèn)題，但是沒(méi)有提出合適的修改意見(jiàn)。

2.2簽署階段的風(fēng)險(xiǎn)

（1）合同簽署風(fēng)險(xiǎn)一般表現(xiàn)為三種，分別是：一超出規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行合同簽訂；二由于合同印章管理失誤，錯(cuò)蓋合同印章；合同簽署后，因保管不當(dāng)，條款被篡改。降低這類風(fēng)險(xiǎn)的主要措施是：職責(zé)統(tǒng)一，部門清晰，嚴(yán)禁越權(quán)；嚴(yán)格印章管理，蓋章程序化、專門化；簽署過(guò)程現(xiàn)場(chǎng)化，當(dāng)面化；合同內(nèi)容防偽化，比如公章做出特殊標(biāo)記，或者條款制定內(nèi)部特殊化，防止被任意篡改。

（2）合同移送到有關(guān)部門過(guò)程中存在以下風(fēng)險(xiǎn)：錯(cuò)誤地將合同送到無(wú)關(guān)部門；管理合同的有關(guān)部門未能及時(shí)妥善處理合同；保密工作不周全，導(dǎo)致合同泄密。降低這類風(fēng)險(xiǎn)的方法有：嚴(yán)格按照合同簽收制度運(yùn)行，并且要把無(wú)關(guān)的合同盡快退回；指合同保管專人化，并為其提供相應(yīng)的設(shè)施。

2.3履行階段的風(fēng)險(xiǎn)

合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)主要包括合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)、合同終止風(fēng)險(xiǎn)等。

（1）合同履行過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)一般有以下幾種：一是違約風(fēng)險(xiǎn)，即沒(méi)有按合同中規(guī)定的條款履行相應(yīng)的義務(wù)。降低此類違約風(fēng)險(xiǎn)的常用方法首先要做好前期的調(diào)查工作，包括合同對(duì)象的履約能力以及商業(yè)信譽(yù)，盡量和這兩方面評(píng)價(jià)高的企業(yè)簽約；在合同文本中必須明確違約需承擔(dān)的責(zé)任；簽訂合同時(shí)，要讓合同對(duì)象為能夠履行合同提供擔(dān)保措施；簽訂合同后，還要對(duì)合同對(duì)象進(jìn)行履行監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)合同對(duì)象有違約的跡象，那么就應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)措施把損失降到最低。

（2）合同變更或轉(zhuǎn)讓過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)一般要表現(xiàn)為：未能及時(shí)有效的對(duì)需要變更的條款作出更改；未能按照嚴(yán)格的變更程序隨意更改，導(dǎo)致變更內(nèi)容無(wú)效；合同雙方尚未達(dá)成一致意見(jiàn)，導(dǎo)致合同轉(zhuǎn)讓行為無(wú)效；降低這類風(fēng)險(xiǎn)的主要措施是：合同的各種“動(dòng)態(tài)”及時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告；合同雙方達(dá)成一致意見(jiàn)后方可對(duì)合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容和條款作出決定；合同管理程序嚴(yán)格化。

（3）合同終止風(fēng)險(xiǎn)一般表現(xiàn)為：在合同條件不充分時(shí)，終止合同；合同終止時(shí)沒(méi)有辦理必要的終止手續(xù)。降低這種風(fēng)險(xiǎn)的主要措施是：將合同終止時(shí)需要的相關(guān)文件按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行逐一辦理；到專門化的機(jī)構(gòu)對(duì)合同嚴(yán)格復(fù)核終止手續(xù)。

2.4履行后管理階段的風(fēng)險(xiǎn)

合同履行后的管理階段也存在一些風(fēng)險(xiǎn)，即在履行合同后或終止合同后的管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同歸檔保管的風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行情況評(píng)價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)等。

（1）合同歸檔保管的風(fēng)險(xiǎn)一般有以下兩個(gè)方面：一是丟失合同或者內(nèi)容泄密；二是合同被濫用。降低這類風(fēng)險(xiǎn)的主要措施是建立責(zé)任追尋制度；制定嚴(yán)格的合同借閱的審批制度；對(duì)已簽訂的合同做不定期的檢查工作，并提高檢查的頻率。

（2）合同執(zhí)行情況評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容是：忽視合同運(yùn)行的評(píng)價(jià)；未能對(duì)合同的內(nèi)容做針對(duì)性以及全方位的評(píng)價(jià)。降低這類風(fēng)險(xiǎn)的主要措施是：及時(shí)向合同對(duì)象進(jìn)行合同執(zhí)行的回饋反映，建立起一套完整的合同執(zhí)行評(píng)價(jià)操作說(shuō)明；實(shí)施責(zé)任追究制度等。

3風(fēng)險(xiǎn)影響因素及其控制方法

導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的主要因素有三種，分別是：外部因素、對(duì)方因素、自身因素。

3.1外部因素

外部因素包括的內(nèi)容十分廣泛，有當(dāng)前政治經(jīng)濟(jì)情況，社會(huì)發(fā)展走向，自熱環(huán)境反映，科學(xué)技術(shù)態(tài)勢(shì)等等。合同雙方在簽訂合同時(shí)，不但要考慮到有關(guān)企業(yè)發(fā)展、運(yùn)行、合作等切身利益條款，還要關(guān)注來(lái)自企業(yè)之外的各種影響因素，尤其是是國(guó)家的大政方針以及法律法規(guī)方面的影響。由于這些企業(yè)外部的影響因素所導(dǎo)致的后果，合同簽訂雙方都沒(méi)有辦法控制，只能根據(jù)掌握的規(guī)律做出合理預(yù)測(cè)，并采取相應(yīng)的預(yù)防規(guī)避措施。當(dāng)然，這些外部的影響因素雖然不可控，也不能精確預(yù)測(cè)，但是，在企業(yè)條件允許的情況下，可以采取分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的措施，常見(jiàn)的方法有購(gòu)買保險(xiǎn)。

3.2對(duì)方因素

因合同對(duì)方的原因?qū)е潞贤L(fēng)險(xiǎn)的因素主要包括合同對(duì)方的蓄意欺詐或違約、財(cái)務(wù)狀況不佳、生產(chǎn)能力與技術(shù)水平等。如對(duì)方一開始就根本沒(méi)有履行合同的意愿，簽訂合同的目的就是為了欺詐他人；或者在合同履行過(guò)程中借故小題大作，蓄意不履行合同義務(wù)；或者陷入財(cái)務(wù)困境，無(wú)力履行合同義務(wù)；或者因生產(chǎn)能力或技術(shù)水平等方面的原因，無(wú)力履行合同規(guī)定的數(shù)量或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等?？刂七@類風(fēng)險(xiǎn)，可采取“事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救”的方法。事前防范就是在簽約前全面調(diào)查對(duì)方的簽約動(dòng)機(jī)、履約能力和商業(yè)信譽(yù)等，并做出恰當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽(yù)的單位簽訂合同；只簽訂與對(duì)方履約能力相符合的合同；要求對(duì)方提供履行合同的擔(dān)保等。事中控制就是密切監(jiān)控合同履行過(guò)程，一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約的可能，或者已有違約行為，立即采取相應(yīng)的對(duì)策，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大和發(fā)展。事后補(bǔ)救就是在對(duì)方違約后，根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任，甚至采取合同仲裁或訴訟方式等。

3.3自身因素

企業(yè)自身因素導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的影響因素包括：決策水平、管理能力、人員素質(zhì)、技術(shù)水平等等。合同決策的過(guò)程中，存在合同的策劃尚未系統(tǒng)化，在確定準(zhǔn)合同對(duì)象時(shí)沒(méi)有嚴(yán)格按照符合本企業(yè)要求條件進(jìn)行查找匹配，合同中出現(xiàn)的關(guān)鍵內(nèi)容含糊不清；管理水平的影響原因主要有公司的戰(zhàn)略目標(biāo)以及經(jīng)營(yíng)目標(biāo)不能恰當(dāng)?shù)脑O(shè)定，甚至與合同管理相關(guān)的職責(zé)相脫離，合同的管理過(guò)程有重大缺陷；人員素質(zhì)所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)因素包括有關(guān)負(fù)責(zé)人和工作人員專業(yè)素質(zhì)不合格、工作的態(tài)度不端正、未能嚴(yán)格執(zhí)行合同制度、故意規(guī)避合同中存在的問(wèn)題、與其他企業(yè)人員共同欺詐本企業(yè)等；因財(cái)務(wù)狀況所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)一般是由于企業(yè)財(cái)務(wù)狀況出現(xiàn)問(wèn)題而而失去還債的能力，導(dǎo)致違約；生產(chǎn)能力和技術(shù)水平因素主要是指企業(yè)目前生產(chǎn)能力或技術(shù)水平不能滿足履行合同義務(wù)的要求等?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要策略是風(fēng)險(xiǎn)降低，即建立合同內(nèi)部控制并嚴(yán)格執(zhí)行。

4合同風(fēng)險(xiǎn)的主要應(yīng)對(duì)策略

針對(duì)合同中存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)可以采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)等方式，從而降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)造成的損失。

4.1風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避是指企業(yè)沒(méi)有能力承受風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的沖擊，通常情況下，這類企業(yè)會(huì)選擇放棄或者終止合同中的部分條款，從而來(lái)最大程度的降低損失。根據(jù)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的的程度以及采取的方式，可將他們分為完全拒絕承擔(dān)、逐步試探承擔(dān)兩種策略。

（1）完全拒絕承擔(dān)合同風(fēng)險(xiǎn)的含義是在針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估后，企業(yè)直接拒絕承擔(dān)某類或某個(gè)合同風(fēng)險(xiǎn)。在簽訂合同之前，企業(yè)都應(yīng)該對(duì)合同對(duì)象企業(yè)做全面的合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，如果該企業(yè)認(rèn)為合同對(duì)象企業(yè)存在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)管理不善、財(cái)務(wù)狀況十分混亂、企業(yè)的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量低下、商業(yè)信譽(yù)嚴(yán)重受損等現(xiàn)象，那么本次合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)就很高，應(yīng)取消與這家企業(yè)簽訂合同。

（2）逐步試探承擔(dān)合同風(fēng)險(xiǎn)的意思是在針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估后，合同對(duì)象的整體狀況雖然不是十分完善，但是不會(huì)為該次合作帶來(lái)?yè)p失，只是導(dǎo)致盈利減少，那么最好采用分步實(shí)施的方法，有效規(guī)避部分風(fēng)險(xiǎn)。如果在對(duì)合同對(duì)象企業(yè)進(jìn)行完合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后發(fā)現(xiàn)，和他們合作可能會(huì)帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)，但是，本公司所需的產(chǎn)品只有合同對(duì)象公司能夠提供，那么也可以采取這種風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的策略。具體的方法是：以小變大，金額逐步增多，邊合作邊觀察，然后在決定是否進(jìn)行更大金額的合同簽訂。

4.2風(fēng)險(xiǎn)降低

風(fēng)險(xiǎn)降低是指在權(quán)衡企業(yè)的成本效益后，制定出一套完整的風(fēng)險(xiǎn)防御系統(tǒng)措施，這套系統(tǒng)要保證能夠?qū)⒑贤L(fēng)險(xiǎn)控制在有限的承受范圍之內(nèi)。風(fēng)險(xiǎn)降低針對(duì)于企業(yè)內(nèi)部而言需要做好精細(xì)的內(nèi)部控制，以此來(lái)更好的抵抗風(fēng)險(xiǎn)。

4.3風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)

風(fēng)險(xiǎn)分散，簡(jiǎn)言之就是“大而化小，小而化無(wú)”的一個(gè)過(guò)程，具體做法是將較大金額的投資分散于幾家能夠提供相同產(chǎn)品或服務(wù)的公司，和不同的企業(yè)簽訂合同，把風(fēng)險(xiǎn)分散在不同的地方，以此來(lái)有效的規(guī)避由于合同對(duì)象企業(yè)由于某種情況經(jīng)營(yíng)不善帶來(lái)的合同風(fēng)險(xiǎn)損失。

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作者：程衛(wèi)民 單位：中國(guó)石油大慶煉化公司礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部